Att kontrollera, hantera, mäta och styra affärsprocesser är avgörande för att uppmuntra ständiga förbättringar och undvika finansiella risker.
Och organisationer använder interna kontroller, vilket är metoder som organisationer använder för att säkerställa säkerheten mot bedrägliga aktiviteter samtidigt som de säkerställer att processerna löper smidigt. Men när dessa interna kontroller misslyckas med genomförandet kan de hota företag.
Enligt en rapport upplever 43 % av små organisationer bedrägerier på grund av bristen på interna kontroller, och 20 % av stora organisationer upplever bedrägerier på grund av att de åsidosätter befintliga interna kontroller.
Det var då kommittén för sponsringsorganisationer (COSO) i Trendway-organisationerna utvecklade ett ramverk för att hjälpa företag att kontrollera och hantera sina affärsprocesser. Detta ramverk gör det möjligt för organisationer att säkerställa att deras affärsprocesser är anpassade och vägleda dem i riskidentifiering och -reducering.
Även om det inte är obligatoriskt att implementera COSO-ramverket, hjälper det organisationer att följa regulatoriska standarder och förhindra bedrägliga aktiviteter, som annars blir utmanande att undvika, misslyckanden som kan få organisationer att gå igenom mardrömmar.
Så om du vill förhindra sådana mardrömmar, fortsätt läsa. Den här bloggen diskuterar COSO-ramverket, dess fördelar och hur organisationer kan använda det för att minska risker.
Innehållsförteckning
Vad är COSO-ramverket?
COSO-ramverket är en uppsättning riktlinjer och principer som hjälper organisationer att kontrollera och hantera sina affärsprocesser.
COSO-kommittén skapade detta ramverk 1992, som leddes av chefsjuristen och vicepresidenten, James Treadway, Jr., tillsammans med andra organisationer inom den privata sektorn, inklusive:
- Financial Executives International (FEI)
- American Accounting Association (AAA)
- American Institute of Certified Public Accountants (AICPA)
- Institutet för internrevisorer (IIA)
- Institute of Management Accountants (IMA), tidigare känt som National Association of Cost Accountants
Kommittén uppdaterade och gjorde en modernare version av ramverket 2013, representerat av COSO-kuben, som visas nedan.
Källa: info.knowledgeleader.com
Detta tredimensionella diagram visar hur de olika interna kontrollsystemelementen samverkar för att anpassa affärsprocesser.
Under 2017 presenterade COSO-kommittén ett kompletterande ramverk till COSO-ramverket för att göra det lättare för organisationer att bedöma och prioritera risker, forma affärsresultat och riskstrategier tillsammans.
Att förstå COSO-ramverket ger därför betydande fördelar för organisationen, vilket vägleder dem i att hantera och effektivt upprätta interna kontroller i hela affärsmiljön. Pålitliga processer för intern kontroll säkerställer etisk, transparent och anpassad affärsverksamhet med branschstandarder.
Fördelar med COSO-ramverket
Att fastställa en riskreducerande strategi som anpassar sig till det föränderliga cybersäkerhetslandskapet och nya utmaningar är avgörande för varje företag.
Så här kan implementering av COSO-ramverket hjälpa företag att ligga steget före skadliga bedrägerier och skydda deras affärsprocesser och rykte.
#1. Förbättrad riskbedömning
Ineffektiv ledningskontroll är en av de främsta orsakerna till de flesta incidenter på arbetsplatsen. Och dessa incidenter och risker som dyker upp inom ett område kan avsevärt påverka andra affärsområden och påverka hela verksamhetens resultat.
Att proaktivt implementera COSO-ramverket och effektiva riskbedömningar kan hjälpa till att identifiera, hantera och förhindra att risker uppstår och påverkar din verksamhet.
#2. Förbättrade interna kontroller
COSO-ramverket förser företag med effektivare interna kontroller för riskreducering, tillåter affärsprocesserna att fungera mer enhetligt enligt de interna kontrollerna och utnyttjar nödvändiga data för ett sunt beslutsfattande.
#3. Förbättrad bedrägeriupptäckt
COSO-ramverket förbättrar effektiviteten av bedrägeriupptäckt och riskhantering, oavsett om hackare, cyberbrottslingar, betrodda anställda eller kunder penetrerar den bedrägliga aktiviteten.
Ramverket gör det enklare för organisationer att enkelt förhindra bedrägliga aktiviteter genom att sätta in interna kontroller för att upptäcka bedrägeriet och svara på dessa incidenter så snart de inträffar för att mildra dem innan de gör någon skada.
#4. Bättre styrning
Övervakning av affärsresultat och dålig styrning leder till många affärsmisslyckanden och förlust av intäkter. Därför är COSO-ramverkets grundläggande mål att förbättra företags bolagsstyrningsfunktion som kontinuerligt övervakar risker för att säkerställa efterlevnad av policyer, lagar och mål.
#5. Förbättrad applikationssäkerhet
Förutom bedrägeri- och cybersäkerhetsrisker möter organisationer kontinuerliga säkerhetsattacker mot affärsapplikationer. COSO-ramverket erbjuder riktlinjer för företag och organisationer att utvärdera och förbättra sin miljö för applikationskontroll för bättre upptäckt och förebyggande av cybersäkerhet.
#6. Förbättrad flexibilitet
Du kan enkelt anpassa COSO-ramverket till din organisations behov och krav, oavsett sektor eller storlek. Detta gör den idealisk och effektiv för ett brett spektrum av affärsprocesser.
#7. Stabil prestanda
COSO-ramverket gör det lättare att förutse risker och ligga före schemat, vilket begränsar prestandavariabiliteten. Som ett resultat hjälper det organisationer att maximera lönsamheten och minimera störningar, vilket förbättrar företagets motståndskraft.
#8. Kostnadseffektiv
Korrekt implementering av COSO-ramverket tillåter organisationer att effektivisera affärsprocesser, upprätta och implementera effektiva interna kontroller, minska risker bättre och hantera efterlevnadskostnader.
Användning av COSO-ramverket
Organisationer använder primärt COSO-ramverket för att designa, utveckla och implementera effektiva interna kontroller och förbättra deras övergripande effektivitet.
COSO-ramverket ger organisationer vägledning för att upptäcka och minska risker, sätta tydliga kontroller och mål och fatta effektiva beslut, vilket gör det möjligt för organisationer att följa etiska och juridiska krav med fokus på riskhantering och bedömning.
Detta ramverk används flitigt av redovisnings- och finansföretag och börsnoterade organisationer.
COSO-ramverket har verklig användning och affärsapplikationer, inklusive:
#1. Expanderande verksamhet
Anta att din organisation planerar att expandera sin verksamhet till nya städer eller länder och måste se till att du har övervägt och mildrat alla möjliga risker som kan hota dina affärsprocesser. I så fall hjälper COSO-ramverket dig att göra det.
COSO-ramverket tillhandahåller ett systematiskt sätt att identifiera, hantera och bedöma risker och utveckla begränsningsstrategier för dessa.
#2. Förskjutning i strategin
Anta att din organisation planerar att implementera betydande förändringar i affärsprocesserna och verksamheten, som en lansering av en ny produkt eller tjänst eller en förändring av affärsstrategier. I så fall kan användningen av COSO-ramverket hjälpa ditt företag.
Det kan hjälpa dig att planera och effektivt hantera betydande affärsförändringar, vilket ger ett sätt att hitta potentiella risker förknippade med förändringarna och utforma planer för att hantera dem.
#3. Ligg före tävlingen
Att hitta sätt att ligga före konkurrenterna om du står inför utmaningar från dina rivaler eller märker affärsförluster är avgörande för att öka din konkurrenskraft. Ett sätt att göra detta är att förstå din kunds preferenser och krav.
COSO-ramverket hjälper organisationer att klara och kämpa mot denna utmaning, och erbjuder ett strukturerat tillvägagångssätt för marknadsundersökningar och kundanalyser.
Fem avgörande komponenter i COSO-ramverket
De fem komponenterna i COSO-ramverket, även kända som de interna kontrollkomponenterna och kallas ofta för ’BROTT’, vilket är en förkortning för
- Kontrollmiljö
- Riskbedömning
- Information och kommunikation
- Övervakning av aktiviteter
- Befintlig kontrollverksamhet
Låt oss titta på var och en av dessa komponenter mer i detalj.
Kontrollmiljö
Kontrollmiljön är grunden för alla interna kontrollsystem, som är den uppsättning processer, standarder och strukturer som säkerställer ett effektivt internt kontrollsystem i hela organisationen.
Den består av parametrar som organisationsstrukturen, ledningens etiska värde och den delegerade befogenheten.
En robust kontrollmiljö ingjuter disciplin inom organisationen, säkerställer att organisationen följer regelverk och krav och minimerar risken för att anställda deltar i bedrägliga aktiviteter.
Således, med bedrägerier som blir vanligare i denna tidsålder och i företagsvärlden, är kontrollmiljön en av COSO-ramverkets mest betydelsefulla och kritiska komponenter.
Riskbedömning och hantering
Riskbedömning och riskhantering, ibland kallad företagsriskhantering, inkluderar processer som hjälper till att identifiera och bedöma risker som kan skada ett företags välbefinnande och påverka dess kärnmål.
Risker kan antingen vara interna eller externa. Medan interna risker inkluderar förskingring och bedrägerier, kan externa risker bero på förändringar i marknadsförhållanden eller naturkatastrofer.
Information och kommunikation
Informations- och kommunikationssystem är avgörande för att en organisation ska kunna drivas effektivt och säkerställa att extern och intern kommunikation följer etiska värderingar, juridiska krav och branschstandard.
Dessa system säkerställer att relevant information alltid är tillgänglig för de behövande och att deras kommunikation följer bästa praxis för att uppnå affärsmål och mål.
Kommunikation är en kontinuerlig process för att iterera, erhålla, dela och tillhandahålla information i tid från interna och externa källor över hela organisationen, vilket gör det möjligt för den högsta ledningen att kommunicera vikten av interna kontroller på ett effektivt sätt.
Övervakningsaktiviteter
Det är avgörande att regelbundet övervaka alla interna kontroller och pågående och separata utvärderingar för att säkerställa och verifiera att de fungerar korrekt. Dessutom hjälper övervakningsaktiviteter att bedöma om de interna kontrollsystemen fungerar som de är utformade, vilket gör det möjligt för organisationer att vidta korrigerande åtgärder närhelst det är nödvändigt.
Övervakning av interna kontroller gör det möjligt för organisationer att identifiera risker, problem och svagheter i systemen kontinuerligt så att de kan åtgärdas snabbt.
Befintliga kontrollaktiviteter
Kontrollaktiviteter är detektiva och förebyggande processer, policyer och procedurer som hjälper till att minska risker i en organisation och säkerställa att de kontrolleras på lämpligt sätt.
De finns på alla nivåer i organisationen med det primära syftet att säkerställa att affärsprocesserna genomförs på ett sätt som gör att en organisation kan nå sina mål utan att införa onödiga risker i processerna.
Exempel på kontrollaktiviteter inkluderar fysiska kontroller som säkerhetskameror, åtskillnad av arbetsuppgifter och behörighetskrav.
Hur implementerar man COSO-ramverket?
Här är stegen för att implementera COSO-ramverket för att utveckla effektiva interna kontrollsystem och förbättra deras hantering och underhåll.
#1. Förstå COSO-ramverket
Organisationer som är villiga att tillämpa COSO-ramverket måste utse ett dedikerat team för att förstå dess design och göra dem ansvariga för dess implementering.
Teamet måste förstå ramverkets fördelar, användning, tillämpningar och principer för ett effektivt internt kontrollsystem.
#2. Utveckla en plan
Efter korrekt förståelse av ramverket måste teamet utveckla en projektplan eller en färdplan för att ta itu med ramverkets omfattning av implementering, intressenter, resurser, organisationsstruktur och tidslinjer.
#3. Bedöma ett ramverks genomförande
Implementeringen av COSO-ramverket varierar från företag till företag, och en bedömning av de interna kontrollsystemen kommer att hjälpa organisationer att identifiera risker som de måste hantera och mildra.
Implementeringsteamet måste definiera tydliga affärsmål, undersöka och analysera det nuvarande systemet för interna kontroller och identifiera luckorna genom att involvera nybörjaranställda och högre ledning för att samla flera perspektiv för att utveckla robusta interna kontrollsystem.
#4. Sanering av lösningarna
Vilka svagheter och sårbarheter du än identifierar under bedömningen måste åtgärdas i detta steg. Dessutom är det viktigt att utveckla interna kontroller och lösningar för att åtgärda dessa svagheter.
Du kan börja med att åtgärda lösningar för riskerna med högst sannolikhet och orsaka störst skada med betydande konsekvenser med den bästa mjukvaran för sårbarhetshantering och sedan arbeta dig ner.
#5. Testa, rapportera och optimera lösningarna
Organisationer måste designa lösningarna i detalj och utföra verifieringar för att testa och rapportera om deras effektivitet och effektivitet.
De ansvariga intressenterna måste hålla sig informerade om testresultaten för att ge feedback och ersättningsförslag på lösningar med luckor och kontroller som bedöms vara ineffektiva.
Detta är en kontinuerlig och repetitiv process där löpande utvärderingar gör det möjligt för tidiga varningssignaler att vidta omedelbara åtgärder på förändringarna i kontrollmiljön.
Begränsningar för COSO-ramverket
Även om COSO-ramverket ger flera fördelar för organisationer, kommer det också med sina egna utmaningar och begränsningar, som:
- Svårighet att implementera: En av de största utmaningarna med COSO-ramverket är att det är svårt att implementera, särskilt för organisationer som inte har arbetat med det tidigare. COSO-ramverket kräver dedikerat engagemang från anställda och ledande befattningshavare för att lyckas.
- Svårt att använda: COSO-ramverket är inte lätt att använda och förstå, eftersom det omfattar flera tekniska jargonger och kan bli svårt att tolka i de flesta fall, särskilt för dem som inte är bekanta med de senaste affärsteknologierna och terminologierna.
- Tidskrävande: COSO-ramverket kan vara tidskrävande att förstå och implementera, särskilt i större organisationer och företag, eftersom det kräver mycket planering och samordning mellan flera team och avdelningar.
Slutord
COSO-ramverket är ett omfattande ramverk för riskhantering och -reducering som ger organisationer och företag vägledning om hur de förbättrar sina interna kontrollsystem.
Den är baserad på dess fem korrelerade och avgörande komponenter som samverkar för att uppnå organisatoriska mål, hjälpa till att upptäcka och undvika bedrägerier, skydda tillgångar och säkerställa efterlevnad av lagar och regulatoriska krav.
Så om du planerar att skapa ett system med interna kontroller eller letar efter sätt att förbättra din befintliga, är det rätt val att välja och implementera ett effektivt COSO-ramverk.
Kolla sedan in en omfattande guide om datakvalitet.