För att säkerställa framgången för ett projekt är det avgörande att ha en tydlig bild av vad målet är redan från start. En väl definierad projektomfattning är en nyckelfaktor för att nå dit, även om det är en utmaning att skapa en sådan.
Projektomfattningen är mer än bara en lista över mål, delmål och leveranser. Den innefattar också uppgifter, kostnadsberäkningar, nödvändiga resurser och tidsramar. Dessutom definierar den vad projektet *inte* kommer att leverera. Det kan verka paradoxalt, men det ger en extra säkerhet och tydlighet.
Dokumentet som beskriver projektets omfattning fungerar som ett avtal mellan alla inblandade parter. Alla förväntas hänvisa till det under projektets gång. Låt oss undersöka hur man skapar ett sådant dokument.
Utformning av Projektomfattningen
Innan du börjar definiera projektomfattningen behöver du en metod för att generera idéer och innehåll. Det finns flera metoder du kan använda:
#1. Brainstorming
Detta är en klassisk metod där en grupp intressenter samlas för att generera så många idéer som möjligt. Därefter går man igenom idéerna, förfinar dem, prioriterar dem och kommer slutligen överens om de projektkrav som ska ingå. En kompetent moderator är viktig för att hålla diskussionen fokuserad och produktiv.
Fokusgrupper är en variant där man involverar flera grupper av intressenter, vilket kan vara användbart om intressenterna har olika kompetensområden.
#2. Intervjuer
Enskilda intervjuer med intressenter kan minska kaos och ge djupare insikter. Det kräver dock att intervjuaren är väl förberedd och ställer rätt frågor.
#3. Enkäter
Enkäter med fördefinierade svarsalternativ kan vara en snabbare metod, men risken finns att man missar viktiga insikter. Om du redan har en bra uppfattning om alternativen kan detta vara ett effektivt sätt.
#4. Benchmarking
Genom att analysera projektomfattningar från liknande projekt kan du identifiera bästa praxis och potentiella utmaningar. Det är en bra metod för att slippa uppfinna hjulet på nytt.
#5. Prototypframställning
Att skapa en prototyp av slutprodukten kan vara en mycket värdefull metod. Genom att se och interagera med prototypen kan du identifiera krav och problem i ett tidigt skede.
#6. Work Breakdown Structure (WBS)
WBS är en teknik för att strukturera projektets uppgifter. Utmaningen är att den kräver att du har en tydlig bild av alla uppgifter i förväg, vilket sällan är fallet. WBS behöver ofta justeras under projektets gång, men det är ändå ett användbart sätt att definiera projektomfattningen genom att lista alla förväntade aktiviteter.
Varför är Projektomfattningen Viktig?
Projektomfattningen definierar projektets gränser och förväntningar. Här är några specifika skäl till varför det är så viktigt:
#1. Tydlighet
En klar vision av vad som ska levereras är grundläggande för att alla ska förstå vad framgång ser ut.
#2. Sätta Förväntningar
Omfattningen tydliggör förväntningarna för teamet, intressenter och användare, vilket minskar risken för konflikter och missförstånd. Den ger också riktlinjer för hur man hanterar oförutsedda situationer.
#3. Vägledning
En väl definierad projektomfattning ger en vägledning för beslut. Varje beslut ska stödja projektets övergripande mål. Den hjälper också till att hålla projektet inom de ursprungliga gränserna.
#4. Resurshantering
Projektomfattningen hjälper till med resursplaneringen genom att identifiera uppgifter och leveranser, vilket säkerställer en effektiv resursallokering.
Komponenter i Projektomfattningen
En bra projektomfattning bör innehålla följande komponenter:
- Projektmål
- Beskriver projektets övergripande syfte och vad som ska uppnås.
- Leveranser
- En lista över dokument, tjänster eller produkter som ska levereras.
- Milstolpar
- Viktiga kontrollpunkter i projektets tidslinje som visar på framsteg.
- Räckviddsgränser
- En tydlig definition av vad som ingår och inte ingår i projektet.
- Antaganden
- Dokumentation av de antaganden som gjorts om tidslinjer, budget, resurser etc.
- Begränsningar
- Lista över eventuella begränsningar som kan påverka projektet.
- Risker
- Identifiering av potentiella risker och strategier för att hantera dem.
- Intressenter
- Identifiering av alla intressenter, deras roller och ansvar.
- Acceptanskriterier
- Definition av vad som krävs för att en leverans ska anses vara slutförd och framgångsrik.
Mall för att Skapa Projektomfattning
Här är en steg-för-steg-metod för att skapa en projektomfattning för ett mjukvaru-, app- eller webbutvecklingsprojekt:
➡️ Definiera projektmålen med hjälp av någon av de ovan nämnda metoderna. Börja med övergripande mål och konvertera dem till specifika krav.
➡️ Identifiera projektets leveranser, till exempel produkter, dokument eller tjänster. Detta kan inkludera en lista över funktioner och funktionalitet.
➡️ Definiera projektets gränser och tydliggör vad som ingår och inte ingår.
➡️ Identifiera relevanta antaganden om resurser, tidslinjer och budgetar.
➡️ Definiera projektets begränsningar, till exempel potentiella hinder som kan påverka projektet.
➡️ Identifiera projektets risker och strategier för att hantera dem.
➡️ Lista de intressenter som är involverade, inklusive deras roller och ansvar.
➡️ Definiera acceptanskriterier som måste uppfyllas för att projektet ska anses vara slutfört och framgångsrikt.
Bästa Praxis för att Skapa en Projektomfattning
När du använder mallen, glöm inte att ta till dig dessa erfarenheter från tidigare projekt. Trots att det finns mycket erfarenhet kring projektledning finns det fortfarande många projekt som misslyckas. En svag projektomfattning är ofta en av anledningarna. Här är några rekommendationer:
#1. Involvera Intressenterna
Involvera alla intressenter så tidigt som möjligt. Ju färre antaganden och ju mer konkreta fakta, desto bättre för projektet. Att ignorera idéer och önskemål från viktiga intressenter kan leda till problem senare i projektet, särskilt vid acceptanskriterierna.
#2. Följ Mallar och Processer
Ju mer solida processer, desto mindre kaos och oförutsägbarhet. Processer ger struktur och mallar definierar förväntningar, vilket ökar sannolikheten för att leveranserna accepteras.
#3. Var Specifik och Mätbar
Använd ett språk som alla intressenter förstår. Kommunicera med specifika fakta, inte med känslor eller vaga uttalanden. Undvik formuleringar som kan tolkas på olika sätt. En öppen, ärlig och mätbar formulering är den bästa grunden för goda relationer.
#4. Samarbetsinriktat Angreppssätt
Använd ett samarbetsinriktat angreppssätt för alla beslut. Involvera så många parter som möjligt för att få deras synpunkter. Alla perspektiv är viktiga. Sträva efter att förstå andra innan du kräver att de förstår dig.
#5. Granska och Uppdatera Regelbundet
Granska och uppdatera projektomfattningen så tidigt som möjligt i projektet. Ju senare förändringar görs, desto svårare blir det att hantera konsekvenserna. Att hoppas att problem ska försvinna av sig själva är sällan en bra strategi.
Fördelar med en Bra Projektomfattning
Om du har följt råden ovan och skapat en väldefinierad projektomfattning kan du förvänta dig följande fördelar:
Förbättrad projektplanering: Eftersom du redan har investerat tid i planeringen är du bättre förberedd inför alla kommande aktiviteter.
Bättre kommunikation: Alla parter har samma förståelse för projektets mål, vilket leder till effektivare kommunikation. Om alla beskriver framgång på samma sätt är teamet synkat.
Minskade risker: Genom att identifiera risker och strategier i projektomfattningen minskar sannolikheten för oväntade händelser. Du är också bättre rustad att hantera förändringar.
Förbättrad resurshantering: En bra plan leder till optimal tilldelning av resurser till rätt projektfaser.
Nöjda intressenter: Människor kommer att uppskatta att jobba med ett väldefinierat projekt och kommer att engagera sig mer.
Ökad kvalitet på resultaten: Om aktiviteterna är välplanerade är det mer troligt att resultaten blir bra.
Slutsats
Detta ger en konkret plan för att skapa en projektomfattning. Det är inte allt som krävs för att lyckas, men det ger en bra vägledning för hur du kan börja.
Om du vill ha en smidig start på ditt nästa projekt kan du även kolla in de bästa projektchartermallarna.