Ett avtal behöver inte nödvändigtvis undertecknas för hand för att vara juridiskt bindande. Med Zoho Sign kan du signera dokument digitalt och därmed spara tid, pengar och undvika onödigt krångel.
I dagens samhälle, där traditionellt pappersarbete gradvis blir alltmer sällsynt, är det en klok idé att gå över till elektroniska signaturer. Dessa signaturer är inte bara snabbare och smidigare, utan de är också mer miljövänliga.
Det finns en mångfald av programvaror för elektroniska signaturer tillgängliga på marknaden. Det är därför viktigt att välja en pålitlig lösning, som till exempel Zoho Sign, vilken är både kompetent och prisvärd.
Vad är en digital signatur?
En digital signatur är en metod som används för att bekräfta äktheten och integriteten av ett digitalt dokument, programvara eller meddelande. Den bygger på kryptografisk teknik för att skydda dokumentet från förfalskning och identitetsstöld. Digitala signaturer betraktas som juridiskt bindande i många länder, inklusive USA.
Varför är en digital signatur nödvändig?
Tids- och kostnadsbesparingar
Den traditionella metoden för dokumenthantering, vilken inkluderar skapande, utskrift, scanning och distribution av dokument för underskrift, kan vara tidskrävande. Det kan även ta veckor innan de signerade dokumenten returneras. Med digitala signaturer elimineras dessa steg, vilket leder till tids- och kostnadsbesparingar.
Effektivitet och säkerhet
Elektroniska signaturer är ett säkert alternativ till de klassiska handskrivna signaturerna. Behovet av att skriva ut, scanna eller fysiskt distribuera dokument till andra parter elimineras. Dessutom minskas risken för förfalskning av dokument.
Tillgänglighet
För dokumenthantering på distans och global skala är den digitala signaturen ett mycket praktiskt verktyg. Det gör det möjligt för parter att underteckna dokument på ett säkert sätt, oavsett var de befinner sig, vilket bidrar till ökad verksamhetseffektivitet.
Förbättrat företagsimage
Användningen av papper för dokumentunderskrifter har en negativ inverkan på miljön. Genom att använda digitala signaturer kan detta minskas, vilket ger företaget en mer miljövänlig framtoning.
Juridisk giltighet
I många länder har digitala signaturer samma juridiska tyngd som handskrivna signaturer. Oavsett om det rör sig om kontrakt, avtal, elektroniska transaktioner eller andra juridiska dokument, säkerställer digitala signaturer dokumentens autenticitet och integritet, vilket gör dem juridiskt bindande i en rättslig kontext.
Integritet
En digital signatur är även användbar för att upprätthålla integriteten hos ett elektroniskt dokument. Den använder kryptografiska algoritmer för att skapa ett unikt hashvärde. Om någon skulle manipulera dokumentet kommer ett annat hashvärde att genereras, vilket fungerar som bevis för att dokumentet har ändrats.
Automatisering av arbetsflöden
Pappersbaserade signaturer kräver manuell koordinering och uppföljning för att säkerställa att dokumenten undertecknas korrekt och att datasekretessen upprätthålls. I manuella processer finns också en risk för förseningar, fel och regelbrott.
Att övergå till digitala signaturer innebär att byta till ett standardiserat och automatiskt arbetsflöde som är konsekvent och korrekt.
Hur Zoho Sign underlättar digital signering
Om du fortfarande förlitar dig på den traditionella metoden med penna och papper för att signera affärsdokument, är det dags att överväga Zoho Sign. Denna programvara erbjuder en säker metod för att signera och hantera affärsdokument från vilken plats som helst i världen, med bara några få klick.
Denna kompletta applikation för digitala signaturer hjälper dig att eliminera den krångliga processen med att signera dokument manuellt. Med dess hjälp kan du erhålla juridiskt giltiga och manipuleringssäkra dokument, som inte kan ändras efter att de har undertecknats. Programvaran gör det även möjligt att verifiera undertecknarens identitet och att signera dokument var som helst med maximal laglig efterlevnad.
Låt oss nu undersöka de mest framträdande funktionerna i Zoho Sign.
Enkel signerings- och sändningsprocess
Zoho Sign tillämpar en enkel och okomplicerad metod för att signera och skicka dokument för elektronisk signering. Du kan lätt ladda upp ett dokument, lägga till mottagare och placera ut fält för ifyllning innan dokumentet skickas. För att signera, behöver du bara klicka på länken i e-postmeddelandet, ange en eventuell verifieringskod och signera dokumentet.
Smidig dokumenthantering
Hanteringen av dokument på denna plattform är även den enkel och problemfri. Den gör det möjligt för dig att kontrollera dokumentets status och vidta ytterligare åtgärder baserat på den. Zoho Sign kan även användas för att skapa fullständiga granskningsspår. Du får en detaljerad översikt över alla åtgärder som utförts på ett dokument och ett intyg på att dokumentet är färdigbehandlat.
Återanvändbara dokumentmallar
Mallfunktionen i Zoho Sign sparar dig besväret med att skapa nya avtal från grunden varje gång du behöver dem. Användare av professionella- och företagsprenumerationer kan skapa mallar för försäljningsavtal, anställningskontrakt och policys för sociala medier, vilka ofta kan behövas.
Efter att du har skapat mallarna för ditt företags behov kan du granska och redigera dem för varje specifikt tillfälle, byta ägare, skapa en SignForm (endast tillgängligt för organisationsadministratörer) och ta bort mallarna. Dessa mallar lagras på ditt konto tills du tar bort dem manuellt.
Massutskick av dokument
Med Zoho Sign kan du skicka ett eller flera dokument till flera mottagare samtidigt med hjälp av funktionen för massutskick. Denna funktion är exklusivt tillgänglig med Enterprise-planen och är särskilt användbar för HR-chefer som behöver få uppdaterade policys signerade av alla anställda inom organisationen.
Stöd för Open AI-integration
Om du har en betald Zoho Sign-prenumeration med amerikanska datacenter och en giltig användargenererad OpenAI API-nyckel, kan du använda ChatGPT och OpenAI-integrationen via Zohos AI-assistent Zia. Med hjälp av denna integration delas dina dokumentdata med Open AI och kan användas för olika ändamål, inklusive sammanfattning av dokument.
AES och QES
Användare av alla betalda prenumerationer med amerikanska datacenter kan få ett AES-certifikat (Advanced Electronic Signature) för sina signaturer via Sydafrika-baserade TrustFactory. Användare måste registrera sig hos TrustFactory och konfigurera denna integration för att kunna använda funktionen.
Zoho Sign samarbetar även med Uanataca SA, en EU-baserad leverantör av tjänster för identitetsverifiering. Detta gör det möjligt för användare med en Enterprise-prenumeration att signera dokument genom QES (Qualified Electronic Signature).
Zoho Sign mobilapplikationer
Om du ofta är på resande fot, kan du installera Zoho Signs applikationer för Android eller iOS på dina mobila enheter. Dessa applikationer är lika effektiva när det gäller att signera, spåra och skicka dokument samt hantera mallar.
Zoho Sign API:er
Zoho Sign erbjuder även API:er för integrering av digital signatur i alla applikationer. Oavsett vad dina projektkrav är, kan du lätt tillämpa kodexempel på det programmeringsspråk du föredrar.
Dessa flexibla och skalbara API:er kan implementeras på bara några minuter. Alla dokument som signeras med hjälp av dessa API:er är 100% godkända i en rättslig kontext. Du får dessutom den högsta säkerhetsnivån med hjälp av industristandardprotokollet OAuth 2.0.
Integration med ledande plattformar
Du använder antagligen olika affärs- och kommunikationsverktyg i din organisation. Zoho Sign kan integreras med framstående applikationer som Microsoft 365, Google Workspace, Zoho CRM, Zoho HRMS, Zapier, Box, MS Teams, Formstack Documents och Integromat.
Generering av rapporter
Organisationsadministratörer kan få tillgång till detaljerade rapporter som genereras av Zoho Sign för alla dokument som har signerats och skickats via deras konto. Det finns även filter för dokumenttyp, dokumentstatus (färdigbehandlat, återkallat, avvisat, förfallet), dokumentets giltighet och aktivitetshistorik.
Rapporter genereras som standard för de senaste 30 dagarna. Du kan även generera rapporter veckovis eller månadsvis. Du har även möjlighet att ladda ner rapporterna i CSV-format till ditt lokala system.
Prissättning för Zoho Sign
Enskilda användare kan välja den kostnadsfria Zoho Sign-planen, vilken ger möjlighet att signera fem dokument per månad. Om du har större behov kan du välja mellan Standard-, Professional- eller Enterprise-planerna, med en kostnad från 10 USD/användare/månad.
En 14-dagars kostnadsfri provperiod finns tillgänglig på Zoho Sign, vilken ger dig möjlighet att testa alla funktioner i Enterprise-planen. De erbjuder även en enkel och transparent plan där du betalar för digitala signatur API:er i takt med din användning.
Avslutande ord
Digitala signaturer erbjuder inte bara en praktisk lösning för dokumentunderskrifter på distans, utan tillför även ett extra lager av säkerhet mot manipulation. Det är en miljövänlig process som inte kräver pappershantering och som dessutom är spårbar för granskning.
Zoho Sign är ett prisvärt digitalt signaturprogram, som låter dig skapa dokument och snabbt skicka dem till andra parter för underskrift. Det här programmet kan användas av både små och stora företag, samt för privat bruk.
Företag kan även välja att använda andra Zoho-applikationer som till exempel Zoho Assist och Zoho Payroll.