Bästa verktyg för dokumentsamarbete för fjärrteam [Notion + 8 Alternatives]

En plötslig förändring mot att arbeta hemifrån har gjort onlinedokument för teamsamarbete till en ny normal. Teamsamarbeten online har gjort det möjligt att arbeta med ett teamprojekt utan behov av fysisk närhet.

Lagarbete är nyckeln till att genomföra stora projekt effektivt, men tidigare krävde det att teammedlemmarna var fysiskt närvarande på arbetsplatsen för effektivt samarbete. En plötslig ökning av anställda som jobbar hemifrån har tvingat branschen att laga sig och titta på alternativ som onlinedokument för teamsamarbete.

Föreställ dig att du arbetar med ett teamprojekt och ditt team arbetar hårt för att hålla tidsfristen. En av teammedlemmarna kan inte komma till jobbet på grund av ett personligt problem. Projektet kommer sannolikt att bli försenat om inte ditt team använder programvara för dokumentsamarbete. Du kan bjuda in den frånvarande teammedlemmen till ett dokumentsamarbetesprogram, och projektet fortsätter i sin vanliga takt.

Låt oss titta på några av de bästa onlinedokumenten för teamsamarbete och deras fördelar.

måndag

Adjektiv som monotont, tråkigt, trist eller tråkigt dyker upp när folk tänker på måndagar, men måndag syftar till att förändra hela uppfattningen. Måndagen är skräddarsydd för att passa behoven hos medarbetare som arbetar med ett teamprojekt. Team kan skapa personliga arbetsflöden och Monday anpassar sig intelligent för att bäst passa teamets behov.

Monday är perfekt för företag av alla storlekar och kommer med en uppsjö av funktioner.

  • Ger dig flexibiliteten att tilldela uppgifter till teammedlemmarna och spåra varje medlems framsteg. Den här funktionen eliminerar bristen på klarhet i arbetsbelastningen när du arbetar med ett onlineprojekt.
  • Deras användargränssnitt är rent och låter dig visualisera helheten genom dess intuitiva och användarvänliga layout.
  • Tagga teammedlemmar med @, vilket avsevärt underlättar kommunikationen. Teammedlemmar behöver inte längre kommunicera genom långa e-postmeddelanden för minsta behov.
  • Integrera alla applikationer under ett tak för att göra det till en enda destination för teamprojekt. Du kan ta in filer från Google Drive, Dropbox och mer med måndag.
  • Inte begränsat till en enda plattform; istället ser plattformen till att du har tillgång till ditt projekt på alla större plattformar. För närvarande är måndag tillgänglig på webben, Android, iPhones och iPads.

Klicka Upp

Klicka Upp är en allt-i-ett-applikation som syftar till att underlätta teamsamarbetsprojekt med sin specialiserade funktionsuppsättning. Dess helt anpassningsbara och unika funktioner gör den till ett måste för företag av alla storlekar. Du kan enkelt hantera gruppuppgifter, dokument, påminnelser, mål, kalendrar och mer med ClickUp.

Du får även meddelandefunktioner där du kan skicka individuella eller gruppmeddelanden på samma plattform.

Några fördelar med att använda den här plattformen inkluderar:

  • Du får åtta olika vyalternativ för att hantera teamsamarbetsprojekt.
  • Det finns tillfällen då en gruppmedlem arbetar med flera projekt samtidigt. ClickUp låter dig skapa anpassade redigerbara statusar för varje enskilt projekt.
  • Det är ett perfekt verktyg för administratörer eftersom de kan tilldela uppgifter till flera medlemmar samtidigt. Administratörer kan spåra varje tilldelad uppgift med hjälp av tabellvyn och multitask-funktionalitet.
  • ClickUp använder SCRUM-metodik för att ge informativ men enkel inblick i olika parametrar över hela plattformen.
  • Tredjepartsintegreringarna är sömlösa och plattformen låter dig ta in filer från alla populära applikationer.

Testa ClickUp för att se hur det hjälper.

Document360

Document360 är en plattform där team kan fånga och spara viktig information på ett ställe. Den levererar allt du behöver från ett dokumentsamarbetsverktyg: enkel delning, arbetsflöde, versionshistorik, kommentarer, taggning, granskningspåminnelser, etc.

Det erbjuder ett problemfritt användargränssnitt som gör det enkelt att generera och distribuera innehåll för granskning. Den har inbyggd sökbarhet, så att din användare snabbt kan upptäcka den information de letar efter i dokumentationen.

Skapa och hantera dina artiklar med kraftfulla, färdiga dokumentationsfunktioner som:

  • Skapa instruktionsguider, standarddriftsprocedurer, medarbetarhandbok, referensdokument, systemdokument och releasenotes.
  • Document360 har redigerare för rik text som WYSIWYG och Markdown-redigerare. Dessutom stöds flera versioner och artikelkommentarer för internt samarbete med dina teammedlemmar.
  • Kategorihanteraren hjälper dig att skapa kategorier och underkategorier, gruppera jämförbara filer tillsammans och upprätta en välstrukturerad hierarki av all din information.
  • Den lagrar automatiskt innehåll och du kan alltid återställa den tidigare versionen av innehållet du raderade.
  • Document360 låter dig tillhandahålla många roller till dina användare, så att du kan styra vem som har tillgång till vilket innehåll.
  • Låt dina anställda eller kunder enkelt komma åt din dokumentation med sömlös inloggning.

Document360 ansluter till en mängd olika mjukvaruapplikationer, inklusive Microsoft Teams, Slack, Chrome, Zapier och Integrately för att ge sömlöst teamsamarbete.

Zoho författare

Zoho är ännu ett funktionsspäckat molnbaserat ordbehandlingsverktyg som synkroniserar dina dokument i realtid. Zoho ser till att dina MS Word-dokument importeras till plattformen utan några formateringsfel. Dessutom låter Zoho dig samarbeta i teamprojekt med hjälp av deras realtidsdelningsfunktioner. När du delar dina dokument med andra teammedlemmar kan du se deras markörrörelse och de ändringar de gör.

Några fördelar med att använda Zoho Writer inkluderar:

  • Zohos molnbaserade karaktär gör teamsamarbeten effektivt och snabbt.
  • Dokumenten du skapar på Zoho upptar inte lokal systemlagring utan lagras istället på molnet.
  • Synkroniseringsfunktionen i realtid ser till att dina dokument aldrig manipuleras i händelse av en olycka.
  • Zoho har ett nytt användargränssnitt med enkel navigering till alla viktiga ordbehandlingsalternativ.
  • Administratörer kan kontrollera åtkomsträttigheterna för varje medlem i ett teamprojekt och även ge behörigheter till specifika funktioner.

Dropbox papper

Dropbox Paper är ett onlinedokument för teamsamarbete från själva teknikjätten Dropbox. Det är enkelt att Dropbox Paper kommer med mycket fler förmåner om ditt team till stor del är beroende av Dropbox för att lagra filer. Team kan enkelt organisera dokument, tilldela uppgifter, skapa systematiska arbetsflöden och samarbeta i projekt.

Dessutom underlättar uppgiftshanteringsverktygen i Dropbox Paper funktioner som annars skulle bli komplicerade i ett onlinescenario. Plattformen låter dig nämna andra gruppmedlemmar, tilldela uppgifter till andra och effektivt hantera dina uppgifter. Några spännande funktioner på denna plattform inkluderar:

  • Du kan utbyta en mängd olika multimedia på Dropbox Paper, som YouTube-länkar, GIF, Pinterest-tavlor, platser på Google Maps, ljud från SoundCloud och många fler.
  • Paper stöder inbäddade förhandsvisningar av Inversion- och Sketch-filer. Du kan också konvertera dina dokument till PPT:er utan att använda ett tredjepartsprogram.
  • Du kan välja en mall för ditt projekt från det stora mallbiblioteket på Dropbox Paper. Det finns många mallar för brainstorming, produktlanseringar, produktspecifikationer, buggspårningsprojekt och mer.
  • Dropbox Paper kommer med möjlighet att ansluta din kalender till plattformen. Hela ditt arbetsschema synkroniseras till plattformen. Paper anpassar sig sedan och ger tillgång till agendor, bakgrundsdokument, uppgiftsuppgifter och mötesevenemang direkt genom applikationen.
  • Mobilapplikationen ger dig funktionen att ta bilder med kameran och ge feedback.

Google Dokument

Google Docs är ett ordbehandlingsprogram från Google som använder ett annat tillvägagångssätt för ordbehandling. De flesta ordbehandlare som Word och Open Office förblev offlineverktyg som var lokala program lagrade i en PC. Å andra sidan är Google Docs en molnbaserad ordbehandlare som behöver online-anslutning för att fungera.

Att välja onlinevägen öppnar en ny värld av innovationer för ordbehandlare som teamsamarbeten. Dokument låter dig dela ett dokument med andra medlemmar, vilket gör det till en plattform för grundläggande teamsamarbete. Observera att Docs huvudsakligen är en ordbehandlare, och du kommer inte att få skräddarsydda funktioner som andra listor i artikeln. Som sagt, Docs är fortfarande ett bra alternativ för teamsamarbeten, främst om du använder det som din primära ordbehandlare.

Några fördelar med att använda Google Dokument:

  • Google Dokument skickar ett meddelande som ett e-postmeddelande när ett dokument delas med dig.
  • Medlemmar behöver inte registrera sig, särskilt för Dokument; Det räcker att ha ett Google-konto för att använda plattformen.
  • Du kan se de senaste ändringarna av ett dokument och medlemmarna som gjorde justeringarna.
  • Du kan sömlöst importera alla viktiga format av Word-dokument på Dokument.
  • Funktionen för realtidssynkronisering ser till att du aldrig förlorar någon data under ett nätverksavbrott.

Om du slutar använda Google Workspace för ditt företag kanske du vill kontrollera denna programvara för att förvandla e-post till en kraftfull helpdesk.

Bit

Bit är inte en vanlig ordbehandlare; istället vänder det sig främst till teamsamarbetsprojekt. Du kan skapa snabba dynamiska anteckningar, dokument, wikis, kunskapsbaser, projekt, kundleveranser, tekniska dokument och mer med hjälp av kraftfulla hanteringsverktyg på Bit. Dessutom får du skapa separata arbetsytor för alla dina projekt.

Att samarbeta på Bit är effektivt och hjälper dig att upprätthålla transparens mellan olika teammedlemmar.

Några fördelar med att använda Bit:

  • Workspace-funktionen på Bit låter dig organisera dina projekt, kunder och team. Du kan också flytta dokument mellan olika arbetsytor, vilket eliminerar besväret med att ladda upp samma fil flera gånger.
  • Omnämnsfunktionen med hjälp av ”@” är en stor effektivitetshöjare när du arbetar i teamsamarbeten.
  • Bit kommer med en minimalistisk men innovativ redigerare som låter dig skapa dokument utan ansträngning. Effektiviteten höjs ytterligare genom att koppla ihop editorn och samarbetsfunktioner i realtid.
  • Du kan lägga till visuella webblänkar, rich media, videor, grafik, design, inbäddningar, inlägg på sociala medier, undersökningar och mycket mer direkt i redigeraren.
  • Bit ger dig också funktionen att spåra engagemanget för de dokument du delade. Dessa insikter är ett utmärkt sätt att förbättra dina dokument och få mer grepp.
  • Du kan spara alla dina viktiga filer på Bit för att förbättra lösningens plattformsoberoende användbarhet.

Sammanflöde

Sammanflöde är en delad arbetsyta som låter team samarbeta, organisera och publicera effektivt. Det är öppet och samarbetsvilligt och hjälper ditt team att få fram sitt bästa arbete tillsammans. Det blir ofta svårt att spåra redigeringar, kommentarer eller återkopplingar från andra teammedlemmar, men den här plattformen löser problemet. Du får ett universellt sökalternativ som låter dig söka i hela arbetsytan och hitta matchande information.

Några fördelar med att använda den här plattformen inkluderar:

  • Confluence låter dig integrera applikationer från Atlassian Marketplace. Atlassian Marketplace är hem för mer än 3 000 applikationer som du kan lägga till på plattformen.
  • Plattformen är tillgänglig på flera plattformar som Android, iOS och webben.
  • Den erbjuder förstklassig Jira-integration rakt in i plattformen.
  • Du får fantastiska organisatoriska funktioner, och det universella sökalternativet är en stor dealbreaker.
  • Det finns massor av vackra mallar för marknadsföring, produkt, HR och mer i mallbiblioteket.
  • Du får sömlös integration med populära plattformar som Trello, Slack, Microsoft Office, Invision, Dropbox, Google Drive och mer.
  • Confluence-webbplatser följer integritetskontroller och industriverifierade standarder för datakryptering.

Microsoft Word

Microsoft Word har varit en synonym för ordbehandlingsprogram under ganska lång tid. Word har alltid varit branschledande när det gäller att tillhandahålla en förenklad men kraftfull ordbehandlingslösning. Ändå har Microsoft tagit programvaran till ett högre snäpp genom att introducera funktioner för teamsamarbete. Den senaste versionen av Word har många funktioner som:

  • Du får funktionen att omvandla dokument till webbsidor utan att använda någon tredjepartsapplikation.
  • Du kan enkelt dela ett dokument med teammedlemmar med hjälp av realtidsdelningsfunktionen i Word.
  • Word kommer med en inbyggd översättare som är särskilt användbar när du arbetar med medlemmar från olika kulturella bakgrunder.
  • Du kan lägga till 3D-modeller direkt i dina dokument med hjälp av Word.
  • Synkroniseringsfunktionen i realtid ser till att du aldrig förlorar dina dokument.
  • Word är nu tillgängligt på Android, iOS, webben och Windows, vilket underlättar plattformsoberoende arbetsflöden.

Begrepp

Du förväntade dig det här, eller hur?

Begrepp är den mest funktionsspäckade och lättanvända plattformen för teamsamarbete på den här listan. Plattformen låter företag effektivisera sin verksamhet för att sätta upp mål, spåra arbetsflödesstatus, leadshantering och mer genom ett centraliserat verktyg. Den kommer med ett dra-och-släpp-gränssnitt som hjälper dig att organisera, ordna om och utveckla nya idéer eller planer.

Notion kommer med betydande fördelar för teamsamarbete som:

  • Med Notion kan företag skapa och underhålla en kunskapsbas för många uppgifter som projektriktlinjer, kodningsinstruktioner, HR-arbetsflöden och mer.
  • Plattformen kommer med en inbyggd kalender och Kanban-tavlor som teammedlemmar kan använda för att skapa snabba anteckningar och spåra deras framsteg.
  • Teammedlemmar kan lägga till kommentarer om uppgifter och projekt för bättre kommunikation och transparens.
  • Du kan använda Notions API för att integrera deras system med olika tredjepartsapplikationer som Slack, Figma och Invision.
  • Att skapa att-göra-listor, förbereda mötesanteckningar och sätta upp veckoagendor blir alltför enkelt med den enhetliga plattformen.

Du kan också använda Notion på din anpassade domän. Men om du av någon anledning inte är nöjd kan du prova den ovan angivna online-dokumentmjukvaran för samarbete som ett alternativ till Notion.

Sista anmärkning 👩‍💻

Teamsamarbeten online skapar effektivt projekt samtidigt som man undviker nackdelarna med konventionell utveckling som kontorsrestid och fasta arbetstider. Att använda ett onlinedokument är nödvändigt för att organisera ditt arbetsflöde, sätta agendor och mycket mer.

Plattformar som Notion, Monday och Paper vänder sig speciellt till teamrelaterade projekt med sina specialiserade funktioner. Dessa plattformar är perfekta för företag av alla slag och individer också.

Google Docs, Word och Zoho är ordbehandlingsprogram som möjliggör samarbeten i realtid. Som sagt, dessa applikationer kommer inte med organisatoriska funktioner som andra verktyg på den här listan.

Utforska sedan några av de bästa onlinekalkylarken för ditt företag.