Vad är en arbetsorder? [+ 4 Templates]

av

Företag och kommersiella enheter anser att arbetsorder är källan till sanningen för allt som involverar en monetär budget och jobb som ska utföras.

Dokumentation är en oskiljaktig funktion för alla företag, oavsett om det är online eller offline. Under ett företags livscykel kommer du att stöta på många kommersiella dokument som fakturor, standardförfaranden (SOP), leveransfakturor, etc.

Ett mycket uppskattat dokument är en servicebiljett, och vid utfärdandet börjar ditt företagsmaskineri leverera produkterna/tjänsterna och tjänar intäkter när beställningen är klar.

Interna eller externa jobborder för företag kan vara mycket förvirrande om du inte har erfarenhet av att skapa och hantera sådana dokument. Men oroa dig inte eftersom den här artikeln hjälper dig att få tillräcklig kunskap om denna affärskomponent. Utan vidare, läs igenom den.

Vad är arbetsorder?

När du får en beställning av arbete från en kund är det en formell begäran om underhåll, produktleverans, tillhandahållande av tjänster etc. Arbetsbiljetter är oumbärliga i formella affärer, oavsett om uppgiften är mycket komplex, som att bygga ett kraftverk, eller vacker enkelt, som att leverera datortillbehör.

Sådana officiella dokument varierar från bransch till bransch. Standardinformationen de innehåller är dock de primära leveranserna, startdatum, slutdatum, rapporterande person, verkställande person och beställare.

Dessutom börjar ett affärspappersspår med en arbetsorder. När uppgiften fortskrider och dokumentet går från en hand till en annan fungerar det som ett formellt kommunikationsmedium mellan inblandade parter.

Och slutligen, när jobbet är klart, använder revisorer detta dokument för att reglera kundfordringar eller skulder. Dessutom går externa eller interna revisorer först efter jobborder när de granskar en verksamhet.

Andra fraser som affärsmän kan använda i stället för arbetsorder är:

  • Servicebiljett
  • Arbetsorder
  • Arbetsbiljett
  • Jobbbiljett

Syftet med Order for Works

Det enda syftet med ett sådant dokument är att föra ett register över alla arbetstillstånd, tjänsteleverantörsuppgifter, kostnader och slutförande av arbetet. Externa kunder som konsumenter och interna kunder som anställda kan skapa en servicebiljett.

Sedan går tidningen till rätt team, beroende på om det är en extern eller intern order på arbete. Företag använder ofta datorprogram för att skapa kuponger som går genom många digitala eller fysiska skrivbord.

Här hittar du en översikt över målen för arbetsordning:

  • Förklara problemet, reparationen och installationen/leveransen av varor
  • Tillhandahållande av resurser och utrustning som behövs för jobbet eller underhållsarbetet
  • Erbjud tekniker med utförliga instruktioner om jobbet/uppgiften/underhållet
  • Officiellt registrerar material, arbetskraft och resurser som förbrukats för arbetets slutförande
  • Spåra alla reparations- och underhållsjobb som har utförts på varje auktorisering
  • Innehåller monetära data som kostnader, skatter, avgifter, cess, etc.

Villkor för hantering av arbetsorder

Arbetsgodkännare

En administrativ eller någon från det teamet sköter uppdraget och godkännandet av underhållskrav för utrustningshantering. Ibland kan receptionssupport av kundrelationer och det ansvariga lagret också utföra godkännarrollen.

Arbetssökande

Beställaren är en individ eller ett team som kräver att ett specifikt jobb ska slutföras. Konsumenter genererar jobborder genom online- eller personliga köp inom tjänste- och varubranschen.

I business-to-business-scenarier kan kunder på kommersiell nivå begära arbete, eller det kan också komma från ett internt team, som att en kundtjänstchef begär reparationer av arbetsstationer.

Fälttekniker

När det gäller biljetter för underhållsjobb är fälttekniker ingenjörer, fabriksmakare, reparationspersonal, etc., som har kompetens att utföra den uppgift som nämns i arbetsorderdokumentet.

Komponenterna i en arbetsorder

Ett företag kan registrera många artiklar och relaterade data med hjälp av arbetsorderdokument. Här är några exempel på objekt som du måste inkludera.

Obligatoriska element

#1. Tillgången är den primära komponenten i alla jobbbiljetter.

#2. Arbetssökandens namn är också ett måste.

#3. Arbetets omfattning är ytterligare en viktig punkt eftersom den kommer att avgöra färdigheter, verktyg och standardoperationsprocedur (SOP).

#4. Arbetsbeställaren bör också fylla i ett fält med namnet Beskrivning av ärendet. Det hjälper teknikerna eller servicefacilitatorn att snabbt förstå problemet.

#5. Byte av maskindelar eller krav på specialverktyg bör också finnas i dokumentet.

#6. Alla företag har någon form av hälsorisker. Det bör nämnas i arbetsordern.

#7. Datum och tider krävs också. Det kan vara ett startdatum, starttid, slutdatum (förväntat), sluttid (förväntat), faktisk slutdatum/tid, etc.

#8. En serviceorder bör även innehålla kontaktuppgifter till den som begärt, orderansvarig, tekniker etc. Du kan alltså inkludera mobilnummer, telefonnummer, fax-ID, e-postadresser, hemsidor, kontorsadresser osv.

Frivilliga komponenter

#9. En jobbsedel kan innehålla flera signeringsfält för kunden, chefen, teknikern, revisorn, etc.

#10. Arbetstimmar bör också finnas för lämplig fakturering och avstämningar.

#11. Det är bra att ha en lista över uppgifter i en tjänsteorderblankett. Det kommer att göra det möjligt för arbetsorderansvarig, handledare och kund att hålla sig synkroniserade om det utförda arbetet.

#12. Moderna servicebiljettformat kommer också med ett dedikerat fält för vikten av beställningen. Till exempel, beroende på prioritetsnivå, planerar chefer serviceorder.

#13. Du kanske också vill inkludera en checklista med verktyg, datorapplikationer, reservdelar, förbrukningsvaror etc. som ska checkas ut och returneras till inventeringen.

#14. Du kan inkludera den beräknade kostnaden för det levererade jobbet för beställningar med öppen kostnad. För rambeställningar med förutbestämd prissättning nämner vissa företag den faktiska kostnaden.

#15. Slutligen bör ett beställnings-ID och en tjänstetitel finnas där eftersom det hjälper dig att dokumentera jobbanmälan.

Typer av arbetsorder

Förebyggande underhåll

Alla företags tillverknings- eller produktionsenheter utfärdar jobbbiljetter för utrustningsservice. Det hjälper till att undvika maskinhaveri och produktionsförluster.

Generell mening

Företag utfärdar servicebiljetter när de behöver en tredje part för att utföra en engångsuppgift som att ta bort oanvänd utrustning, installera antivirus på bärbara datorer, etc.

Besiktning av maskiner

Företag godkänner engångsarbetsorder för inspektion av en tredjepartsexpert för att utvärdera utrustning, tillgångar eller verktyg.

Elektrisk

Interna eller externa kunder kan begära behov av strömförsörjning, belysning och ledningar genom sådana dokument.

Nödsituation

Sådana jobborder är oftast oplanerade för att hantera olyckor. Du kan utfärda sådana order för att skydda personalens liv eller rädda kostsam utrustning från permanenta skador.

Specialprojekt

Ibland behöver du uppgradera produktionsenheten utan att ersätta befintliga maskiner. Du efterfrågar speciellt utrustning eller mjukvaruuppgraderingar som ökar produktiviteten med denna arbetsbiljett.

Fördelarna med att använda arbetsorder

#1. Ditt företag dokumenterar alla jobbbiljetter med nödvändiga register. Revisionsbyrån kommer att be om dessa register när det finns någon revision för att validera ditt företags prestation.

#2. Du gör ditt företag mer transparent genom att involvera servicebiljetter för varje tjänsteförsörjning. Kunder älskar att ta itu med byråer som är särskilt intresserade av arbetsdokumentation och dela insamlade data med dem.

#3. Betala snabbt interna eller externa tekniker genom att titta på arbetsordern och hålla dem nöjda.

#4. Hjälp inventeringsteamet att skaffa alla reservdelar i förväg så att maskinunderhållet inte stöter på några flaskhalsar.

#5. Analysera arbetsorderanteckningar och vidta lämpliga åtgärder för att undvika eventuella haverier av maskiner i framtiden.

#6. Service- och produktcentrerade företag kan rimligen uppskatta årets intäkter genom att granska de färdiga och fakturerade serviceorderdokumenten.

#7. Slutligen fungerar arbetsorder som en tråd av kommunikation mellan flera avdelningar. Därför kan dina affärsenheter eliminera de negativa effekterna av att arbeta i silos.

Här är några plattformar där du kan hitta färdiga mallar:

Utskrivbara arbetsordermallar: TemplateLab

MallLap är en av de mest pålitliga källorna för autentiska affärsdokument. Du hittar också högkvalitativa mallar, formulär och format för arbete/jobborder här. Dess innehåll är lätt att ladda ner.

Till skillnad från vissa konkurrenter behöver du inte avslöja en massa information om dig själv eller företaget för att få en nedladdningslänk.

Hitta helt enkelt formuläret som är relevant för ditt kommersiella eller personliga arbete och klicka på nedladdningsknappen för att hämta filen. Dessutom kan du enkelt öppna mallfilerna med hjälp av valfri ord- och kalkylarksbearbetningsapp som Microsoft Word, Microsoft Excel, Google Docs och Google Sheets.

Webbplatsen visar ett brett utbud av servicebiljettexempel som:

  • Exempel på bilreparationsarbeten
  • Mallar för underhållsarbete
  • Blanketter för IT-arbete
  • Exempel på outsourcing av grafisk design

Dessutom innehåller dessa mallar mindre begränsad formatering, så att du kan anpassa tabellerna och kolumnerna som du vill.

Gratis mallar för arbetsorder: Smartsheet

Smartsheet hjälper dig att integrera jobbbiljetter i ditt projektledningssystem. Eftersom det är en proprietär leverantör av projekthanteringsprogramvara, om du använder dess mallar som är gratis att ladda ner och importerar dokumentet till Smartsheet, investerar du inga pengar utan automatiserar hela processen med att ta emot och lösa servicebiljetter.

Några anmärkningsvärda mallar som du kan använda är:

  • Biljetter för underhållsjobb
  • Arbetsorder för servicearbete
  • Stoppa jobbet service biljetter
  • Landskapsarbete arbetsbiljett
  • Alla mallar för spårning av jobborder

Dess värdbaserade mallar finns i två sätt att leverera innehåll. Först kan du ladda ner exempelfilen i PDF-, Excel- eller Word-format och anpassa den i ett skrivbordsprogram som stöder dessa filtyper.

Alternativt kan du importera mallarna till din Smartsheet-projektinstrumentpanel. Den andra metoden är mycket bekväm för snabbrörliga och komplexa miljöer där tjänstebiljettgodkännare och chefer måste hantera hundratals arbetsordrar.

Arbetsordermallar: Jotform

Om du är frilansare eller småföretagare som behöver betjäna stora företagskunder som efterfrågar formella arbetsorderdokument, kan du prova mallar från Jotform. Det hjälper dig att spara pengar på flera grunder som:

  • Beställ professionella affärer från kreatörer
  • Köpa licenser för programvara för hantering av arbetsorder
  • Att utse experter på affärsdokument som kan skapa sådana jobbbiljetter åt dig

Istället använder du bara de lättanpassade mallarna och importerar dem till Jotforms egenutvecklade PDF-redigerare online. Båda tjänsterna är gratis för kommersiellt bruk.

Anmärkningsvärda servicebiljettmallar som du kan använda är:

  • Kundens produktinställning
  • Fordonsservice
  • Bilreparation
  • Underhåll
  • Hemsidedesign
  • Videoproduktion
  • Husdjursvård
  • Frilansande webbutveckling

Dessutom behöver du inte ha omfattande tekniska färdigheter för att använda Jotforms editor. Det är ett enkelt dra-och-släpp PDF-redigeringsverktyg som alla som vet hur man använder en webbläsare kan använda.

Arbetsordermallar: Template.net

Template.net är ännu en populär destination för personliga och affärsmässiga dokument. Den har ett relativt enkelt sökfält där du kan skriva in dina krav som dokument, mallar, grafiska mönster, etc., och plattformen kommer att hämta några högkvalitativa exempel.

Dess Business-sektion låter dig komma åt några extraordinära arbetsorderexempel som du kan anpassa direkt på dess editor eller med hjälp av ordbehandlingsappar. Dess kostnadsfria användningsmöjlighet är dock något begränsad.

Först och främst måste du prenumerera på ett gratis eller betalkonto. Sedan kan du ladda ner upp till tre mallar varje dag, det är ett gratis konto. Alternativt kan du använda editorn. Hur som helst, det kommer att finnas en nedladdningsgräns.

Men det låter dig ladda ner dina jobborder i olika filformat som Apple Pages, Apple Numbers, Google Sheets, Google Docs, Microsoft Word och Excel.

Slutsats

Arbetsorder handlar om ett pappersspår. Den digitala omvandlingen av företag inom olika branscher är nu ett spår av PDF-filer, Google Docs eller Microsoft Word-filer på en surfplatta, bärbar dator eller mobiltelefon.

I ett nötskal beskriver den arbetet som ska slutföras, när, av vem och kostnaden för uppgiften. Din företagsarbetsstyrka börjar slutföra uppgifter när en arbetsorder har genererats, och arbetsstyrkan vilar när intäkterna bokförs i företagets böcker enligt standardmässiga redovisningsvillkor.

Nu när du har gått igenom en djupgående diskussion om servicebiljetter och några mallkällor bör du kunna skapa högpresterande kopior av sådana dokument.

Ett framgångsrikt företag behöver mer än bara en order på arbete. Du måste fatta välgrundade beslut om vilken uppgift du ska acceptera eller godkänna genom att få förslag från de bästa expertnätverken.