Hantera och Styr Affärsprocesser med COSO-ramverket
För att främja kontinuerlig förbättring och undvika finansiella faror är det väsentligt att granska, styra, värdera och leda affärsprocesser. Organisationer använder sig av interna kontrollsystem, vilket är strukturer som används för att skydda mot oärliga aktiviteter och säkra att processerna flyter smidigt. Emellertid kan brister i implementeringen av dessa interna kontrollsystem sätta företag i riskzonen. Enligt en undersökning upplever 43% av mindre organisationer bedrägerier på grund av bristfälliga interna kontrollåtgärder, och 20% av stora företag upplever bedrägerier som ett resultat av att de ignorerar existerande interna kontrollsystem.
Det var här Committee of Sponsoring Organizations (COSO) inom Trendway-organisationerna skapade ett ramverk för att hjälpa företag med kontroll och hantering av sina affärsprocesser. Detta ramverk gör det möjligt för företag att säkerställa samordning av sina affärsprocesser och vägleda dem i identifiering och minskning av risker. Även om det inte är ett krav att använda COSO-ramverket, hjälper det företag att följa gällande lagar och förebygga bedrägliga aktiviteter, vilket kan vara mycket svårt att undvika och leda till allvarliga problem. Om du vill undvika sådana problem, fortsätt läsa. Den här artikeln utforskar COSO-ramverket, dess fördelar och hur företag kan använda det för att minska risker.
Vad är COSO-ramverket?
COSO-ramverket är en samling riktlinjer och principer som assisterar organisationer med att hantera och kontrollera sina affärsprocesser. COSO-kommittén introducerade ramverket år 1992, under ledning av chefsjuristen och vicepresidenten James Treadway, Jr., tillsammans med andra aktörer inom den privata sektorn, inklusive:
- Financial Executives International (FEI)
- American Accounting Association (AAA)
- American Institute of Certified Public Accountants (AICPA)
- Institutet för Internrevisorer (IIA)
- Institute of Management Accountants (IMA), tidigare känt som National Association of Cost Accountants
År 2013 uppdaterades och moderniserades ramverket av kommittén, vilket representeras av COSO-kuben, som visas nedan.
Källa: info.knowledgeleader.com
Detta tredimensionella diagram illustrerar hur de olika elementen i det interna kontrollsystemet samverkar för att anpassa affärsprocesser.
År 2017 presenterade COSO-kommittén ett utökat ramverk som komplement till COSO-ramverket för att göra det enklare för organisationer att bedöma och prioritera risker, forma affärsresultat och strategier i samband med risk. Genom att förstå COSO-ramverket får organisationen betydande fördelar, vilket ger vägledning i att hantera och effektivt upprätta interna kontroller i affärsmiljön. Robusta interna kontrollprocesser garanterar etisk, transparent och anpassad affärsverksamhet i linje med branschstandarder.
Fördelar med COSO-ramverket
Det är avgörande för alla företag att fastställa en strategi för att minska risker och samtidigt anpassa sig till det föränderliga cybersäkerhetslandskapet och nya hot. Så här kan implementering av COSO-ramverket hjälpa företag att ligga steget före skadliga bedrägerier och skydda sina affärsprocesser och rykte.
#1. Förbättrad riskbedömning
Ineffektiv ledningskontroll är en vanlig orsak till de flesta incidenter på arbetsplatser. Dessa incidenter och risker som dyker upp i ett område kan ha en betydande inverkan på andra affärsområden och påverka hela organisationens resultat. Genom att proaktivt implementera COSO-ramverket och effektiva riskbedömningar kan man identifiera, hantera och förebygga risker som kan påverka verksamheten negativt.
#2. Förbättrade interna kontroller
COSO-ramverket erbjuder företag effektivare interna kontroller för riskreducering, vilket gör att affärsprocesserna kan fungera mer samordnat enligt de interna kontrollerna och använda nödvändig information för ett sunt beslutsfattande.
#3. Förbättrad upptäckt av bedrägerier
COSO-ramverket stärker effektiviteten i upptäckt av bedrägerier och riskhantering, oavsett om det är hackare, cyberbrottslingar, betrodda anställda eller kunder som försöker utföra bedrägliga aktiviteter. Ramverket underlättar för organisationer att förhindra bedrägliga aktiviteter genom att implementera interna kontroller för att upptäcka och reagera på incidenter så snart de inträffar, vilket minskar skadan.
#4. Bättre styrning
Bristande övervakning av affärsresultat och svag styrning leder till många affärsmisslyckanden och minskade intäkter. COSO-ramverkets grundläggande syfte är att stärka företagets styrelsefunktion och säkerställa löpande övervakning av risker för att garantera att policyer, lagar och mål efterlevs.
#5. Förbättrad applikationssäkerhet
Utöver bedrägeri- och cybersäkerhetsrisker står företag inför ständiga säkerhetsattacker mot sina affärsapplikationer. COSO-ramverket ger företag riktlinjer för att granska och förbättra applikationskontrollmiljön, vilket leder till bättre upptäckt och förebyggande av cybersäkerhetsrisker.
#6. Förbättrad flexibilitet
COSO-ramverket kan enkelt anpassas till den egna organisationens behov och krav, oavsett bransch eller storlek. Detta gör det både idealiskt och effektivt för en mängd olika affärsprocesser.
#7. Stabil prestanda
COSO-ramverket underlättar förutseendet av risker och håller verksamheten på rätt spår, vilket begränsar variationer i resultat. Det hjälper företag att maximera lönsamheten, minimera störningar och förbättra motståndskraften.
#8. Kostnadseffektivitet
Genom att implementera COSO-ramverket på rätt sätt kan företag effektivisera affärsprocesser, etablera och genomföra robusta interna kontroller, minska risker och styra kostnaderna för efterlevnad.
Användning av COSO-ramverket
Organisationer använder i första hand COSO-ramverket för att utforma, utveckla och implementera robusta interna kontroller och öka deras övergripande effektivitet. COSO-ramverket ger företag vägledning i att identifiera och minska risker, sätta tydliga kontroller och mål samt ta genomtänkta beslut, vilket gör det möjligt för dem att följa etiska och juridiska krav med fokus på riskhantering och bedömning. Detta ramverk används flitigt av företag inom redovisning och finans, samt av börsnoterade företag.
COSO-ramverket har ett brett användningsområde och tillämpningar, inklusive:
#1. Expanderande verksamhet
Om din organisation planerar att utvidga sin verksamhet till nya städer eller länder måste ni vara säkra på att alla möjliga risker som kan hota affärsprocesserna har övervägts och minimerats. I det här fallet är COSO-ramverket till stor hjälp. COSO-ramverket tillhandahåller ett strukturerat sätt att identifiera, hantera och bedöma risker, samt att utveckla strategier för att begränsa dem.
#2. Förändring i strategin
Om din organisation planerar att genomföra betydande förändringar i affärsprocesserna och verksamheten, som till exempel lansering av en ny produkt eller tjänst, eller en förändring av affärsstrategin, då kan COSO-ramverket hjälpa er. Det kan hjälpa er att planera och hantera viktiga affärsförändringar på ett effektivt sätt. Det ger även ett sätt att upptäcka potentiella risker i samband med förändringarna och utforma planer för att hantera dem.
#3. Ligg steget före konkurrenterna
Att hitta sätt att ligga steget före konkurrenterna om ni står inför utmaningar från dem eller märker affärsförluster är avgörande för att öka er konkurrenskraft. Ett sätt att göra detta är att förstå era kunders preferenser och behov. COSO-ramverket hjälper företag att hantera och bekämpa denna utmaning, genom att erbjuda en strukturerad metod för marknadsundersökningar och kundanalys.
Fem avgörande komponenter i COSO-ramverket
De fem komponenterna i COSO-ramverket, som också kallas de interna kontrollkomponenterna, förkortas ofta till ’KRIÖB’ och är följande:
- Kontrollmiljö
- Riskbedömning
- Information och kommunikation
- Övervakning av aktiviteter
- Befintliga kontrollaktiviteter
Låt oss granska var och en av dessa komponenter mer i detalj.
Kontrollmiljö
Kontrollmiljön utgör grunden för alla interna kontrollsystem. Den består av den uppsättning processer, standarder och strukturer som säkerställer att ett effektivt internt kontrollsystem finns i hela organisationen. Den innefattar faktorer som organisationsstruktur, ledningens etiska värderingar och delegerade befogenheter. En stark kontrollmiljö främjar disciplin inom organisationen, säkerställer att organisationen följer regler och minimera risken för att anställda ägnar sig åt bedrägliga aktiviteter. I en tid där bedrägerier blir allt vanligare i företagsvärlden, är kontrollmiljön en av COSO-ramverkets viktigaste och mest kritiska komponenter.
Riskbedömning och hantering
Riskbedömning och riskhantering, som ibland kallas företagsriskhantering, omfattar metoder som hjälper till att identifiera och utvärdera risker som kan skada ett företags välbefinnande och påverka dess huvudmål. Riskerna kan vara antingen interna eller externa. Interna risker kan till exempel vara förskingring och bedrägerier, medan externa risker kan bero på förändringar i marknadsförhållandena eller naturkatastrofer.
Information och kommunikation
Informations- och kommunikationssystem är avgörande för att en organisation ska fungera effektivt och för att säkerställa att extern och intern kommunikation följer etiska värderingar, juridiska krav och branschstandarder. Dessa system säkerställer att relevant information alltid finns tillgänglig för dem som behöver den, och att kommunikationen följer bästa praxis för att uppnå affärsmål och ambitioner. Kommunikation är en fortlöpande process för att upprepa, inhämta, dela och tillhandahålla information i rätt tid från interna och externa källor i hela organisationen, vilket gör att högsta ledningen kan kommunicera vikten av interna kontroller på ett effektivt sätt.
Övervakningsaktiviteter
Det är viktigt att regelbundet övervaka alla interna kontroller, samt göra löpande och separata bedömningar för att garantera att de fungerar korrekt. Övervakningsaktiviteter gör det även möjligt att bedöma huruvida de interna kontrollsystemen fungerar som de är utformade, vilket ger organisationer möjlighet att vidta korrigerande åtgärder när det behövs. Övervakning av interna kontroller gör det möjligt för företag att kontinuerligt upptäcka risker, problem och brister i systemen så att de kan åtgärdas omedelbart.
Befintliga kontrollaktiviteter
Kontrollaktiviteter är processer, policyer och förfaranden som syftar till att upptäcka och förebygga risker i en organisation och säkerställa att de kontrolleras ordentligt. De finns på alla nivåer i organisationen och har som primärt mål att säkerställa att affärsprocesserna utförs på ett sätt som gör det möjligt för en organisation att uppnå sina mål utan att införa onödiga risker. Exempel på kontrollaktiviteter inkluderar fysiska kontroller som säkerhetskameror, separation av arbetsuppgifter och behörighetskrav.
Hur implementerar man COSO-ramverket?
Här är stegen för att implementera COSO-ramverket i syfte att utveckla effektiva interna kontrollsystem och förbättra deras förvaltning och underhåll.
#1. Förstå COSO-ramverket
Företag som vill använda COSO-ramverket måste utse ett dedikerat team som ska förstå ramverkets utformning och ansvara för implementeringen. Teamet måste förstå ramverkets fördelar, användningsområden, tillämpningar och principer för ett effektivt internt kontrollsystem.
#2. Utveckla en plan
Efter att teamet har fått en ordentlig förståelse för ramverket, måste de utveckla en projektplan eller färdplan som hanterar ramverkets tillämpningsområde, intressenter, resurser, organisationsstruktur och tidslinjer.
#3. Bedöma ett ramverks genomförande
Implementeringen av COSO-ramverket kan skilja sig åt från företag till företag. En utvärdering av de interna kontrollsystemen hjälper organisationer att identifiera risker som de måste hantera och minska. Implementeringsteamet måste definiera tydliga affärsmål, undersöka och analysera det nuvarande systemet för interna kontroller och identifiera luckor. Genom att involvera både nyanställda och högre ledning kan man samla flera perspektiv för att utveckla robusta interna kontrollsystem.
#4. Åtgärda lösningarna
Alla brister och sårbarheter som upptäcks under bedömningen måste åtgärdas i detta steg. Det är även viktigt att utveckla interna kontroller och lösningar som åtgärdar dessa brister. Ni kan börja med att åtgärda lösningar för de risker som har högst sannolikhet och orsakar störst skada med betydande konsekvenser, genom att använda den bästa programvaran för sårbarhetshantering, och sedan arbeta er ner.
#5. Testa, rapportera och optimera lösningarna
Organisationer måste utforma lösningarna i detalj och genomföra kontroller för att testa och rapportera om deras effektivitet. De ansvariga intressenterna måste hålla sig informerade om testresultaten för att ge feedback och förslag på lösningar med brister och kontroller som anses ineffektiva. Detta är en pågående och återkommande process där löpande utvärderingar gör att man kan vidta omedelbara åtgärder på förändringar i kontrollmiljön.
Begränsningar för COSO-ramverket
Även om COSO-ramverket ger flera fördelar för företag kommer det också med sina egna utmaningar och begränsningar, såsom:
- Svårighet att implementera: En av de största utmaningarna med COSO-ramverket är att det kan vara svårt att implementera, i synnerhet för organisationer som inte har arbetat med det tidigare. COSO-ramverket kräver ett dedikerat engagemang från anställda och ledande befattningshavare för att lyckas.
- Svårt att använda: COSO-ramverket är inte enkelt att använda och förstå eftersom det innehåller tekniska termer, vilket kan göra det svårt att tolka, i synnerhet för dem som inte är bekanta med den senaste affärstekniken och terminologin.
- Tidskrävande: COSO-ramverket kan ta lång tid att förstå och implementera, särskilt i större organisationer och företag, eftersom det kräver noggrann planering och samordning mellan flera team och avdelningar.
Slutord
COSO-ramverket är ett omfattande ramverk för riskhantering och minskning av risker som ger företag vägledning om hur de ska förbättra sina interna kontrollsystem. Det bygger på fem sammankopplade och viktiga komponenter som samverkar för att uppnå organisatoriska mål, upptäcka och förhindra bedrägerier, skydda tillgångar och garantera efterlevnad av lagar och regelverk. Om ni planerar att skapa ett system med interna kontroller eller letar efter sätt att förbättra er befintliga, så är det rätt val att implementera ett effektivt COSO-ramverk.
Läs sedan en omfattande guide om datakvalitet.