Hur man skapar Gmail-filter för att enkelt organisera din inkorg

Viktiga punkter att komma ihåg

• Gmail-filter ger dig möjligheten att strukturera och kontrollera din inkorg. Du kan till exempel märka e-post, markera dem som lästa eller radera dem automatiskt.
• Du kan skapa filter antingen via sökfältet, direkt från ett e-postmeddelande eller via inställningsmenyn. På så sätt kan du ställa in kriterier och automatiska åtgärder för inkommande e-post.
• Du kan ändra eller radera filter i Gmails inställningar under ”Filter och blockerade adresser”. Det hjälper dig att hålla inkorgen organiserad och ren.

Gmail-filter fungerar som namnet antyder. De underlättar ordning i din inkorg genom att automatiskt omdirigera e-post. Här förklarar vi hur man skapar, anpassar och hanterar filter i Gmail.

Så här skapar du filter i Gmail

För att skapa Gmail-filter måste du använda en dator. För närvarande går det inte att skapa filter via Gmails mobilapp för iOS eller Android.

Det finns olika sätt att skapa ett filter i Gmail, men det enklaste är att använda sökfältet. Gå till toppen av inkorgen och klicka på reglaget ”Visa sökalternativ”.

Du kan också skapa filter direkt från ett e-postmeddelande i inkorgen. Så här skapar du ett filter från ett mottaget e-postmeddelande:

Öppna ett e-postmeddelande som motsvarar dina filterkrav.

Klicka på ”Mer” bredvid avsändarens information.

Välj ”Filtrera meddelanden som dessa” från menyn.

Fönstret för ”Sökalternativ” ska visas, med ”Från”-kriterierna redan ifyllda. Detta är särskilt användbart om du får många e-postmeddelanden från samma avsändare.

Efter att ha ställt in önskade filterkriterier i sökalternativfönstret, tryck på ”Skapa filter” bredvid sökknappen.

Du kommer att se en lista med möjliga automatiska åtgärder som ska utföras när du får e-post som uppfyller de kriterier du angett.

Listan erbjuder alternativ för att arkivera e-post, markera dem som lästa, ge dem stjärna, radera dem, alltid eller aldrig markera dem som viktiga, och tilldela etikett eller kategori. Du kan även välja att tillämpa filtret på befintliga konversationer i inkorgen som matchar samma kriterier.

För mer information om hur du ställer in kriterier för dina filter, läs Google Workspaces artikel om ämnet.

Exempel på användbara Gmail-filter

Vi ska nu granska några konkreta exempel på Gmail-filter som kan förbättra din e-posthantering betydligt.

1. Filtrera e-postmeddelanden med hjälp av nyckelord

För att blockera alla e-postmeddelanden som innehåller ordet ”investering” från en viss avsändare, följ dessa steg:

Öppna fönstret ”Sökalternativ”.

Ange avsändarens e-postadress (hoppa över detta steg för att blockera från alla avsändare).

Skriv in ”investering” i rutan ”Innehåller orden”.

För att filtrera på flera termer, använd ”ELLER” för att separera dem. Gmail letar då efter e-post som innehåller minst en av de angivna termerna. För e-post som måste innehålla alla termer, separera orden med mellanslag eller använd ”OCH”.

Klicka på ”Sök” för att se alla e-postmeddelanden som matchar kriterierna.

Klicka på ”Skapa filter” och kryssa i rutan ”Radera” för att skicka alla e-postmeddelanden som matchar kriterierna till papperskorgen. (Du kan arkivera dem genom att välja ”Hoppa över inkorgen” istället.)

Klicka på ”Skapa filter” igen.

Ett meddelande ska dyka upp som bekräftar att filtret skapats. Nu kommer alla e-postmeddelanden som innehåller de angivna orden att raderas direkt efter leverans.

2. Sortera din inkorg med hjälp av Plus-adressfilter

Plusadressering är en funktion som tillåter dig att lägga till extra tecken i din e-postadress utan att påverka leveransen. Det kan användas för engångsregistreringar och för att sortera e-post från olika avsändare.

För att använda plusadressering lägger du bara till ett plustecken (+) till din e-postadress före @-symbolen. Till exempel, [email protected] skulle bli [email protected].

Du kan använda denna nya adress för att prenumerera på ett nyhetsbrev och sedan skapa ett filter som automatiskt tillämpar en etikett på e-post från det nyhetsbrevet. Ytterligare en fördel är att om du börjar få spam, kan du enkelt se vilket företag som har läckt din e-postadress.

För att använda plusadresser för att filtrera e-post, följ stegen nedan:

Öppna fönstret ”Sökalternativ”.

Skriv in dina kriterier i rutan ”Innehåller orden”: {to:[email protected] levererad till:[email protected]}. Se till att ersätta ”makeuseof+tech” med din egen anpassade e-postadress.

Klammerparenteser kan användas istället för OR-operatorn och fungerar på samma sätt. Det finns andra avancerade sökoperatorer du kan använda i dina Gmail-sökningar och filter, listade i Gmail Hjälp.

Klicka på ”Skapa filter” och välj ”Använd etikett”.

Välj en lämplig etikett från rullgardinsmenyn. Om du inte har en passande etikett kan du skapa en ny.

Klicka på ”Skapa filter” igen när du är klar.

3. Filtrera e-post baserat på ämne eller avsändare

Du kan ställa in ett filter för att sortera alla e-postmeddelanden som rör ett visst ämne eller kommer från en bestämd avsändare till en etikett. Men Gmail använder AND-operatorn istället för OR när den kombinerar kriterier i fönstret ”Sökalternativ”. Det innebär att filtret väljer e-post som uppfyller alla angivna kriterier snarare än att hitta e-post som uppfyller något enskilt kriterium.

Även om du kan skapa separata filter för varje kriterium är det oftast enklare att använda rutan ”Innehåller orden”. För att skapa ett filter som organiserar alla arbetsrelaterade e-postmeddelanden under etiketten ”Arbete”, följ ungefär samma procedur:

Öppna fönstret ”Sökalternativ”.

Skriv in avsändaren med prefixet ”från:”. Du kan ange flera avsändare med klamrar eller ELLER-operatorn.

Du kan ange ett nyckelord att söka i ämnesraden med prefixet ”subject:”.

Om du vill att filtret ska söka efter vissa ord i hela e-postmeddelandet (inte bara i ämnesraden), skriv in dem efter att du angett avsändaren. Se till att separera flera sökord med OR-operatorn.

I nästa fönster väljer du den etikett som ska appliceras på e-postmeddelanden som matchar kriterierna. I det här fallet är det etiketten ”Arbete”.

För fler exempel på användbara Gmail-filter, se vår lista med smarta Gmail-filter för att hantera e-postöverbelastning.

Hur man redigerar och tar bort Gmail-filter

Om du inte längre behöver vissa filter eller vill ändra dem för att inkludera nya kriterier, följ de här stegen:

Klicka på kugghjulsikonen och välj ”Visa alla inställningar”.

Klicka på ”Filter och blockerade adresser”.

Välj ”redigera” eller ”ta bort” bredvid det filter du vill ändra. Om du väljer att redigera ändrar du de filterkriterier du vill ha och klickar på ”Fortsätt > Uppdatera filter”.

För att radera flera filter, kryssa i rutan bredvid varje filter och välj ”Ta bort” längst ner när du är klar.

Filter kan underlätta hanteringen av dina e-postmeddelanden och hålla din inkorg ren. Men filter är inte det enda sättet att organisera din inkorg. Du kan också lära dig hur du sorterar inkorgen efter avsändare, ämne och etikett.