Bästa verktyg för dokumentsamarbete för fjärrteam [Notion + 8 Alternatives]

Den snabba övergången till distansarbete har etablerat onlinedokument för teamsamarbete som en ny norm. Denna digitala samarbetsform möjliggör effektiva projektarbeten utan krav på fysisk närvaro.

Teamarbete är avgörande för att framgångsrikt slutföra omfattande projekt. Tidigare var det en förutsättning att teammedlemmarna var fysiskt på plats för ett effektivt samarbete. Den plötsliga ökningen av distansarbete har tvingat företag att anpassa sig och utforska alternativ som onlinedokument för teamsamverkan.

Tänk dig att du leder ett projekt där teamet kämpar för att hålla deadline. En teammedlem kan inte närvara på grund av personliga omständigheter. Projektet riskerar att försenas om inte teamet använder en programvara för dokumentsamarbete. Genom att bjuda in den frånvarande teammedlemmen till en sådan plattform kan projektet fortsätta som vanligt.

Låt oss nu granska några av de bästa onlinedokumentverktygen för teamsamarbete och de fördelar de erbjuder.

Monday

Måndagar associeras ofta med monotoni och tristess, men Monday syftar till att förändra den uppfattningen. Monday är skräddarsytt för att möta behoven hos team som arbetar med gemensamma projekt. Team kan skapa anpassade arbetsflöden, och Monday anpassar sig intelligent för att passa deras specifika behov.

Monday är ett idealiskt verktyg för företag av alla storlekar och erbjuder en rad funktioner.

• Ger flexibilitet att tilldela uppgifter till teammedlemmar och följa deras framsteg. Detta eliminerar oklarheter i arbetsfördelningen i onlineprojekt.
• Användargränssnittet är stilrent och ger en helhetsbild med sin intuitiva och användarvänliga design.
• Möjlighet att tagga teammedlemmar med ”@” underlättar kommunikationen avsevärt. Team slipper långa e-postkonversationer för mindre ärenden.
• Integrerar alla relevanta applikationer under ett och samma tak. Du kan importera filer från bland annat Google Drive och Dropbox.
• Plattformen är tillgänglig på webben, Android, iPhones och iPads.

ClickUp

ClickUp är en allt-i-ett-applikation som är utformad för att underlätta teamsamarbete med sina specialiserade funktioner. Dess anpassningsbara och unika funktioner gör det till ett värdefullt verktyg för företag i alla storlekar. ClickUp gör det enkelt att hantera gruppuppgifter, dokument, påminnelser, mål, kalendrar och mycket mer.

Plattformen erbjuder även meddelandefunktioner för att skicka individuella eller gruppmeddelanden.

Några av fördelarna med att använda ClickUp:

• Erbjuder åtta olika visningsalternativ för hantering av teamsamarbets projekt.
• Ger möjlighet att skapa anpassade redigerbara statusar för varje enskilt projekt, vilket är särskilt användbart när teammedlemmar arbetar med flera projekt samtidigt.
• Ett bra verktyg för administratörer som kan tilldela uppgifter till flera medlemmar samtidigt och spåra deras framsteg via tabellvyn.
• Använder SCRUM-metodik för att ge insiktsfull men enkel översikt över olika parametrar.
• Tredjepartsintegrationer är smidiga och plattformen möjliggör import av filer från populära applikationer.

Testa ClickUp för att se hur det kan underlätta ert samarbete.

Document360

Document360 är en plattform där team kan samla och spara viktig information på ett centraliserat ställe. Den tillhandahåller alla nödvändiga funktioner för ett dokumentsamarbetsverktyg: enkel delning, arbetsflöden, versionshistorik, kommentering, taggning och granskningspåminnelser.

Document360 erbjuder ett användarvänligt gränssnitt som underlättar skapande och distribution av innehåll för granskning. Den har även en inbyggd sökfunktion som gör det enkelt för användare att hitta den information de söker i dokumentationen.

Skapa och hantera artiklar med effektiva, färdiga dokumentationsfunktioner som:

• Möjlighet att skapa instruktionsguider, standardrutiner, personalhandböcker, referensdokument, systemdokument och release-anteckningar.
• Document360 erbjuder redigerare för rik text som WYSIWYG och Markdown-redigerare. Plattformen stöder även versionering och artikelkommentarer för internt teamsamarbete.
• Kategorihanteraren gör det enkelt att skapa kategorier och underkategorier, gruppera filer och etablera en strukturerad hierarki av information.
• Innehåll lagras automatiskt och det är alltid möjligt att återställa tidigare versioner.
• Ger möjlighet att tilldela olika roller till användare för att styra åtkomsten till olika innehåll.
• Dokumentationen är lättillgänglig för anställda och kunder via smidig inloggning.

Document360 integreras med olika mjukvaruapplikationer som Microsoft Teams, Slack, Chrome, Zapier och Integrately för sömlöst teamsamarbete.

Zoho Writer

Zoho Writer är ett molnbaserat ordbehandlingsverktyg med många funktioner som synkroniserar dokument i realtid. Importering av MS Word-dokument till plattformen görs utan att förlora formateringen. Zoho tillåter också samarbete i realtid, där teammedlemmar kan se varandras markörer och ändringar.

Några fördelar med att använda Zoho Writer:

• Den molnbaserade strukturen gör teamsamarbete effektivt och snabbt.
• Dokument som skapas i Zoho lagras i molnet och tar inte upp lokal lagring.
• Realtidssynkronisering skyddar dokumenten från att manipuleras vid eventuella problem.
• Ett uppdaterat användargränssnitt med enkel navigering till alla viktiga funktioner.
• Administratörer kan kontrollera åtkomsträttigheter och ge behörigheter till specifika funktioner.

Dropbox Paper

Dropbox Paper är ett onlinedokumentverktyg för teamsamarbete som kommer från teknikjätten Dropbox. Om teamet i stor utsträckning använder Dropbox för fillagring ger Paper ytterligare fördelar. Verktyget underlättar dokumenthantering, uppgiftstilldelning, skapande av arbetsflöden och samarbete i projekt.

Dessutom underlättar Dropbox Papers verktyg för uppgiftshantering funktioner som annars kan vara komplexa i en onlinemiljö. Plattformen låter användare nämna andra teammedlemmar, tilldela uppgifter och effektivt hantera projekt. Några intressanta funktioner:

• Stöd för multimedia, inklusive YouTube-länkar, GIF, Pinterest-tavlor, platser på Google Maps, ljud från SoundCloud med mera.
• Inbäddade förhandsvisningar av Inversion- och Sketch-filer. Möjlighet att konvertera dokument till PPT utan program från tredje part.
• Ett omfattande mallbibliotek som innehåller mallar för bland annat brainstorming, produktlanseringar och buggspårning.
• Integrerad kalenderfunktion för synkronisering av arbetsscheman. Paper anpassar sig och ger direkt tillgång till agendor, bakgrundsdokument, uppgifter och mötesevenemang.
• Mobilappen ger möjlighet att ta bilder och ge feedback direkt.

Google Dokument

Google Dokument är ett ordbehandlingsprogram från Google som erbjuder ett annorlunda tillvägagångssätt för ordbehandling. De flesta traditionella ordbehandlare som Word och Open Office var offlineverktyg lagrade lokalt på en dator. Google Dokument är däremot molnbaserat och kräver en internetanslutning.

Den molnbaserade lösningen öppnar en helt ny värld av möjligheter, bland annat för teamsamarbete. Dokument tillåter delning av dokument med andra teammedlemmar, vilket gör det till en plattform för grundläggande samarbete. Det är viktigt att notera att Google Docs i första hand är ett ordbehandlingsverktyg och inte erbjuder specialiserade funktioner som de andra verktygen i denna artikel. Trots det är Docs ett bra alternativ för teamsamarbete, särskilt om det används som primär ordbehandlare.

Några fördelar med att använda Google Dokument:

• Ett meddelande skickas som e-post när ett dokument delas.
• Teammedlemmar behöver inte registrera sig specifikt för Docs; ett Google-konto räcker för att använda plattformen.
• Möjlighet att se de senaste ändringarna i ett dokument och de medlemmar som gjort ändringarna.
• Problemfri import av olika format av Word-dokument.
• Realtidssynkronisering säkerställer att ingen data går förlorad vid nätverksavbrott.

Om ni använder Google Workspace i företaget kan det vara värt att undersöka mjukvara för att omvandla e-post till en effektiv helpdesk.

Bit

Bit är inte bara en ordbehandlare utan riktar sig främst till teamsamarbets projekt. Med hjälp av Bits kraftfulla verktyg kan man skapa snabba dynamiska anteckningar, dokument, wikis, kunskapsbaser, projektplaner, kundleveranser och tekniska dokument. Det finns även möjlighet att skapa separata arbetsytor för varje projekt.

Samarbetet på Bit är effektivt och ger transparens mellan teammedlemmarna.

Några fördelar med att använda Bit:

• Arbetsytefunktionen ger möjlighet att organisera projekt, kunder och team. Det är även möjligt att flytta dokument mellan olika arbetsytor vilket eliminerar behovet av att ladda upp samma fil flera gånger.
• Omnämningsfunktionen med hjälp av ”@” underlättar samarbete.
• Bit erbjuder en minimalistisk men innovativ redigerare som gör det enkelt att skapa dokument. Effektiviteten förstärks genom att redigeringsfunktionen är integrerad med samarbetsfunktionerna i realtid.
• Möjlighet att lägga till visuella webblänkar, rich media, videor, grafik, design, inbäddningar, inlägg i sociala medier, undersökningar och mycket mer.
• Med Bit kan man spåra engagemanget för de dokument som delats, vilket är ett bra sätt att förbättra dokument och öka deras genomslagskraft.
• Möjlighet att spara alla viktiga filer i Bit vilket gör plattformen mer plattformsoberoende.

Confluence

Confluence är en delad arbetsyta där team kan samarbeta, organisera och publicera effektivt. Den är öppen och samarbetsvillig och hjälper teamet att göra sitt bästa arbete tillsammans. Plattformen löser problemen med att hålla reda på redigeringar, kommentarer och återkopplingar från andra teammedlemmar. Det finns en universell sökfunktion som gör det möjligt att söka i hela arbetsytan och hitta relevant information.

Några fördelar med Confluence:

• Integration med applikationer från Atlassian Marketplace. Här finns mer än 3000 applikationer som kan läggas till på plattformen.
• Plattformen är tillgänglig på Android, iOS och webben.
• Förstklassig Jira-integration direkt i plattformen.
• Fantastiska organisationsfunktioner och universell sökfunktion.
• Ett stort urval av mallar för marknadsföring, produkt, HR med mera.
• Smidig integration med populära plattformar som Trello, Slack, Microsoft Office, Invision, Dropbox, Google Drive m.m.
• Confluence-webbplatser följer sekretesskontroller och industriverifierade standarder för datakryptering.

Microsoft Word

Microsoft Word har under lång tid varit synonymt med ordbehandlingsprogram. Word har alltid varit branschledande när det gäller att tillhandahålla en förenklad men kraftfull lösning. Microsoft har tagit programvaran ett steg längre genom att införa funktioner för teamsamarbete. Den senaste versionen av Word har många funktioner som:

• Möjlighet att konvertera dokument till webbsidor utan program från tredje part.
• Enkel delning av dokument med teammedlemmar i realtid.
• En inbyggd översättare, vilket är användbart i samarbete med medarbetare med olika kulturell bakgrund.
• Möjlighet att lägga till 3D-modeller direkt i dokument.
• Realtidssynkronisering som skyddar dokumenten.
• Word är tillgängligt på Android, iOS, webben och Windows.

Notion

Du förväntade dig det här, eller hur?

Notion är den mest funktionsrika och användarvänliga plattformen för teamsamarbete på den här listan. Plattformen hjälper företag att effektivisera verksamheten genom att tillhandahålla ett centraliserat verktyg för att sätta upp mål, spåra arbetsflöden och leda hantering. Med hjälp av dra-och-släpp gränssnittet kan man enkelt organisera, omorganisera och utveckla nya idéer och planer.

Notion har betydande fördelar för teamsamarbete:

• Möjlighet att skapa och underhålla en kunskapsbas för olika uppgifter som projektriktlinjer, kodningsinstruktioner och HR-processer.
• Inbyggd kalender och Kanban-tavlor för teammedlemmar att skapa snabba anteckningar och spåra sina framsteg.
• Teammedlemmar kan lägga till kommentarer om uppgifter och projekt för bättre kommunikation och transparens.
• Möjlighet att använda Notions API för att integrera med olika applikationer från tredje part, som Slack, Figma och Invision.
• Enkel skapelse av att-göra-listor, förberedelse av mötesanteckningar och upprättande av veckoscheman.

Notion kan även användas på en anpassad domän. Om du inte är nöjd finns det många andra alternativ att prova bland onlinedokumentprogramvarorna ovan.

Avslutande tankar 👩‍💻

Teamsamarbete online effektiviserar projekt och undviker nackdelarna med traditionell utveckling, som restid och fasta arbetstider. Onlinedokument är en nödvändighet för att organisera arbetsflöden, sätta agendor och mycket mer.

Plattformar som Notion, Monday och Paper riktar sig specifikt till teamrelaterade projekt och erbjuder specialiserade funktioner. Dessa plattformar passar för företag av alla storlekar såväl som för enskilda användare.

Google Dokument, Word och Zoho är ordbehandlingsprogram som möjliggör realtidssamarbete. Dessa applikationer saknar dock de mer organiserande funktionerna som andra verktyg i den här listan erbjuder.

Glöm inte att utforska några av de bästa onlinekalkylarken för företag.