Som nystartad företagare söker du sannolikt efter metoder för att expandera din verksamhet och attrahera en ny kundkrets. Ett av de mest effektiva sätten att åstadkomma detta är genom att skapa en välformulerad affärsoffert.
Denna guide kommer att leda dig genom de nödvändiga stegen för att producera en affärsoffert i Microsoft Word, oavsett om du är nybörjare. Vi kommer att gå igenom allt från att designa ett professionellt omslag till att formatera ditt innehåll och skriva en övertygande avslutning.
Vad är en affärsoffert?
En affärsoffert är ett formellt dokument som presenteras för investerare i syfte att begära finansiering, för intressenter för att få godkännande för ett nytt projekt eller för potentiella kunder i syfte att övertyga dem att köpa dina produkter eller tjänster.
Genom offerten presenterar du din affärsidé för relevanta parter och beskriver detaljer som din företagsbeskrivning, produkter och tjänster, prissättning, referenser och prestationer samt villkoren i avtalet.
Affärsoffert kan vara antingen begärda eller spontana; det senare är vanligt bland nystartade företag som söker finansiering från affärsänglar och riskkapitalister.
Hur man skapar en affärsoffert i Microsoft Word
Att skapa en affärsoffert i Microsoft Word är enkelt, och om det är första gången du gör detta är det bra att hålla det enkelt och inte överkomplicera processen.
Innan du börjar rekommenderar vi starkt att du bekantar dig med några grundläggande designprinciper för Microsoft Word för att säkerställa att din offert ser professionell ut. När du har gjort det, följ dessa steg för att utforma en affärsoffert för ditt företag:
1. Utforma din titelsida
Titelsidan, även kallad försättssidan, på din affärsoffert fungerar som en välkomstsida för läsaren och innehåller viktig information som identifierar ditt företag och din mottagare. Detta inkluderar namn, logotyper, adresser och kontaktinformation för båda parter. Det är rekommenderat att göra denna sida visuellt tilltalande.
Du kan hitta instruktioner om hur du skapar en anpassad försättssida i Microsoft Word om du behöver vägledning.
2. Lägg till en innehållsförteckning
När titelsidan är klar är nästa steg att infoga en innehållsförteckning för att underlätta för läsaren att navigera till specifika avsnitt i din affärsoffert som är mest relevanta för dem. Investerare har ofta en begränsad tid och föredrar att hoppa över vissa avsnitt och fokusera på de mest betydelsefulla delarna.
Utan en innehållsförteckning kan det upplevas som svårt att navigera i din offert, särskilt om den är omfattande. Du kan skapa en innehållsförteckning i Word genom att gå till Referenser > Innehållsförteckning > Automatisk tabell 1.
Eftersom du inte har lagt till något innehåll ännu, kommer innehållsförteckningen vara tom. Oroa dig inte, när du har skrivit offerten behöver du bara klicka på Uppdatera tabell för att fylla i innehållsförteckningen med relevanta rubriker.
3. Skriv din sammanfattning
Sammanfattningen fungerar som en introduktion och en bred översikt av ditt företag för läsaren. Det är här du beskriver ditt uppdrag, din vision och dina värderingar.
Det är också här du nämner företagets storlek, affärsmodell, det unika försäljningsargumentet (USP) för dina produkter, eventuella noterbara framgångar, framtida planer och hur du planerar att använda investeringen.
Det är fördelaktigt att vara tydlig med hur investeringen kommer att användas; investerare är mer benägna att godkänna din offert om de vet exakt hur deras kapital kommer att användas och vilka potentiella utgifter som investeringen kommer att generera.
Kom ihåg att använda formatmallen ”Rubrik 1” på Sammanfattningen och andra huvudrubriker. Använd ”Rubrik 2” och ”Rubrik 3” för underrubriker vid behov. Om du inte använder rubrikformatmallarna kommer innehållsförteckningen inte att kunna identifiera dem.
4. Definiera problemformuleringen och den föreslagna lösningen
Nästa steg är att formulera det problem som kunden står inför. Detta visar kompetens och förmedlar att ditt förslag är anpassat till deras specifika behov och inte är generiskt. Det är rekommenderat att skapa en känsla av angelägenhet i detta uttalande.
När du har definierat problemet, bör din föreslagna lösning beskriva hur dina produkter kan bidra till att lösa det. Det räcker inte med att bara erbjuda lösningar; du behöver också förklara varför dina lösningar är bättre än dina konkurrenters.
5. Presentera dina kvalifikationer och prestationer
Att ha bra idéer är en bra start, men du behöver också veta hur du implementerar dem. Därför kommer kunden, om den är intresserad av dina lösningar, vilja veta om du har rätt kompetens och erfarenhet för att genomföra projektet.
Det är här du redogör för ditt teams kvalifikationer, prestationer, kundrecensioner och fallstudier. Se till att inkludera statistik i det här avsnittet om dina tidigare framgångsrika projekt. Endast ord kommer inte att säkerställa finansiering.
6. Fastställ budget, tidslinje och leveranser
Efter att ha beskrivit din föreslagna lösning, gå in på detaljerna i affären. Detta inkluderar de leveranser du kommer att producera, projektets omfattning, vad det kommer att kosta och tidsplanen för när det ska vara färdigt.
Det är viktigt att vara korrekt, realistisk och professionell i det här avsnittet. Kunden kommer sannolikt att begära vissa ändringar, så var beredd att justera projektinformationen om det behövs.
7. Sammanfatta och avsluta din offert
Detta är det sista avsnittet i din affärsoffert, så det måste avslutas med en stark uppmaning till handling som uppmanar kunden att kontakta dig. Ange dina kontaktuppgifter och din webbplats där de kan lära sig mer om dina tjänster.
Du kan också skapa en bilaga som innehåller referenser, definitioner, metodik och annan viktig information som du vill att kunden ska känna till.
8. Korrekturläs, revidera och slutför offerten
Det sista steget är att korrekturläsa och revidera din offert för att hitta och åtgärda eventuella fel som du kan ha gjort. Det inkluderar fel i grammatik, fakta och siffror, påståenden om dina prestationer med mera.
Var särskilt uppmärksam på ekonomin; att lägga till falsk ekonomisk information är en omedelbar varningssignal för investerare. När du har kontrollerat att allt är korrekt, relevant och korrekt skrivet och formaterat är det dags att slutföra din offert och skicka den till relevanta parter.
Viktiga tips för att skriva en affärsoffert
Här följer några tips och saker att komma ihåg när du skriver en affärsoffert för att öka dina chanser att lyckas:
- Anpassa offerten till läsaren: Undersök investeraren eller företaget du skickar dokumentet till och anpassa din offert därefter. Det kommer att öka dina chanser att få finansiering.
- Använd visuella element: Diagram, grafer, tabeller och andra visuella element kan hjälpa till att bryta upp texten och göra din offert mer engagerande. Du kan infoga diagram i Word genom att gå till Infoga > Diagram.
- Markera ditt unika försäljningsargument: En offert bör inte bara förmedla varför en investerare ska investera i ditt företag, utan även varför du är den bäst lämpade för deras behov – bättre än dina konkurrenter. Du kan göra detta genom att framhäva dina styrkor och nämna de USP:er som dina konkurrenter inte kan matcha.
- Var koncis: Ingen investerare har tid att läsa långa textmassor. Var kortfattad men ändå sammanhängande.
Förverkliga dina affärsmål
Att skriva en affärsoffert kan vara en utmanande uppgift, men det är avgörande för alla företag som strävar efter tillväxt och framgång. Genom att följa de steg och tips vi har gått igenom i denna guide kan du skriva en affärsoffert som är tydlig, koncis och övertygande.