Ditt kontrakt behöver inte undertecknas manuellt för att vara juridiskt bindande – du kan digitalt signera ett dokument och spara tid, pengar och krångel med Zoho Sign.
I dagens värld, där pappersarbetet gradvis börjar bli föråldrat, är det vettigt att byta till digitala signaturer. Digitala signaturer är inte bara snabbare och bekvämare, utan de är också miljövänliga.
Även om det finns olika programvara för digitala signaturer på marknaden, bör du välja en pålitlig lösning som Zoho Sign som är skicklig och prisvärd på samma gång.
Innehållsförteckning
Vad är en digital signatur?
En digital signatur är en teknik som validerar äktheten och integriteten hos ett digitalt dokument, programvara eller meddelande. Den använder kryptografi för att skydda dokumentet från manipulering och identitetsstöld. Digitala signaturer anses vara juridiskt bindande i många länder, inklusive USA.
Varför behöver du en digital signatur?
Spara tid och pengar
Manuell dokumentbearbetning för signaturer inkluderar utarbetande, utskrift, scanning och sändning till andra parter. Det kan till och med ta veckor att få tillbaka dessa efter att de har undertecknats. Digital signatur sparar tid och pengar genom att eliminera dessa uppgifter.
Effektivt och säkert
Digitala signaturer fungerar som ett säkert alternativ till traditionella signaturer gjorda på papper. Du behöver inte skriva ut, skanna eller skicka de fysiska dokumenten till de andra parterna. Det minskar också risken för förfalskning.
Tillgänglighet
För alla typer av fjärranslutna och globala dokument är den digitala signaturen mycket bekväm. Det hjälper parterna att säkert signera dokument från vilken plats som helst och på så sätt förbättrar verksamhetens effektivitet.
Bättre företagsbild
Att använda papper för dokumentsignaturer har också en miljöpåverkan. Med digitala signaturer kan du minska det och skapa ett miljövänligt intryck i näringslivet.
Rättslig giltighet
I många länder är digitala signaturer juridiskt giltiga, precis som handskrivna signaturer. Oavsett om det är ett kontrakt, avtal, elektronisk transaktion eller något annat juridiskt dokument, säkerställer digitala signaturer dess äkthet och integritet för att göra det erkänt som juridiskt bindande i domstol.
Integritet
En digital signatur är också användbar för att upprätthålla integriteten hos ett digitalt dokument. Den använder kryptografiska algoritmer för att generera ett unikt hashvärde. Om någon modifierar det dokumentet kommer det att finnas ett annat hashvärde som fungerar som bevis på dokumentändring.
Arbetsflödesautomatisering
Pappersbaserade signaturer kräver samordning och manuell spårning för att säkerställa att dokumenten är korrekt signerade och att datakonfidentialitet skyddas. Dessutom finns det risk för förseningar, misstag och policyöverträdelser i manuella signaturer.
Att gå över till en digital signatur innebär att byta till ett standardiserat och automatiserat arbetsflöde som är konsekvent och felfritt.
Hur Zoho Sign kan hjälpa till med digital signatur
Om du fortfarande är beroende av den traditionella penna- och pappersmetoden för att signera affärsdokument är det dags att välja Zoho Sign. Denna programvara underlättar säker signering och hantering av affärsdokument från vilken global plats som helst med några få klick.
Denna kompletta digitala signaturapp hjälper dig att eliminera den besvärliga processen att manuellt signera ett dokument. Med dess hjälp kan du få juridiskt giltiga och manipuleringssäkra dokument som inte kan ändras när de väl har undertecknats. Dessutom låter den här programvaran dig verifiera undertecknarens identitet och signera dokument var som helst med maximal laglig efterlevnad.
Låt oss nu titta på de bästa funktionerna i Zoho Sign.
Enkelt att signera och skicka
Zoho Sign använder en no-nonsens metod för att signera och skicka dokument för digital signatur. Du kan enkelt ladda upp dokumentet, lägga till mottagarna och placera formulärfält för dem innan du skickar det. För att signera måste du öppna länken som skickas via e-post, ange verifieringskoden om det behövs och signera dokumentet.
Sömlös dokumenthantering
Att hantera dokumenten på denna plattform är också fri från krångel. Det låter dig kontrollera dokumentets status och vidta ytterligare åtgärder baserat på den. Dessutom kan Zoho Sign användas för kompletta revisionsspår. Det ger dig en fullständig historik över åtgärder som utförts på ett dokument och certifiering av slutförande för dokument utan pågående uppgifter.
Återanvändbara dokumentmallar
Mallfunktionen i Zoho Sign sparar dig från att skapa nya avtal från grunden varje gång du vill använda dem. Som användare av professionella planer och företagsplaner kan du skapa mallar för försäljningsavtal, anställningskontrakt och policyer för sociala medier som du kan behöva använda ofta.
Efter att ha skapat mallarna för dina affärsbehov kan du visa och redigera dessa mallar för varje unikt tillfälle, byta ägare, skapa SignForm (endast tillgängligt för organisationsadministratörer) och ta bort mallarna. Dessa mallar kommer att finnas på ditt konto tills du raderar dem manuellt.
Skicka dokument i bulk
Med Zoho Sign kan du skicka ett eller flera dokument till flera mottagare samtidigt med hjälp av funktionen Bulksändning. Den är endast tillgänglig med Enterprise-planen och är praktisk när HR-chefer behöver få den uppdaterade policyn undertecknad av amm-anställda i en organisation.
Stöd för Open AI-integration
Om du har en betald Zoho Sign-prenumeration med amerikanska datacenter och en giltig användargenererad OpenAI API-nyckel, kan du använda ChatGPT och OpenAI-integrationen genom Zohos AI-assistent Zia. Genom att använda denna integration delas dina dokumentdata med Open AI och kan användas för olika ändamål, inklusive att få en dokumentsammanfattning.
AES och QES
Användare av alla betalda planer och amerikanska datacenter kan få AES-certifikat (Advanced Electronic Signature) för sina signaturer genom Sydafrika-baserade TrustFactory. Användare måste registrera sig hos TrustFactory och konfigurera denna integration för att få den här funktionen.
Zoho Sign samarbetar också med Uanataca SA, som är en EU-baserad tjänsteleverantör för identitetsverifiering. Med hjälp av den kan Enterprise-prenumerationsanvändare signera dokument genom QES (Qualified Electronic Signature).
Zoho Sign mobilappar
Om du alltid är på resande fot kan du installera Zoho Signs Android- eller iOS-appar på dina mobila enheter. Dessa appar är lika effektiva när det gäller att signera, spåra och skicka dokument tillsammans med att hantera mallar.
Zoho Sign API:er
Zoho Sign erbjuder också API:er för integration av digital signatur i alla applikationer. Oavsett ditt projektkrav kan du enkelt tillämpa kodexemplen på ditt föredragna programmeringsspråk.
De flexibla och skalbara API:erna kan implementeras på några minuter. Alla dokument som är undertecknade med dessa API:er är 100 % tillåtna i domstol. Du får den högsta säkerhetsnivån med industristandard OAuth 2.0-protokoll.
Integration med toppplattformar
Du kanske använder affärs- och kommunikationsverktyg för din organisation. Zoho Sign kan integreras med framstående applikationer som Microsoft 365, Google Workspace, Zoho CRM, Zoho HRMS, Zapier, Box, MS Teams, Formstack Documents och Integromat.
Generera rapporter
Organisationsadministratörer kan komma åt de detaljerade rapporterna som genereras av Zoho Sign för alla dokument som signerats och skickats med ditt konto. Kategorifilter är också tillgängliga för dokumenttyp, dokumentstatus (slutfört, återkallat, avvisat, utgånget), dokumentets giltighet och aktivitetshistorik.
Den genererar rapporter för de senaste 30 dagarna som standard; du kan dock generera rapporter på vecko- och månadsbasis. Du kan också ladda ner rapporterna till det lokala systemet i CSV-filformat.
Prissättning för Zoho-skyltar
Enstaka användare kan välja gratis Zoho Sign-plan som låter dig signera fem dokument per månad. Om du har fler krav kan du välja mellan Standard-, Professional- och Enterprise-planer från 10 USD/användare/månad.
Det finns en 14-dagars gratis provperiod tillgänglig på Zoho Sign, där du kan prova alla funktioner i Enterprise-planen. Den har till och med en enkel och transparent betal-eftersom-du-använder digital signatur API-plan.
Slutord
Digital signatur erbjuder inte bara bekvämlighet för fjärrdokumentsignatur utan lägger också till ett extra säkerhetslager mot manipulering. Det är en miljövänlig process som inte involverar pappersarbete och som kan spåras för revisionsspår.
Zoho Sign är ett prisvärt digitalt signaturprogram som låter dig skapa dokument och skicka dem till andra för snabb underskrift. Små och stora företag och personliga användare kan använda denna programvara för juridisk dokumentation.
Företag kan också välja andra Zoho-applikationer som Zoho Assist och Zoho Payroll.