Arbetsordrar: En viktig del av affärsverksamheten
Inom affärsvärlden betraktas arbetsordrar som den ultimata källan till sanning när det kommer till monetära budgetar och uppgifter som ska utföras. De utgör grunden för all ekonomisk redovisning och arbetsflödeshantering.
Dokumentation är en oumbärlig del av alla företag, oavsett om de verkar online eller offline. Under ett företags livscykel kommer en mängd olika kommersiella dokument att hanteras, inklusive fakturor, standardrutiner (SOP) och leveranssedlar.
Arbetsordern är en särskilt viktig typ av dokument. När den utfärdats sätter den igång företagets processer för att leverera varor och tjänster, vilket i sin tur genererar intäkter efter att ordern har slutförts.
Interna och externa arbetsordrar kan vara svårhanterliga om man saknar erfarenhet. Denna artikel syftar till att ge dig den kunskap du behöver för att förstå denna viktiga affärskomponent. Låt oss utforska ämnet närmare.
Vad är en arbetsorder?
En arbetsorder är en formell begäran från en kund om underhåll, produktleverans eller tillhandahållande av tjänster. Den är avgörande för formell affärsverksamhet, oavsett uppgiftens komplexitet, allt från att bygga ett kraftverk till att leverera datorutrustning.
Arbetsordrar varierar beroende på bransch. De innehåller dock vanligtvis information som de primära leveranserna, start- och slutdatum, rapporterande person, ansvarig person och beställaren.
En arbetsorder markerar början på en affärsdokumentationskedja. När uppgiften fortskrider fungerar dokumentet som en officiell kommunikationskanal mellan de inblandade parterna.
Slutligen, när jobbet är slutfört, använder revisorer arbetsordern för att reglera kundfordringar eller skulder. Vid revisioner granskas ofta arbetsordrarna först.
Andra termer som används synonymt med arbetsorder är:
- Servicebiljett
- Arbetsanvisning
- Jobbsedel
- Uppdragsdokument
Syftet med arbetsordrar
Det primära syftet med en arbetsorder är att dokumentera alla arbetstillstånd, uppgifter om tjänsteleverantörer, kostnader och slutförandet av arbetet. Både externa kunder och interna intressenter kan initiera en arbetsorder.
Dokumentet dirigeras sedan till rätt team beroende på om det rör sig om en extern eller intern order. Företag använder ofta programvara för att skapa digitala eller fysiska arbetsordrar som går genom flera led.
Här är en sammanfattning av målen med arbetsordrar:
- Tydliggöra problemet, reparationen, installationen eller leveransen av varor.
- Tillhandahålla en lista över resurser och utrustning som krävs för arbetet.
- Ge detaljerade instruktioner till tekniker om arbetet som ska utföras.
- Registrera förbrukade material, arbetskraft och resurser för att slutföra arbetet.
- Spåra utförda reparationer och underhållsåtgärder för varje auktorisering.
- Dokumentera ekonomiska data såsom kostnader, skatter och avgifter.
Termer för arbetsorderhantering
Arbetsgodkännare
En administratör eller en person i ett team ansvarar för att hantera och godkänna underhållsförfrågningar för utrustning. Ibland kan kundtjänst eller lagerpersonal också vara arbetsgodkännare.
Arbetsbeställare
Arbetsbeställaren är en person eller ett team som begär att en specifik uppgift ska utföras. Konsumenter kan skapa arbetsordrar genom online- eller personliga köp. I affärsrelationer kan arbetsordrar komma från kunder eller internt från team, som när en kundtjänstchef begär reparation av arbetsstationer.
Fälttekniker
Fälttekniker, till exempel ingenjörer och reparatörer, utför de uppgifter som beskrivs i arbetsordern.
Komponenter i en arbetsorder
Ett företag kan dokumentera många detaljer med hjälp av arbetsordrar. Här är några av de viktigaste komponenterna:
Obligatoriska element
#1. Tillgången är den grundläggande komponenten i alla arbetsordrar.
#2. Namnet på arbetsbeställaren är också viktigt.
#3. Omfattningen av arbetet är en annan viktig aspekt eftersom den avgör kompetens, verktyg och standardrutiner (SOP).
#4. En beskrivning av ärendet bör också ingå för att hjälpa teknikerna att snabbt förstå problemet.
#5. Behovet av att byta maskindelar eller specialverktyg ska anges.
#6. Alla företag har någon form av hälsorisker som bör noteras.
#7. Datum och tid är obligatoriska. Det kan inkludera startdatum, starttid, förväntat slutdatum och tid, och faktisk sluttid.
#8. Kontaktuppgifter till beställaren, arbetsledaren och teknikerna ska inkluderas. Det kan omfatta telefonnummer, faxnummer, e-postadresser, webbadresser och kontorsadresser.
Frivilliga komponenter
#9. En arbetsorder kan innehålla signaturfält för kund, chef, tekniker och revisor.
#10. Arbetstimmarna ska också finnas med för korrekt fakturering och avstämning.
#11. Det är fördelaktigt att ha en lista med uppgifter i ordern. Det hjälper alla inblandade att hålla sig synkroniserade.
#12. Moderna arbetsordrar inkluderar också ett fält för prioritering av beställningen.
#13. En checklista över verktyg, datorprogram, reservdelar och förbrukningsmaterial som ska lämnas ut och returneras är bra att ha.
#14. Den beräknade kostnaden för det levererade arbetet kan inkluderas för öppna beställningar, medan vissa företag anger den faktiska kostnaden för beställningar med fast pris.
#15. Ett beställnings-ID och en tjänstetitel ska anges för att underlätta dokumentationen av jobbet.
Typer av arbetsordrar
Förebyggande underhåll
Arbetsordrar för underhåll av utrustning utfärdas för att förhindra maskinhaveri och produktionsförluster.
Allmänna uppgifter
Företag utfärdar arbetsordrar för att anlita en tredje part för engångsuppgifter, som att ta bort oanvänd utrustning eller installera antivirusprogram.
Maskinbesiktning
Arbetsordrar kan godkännas för att anlita en expert för att besiktiga utrustning eller tillgångar.
El
Arbetsordrar för elarbeten kan utfärdas för att åtgärda behov av strömförsörjning, belysning och ledningar.
Nödsituationer
Denna typ av arbetsorder utfärdas oplanerat för att hantera olyckor och skydda personal eller utrustning.
Specialprojekt
Arbetsordrar kan användas för att begära specialutrustning eller programvaruuppgraderingar för att öka produktiviteten.
Fördelarna med att använda arbetsordrar
#1. Företaget kan dokumentera alla arbetsordrar med nödvändiga register för revision.
#2. Det skapar transparens i företaget genom att dokumentera varje tjänst.
#3. Betalningar till tekniker kan ske snabbt.
#4. Lagerhållningen av reservdelar underlättas genom bra planering.
#5. Analys av arbetsordrar kan förebygga maskinhaveri i framtiden.
#6. Intäkterna kan uppskattas genom att granska färdigställda och fakturerade arbetsordrar.
#7. Arbetsordrar kan fungera som ett kommunikationsmedel mellan olika avdelningar.
Här är några plattformar där du kan hitta färdiga mallar:
Utskrivbara arbetsordermallar: TemplateLab
TemplateLab är en pålitlig källa för autentiska affärsdokument. Här kan du hitta mallar, formulär och format för arbetsordrar av hög kvalitet som är enkla att ladda ner.
Till skillnad från vissa konkurrenter behöver du inte uppge en massa information för att få en nedladdningslänk. Hitta bara formuläret som är relevant för din verksamhet och klicka på nedladdningsknappen för att få filen. Mallfilerna kan öppnas med program som Microsoft Word, Microsoft Excel, Google Docs och Google Sheets.
Webbplatsen erbjuder ett brett utbud av exempel på arbetsordrar som:
- Exempel på bilreparationer
- Mallar för underhållsarbete
- Formulär för IT-arbete
- Exempel på outsourcing av grafisk design
Dessa mallar har flexibel formatering så att du kan anpassa tabeller och kolumner.
Gratis mallar för arbetsordrar: Smartsheet
Smartsheet hjälper dig att integrera arbetsordrar i ditt projekthanteringssystem. Om du använder deras gratis mallar och importerar dokumentet till Smartsheet automatiseras processen att ta emot och lösa arbetsordrar.
Här är några mallar som du kan använda:
- Arbetsordrar för underhåll
- Arbetsordrar för service
- Arbetsordrar för landskapsarbete
- Mallar för spårning av arbetsordrar
Mallarna kan laddas ner i PDF-, Excel- eller Word-format. Du kan också importera mallarna till Smartsheet. Det senare är användbart för komplexa miljöer där många arbetsordrar behöver hanteras.
Arbetsordermallar: Jotform
Om du är frilansare eller småföretagare som behöver professionella arbetsordrar kan du använda mallar från Jotform. Det hjälper dig att spara pengar på professionell hjälp, programvara och experter på affärsdokument.
Använd de anpassningsbara mallarna och importera dem till Jotforms PDF-redigerare online. Båda tjänsterna är gratis för kommersiellt bruk.
Här är några exempel på mallar du kan använda:
- Produktinstallation
- Fordonsservice
- Bilreparation
- Underhåll
- Hemsidedesign
- Videoproduktion
- Husanpassning
- Webbutveckling som frilansare
Du behöver inte teknisk kunskap för att använda Jotforms editor. Det är ett enkelt verktyg som är lätt att använda för alla som kan använda en webbläsare.
Arbetsordermallar: Template.net
Template.net är en populär webbplats för personliga och affärsdokument. Den har ett enkelt sökfält där du kan ange dina krav.
Deras affärssektion ger dig tillgång till arbetsorderexempel som du kan anpassa direkt på deras redigerare eller med ordbehandlingsprogram. Den kostnadsfria användningen är begränsad.
Du måste prenumerera på ett gratis eller betalkonto för att ladda ner mallar. Med ett gratis konto kan du ladda ner upp till tre mallar per dag. Du kan ladda ner mallarna i olika filformat som Apple Pages, Apple Numbers, Google Sheets, Google Docs, Microsoft Word och Excel.
Slutsats
Arbetsordrar är en form av dokumentation. Den digitala omvandlingen innebär att arbetsordrar ofta hanteras som PDF-filer, Google Docs- eller Microsoft Word-filer på datorer, surfplattor och mobiltelefoner.
En arbetsorder beskriver arbetet som ska utföras, när det ska ske, vem som ansvarar och kostnaden. Arbetet börjar när en arbetsorder genereras och avslutas när intäkterna bokförs.
Denna genomgång av arbetsordrar och olika mallkällor ger dig kunskapen att skapa effektiva arbetsordrar.
Ett framgångsrikt företag kräver mer än bara arbetsordrar. Du måste fatta välgrundade beslut om vilka uppgifter du ska acceptera eller godkänna genom att söka råd från expertis.