Automatiska svar i Outlook: En guide för alla enheter
Det är oundvikligt att vi inte är tillgängliga dygnet runt. Därför är det praktiskt att konfigurera automatiska svarsmeddelanden för att informera de som försöker kontakta oss.
Outlook erbjuder funktionen ”Frånvaro” som låter dig aktivera automatiska svar när du inte kan svara på e-post direkt. Detta ger omedelbar information till avsändaren om din tillfälliga frånvaro.
Du kan använda denna funktion i olika situationer, till exempel vid sjukfrånvaro, semester eller andra tillfällen när du inte är på kontoret.
Om detta låter som något du skulle ha nytta av, låt oss utforska hur du konfigurerar den här automatiska svarsfunktionen i Outlook.
Det finns olika metoder för att göra detta, beroende på vilken enhet du använder. Följ de instruktioner som passar din enhet.
Alternativet för automatiska svar
Detta är kanske det mest direkta sättet att ställa in automatiska svar. Följ dessa steg:
Steg 1: Logga in på ditt Outlook-konto.
Steg 2: I det övre vänstra hörnet, leta efter och klicka på ”Arkiv”.
Steg 3: Klicka på ”Automatiska svar (Frånvaro)”.
Steg 4: Markera alternativet ”Skicka automatiska svar”.
Steg 5: I textrutan kan du formulera ditt meddelande, som visas för dem som försöker nå dig via e-post.
Tänk på att utforma ett meddelande som passar olika situationer, eftersom du inte alltid vet vem som kommer att kontakta dig.
Steg 6: Du kan välja att skicka automatiska svar direkt eller schemalägga en start- och sluttid. Om du vill schemalägga, kryssa i ”Skicka endast under denna tidsperiod” och ange önskat tidsintervall.
Steg 7: Du har möjlighet att skapa två olika meddelanden – ett för personer inom din organisation och ett för externa kontakter.
När du är klar, klicka på ”OK” för att aktivera funktionen.
Regler och Mallar som alternativ
Alla Outlook-konton stöder inte funktionen för automatiska svar (”Frånvaro”). Om du inte ser det här alternativet i ditt konto, kan det bero på att det inte är tillgängligt för dig.
Lyckligtvis finns det ett alternativt sätt att aktivera automatiska svar, genom att använda regler och mallar.
Följ dessa steg för att konfigurera detta:
Steg 1: Börja med att skapa en mall. Skapa ett nytt e-postmeddelande i Outlook. Fyll i nödvändiga detaljer som ämne och meddelandetext.
Kom ihåg att meddelandetexten kommer att vara det automatiska svaret som skickas till dem som kontaktar dig.
Steg 2: När du är klar, klicka på ”Spara som” under fliken ”Arkiv”. I dialogrutan ”Spara som” ger du mallen ett namn och väljer ”Outlook-mall (*.oft)” från rullgardinsmenyn ”Filformat”. Klicka sedan på ”Spara”.
Steg 3: Nu ska vi använda mallen för att skapa en automatisk svarsregel. Gå till ”Info” i Outlook och klicka på ”Regler och aviseringar”.
Steg 4: När dialogrutan ”Regler och aviseringar” öppnas, klicka på ”Ny regel…”.
Steg 5: Välj alternativet ”Använd regeln på meddelanden jag tar emot” och klicka på ”Nästa” för att fortsätta skapa regeln.
Steg 6: Du kommer nu till villkorsinställningarna för autosvar. Lämna steg 1 och 2 oförändrade eftersom vi vill svara på alla inkommande meddelanden. Klicka sedan på ”Nästa”.
Steg 7: Bekräfta att du vill tillämpa regeln på alla meddelanden genom att klicka på ”Ja”.
Steg 8: I detta steg, välj alternativet ”svara med en specifik mall” i steg 1 och klicka sedan på ”en specifik mall” i steg 2. Detta öppnar ett nytt fönster där du kan välja den mall du skapade tidigare.
I popup-fönstret ”Välj en svarsmall” väljer du ”Användarmallar i filsystemet” under ”Titta i”.
Steg 9: Klicka på ”Bläddra” och välj den mall som finns lagrad på din dator. Klicka sedan på ”Öppna”.
Steg 10: Nu kan du välja om du vill lägga till några undantag för regeln. Markera de undantag du önskar och klicka sedan på ”Nästa”.
Slutligen, namnge din regel och klicka på ”Slutför” för att avsluta processen. Nu kommer alla som skickar e-post till dig att automatiskt få det meddelande som finns i mallen.
På dator (PC)
Stegen för att ställa in automatiska svar på din dator är i stort sett desamma som i webbläsaren. Så här gör du:
Steg 1: Öppna Outlook på din Windows-dator.
Steg 2: Gå till ”Arkiv” > ”Automatiska svar”. Om du använder Outlook 2007, gå till ”Verktyg” > ”Frånvaroassistent”.
Steg 3: I fönstret för automatiska svar, välj ”Skicka automatiska svar”.
Steg 4: Ange om du vill att automatiska svar ska skickas till personer inom eller utanför din organisation. Skriv sedan ditt meddelande.
När du är klar, klicka på ”OK” för att aktivera funktionen.
På iPhone-appen
Det är enkelt att ställa in automatiska svar på en iPhone. Följ dessa steg:
Steg 1: Öppna Outlook-appen och gå till ”Inställningar” > ”E-post”.
Steg 2: Välj det specifika Outlook-kontot.
Steg 3: Aktivera ”Automatiska svar” om det inte redan är aktiverat.
Du kan också välja om meddelandet ska skickas till alla eller endast till personer inom din organisation. När du är klar, tryck på bockmarkeringen för att spara.
Läs också: Så här lägger du till en kalender i Outlook
På Android-appen
Precis som på iPhone, är det enkelt att konfigurera automatiska svar i Outlook-appen för Android. Så här gör du:
Steg 1: Öppna appen och tryck på ikonen för ”Inställningar”.
Steg 2: Välj det Outlook-konto du vill konfigurera.
Steg 3: Tryck på ”Automatiska svar”.
Steg 4: Aktivera alternativet ”Automatiska svar”.
När funktionen är aktiverad, får du möjlighet att skriva ditt meddelande, välja om det ska skickas till alla eller bara vissa, och andra liknande inställningar.
Anpassa inställningarna efter behov och tryck sedan på bockikonen för att bekräfta.
Avslutande tankar
Även när du är borta från arbetet och tar tid för dig själv, kan tankar dyka upp kring de som försöker nå dig.
Genom att använda funktionen för automatiska svar (Frånvaro) i Outlook, kan du känna dig lugn i vetskapen om att alla som kontaktar dig omedelbart informeras om din tillfälliga frånvaro.
Kolla även in dessa appar för att organisera din e-postkorg.