Hur man skapar Gmail-filter för att enkelt organisera din inkorg

Viktiga takeaways

• Med Gmail-filter kan du organisera och hantera din inkorg genom att lägga till etiketter, markera e-postmeddelanden som lästa eller radera e-postmeddelanden.
• Skapa filter från sökfältet, ett e-postmeddelande eller menyn Inställningar för att tillämpa kriterier och automatiska åtgärder på inkommande e-post.
• Redigera eller ta bort filter i avsnittet Filter och blockerade adresser i Gmails inställningar för att hålla din inkorg organiserad och snygg.

Gmail-filter är precis vad namnet antyder. De hjälper dig att hålla ordning och reda på din inkorg genom att omdirigera e-post automatiskt. Så här skapar, anpassar och hanterar filter i Gmail.

Hur man skapar filter i Gmail

För att skapa Gmail-filter måste du använda en dator. Från och med nu är det inte möjligt att skapa filter via Gmails mobilapp (iOS eller Android).

Det finns flera sätt att skapa ett filter i Gmail, men det enklaste sättet är att använda sökfältet. Navigera till toppen av din inkorg och välj skjutreglaget märkt ”Visa sökalternativ”.

Dessutom kan du skapa ett filter direkt från ett e-postmeddelande i din inkorg. Så här skapar du ett filter från ett mottaget e-postmeddelande:

Öppna ett e-postmeddelande som matchar dina kriterier.

Klicka på alternativet Mer bredvid avsändarens information.

Välj Filtrera meddelanden som detta från listan över alternativ som kommer upp.

Fönstret ”Sökalternativ” bör visas, med Från-kriterierna redan ifyllda. Det här alternativet fungerar bäst om du får flera e-postmeddelanden från samma adress.

Efter att ha tillämpat önskade filterkriterier i sökalternativfönstret, välj Skapa filter bredvid knappen Sök.

Du bör presenteras med en lista över potentiella automatiserade åtgärder som ska utföras när du får ett e-postmeddelande som uppfyller de definierade kriterierna.

Den här listan bör innehålla alternativet att arkivera ett e-postmeddelande, markera det som läst, stjärnmärka det, ta bort det, alltid eller aldrig markera det som viktigt och använda en etikett eller kategori på det. Du kan också välja att tillämpa filtret på befintliga konversationer i din inkorg som matchar samma kriterier.

För att lära dig mer om hur du ställer in kriterierna för dina filter, ta en titt på Google Workspaces artikel om ämnet.

Exempel på användbara Gmail-filter

Vi ska ta en titt på några praktiska exempel på Gmail-filter som avsevärt kan förbättra din e-posthantering.

1. Filtrera e-postmeddelanden baserat på nyckelord i Gmail

För att blockera alla e-postmeddelanden som innehåller ordet ”investering” från en viss avsändare kan du följa stegen som beskrivs nedan:

Öppna fönstret Sökalternativ.

Ange avsändarens e-postadress (eller utelämna detta steg för att blockera alla avsändare).

Skriv ordet ”investering” i rutan Har orden.

Om du vill filtrera e-postmeddelanden baserat på flera termer, använd ”ELLER”-operatorn för att separera dem; Gmail kommer sedan att söka efter e-postmeddelanden som innehåller minst en av de angivna termerna. För e-postmeddelanden som måste innehålla alla termer kan du slå samman orden med mellanslag eller använda ”OCH”.

Du kan klicka på Sök för att hitta alla aktuella e-postmeddelanden som matchar de valda kriterierna.

När du är klar klickar du på Skapa filter och markerar rutan bredvid Ta bort det för att skicka alla e-postmeddelanden som matchar kriterierna till papperskorgen. (Du kan välja att arkivera dem istället genom att välja Hoppa över inkorgen).

Välj Skapa filter igen.

Du bör se ett meddelande som ditt filter har skapat. Alla e-postmeddelanden som innehåller de angivna orden kommer nu att raderas så fort de har levererats.

2. Sortera din Gmail-inkorg med Plus-adressfilter

Plusadressering är en funktion som låter dig lägga till tecken till din e-postadress och ändå få meddelandena levererade till din inkorg. Detta kan användas för att skapa engångs-e-postadresser för snabba registreringar och för att organisera e-postmeddelanden från olika avsändare.

För att använda plusadressering lägger du bara till ett plustecken (+) till din e-postadress före @-symbolen. Till exempel, [email protected] skulle bli [email protected].

Du kan använda den här nya adressen för att registrera dig för ett nyhetsbrev och sedan skapa ett filter för att automatiskt använda en etikett på e-postmeddelanden som skickas från det nyhetsbrevet. En annan fördel med den här funktionen är att om du börjar få spam-mejl kan du enkelt se vilket företag som har sålt ut din e-postadress.

För att använda plusadresser för att filtrera e-postmeddelanden, följ stegen nedan:

Öppna fönstret Sökalternativ.

Infoga dina kriterier i rutan Har orden: {to:[email protected] levererad till:[email protected]}. Se till att ersätta ”makeuseof+tech” med din anpassade e-postadress.

Lockiga parenteser kan användas istället för OR-operatorn, och de har samma funktion här. Det finns andra avancerade sökoperatorer som du kan använda i dina Gmail-sökningar och filter, och de finns listade på Gmail Hjälp.

Klicka på Skapa filter och välj Använd etiketten.

Du kan välja en lämplig etikett från rullgardinsmenyn. Om du inte har några etiketter som passar kan du skapa en ny.

När du är klar klickar du på Skapa filter igen.

3. Filtrera e-postmeddelanden baserat på ämne eller avsändare i Gmail

Du kanske vill ställa in ett Gmail-filter för att kategorisera alla e-postmeddelanden som är relaterade till ett specifikt ämne eller från en angiven avsändare till en enda etikett. Gmail kombinerar dock kriterier i fönstret Sökalternativ med en AND-operator snarare än en OR-operator. Så, detta resulterar i ett filter som väljer e-postmeddelanden som uppfyller alla angivna kriterier, snarare än att hitta e-postmeddelanden som uppfyller något enskilt kriterium.

Även om du kan skapa separata filter för varje kriterium, är det mycket lättare att använda rutan ”Har orden”. För att skapa ett filter för att organisera alla arbetsrelaterade e-postmeddelanden under etiketten ”Arbete”, skulle du följa en process som liknar den som beskrivs nedan:

Öppna fönstret Sökalternativ.

Skriv in avsändaren föregås av operatorn från:. Du kan ange flera avsändare genom att använda parenteser eller ELLER-operatorn.

Du kan ange ett nyckelord att leta efter i ämnesraden med operatorn subject:.

Om du vill att filtret ska leta efter vissa ord i hela e-postmeddelandet (inte nödvändigtvis enbart i ämnesraden), skriv in dem efter att ha angett avsändaren. Var noga med att sammanfoga flera sökord med OR-operatorn.

I nästa fönster väljer du etiketten som ska tillämpas på e-postmeddelanden som matchar kriterierna. Jag har valt etiketten ”Arbete”.

Se till att kolla in vår lista med smarta Gmail-filter för att hantera e-postöverbelastning för fler exempel på användbara Gmail-filter.

Hur man redigerar och tar bort Gmail-filter

Om du inte längre behöver vissa filter eller vill redigera dem för att inkludera vissa kriterier, så här redigerar och tar du bort dina Gmail-filter:

Välj kuggikonen och klicka på Visa alla inställningar.

Klicka på Filter och blockerade adresser.

Välj redigera eller ta bort bredvid det filter du vill ha. När du redigerar ändrar du de filterkriterier du vill ha och väljer Fortsätt > Uppdatera filter.

Om du vill ta bort flera filter, klicka på kryssrutan bredvid varje filter och välj Ta bort längst ned när du är klar.

Filter kan förenkla processen att hantera dina e-postmeddelanden och hålla din inkorg snygg. Men filter är inte det enda sättet att hålla din inkorg organiserad. Du kan också lära dig hur du sorterar din Gmail-inkorg efter avsändare, ämne och etikett.