Om du distribuerar Google Formulär där samma svar ofta återkommer, kan du underlätta för de som ska svara genom att förhandsfylla vissa fält. Det sparar värdefull tid för alla inblandade.
Ibland används Google Formulär för att samla in åsikter via en enkel enkät. Andra gånger kan de vara det idealiska verktyget för att övervaka arbetsflöden och dokumentera slutförda uppgifter.
Oavsett om du spårar framsteg eller behöver registrera återkommande information, kan du effektivisera processen genom att i förväg fylla i vissa fält i ditt Google Formulär. Detta minskar tidsåtgången och ansträngningen för dem som ska svara, eftersom de slipper upprepa samma inmatning varje gång formuläret ska skickas in.
Här följer en steg-för-steg guide om hur du förhandsfyller ett Google Formulär innan du skickar ut det.
Hur du konfigurerar ditt Google Formulär med förifyllda svar
Om du har valt att använda Google Formulär inom din organisation, är det en smart idé att förhandsfylla formuläret innan du distribuerar det. Denna process är enkel och kräver bara några få klick. Följande anvisningar gäller för formulär som du äger, det vill säga de du själv skapat eller har redigeringsbehörighet för:
- Öppna det Google Formulär du har skapat.
- Klicka på ikonen med tre punkter (menyn) och välj ”Hämta förifylld länk”.
- En ny flik eller ett nytt fönster öppnas med en förhandsvisning av ditt formulär.
- Ange de förhandsifyllda svaren du vill ha och klicka på knappen ”Hämta länk” längst ner.
- En länk till ditt förifyllda Google Formulär genereras. Klicka på ”Kopiera länk”.
- Kopiera den här länken till en textfil eller ett dokument. Använd sedan länken när du distribuerar formuläret, för att spara tid och underlätta datainsamlingen.
För ytterligare funktionalitet finns det flera bra Google Formulär-tillägg som kan vara värda att utforska.
Enklare datainsamling vid återkommande uppgifter med förifyllda Google Formulär
Att förhandsfylla ett Google Formulär innan utskick är särskilt användbart vid hantering av arbetsorderdata, där problembeskrivningen ofta är densamma. Denna enkla metod, som innebär att Google Formuläret redan innehåller vanliga, återkommande svar, kan spara både dig och dina kollegor besväret med upprepade val och inmatningar.