Att möta människor dagligen och springa bakom dem för att uppfylla deadlines kan vara ett tufft jobb.
Att hantera ett företag kan vara en oroande uppgift med upp- och nedgångar. Utan egentlig uppgiftshantering är det inte lätt att hålla ett register över deadlines. Detta är den främsta anledningen till att bara några få procent av företagen lyckas. Eftersom arbetsbelastningen och de dagliga uppgifterna alltid är på gränsen till lutning är det vanligt att tappa koll på scheman och uppgifter.
Låt oss anta att projektet som genomförs av en organisation är enormt, och det är teamet också. Ur chefens synvinkel är det ganska förståeligt att det kommer att krävas en avsevärd ansträngning för att få den önskade effekten.
Den bästa möjliga lösningen till vårt förfogande kommer att vara att använda Task and Project Management-verktyg för att hantera uppgifterna och projekten effektivt. Verktygen hanteras digitalt, vilket gör att vi kan hantera allt som rör projektledning via online-utrymme. Dessa enkla verktyg gör att vi kan titta på organisationernas arbetsflöde. Den används för att spåra arbetstakt och teamets arbetsdagstimmar. Det hjälper också till att upprätthålla en specifik takt som efterfrågan på uppgiften.
Men låt oss först förstå de problem en projektledare skulle möta utan projektledningsverktygen.
Innehållsförteckning
Problem utan uppgifts- och projektledningsverktyg
- Osäkra förväntningar – Förväntningarna från projektet är oklara både från uppdragsgivarens och chefernas sida. Brist på odefinierat arbetssätt för systemet från början till slut. Luddiga mål kan leda till att projekt misslyckas totalt.
- Ohälsosam kommunikation – Ett kommunikationsgap mellan teammedlemmarna, projektledaren eller kunden kan leda till oönskade resultat som gör uppgiften sårbar utan att slutföras.
- Lagkonflikter – Det kommer att finnas tillfällen där människor med olika personligheter och färdigheter måste arbeta tillsammans. Konflikter resulterar i minskad produktivitet och negativ problemlösningsförmåga hos hela teamet.
- Oöverträffade deadlines – Sen leverans av uppgifter av inkompetenta teammedlemmar eller chefer eller dålig kommunikation minskar kundbehållningen.
- Otydlig arbetsfördelning – Otydlig rollfördelning resulterar i en ohälsosam arbetsmiljö fylld av stress, oklarheter och frustration.
Dessa problem kan dock elimineras genom att använda uppgifts- och projekthanteringsverktyg. Du kommer också att märka en enorm förbättring av effektiviteten och produktiviteten hos dina anställda. Dessa verktyg kan visa sig vara effektiva på följande sätt:
- Användare arbetar intelligent och effektivt, vilket ger en högre framgångsfrekvens.
- Hantera och samla arbetsbelastningen genom att sätta, tilldela och verkställa prioriteringar.
- Hantera projektkostnader, budget och delta i möten på distans när som helst och var som helst.
- Nya medlemmar kan integreras i teamet effektivt med minimal ansträngning.
- Planering och organisering av uppgifter blir lättare.
- Inget manuellt eller mentalt engagemang eftersom det mesta är automatiserat.
Fördelar med projektledningsverktyg
Det är också praktiskt oavsett storleken på företaget. Dessa verktyg är något som alla företag måste ha. Några av de avgörande fördelarna med projektledningsverktyg är:
- Förbättrar koordination och samarbete mellan teammedlemmar.
- Håller ett öga på tidslinjen och säkerställer att deadlines matchas före eller i tid.
- Genom att använda de rätta verktygen kan teammedlemmarna hållas i linje med det aktuella arbetet.
- Dokumentdelning är snabbt och enkelt, vilket bibehåller transparens.
- Bättre kommunikation mellan teammedlemmar resulterar i ökad produktivitet och tidshantering.
Eftersom projektledningsverktyg prioriterar uppgifter och hanterar saker från ett ställe, görs det mesta av arbetet av maskinen. Detta kommer att spara din tid och energi. Att investera i rätt verktyg kommer att ge betydande avkastning på investeringen.
Med vissa verktyg kan avkastningen vara så hög som att nå 150 % eller till och med mer. Verktygen är också mycket budgetvänliga och kostnadseffektiva, vilket säkerställer att vår gräns för ett visst projekt inte överskrids. Det ökar också produktiviteten genom att generera produktiva arbetsflöden och uppnå målen i god tid.
Det finns många verktyg tillgängliga, särskilt de som är nya i affärsvärlden och är sugna på att testa dessa verktyg. För att undvika förvirring, här är några av de bästa med gratis livstidsåtkomst med begränsade funktioner.
nUppgift
nTask är en projektledningsprogramvara som gör det möjligt för team eller medlemmar att delta, analysera, planera och effektivt hantera dagliga uppgifter. Det hjälper sina användare att anpassa sig till projektplaneringen, resursallokeringen, hanteringen och deadlines genom att skapa en att göra-lista. Så du behöver inte oroa dig för att gå miste om en viktig uppgift.
Att hantera arbete och fokusera på uppgifter samtidigt görs mer tillgängligt genom att sätta upp prioriteringar för att säkerställa att alla håller sig uppdaterade i samma takt. Du kan också spåra din tillväxt genom att helt enkelt lägga till uppgifter och schemalägga förfallodatum genom att skapa Gantt-diagram.
Du kan också notera varje teammedlems tid som spenderas på uppgifter genom nTasks tidsspårare. Om du stöter på några problem med verktyget, hjälper nTask dig att hantera det enkelt.
Det bästa med detta verktyg är dess tillväxt. Den lägger hela tiden till nya funktioner för att hjälpa dig och ditt företag att blomstra.
Klicka Upp
ClickUp är ett utmärkt Kanban-kortverktyg för att revolutionera ditt arbete. Det tar alla verktyg till ett ställe. Mjukvarans flexibilitet beror på dess unika uppsättning rankningar.
Närvaron av en fågelperspektiv över allt funktionen gör det enkelt att lokalisera allt du letar efter. Detta sparar så småningom också din tid genom att generera maximal uppgiftsautomatisering och anpassning. Det låter dig fritt samarbeta och dela dokument med dina teammedlemmar utan krångel.
Med detta kommer du aldrig att missa en uppgift på grund av den återkommande checklistan. Du kan också granska de schemalagda studierna snabbt innan du kickstartar dem. ClickUps tekniskt kunniga team är anmärkningsvärt för användarnas säkerhet och integritet. Verktyget erbjuder gratis utbildning och 24-timmars support för alla sina användare. Om du är nybörjare kommer du att tycka att det är ganska enkelt att bekanta dig med verktyget.
ClickUp har klockat det högsta antalet drifttider under de senaste 12 månaderna. Det är gratis för personligt bruk och består av ett obegränsat antal medlemmar för ett obegränsat antal uppgifter.
Trello
Trello är en allmänt använd Kanban-app som används som programvara för projekt- och uppgiftshantering. Vidare kan den också användas för att skapa en att-göra-lista.
Trello har några utmärkta funktioner för att ge teammedlemmarna den extra boost som behövs för att matcha deadlines innan tid. Dina uppgifter kan hanteras, spåras upp och utföras med hjälp av teammedlemmar genom att öppna kort. Att integrera appar som alla föredrar att arbeta med är också ett alternativ.
Verktyget är användbart när du planerar evenemang och hanterar fältarbete. Trellos kartvy säkerställer att ditt team inte tappar sikte genom att visa platsbaserad data.
Planen är gratis för nybörjare och hela team som vill organisera sina arbetsflöden. Det erbjuder gratis service för alla som vill hantera sin verksamhet.
Meistertask
Meistertask har byggt sin bas över endast ett fåtal kritiska block – projekt, uppgifter och en instrumentpanel. Planen är gratis för en ensamstående person som är nybörjare.
Dess arbete kan förstås genom att titta på dess handledningar och guider. Säkerhetskopiering av användardata görs regelbundet och dataöverföringar av alla konton är krypterade. Du kan använda verktyget efter dina arbetskrav med hjälp av Kanban-tavlan.
Här kan du begränsa antalet uppgifter som behövs för att utföra på en dag. Använd flera checklistor för flera uppgifter och hålla reda på funktionerna samtidigt. Dessutom görs bifogningen av filer med minimal ansträngning. Bilder och filer som inte är större än 200 MB kan bifogas direkt till uppgifterna.
Detta är en one-stop app för nybörjare och företagare, vilket sparar tid och resurser. Det erbjuder effektivt kostnadsfria tjänster för enskilda användare för hantering av kärnuppgifter.
Begrepp
Begrepp, om du slår upp det i ordboken betyder ordet begrepp en idé. Det är en idé att driva ett helt företag eller ett företag på ett enda verktyg.
Det tekniska teamet förser dig med skräddarsydda lösningar efter ditt företags eller personliga behov. Aspekterna för någon grupp är inte begränsade eftersom verktyget är designat för ingenjörs-, design- och produktorienterade team.
Du kan göra mer än att bara skriva ner anteckningar. Organisera dina uppgifter effektivt med ett problemfritt och tydlighetsskapande gränssnitt. Det förbättrar lagarbetsförmågan hos individer som betjänar små, medelstora och stora företag.
Det låter teammedlemmar starta en konversation med vem som helst, när som helst relaterade till uppgifter. Verktyget fortsätter också att komma med frekventa användarvänliga uppdateringar. Det är gratis för student och personligt bruk.
måndag
Monday är en pålitlig programvara av miljontals kunder globalt. Den har en molnbaserad struktur. Att investera i det här verktyget kommer att generera så hög ROI som över 250 % på grund av dess unika specifikationer.
Du kan se lagens framsteg genom att klicka på statusknappen. Ge robotar det tråkiga arbetet, låter dig fokusera helt på uppgifterna och höja din produktivitet. Att ansluta andra nödvändiga verktyg är bara några klick bort. Det kommer att tvinga dig att fatta datadrivna beslut med snabbhet och noggrannhet.
Verktyget följer en pipelinehanteringsmetod som gör det möjligt för projektledaren att kontrollera statusen för alla uppgifter i ett enda fönster. Det eliminerar repetitiva uppgifter, och vid problem är pålitlig chattsupport tillgänglig 24 timmar om dygnet.
Todoist
Todoist är ett av de mest avancerade verktygen på senare tid. Ständigt tillägg av nya funktioner upprätthåller verktygets användbarhet.
Genom att använda den smarta schemaläggningsfunktionen kan du skjuta upp eller skjuta upp uppgifterna beroende på timmens behov. Du kan skapa en anpassad uppgiftsvy för ditt arbetsflöde på bilden med kort i Kanban-stil. Tidslinjen kommer att få dig att hålla dig till dina deadlines och spåra dagliga framsteg.
Notera nya etableringar och förfaranden på ditt projekt när som helst och var som helst genom att integrera Todoist med apparna du använder för att slutföra andra uppgifter som Alexa, IFTTT och många fler.
Den är tillgänglig på alla enheter, och planen är gratis för nybörjare för de första fem projekten. På så sätt kan nybörjare lära sig om vikten av att organisera och hantera uppgifter.
Any.do
Med Any.do, visning och schemaläggning av uppgifter är enkel. Det är ett webborienterat uppgiftshanteringsverktyg tillgängligt på Android och macOS.
Användare kan också använda det här verktyget för att hantera personliga och teammål. På grund av dess enkla UI/UX-uppbyggnad har det varit ett föredraget val för nybörjare och nybörjare. Upplösningen av projekt och uppgifter i deluppgifter och arbetsflöde kan fördelas på gruppen enligt kompetensuppsättningar.
Any.do erbjuder sig att integrera med andra partiers kalendrar som Google för att bibehålla effektiviteten av deadline. Du kan ange uppgifter muntligt genom att dra nytta av röstinmatningsfunktionen.
Du kan till och med bokmärka viktiga punkter från dina möten för att granska dem efteråt. Att köpa dess premiumplan när du är van vid verktyget är en rättvis idé att gå med.
Öppet projekt
Öppet projekt är en snabb och säker projektledningsprogramvara med öppen källkod för att hantera olika projekt och teammöten. Det hjälper projektet under hela dess livscykel.
Ansvaret är fördelat mellan teammedlemmarna för att utföra arbetet smidigt. Du kan prenumerera på aktiviteter enligt dina behov och till och med få regelbundna uppdateringar om dem.
Du kan agera som observatör och granska det utförda arbetet dagligen. Användning av filteralternativ är högt ansedd för att avkorta sökningen av den önskade enheten. Du kan dela din planering av jobbet med viktiga intressenter via OpenProject.
Den har ett robust API som hjälper till att integrera olika verktyg. Alla enheter stöder detta oavsett storleken på skärmen.
Du kan antingen använda deras molnerbjudande eller prova Kamatera värd för att få OpenProject igång med ett klick.
Asana
Asana är det uppgifts- och projekthanteringsverktyg som ger det enklaste sättet att hantera och schemalägga uppgifter genom att ställa in Gantt-diagram. Dess arbetsdiagramdatamodell håller teamets produktivitet hög under hela företaget.
Felsökning av problem när du utför någon uppgift går snabbt på grund av att chattsupportteamet är tillgängligt 24 timmar om dygnet. Det låter dig föra ditt tänkande till den verkliga världen genom att anpassa dig efter dina behov och krav. Du kan helt kontrollera teammötena och se till att alla får rätt information om uppgifter.
Eftersom den är tillgänglig på alla enheter kan du till och med använda den på Android och iOS för att integrera med andra appar enligt ditt arbetsflöde. Dess mångåriga lista med funktioner tillåter användare att ta upp den här plattformen utan att tänka efter. Dess grundläggande plan är gratis för individer och team som är nya i verksamheten.
Slutsats
Det stora beroendet av smartphones, bärbara datorer och andra stärkande teknologier har gjort arbetet snabbare. Det hjälper till att öka effektiviteten i uppgifts- och projektledning. Men att uppenbart välja ett verktyg som passar dina krav kommer bara att skada ditt företag. Att välja rätt verktyg är lika nödvändigt. Det minskar så småningom manuella ansträngningar och hjälper till att spara tid, energi och viktiga resurser.
Dessa projektledningsverktyg är en inkörsport för nybörjare och en tillflyktsort från hektiska uppgifter för erfarna proffs.