Smartsheet utgör en modern lösning för projektledning, utrustad med avancerade funktioner som gör det möjligt för team av alla storlekar och former att effektivt organisera och styra sina projekt.
Dagens arbetsplatser kännetecknas av synergi och samarbete. Det kräver att olika team arbetar mot samma mål för att öka arbetshastigheten och framgången.
Därför är kraftfulla funktioner för samarbete och arbetsflöden en avgörande faktor vid valet av projektledningsprogramvara.
Introduktion
Smartsheet är en robust plattform för projektledning med ett brett utbud av funktioner. Det stora antalet verktyg som finns tillgängliga online gör det dock svårt att välja det bästa för just ditt team.
Med tanke på Smartsheet potential framstår det som ett mycket bra alternativ.
För att hjälpa dig att avgöra om Smartsheet är det rätta valet för ditt team, kommer denna artikel att ge en detaljerad genomgång av dess kapacitet, funktioner och prissättning.
Hur Smartsheet kan vara till hjälp
Över 90 % av Fortune 100-företagen förlitar sig på Smartsheet. Denna plattform kan hjälpa dig att automatisera processer, hantera projekt och skala upp till program och portföljer i företagsklass. Smartsheet erbjuder skräddarsydda lösningar för att passa ditt arbetsflöde, oavsett storlek.
Med Smartsheet får ditt team tillgång till kraftfulla funktioner som möjliggör snabb skapelse av lösningar. Du kan använda en rad olika verktyg, som vyer, rapporter, instrumentpaneler och arbetsflöden för att spåra och hantera planer, scheman och resurser. Smartsheet kan anpassas till företagets behov, oavsett om det handlar om enskilda projekt eller komplexa initiativ.
Företag av olika storlekar och typer kan tryggt skala sin verksamhet och samtidigt leverera värde i takt med att affärskraven ökar.
Smartsheet kan integreras med en mängd olika verktyg och tekniker för att förenkla ditt arbete. Plattformen prioriterar även datasäkerhet för att skapa en trygg miljö för ditt företag. Du har full kontroll och kan använda Smartsheet på det sätt som passar dig bäst.
Funktioner och egenskaper
Nedan presenteras en översikt över Smartsheet funktioner och egenskaper:
Samarbete i teamet
Smartsheet underlättar kommunikation och samarbete inom teamet. Oavsett om du hanterar mindre projekt, storskaliga processer eller omfattande portföljer, ger Smartsheet dig den nödvändiga säkerheten och flexibiliteten.
Plattformen ger teammedlemmarna möjlighet att planera, automatisera, rapportera och spåra arbetet. Du kan enkelt visualisera och spåra arbetet genom att växla mellan olika vyer – Gantt, Kalender, kort och rutnät. Detta ger teamet verktyg att arbeta med ansvar och effektivitet.
Formulär för datainsamling
Med hjälp av anpassade formulär som innehåller företagets logotyp, bilder och färger, kan du enkelt ansluta och använda korrekt och konsekvent data från både interna och externa intressenter.
Automatisering av uppgifter
Med Smartsheet kan du snabbt implementera kraftfulla och enkla arbetsflöden på bara några minuter. Detta sparar tid och ansträngning och gör det möjligt att åstadkomma mer på kortare tid.
Automatisera repetitiva och tråkiga processer med hjälp av notifikationer, låsning av rader vid förinställda tidpunkter och vid ändringar i dokumentet. Du kan även automatisera godkännande och uppdateringsförfrågningar.
En visuell redigerare låter dig kombinera olika villkorliga vägar och åtgärder. Det är även möjligt att ställa in återkommande arbetsflöden, såsom dagliga påminnelser och veckovisa statusförfrågningar.
Hantering av innehåll
Smartsheet underlättar planering, granskning och hantering av innehållsproduktion och snabbare leverans av tillgångar. Du kan även publicera innehåll direkt i Brandfolder, ett ledande verktyg för tillgångshantering.
Med Smartsheet kan du få en överblick över hela innehållsproduktionsprocessen via ett lättöverskådligt projektblad. Automatiska påminnelser och varningar säkerställer att dina designers håller schemat. Dessutom kan du inkludera uppgifter i instrumentpaneler och rapporter för ökad synlighet.
Dina kunder, leverantörer och kollegor kan granska innehåll utan direkt åtkomst till själva dokumenten. Detaljerad feedback kan lämnas genom kommentarer, godkännanden och diskussioner.
Undvik flaskhalsar i processen genom att låta flera granskare arbeta samtidigt. Plattformen hjälper också till att eliminera förvirring kring olika versioner av innehåll, tack vare automatisk låsning och enkla uppdateringar.
Smartsheet Control Center
Smartsheet Control Center gör det enkelt att automatisera projekt och processer och att genomföra projekt på ett konsekvent sätt i stor skala. Detta verktyg hjälper dig att automatisera projektskapande, samla portföljanalyser och hantera förändringar.
Det ger en effektivare teamledning, så att du kan hantera hela portföljen genom att använda rätt kompetens.
Du kan även centralisera och kontrollera godkännandeprocessen för inkommande projektförfrågningar. Dessutom kan du använda mallar för att skapa konsekvens i rapportering och genomförande och automatiskt återskapa projektplaner och arbetsflöden.
Smartsheet erbjuder en central konsol för att skapa godkända projekt. Det hjälper till att automatiskt distribuera ändringar från den centrala konsolen till befintliga och nya projekt. Du kan också koppla resurser till planer och sammansätta rätt team för att slutföra jobbet och göra prognoser inför framtida behov.
Övervaka även portföljens hälsotillstånd genom portföljanalyser för att optimera resultaten. Du kan lagra, frysa och rapportera historiska projekt för att säkerställa efterlevnad och utföra trendanalyser.
Synlighet för ledningen
Centralisera alla resurser och all information som teamet behöver och ge intressenterna en tydlig översikt över projektens status i realtid med hjälp av visualiseringar och KPI:er.
Smartsheet erbjuder Dynamic View för att hjälpa företagsägare att dela data med rätt personer när det behövs för redigering och visning. Du kan även hantera viktiga processer tillsammans med leverantörer, externa och interna team samt över olika organisationer.
Detta hjälper dig att hantera processer på ett säkert sätt. Du kan använda detaljerad kontroll och förbättra samarbetet baserat på de specifika kraven. Oavsett komplexiteten i en uppgift, kan du förenkla den med Smartsheet och samtidigt ge bred insyn i projekten.
Du kan använda ett färdigt formulär för att filtrera, samla in och visa förfrågningar. Det är även möjligt att automatisera dataflödet från tilldelning till granskning, godkännande och slutförande.
Smartsheet låter dig också hantera datasäkerhet och integritet för dina tredjepartsleverantörer och vinna deras förtroende.
Du kan använda tillståndsbaserad åtkomstkontroll eller identitetskontroll för att hantera dataåtkomst. Guidning och skyddsmekanismer guidar användarna genom olika steg.
Effektiva applikationer
Du kan enkelt navigera genom de olika alternativen som formulär, blad, rapporter och instrumentpaneler. Detta effektiviserar arbetet och gör det enkelt oavsett om du befinner dig hemma, på kontoret, på resande fot eller på arbetsplatsen genom att använda en dedikerad applikation där allt är samlat.
Med WorkApps kan du enkelt bygga intuitiva mobil- och webbapplikationer utan kodningskunskaper. Detta kan göras på några minuter via Smartsheet och externt innehåll som Google Docs eller Tableau-instrumentpaneler.
Du kan välja bland färdiga WorkApps-mallar eller börja från grunden och anpassa applikationerna efter företagets behov.
WorkApp erbjuder en skräddarsydd upplevelse som säkerställer att intressenter samarbetar effektivt och fokuserar på relevant innehåll.
Du kan även anpassa designen med din egen varumärkesprofil, vilket gör att applikationen känns skapad exklusivt för ditt företag. Med WorkApp kan du hantera kompletta projekt med en skräddarsydd upplevelse.
Styrning och kontroll
Smartsheet erbjuder omfattande styrning och kontroll med hjälp av Smartsheets kärnfunktioner, färdiga lösningar och premiumtillägg. Detta kan förändra ditt sätt att arbeta med hjälp av verktyg som aktivitetsloggar, admincenter, adminverktyg och mer.
Administratörscenter: Här kan du enkelt konfigurera och hantera Smartsheet-kontot från en enda plats. Du får enkel tillgång till adminverktygen genom en central kontrollkonsol, vilket gör det smidigt att navigera mellan användningsrapporter, grupp- och användarhantering samt företagskonfigurationer.
Administratörscentret hjälper dig att hålla koll på licenser, grupper och integrationer som personer i organisationen har tillgång till.
Det hjälper också till att förbättra insynen i tillgängliga konto- och säkerhetsinställningar och ger rekommendationer för att optimera kontokonfigurationen enligt Smartsheets rekommenderade praxis.
Intelligenta arbetsflöden
Automatisera dina processer över plattformarna med Bridge. Det är ett gränssnitt utan kodning som gör det möjligt att koppla ihop data mellan olika system och uppdatera rutinuppgifter.
Detta ökar effektiviteten och noggrannheten och gör det möjligt för teamet att ägna mer tid åt innovation istället för att slösa tid på manuella steg eller förlita sig på flera system för datalagring och utförande av arbete.
Detta innebär att du kan eliminera många manuella inmatningar i system som CRM och arbeta med de viktigaste uppgifterna utan att kopiera eller klistra in data mellan olika system.
Du kan också koppla registreringssystem till rätt processer och fatta välgrundade datadrivna beslut. Det går även att konfigurera nya kopplingar mellan system och anpassa befintliga för att möta dina specifika behov.
Resurser och hantering av digitala tillgångar
Frigör den verkliga potentialen hos dina medarbetare och team genom att hantera, mäta och distribuera tillgångars prestanda. Utöver tillgångar hjälper Smartsheet dig också att hantera dina resurser.
Mobilisera enkelt ditt team för att utföra en uppgift, spåra resebudgetar och scheman samt förutse dina anställningsbehov.
Planera och hitta det bästa projektteamet på ett effektivt sätt, förutse anställningsbehov och lös personalrelaterade konflikter för att förenkla resursallokeringen.
Granska dina projekt, spåra team och planera in projekt enligt teamets kapacitet. Med förifyllda tidrapporter kan teamen skicka in sina timmar samtidigt som de kan fokusera på sitt arbete.
Använd dynamisk rapportering för att visualisera komplex data, identifiera projekttrender, planera för tillväxt och förstå hur hela organisationen presterar.
Smartsheet, med Brandfolders ledande plattform för hantering av digitala tillgångar, ger ditt team möjlighet att hantera innehåll på ett centralt ställe och leverera en förbättrad kundupplevelse. Detta hjälper dig även att maximera effekten av ditt innehåll.
Som ett resultat av detta kan distributionen av tillgångar förbättras 7 gånger snabbare och taggas för sökbarhet. Dessutom erbjuds funktioner som analys och mätning, omfattande filmetadata, korrekturläsning, Smart CDN och mycket mer.
Integration
Smartsheet kan integreras med många verktyg och system som används av moderna företag. Några av de verktyg som Smartsheet integreras med är Slack, Gmail, AWS, Teams, Salesforce, Dropbox, Okta, DocuSign, Facebook Ads och Google Ads.
Genom att ansluta till dessa tjänster kan du effektivt dela information, öka samarbetet och förbättra beslutsfattandet inom hela organisationen.
Övriga funktioner:
- Utöver ovanstående erbjuder Smartsheet även andra funktioner, inklusive:
- API
- Bifogade filer
- Baslinjer
- Kalender och kort
- Cellkoppling och kontakter
- Customer Managed Encryption Keys (CMEK)
- Samarbete kring innehåll
- Anpassade e-postdomäner
- Kontroll av datalagring
- Dokumentgenerering och e-signatur
- Mobila applikationer och portaler
Och mer därtill
Prismodeller
Smartsheet erbjuder många olika prisplaner för att passa och skala dina företagsbehov. Det är lämpligt för olika typer av användningsområden, oavsett om du vill effektivisera dina projekt eller skala och standardisera bästa praxis inom organisationen.
Här följer de olika prisplanerna:
- Gratis: Denna plan är gratis och gäller för 1 användare och upp till 2 redaktörer. Denna plan passar bra för nybörjare inom projekt- och uppgiftshantering. Den innehåller funktioner som 2 blad, 100 automatiseringar per månad, 500 MB lagringsutrymme för bilagor och mer.
- Pro: Denna plan kostar $7/månad och är tillämplig för maximalt 10 användare och ett obegränsat antal visare. Den passar team och personer som vill spåra, hantera och dela projekt med ett obegränsat antal visare. Den innehåller gratisplanens funktioner samt obegränsat antal blad, rapporter, formulär och instrumentpaneler, 250 automatiseringar per månad, 20 GB lagringsutrymme för bilagor och mer.
- Business: Denna plan kostar $25/månad och är tillämplig för minst 3 användare och ett obegränsat antal redaktörer. Den är avsedd för företag som vill hantera sina program och projekt med många redaktörer och som behöver fler funktioner. Den inkluderar alla funktioner i Pro-planen, såsom obegränsad automatisering, 1 TB lagringsutrymme för bilagor och många avancerade funktioner.
- Enterprise: Kontakta Smartsheet team för att få en skräddarsydd offert som passar just era behov. Denna plan är lämplig för organisationer som bedriver storskaliga processer med kontroller på företagsnivå. Den inkluderar alla funktioner i Business-planen samt obegränsat lagringsutrymme för bilagor, fler integrationer, anpassade e-postdomäner och andra avancerade funktioner.
Smartsheet jämfört med monday.com
Smartsheet jämförs ofta med monday.com eftersom båda dessa är program för projektledning med liknande funktioner. Båda fungerar som resurshanterings-, uppgiftshanterings- och portföljhanteringssystem. Båda är tillgängliga via webbläsare eller mobilapplikationer för Android och iOS.
Men det finns skillnader i funktionerna som gör att de sticker ut.
Fördelar med Smartsheet jämfört med monday.com
Smartsheet är lätt att lära sig och använda. Det finns även ett starkt stöd från communityn och utbildningar som gör att användarna enkelt kan förbättra sina Smartsheet-kunskaper, från nybörjare till experter. Plattformen är flexibel och kan växla mellan uppgiftslistor, kortvyer och scheman.
Smartsheet erbjuder olika vyer såsom Gantt, Kalender och Kanban-tavla, tillsammans med påminnelser, uppgiftsberoenden och en uppgiftshierarki med mer än 4 nivåer. Monday.com erbjuder å andra sidan endast en Kanban-tavla.
När det gäller arbetsledning finns det rapporter, formulär, diagram med realtidsdata, instrumentpaneler, anpassade fält, sortering på flera nivåer, 50+ formelfunktioner och mer. Men monday.com erbjuder endast anpassade fält, formulär och villkorlig formatering, medan de andra funktionerna endast är tillgängliga i högre plan.
Både Smartsheet och monday.com är bra när det gäller samarbete, men vissa funktioner, som ändringshistorik, automatiska uppdateringsförfrågningar, korrektur och förgreningsformulär är endast tillgängliga i Smartsheet.
Smartsheet är även starkare inom säkerhet, med funktioner som EPM, Customer Managed Encryption Keys (CMEK), SSO, aktivitetsloggar och rapportering.
Smartsheet lämpar sig bäst för professionella serviceteam eftersom det är en flexibel plattform med avancerade funktioner samt goda säkerhets- och integritetsegenskaper.
Fördelar med monday.com jämfört med Smartsheet
monday.com är lätt att använda för både nybörjare och experter. Användargränssnittet är snyggt och användarvänligt. Det kan synkroniseras med användarnas e-postmeddelanden, så att alla uppdateringar och meddelanden tas emot på rätt sätt.
Det finns en bra uppsättning produktivitetsfunktioner som gör det möjligt för flera personer att arbeta och samarbeta i samma projekt samtidigt. Verktyget erbjuder bättre spårning av beroenden, uppgiftshantering och förbättrad visuell kalenderhantering. Det är även lätt att integrera med andra verktyg.
Monday.com har en gratis plan som gör det enkelt för användare att komma igång snabbt. Verktyget passar bäst för startups och frilansare som vill använda ett uppgiftshanteringssystem för att förbättra sin produktivitet utan att spendera alltför mycket pengar.
Slutsats
Smartsheet är ett robust verktyg med många funktioner och möjligheter som gör din uppgifts- eller projektledning enkel.
Smartsheet erbjuder allt du kan tänkas önska dig i en programvara för projektledning, från samarbete, uppgiftshantering och integration till säkerhet och efterlevnad. Eftersom det finns en gratisplan och en 30-dagars gratis testperiod kan du använda den för att avgöra om den fungerar för ditt team.
Lär dig mer om vad en arbetsorder är.