Effektiv Teamhantering med Mjukvara
Att använda dedikerad mjukvara för att styra ett team förbättrar inte bara kommunikationen och koordineringen av arbetsuppgifter, utan höjer även den totala produktiviteten och kvaliteten på det färdiga arbetet.
Även om grundläggande verktyg som tidrapporteringsappar eller aktivitetstavlor kan vara till stor hjälp, finns det tillfällen då en komplett lösning för att hantera hela teamet är nödvändig.
Att skapa att-göra-listor och planera möten är bara några delar av effektiv teamledning. Genom att kombinera olika mjukvarufunktioner kan samarbetet förbättras och viktig data gällande projekt, kunder, uppgifter och resurser kan sparas på ett säkert sätt.
Antalet mjukvarufunktioner som bör kombineras beror på teamets storlek och vilken typ av arbete som utförs.
Följande är de viktigaste funktionerna som ditt team kan behöva för att maximera sin potential:
- Arbetsschemaläggning, inklusive delegering och prioritering av uppgifter, samt användning av en delad kalender.
- Chattfunktioner, fildelning och andra former av kommunikation och samarbete.
- Projektledning med tilldelning av ansvar och övervakning av framsteg.
- Centraliserad datalagring för att få tillgång till information om kunder, kontakter, team, företag och andra relevanta ämnen.
- Rapportering och analys, inklusive arbets- och projektrapporter, tidsövervakning och instrumentpaneler.
I de flesta fall har du två huvudalternativ:
Utmaningen är att det finns många program med enstaka funktioner, men betydligt färre heltäckande alternativ. I denna artikel granskar vi ”Teamwork”, en av de ledande mjukvarulösningarna för teamhantering på marknaden.
Teamwork: En Översikt
Teamwork är ett webbaserat mjukvaruföretag med säte i Cork, Irland. Det är ett privatägt företag som utvecklar programvara för uppgiftshantering och teamsamarbete.
Enligt företagets rapporter från 2016, användes deras programvara av över 370 000 organisationer (inklusive Disney, Spotify och HP) och hade mer än 2,4 miljoner användare. Företaget grundades 2007.
Med Teamwork kan du uppskatta tidsåtgången för uppgifter och sedan spåra den faktiska tid som läggs ner på projekten.
Med tiden blir du mer exakt i dina uppskattningar och kan mer precist avgöra hur lång tid specifika uppdrag tar.
Teamwork är mer än bara en tidrapporteringsapplikation. Det möjliggör även projektledning och erbjuder nu betatestning av teamkommunikationsfunktioner som Teamwork Chat. Det är en helhetslösning för att hantera både teamets tid och projekt.
Teamwork erbjuder en rad molnbaserade tjänster, inklusive Teamwork, Teamwork Desk, Teamwork Spaces, Teamwork CRM och Teamwork Chat.
Den första versionen av Teamwork lanserades den 4 oktober 2007 och innehöll funktioner för tidshantering, milstolpshantering, fildelning, tidsspårning och chatt.
Teamworks plattform kan integreras med marknadsföringsteknologier som HubSpot, och produktivitetsverktyg som Slack, Microsoft Teams, Zapier, Dropbox och QuickBooks.
Teamworks Funktioner
Teamworks tidsbesparande funktioner och dess samarbetsverktyg effektiviserar och förenklar projektledningsprocessen avsevärt.
#1. Portfölj
Med Teamworks portföljhanteringsverktyg är det enkelt att få en överblick över flera projekt samtidigt. Det är användbart oavsett om du behöver tillgång till viktig information eller en uppdatering om den övergripande projektstatusen.
#2. Resurshantering
För att slutföra kundarbeten i tid och inom budget är det viktigt att effektivt hantera teamets resurser. Det innefattar både långsiktig planering och förberedelser för dagliga uppgifter.
Teamwork hjälper dig att hantera teamets arbetsbelastning i realtid. Du får en klar översikt över allas kapacitet, vilket underlättar omfördelning av arbete och eliminerar potentiella flaskhalsar.
#3. Automatisering
Genom att använda automatisering kan du effektivisera projekthanteringen och frigöra tid för mer strategiska och kreativa uppgifter.
#4. Appar
Du behöver inte vara vid skrivbordet för att göra ett bra jobb. Med Teamworks appar för iOS och Android kan du fortsätta arbeta även när du inte är på kontoret.
Deras mobilapplikationer är fullmatade med funktioner som hjälper dig att göra ett utmärkt arbete, och gör det enkelt att hantera helheten oavsett var du befinner dig.
#5. Tidsspårning
För effektiv hantering av arbete, fakturerbara timmar och projekt är det viktigt att ha en klar förståelse för hur och var din tid spenderas.
Att använda projektledningsprogramvara med en integrerad tidsspårare hjälper användare att hålla fokus, se till att jobbet blir gjort i tid och få djupare insikter i sitt arbete.
#6. Gantt-diagram
Med Teamwork kan du skapa ett online Gantt-diagram, som hjälper dig att hålla dina projekt på schemat. Att använda en Gantt-projektplanerare i Teamwork hjälper dig att bättre hantera dina tidsramar och leverera arbete av högre kvalitet.
#7. Samarbete
För att spåra allt som behöver göras krävs mer än bara papper och penna. Den programvara du använder för projekthantering måste kunna hantera en stor del av arbetet åt dig.
Teamwork tar hand om detaljerna genom att ge dig alla verktyg du behöver för att samla ditt arbete på ett ställe, effektivt kommunicera med teamet och underlätta samarbetet. Det gör att ditt team kan fokusera på sina styrkor och ger dig mer tid att göra det du gör bäst.
#8. Team
Effektivisera processen att planera och sätta upp projekt genom att delegera uppgifter till olika team och underteam. Det sparar tid för administrativa uppgifter och ger en tydlig översikt över varje teams ansvar och arbetsbelastning.
#9. Kanban-vy
Med Kanban-tavlor i Teamwork kan du kartlägga ditt arbetsflöde, ge en snabb översikt över aktiviteternas aktuella status och automatisera dina arbetsflöden.
Du får full insyn i logistiken för ditt projekt och kan övervaka uppgifternas utveckling i realtid.
#10. Obegränsat antal gratis klientanvändare
Dina kunder får ökat samarbete, ökad insyn och en mer givande upplevelse när du ger dem full tillgång till Teamwork utan extra kostnad.
Med klientanvändare kan du inkludera dina kunder i dina projekt utan extra kostnad. Det gör det till en idealisk lösning för reklambyråer och andra professionella tjänsteleverantörer.
Funktionerna är indelade i fem steg i varje projektledningsprojekt, och dessa funktioner har i sin tur underkategoriserats.
Låt oss granska dessa funktioner närmare.
#1. Planen
- Kalender
- Projektägare
- Milstolpar
- Mallar för uppgiftslistor
- Uppgifter och deluppgifter
#2. Samarbeta
- Anteckningsböcker
- Filer och versionshantering
- Följare
- Meddelanden
- Integritet
- Behörigheter
#3. Leverera
- Budgetkostnader
- Uppgiftslistbudgetar
- Projektbudget
- Fakturering
- Riskregister
- Tidsloggning
#4. Rapportera
- Projektets lönsamhet
- Filter
- Instrumentbräda
- Projektuppdateringar
- Uppgiftshistorik
#5. Integrera
- Teamwork Spaces
- Teamwork Desk
- Teamwork CRM
- Teamwork Chatt
Hur är Teamworks funktioner användbara för Team Management?
Teamworks många funktioner gör det mycket användbart för att skapa effektiva uppgiftslistor för teamhantering. Genom att skapa uppgiftslistor kan du prioritera teamets arbete.
Du kan dela upp varje uppgift i deluppgifter för ytterligare insikt och djup. Med hjälp av realtidsövervakning kan du enkelt hålla koll på hur arbetet fortskrider.
Teamwork meddelar dig om eventuella problem, avslutade uppgifter, hinder och liknande. Det underlättar övervakningen av hela teamets arbete och kan vara till stor hjälp i din roll som teamledare.
Hänger teamet med i schemat eller hamnar de efter? Med Teamworks milstolpsfunktion kan du övervaka instrumentpaneler som jämför förfallodatum med befintliga resultat, vilket hjälper dig att besvara den frågan.
Milstolpar hjälper ditt team att uppnå sina mål. De låter dig också sätta tydliga mål, bifoga uppgiftslistor och följa framstegen.
Att slösa tid på att leta efter viktiga projektfiler hör till det förflutna. Med Teamwork kan du spara alla dina viktiga filer på ett ställe och enkelt ladda upp nya versioner för att visa hur arbetet går framåt.
Med följarfunktionen i Teamwork kan dina kunder följa projektets utveckling i realtid. Det är särskilt användbart om du har kunder som vill övervaka ett projekts framsteg.
Teamworks Prissättning
Prissättningen för denna teamhanteringsmjukvara är indelad i fyra kategorier: Free Forever, Deliver, Grow och Scale, vilket gör att den kan anpassas till olika företags behov och kapacitet.
Teamwork erbjuder två betalningsalternativ: månadsvis och årligen. Den årliga planen är billigare än den månatliga.
| Månadsplan/Användare | Årsplan/Användare | |
| Free Forever | $0 | $0 |
| Deliver | $13,99 | $119,8 |
| Väx | $24,99 | $215,8 |
| Skala | Kontakt Teamwork | Kontakt Teamwork |
Alternativ till Teamwork
Wrike
Wrike är ett kraftfullt verktyg som ger bra resultat i kommunikations- och projektledningsprogram. Det är särskilt utformat för team. Wrike är en onlineplattform för uppgifts- och projektledning.
Bolaget, som nu ägs av Citrix, fortsätter att expandera inom dessa områden samtidigt som det introducerar förmågor som är kopplade till dem.
Applikationen har nu uppdaterats med ytterligare arbetsintelligensfunktioner, som att förutsäga när projekt riskerar att hamna efter schemat och identifiera potentiella orsaker till denna risk.
Wrike är enklare att installera och börja använda än många liknande projektledningsapplikationer, men priset ligger i den högre änden.
SmartSuite
SmartSuite är en samarbetsplattform för arbetshantering som gör det möjligt för team att planera, mäta och hantera alla arbetsflöden, oavsett om det är kopplat till ett projekt, en pågående process eller vanliga dagliga aktiviteter. Priset per användare varje månad börjar på 10 dollar och det finns 15 olika språk att välja mellan.
Med SmartSuite får du tillgång till alla verktyg som behövs för att utveckla ett enhetligt system för projekthantering på en enda plattform.
Du kan hålla koll på statusen för alla projekt genom att hantera uppgifter, milstolpar, ägare och resurser. Med hjälp av flexibla rapporter och tidslinjevyer kan du enkelt se hur allt passar ihop.
Författarens syn på Teamwork
Teamwork är enkelt att använda och har många funktioner, inklusive fakturering. Det är därför lämpligt för team som hanterar fakturerbara kundarbeten.
Även om priset har ökat gradvis, är det fortfarande en utmärkt investering. Teamwork har en mobilapplikation för iOS- och Androidenheter, vilket gör att alla kan hålla sig uppdaterade om projekt och uppgifter oavsett var de befinner sig.
Detta är särskilt användbart om du ofta arbetar med kollegor på språng. Den mobila applikationen ger en översikt över aktuellt arbetsläge och tidsramar.
Den innehåller dock inte alla funktioner som finns tillgängliga i onlineappen. Den mobila appen är perfekt för att hålla kontakten med ditt team genom att uppdatera status eller lägga till arbetstimmar, men den är inte tänkt att ersätta onlineappen.
Slutsats
Med Teamworks användarvänliga gränssnitt kan du skapa rapporter, visualisera arbetet med Kanban, tilldela uppgifter, göra listor, hantera tid, interagera med andra användare och mycket mer.
Oavsett hur mycket erfarenhet du har av projektledning, kan Teamwork hjälpa dig att lyckas och uppnå de resultat du och ditt team strävar efter. Det bästa är att du kan börja använda Teamwork utan att spendera en krona.