Om jag bara måste nämna en viktig händelse i hela Scrum-ramverket som ständigt underskattas, skulle det vara sprintplanering.
Det ska vara ett samarbetsmöte där Scrum-teamet förbereder sitt arbete inför nästa sprint. Det bör inte ta mer än två timmar per tvåveckorssprint. Istället för allt detta slutar det ofta med osäkerhet och mycket arbete kvar att göra för att klargöra vad omfattningen av nästa sprint ska vara.
Innehållsförteckning
Sprintplanering och dess betydelse för agil utveckling
Detta är evenemanget där teamet granskar produktstocken. Det är en lista över epos och funktioner som innehåller krav och acceptanskriterier för produkten. Teamet väljer de högst prioriterade objekten från backloggen att arbeta med i nästa sprint. Sedan delas objekten upp i enskilda uppgifter som utgör det kompletta arbete som utvecklingsteamet måste utföra för att framgångsrikt slutföra och leverera sprinten.
Betydelsen av sprintplanering är att etablera denna gemensamma förståelse för det arbete som teamet åtar sig att leverera. Det avgör också vilka som är de mest värdefulla föremålen för närvarande, så sprintplanering maximerar värdet för kunden. Slutligen skapar denna process implicit en känsla av ägarskap och engagemang för hela teamet. Naturligtvis ökar detta teamets produktivitet.
Komponenter i sprintplanering
Det finns några grundläggande delar som varje sprintplaneringsmöte i Scrum bör innehålla.
#1. Produkt Backlog
Innan sprintplaneringen bör produktägaren ha förfinat produktbackloggen för att säkerställa att den är uppdaterad och prioriterad. Under sprintplaneringsmötet går teamet igenom produktstocken. De diskuterar de poster som ligger högst upp i eftersläpningen.
#2. Sprintmål
Teamet definierar i samförstånd ett sprintmål och den vision som produktägaren har för sprinten. Detta är ett sammanfattande uttalande som beskriver hur lagets inkrementella värde kommer att se ut efter slutet av denna sprint. Sprintmålet bör vara specifikt, mätbart och uppnåeligt inom en sprintperiod.
#3. Sprint innehåll
Posterna från eftersläpningen som valts för nästa sprint bildar sprintinnehållet. Teamet ska vara säkra på att allt som finns i innehållsteamet kan levereras fullt ut inom sprintperioden. För det måste teamet uppskatta insatsen för vart och ett av objekten från sprintinnehållet.
Delar av Sprintplaneringsmötet
För att sätta komponenterna i perspektiv bildar de alla specifika åtgärder som du förväntar dig ska hända i sprintplaneringen.
Teamet förfinar eftersläpningen. Det är en diskussion mellan produktägaren (som ägare av innehållet) och utvecklingsteamet, som är här för att förstå syftet och acceptanskriterierna för föremålen. Ett föremål (eller berättelse) förfinas endast om hela teamet är överens om att berättelsen är tydlig för utvecklingsaktiviteter.
Vad man ska uppnå
Det slutliga målet för ett sprintplaneringsmöte är att definiera ett sprintmål och komma överens om sprintinnehåll som teamet kommer att arbeta med i den kommande sprinten.
För att det ska hända måste teamet ha tillräckligt med berättelser och funktioner som är färdiga att ta som kan bilda detta innehåll i backloggen. En uppgift för Produktägaren är att prioritera berättelserna inför mötet så att utvecklingsteamet vet vilka ämnen som har högst affärsprioritet. En uppgift för utvecklingsteamet är att bekanta sig med dessa poster och anstränga sig för att uppskatta dessa poster i eftersläpningen.
Hur man uppnår
Sprintplaneringsmöte handlar om kommunikation och samarbete mellan produktägaren och utvecklingsteamet. De arbetar tillsammans för att få klarhet i omfattningen av de högst prioriterade posterna i eftersläpningen. När teamet har förfinat tillräckligt många berättelser med högsta prioritet, kommer produktägaren att definiera vad som är målet för nästa sprint. Detta är ett meddelande till alla externa intressenter som berättar vad nästa sprint huvudsakligen kommer att handla om. Eller vad kommer att vara huvudsyftet och syftet med leveransen för denna sprint?
Utvecklingsteamet kommer sedan att beräkna teamkapaciteten för sprinten och fylla i sprintinnehållet med de högst prioriterade objekten som utgör sprintmålet.
Så småningom kan laget lägga till andra berättelser till sprintinnehållet som inte stämmer överens med sprintmålet. Även om bara för att fylla upp den återstående lediga sprintkapaciteten. Ändå är sprintmålet något som laget kommunicerar som det huvudsakliga inkrementella värdet av sprint.
Beroende på nivån av förberedelser i förväg kan sprintplaneringsmötet vara antingen en ganska lång diskussion eller ett mycket snabbt beslutstillfälle. Om laget redan är erfaret kan det redan finnas tillräckligt med väl förberedda historier i backloggen för de kommande två eller tre spurterna.
I sådana fall handlar mötet egentligen bara om att definiera vårens mål och att plocka upp relevanta poster från eftersläpningen. Om de berättelserna inte är klara före sprintplaneringsmötet måste de färdigställas vid det mötet. Sedan kräver detta interaktiv diskussion mellan produktägaren och utvecklingsteamet.
Roller och ansvar
Det finns tre huvudroller som deltar i varje sprintplaneringsmöte: produktägaren (PO), utvecklingsteamet och Scrum Master (SM). Varje roll har specifika ansvarsområden under sprintplaneringsmötet.
PO ansvarar för det faktiska innehållet i backloggen och för att produktbackloggen är uppdaterad och prioriterad. PO äger slutligen sprintplaneringsmötet och ansvarar för att underlätta diskussionen kring produktbacklog-artiklarna, vilket hjälper teamet att förstå affärsvärdet av varje artikel. PO kommunicerar också och arbetar med utvecklingsteamet för att fastställa sprintmålet. Och säkerställer att sprintinnehållet överensstämmer med den övergripande produktvisionen.
Utvecklingsteamet ansvarar för att välja de produktbacklogobjekt som de kommer att arbeta med under sprinten och att effektivt skapa sprintinnehållet. Endast utvecklingsteamet kan åta sig de specifika objekten från eftersläpningen. Utvecklingsteamet ansvarar för att uppskatta den insats som krävs för varje uppgift och tilldela dem till teammedlemmarna.
SM ansvarar för orkestrering av sprintceremonierna och underlättar sprintplaneringsmötet för att se till att allt hålls på rätt spår. SM hjälper också teamet att förstå syftet med sprintplaneringsmötet och vikten av att skapa en gemensam förståelse för arbetet. Det handlar också om att lära teamet de bästa agila metoderna på vägen.
Alla (i omfattningen av sina roller) samarbetar för att upprätta en gemensam överenskommelse om arbetet inför nästa sprint och hur teamet ska leverera det. Teammedlemmarna är ansvariga för att ställa frågor, dela sina perspektiv och arbeta tillsammans för att skapa sprintinnehåll. Det slutliga målet är att leverera högkvalitativa leveranser inom sprintperioden.
Hur man förbereder sig för sprintplanering
Det mesta av förberedelsearbetet ligger på produktägaren. PO är den som ansvarar för eftersläpningsberedskap och förberedelser. Det är inte så att PO måste definiera alla historier och funktioner i eftersläpningen, men ansvaret och ägandet ligger hos PO. Det är också upp till PO att äga detta möte och driva innehållsdiskussionen.
Sedan ska utvecklingsteamet studera eftersläpningen i god tid innan sprintplaneringen så att själva mötet kan löpa smidigt. Om personerna läser objekten för första gången i sprintplaneringen kommer det uppenbarligen att ta mycket mer tid att få klarhet i objekten.
Varje punkt som ska diskuteras i sprintplaneringen ska också ha redan definierade acceptanskriterier. Detta är återigen en uppgift för PO att säkerställa. Det faktiska innehållet och acceptanskriterierna är de två viktigaste ingångarna för sprintplaneringen. Om de saknas eller bara är väldigt vingliga (vanligtvis en berättelse som bara innehåller rubriken och inget innehåll alls), kan teamet inte förbereda sig för dem i första hand.
Att sätta målet på rätt sätt
Den mest effektiva processen att sätta upp mål och mål under sprintplaneringsmötet är att följa något som man kan kalla ett iterativt tillvägagångssätt. Här är några steg som berättar mer om hur man definierar effektiva mål och mål:
Glöm bara inte att varje sprintmål ska återspegla den faktiska sprintkapaciteten (hur mycket laget kommer att vara tillgängligt i nästa sprint), och ansträngningsuppskattning för varje objekt som utgör sprintinnehållet måste finnas.
Bästa praxis för sprintplanering
Om du vill lyckas med detta möte, förbered dig alltid i förväg. Detta meddelande kommer främst till produktägarna, men detta är inte för att utesluta utvecklingsteamet också. Alla bör granska det aktuella läget för produktstocken i god tid i förväg.
Med det behöver du inte fråga folket om det verkligen är första gången de ser den här historien. I ett idealiskt fall skulle du vilja ha några av de mest enkla berättelserna redan uppskattade. Även om det inte är en realistisk förväntning för det mesta.
SM bör göra allt som är möjligt för att hålla mötet fokuserat på den faktiska agendan och ämnen att ta upp. Detta är extremt svårt, speciellt om laget inte är moget ännu. Det finns en stark tendens att diskutera allt och varje detalj och ifrågasätta även de grundläggande fakta som man annars skulle betrakta som atomära. Klipp av detta och säg till laget att gå vidare.
Samarbete och kommunikation är det som driver varje framgångsrikt scrum-team. Alla har möjlighet att ställa frågor när som helst, så använd den för gott. Det finns inget värre än sprintplanering, där du bara kan höra produktägaren (eller ännu värre, bara Scrum Master).
Sprintplaneringsmötet ska ha konkreta tidsbegränsningar. Förläng inte denna överenskomna tid. Och snälla, skapa inte ytterligare en (särskild) andra del av sprintplaneringen eftersom den som just hände inte räckte. Lär dig av det och gör det nästa gång (mycket) bättre.
Ett absolut inte
Lämna inte sprintplaneringen utan att ha föremålen uppdelade i berättelser. Det är ett vanligt misstag att tro att detta är något som laget kan göra även senare. Först och främst har det en direkt inverkan på noggrannheten i uppskattningarna för sprintinnehållet.
Dessutom flyttar du effektivt en del av aktiviteterna i sprintplaneringen till en tid som är till för själva utvecklingen av föremålen. Du förkortar sprintinnehållsutvecklingstiden och ger det inte ens en tidsgräns.
Det är aldrig en bra idé att öka, förlänga eller flera sprintceremonier. Trots det är det precis vad som händer för det mesta. Följ inte folkmassan här.
Låt oss kort titta på några planeringsverktyg du kan använda när du kör sprintplaneringssessionerna. Det kan hjälpa dig att uppnå högre effektivitet, även om jag skulle kunna hävda att det mest effektiva sättet fortfarande är att ha ett moget team utan ytterligare verktyg.
#1. Tara
Källa: tara.ai
Tara.ai är ett sprintplaneringsverktyg som använder artificiell intelligens (AI) för att hjälpa till att planera och hantera sprints mer effektivt. Verktyget är utformat för att automatisera manuella uppgifter som är involverade i sprintplanering, såsom att uppskatta insats och tilldela uppgifter till teammedlemmar. Tara.ai tillhandahåller också realtidsinsikter och analyser för teamen för att spåra deras framsteg och områden för förbättringar.
Uppenbarligen är en av de viktigaste skillnaderna mellan Tara.ai och andra liknande verktyg användningen av AI. Tara.ai använder maskininlärningsalgoritmer för att analysera data från tidigare sprints och ge rekommendationer för att förstå hur man kan förbättra processen för nästa sprint. Verktyget kan också hjälpa till att skapa mer exakta och detaljerade användarberättelser.
En annan specifik aspekt är hur anpassningsbar Tara.ai är. Verktyget kan konfigureras för att matcha varje teams specifika behov. Det kan till och med integreras med andra verktyg och plattformar ganska enkelt.
#2. Klicka Upp
Källa: clickup.com
Klicka Upp är ett sprintplaneringsverktyg som ger dig en heltäckande plattform för projektledning, inklusive sprintplanering. Verktyget är mycket funktionsrikt och stöder en rad möjliga integrationer.
Den viktigaste skillnaden mellan ClickUp och andra verktyg är flexibiliteten. Du kan anpassa ClickUp kanske ännu mer och konstruera många anpassade arbetsflöden och processer för att uppfylla dina krav för projektet. Verktyget tillhandahåller en rad mallar och förbyggda arbetsflöden som du kan anpassa ytterligare.
En annan skillnad är att ClickUp stöder en rad integrationer med andra verktyg och plattformar. Verktyget kan integreras med populära verktyg som t.ex Slak, Trellooch Google Drivevilket gör att team kan effektivisera sitt arbetsflöde och samarbeta tillsammans.
ClickUp ger teamet en mängd funktioner som hjälper till att planera och hantera sina sprints, som uppgiftshantering, tidsspårning och rapportering. Verktyget stöder realtidsinsikter och analyser för att analysera teamets framsteg över tid och med det identifiera förbättringsområden.
#3. Lucidspark
Källa: lucidspark.com
Lucidspark är ett sprintplaneringsverktyg som tillhandahåller en virtuell whiteboard för team att samarbeta och planera sina sprints. Verktyget syftar till att hjälpa team att brainstorma nya idéer och sätta ett system i informationskaos. Den planerar bara teamets arbete mer effektivt.
En av de viktigaste skillnaderna som skiljer Lucidspark åt är dess fokus på visuellt samarbete. Verktyget tillhandahåller en rad mallar och visuella element som team kan använda för att organisera sina idéer och planera sina sprints. Den virtuella whiteboardtavlan gör det möjligt för teamen att samarbeta i realtid, vilket i hög grad eliminerar nackdelarna med olika platser.
En annan egenskap hos Lucidspark är dess breda integrationsmöjlighet med andra verktyg och plattformar. På samma sätt som ClilckUp kan den enkelt integreras med verktyg som Slack, Google Drive och Trello.
Lucidspark stöder många funktioner för team att planera och hantera sina sprints. Till exempel uppgiftshantering, tidsspårning och rapportering. Och återigen, Lucidspart ger också realtidsinsikter och analyser för att hjälpa team att spåra sina framsteg och identifiera områden för förbättringar.
#4. Wrike
Källa: wrike.com
Wrike är ett sprintplaneringsverktyg som ger en heltäckande plattform för projektledning, inklusive sprintplanering.
En av de viktigaste skillnaderna mellan Wrike och andra liknande verktyg är dess fokus på samarbete i realtid. Wrike har implementerat en rad samarbetsfunktioner, inklusive realtidsredigering, kommentarer och uppgiftstilldelning. Verktyget stöder också direkt många kommunikationsfunktioner, som chatt, e-post och videokonferenser.
Wrike kan integreras med liknande verktyg som de som nämnts tidigare (Slack, Google Drive) men också med Microsoft Teamsvilket kan vara en fördel för vissa företag.
Wrike stöder också funktioner som hjälper team att planera och hantera sina sprints. Dessa inkluderar uppgiftshantering, tidsspårning och rapportering.
#5. Zoho
Källa: zoho.com
Zoho Sprint är ett annat planeringsverktyg som ger en heltäckande plattform för agil projektledning.
En av nyckelegenskaperna hos Zoho Sprint är dess fokus på enkelhet. Verktyget ger dig ett enkelt och intuitivt gränssnitt som är lätt att använda. Detta gäller även för team som är nya inom Agil projektledning. Verktyget tillhandahåller också en stor mängd mallar och förbyggda arbetsflöden som kan anpassas för att uppfylla kraven i ditt projekt.
Som med andra verktyg från listan tillhandahåller Zoho Sprint också uppgiftshantering, tidsspårning och rapportering. Och även realtidsinsikter och analyser för teamen att mäta och identifiera förbättringsområden.
Slutsats
Att genomföra sprintplaneringen på rätt sätt är en process som du bara kan bemästra med erfarenhet. Även om du lär dig alla teorier som finns, kommer människors allra första grundläggande instinkt när de är på ett möte att vara att glida bort från fokusområdet.
Ett team fullt av teknisk erfarenhet är också ett team fullt av komplikationer. Teamets mognad, i det här fallet, mäter förståelsen av tankesättet snarare än erfarenhetsnivån för de tekniska färdigheter de har. Det är därför det är så viktigt att veta var man kan förbättra och (ännu viktigare) hur man kan förbättra.
Kolla sedan in ohälsosamma processer som kan förstöra din sprint.