Förbättra din kommunikation med AI-drivna verktyg för e-post
Att kunna formulera sina tankar på ett tydligare och mer effektivt sätt är en av de stora fördelarna med ChatGPT. Denna förmåga kan användas för att skapa mer välskrivna e-postmeddelanden eller för att summera långa texter som du inte har tid att läsa.
Även om du kan använda ChatGPT direkt för båda dessa funktioner, kräver det att du har kunskap om de korrekta ”prompterna” (instruktionerna). Ett enklare alternativ är att använda en av de många gratisapparna som förenklar processen. Vissa webbläsartillägg lägger till dessa funktioner direkt i ditt Gmail-konto. Andra tredjepartsappar ger samma resultat, men är oftast enklare att använda än ChatGPT direkt, samtidigt som de inte har tillgång till din privata data.
1. Rizemail (Webb): Sammanfatta e-post utan att lämna inkorgen
AI har blivit en stor hjälp när det kommer till att hantera långt onlineinnehåll. Det kan summera YouTube-videor, ge snabba sammanfattningar av långa artiklar och naturligtvis hantera dina långa e-postmeddelanden. Med Rizemail behöver du varken installera något tillägg, registrera dig hos OpenAI eller skapa något konto. Faktum är att du aldrig behöver lämna din inkorg, vilket gör det extra användbart på mobila enheter.
När du får ett långt e-postmeddelande som du inte har tid att läsa, vidarebefordra det bara till [email protected] och fortsätt sedan att hantera din inkorg. Inom några minuter får du ett svar från Rizemail med en sammanfattning av e-postmeddelandets innehåll. Även om den är mycket bra på att summera själva brödtexten, har den lite svårare med bilagor.
Rizemail är helt gratis att använda, visar inga annonser och kräver ingen registrering. För tillfället kan du sammanfatta 100 e-postmeddelanden per månad. Det fungerar särskilt väl för nyhetsbrev som du prenumererar på.
2. GhostWrite (Chrome): Använd ChatGPT för att skriva e-post, välj längd och ton
GhostWrite är ett utmärkt tillägg för dig som vill använda ChatGPT för att skriva arbetsrelaterade e-postmeddelanden utan att behöva lära dig alla prompts eller förbereda dem. Efter att du installerat tillägget och loggat in med ditt Gmail-konto får du ett gratis personligt konto där du kan skriva upp till 100 meddelanden per månad, vilket är bland det mest generösa i jämförelse med andra tillägg. Tjänsten fungerar för närvarande endast på Chromium-baserade webbläsare med Gmail.
När du öppnar ett nytt meddelandefönster i Gmail, hittar du en ny GhostWrite-ruta under fälten ”Till” och ”Ämne”. Där beskriver du snabbt vad du vill att ChatGPT ska skriva ett mail om. Du kan välja ton (professionell, formell, vänlig, avslappnad, mycket avslappnad, direkt, övertygande), längd (koncis, kort, medium, lång, automatisk) och språk om du inte vill ha det på engelska. GhostWrite tar några sekunder för att bearbeta och ger dig sedan ett eller flera e-postutkast som du kan infoga i brödtexten och skicka.
GhostWrite Chrome-tillägget kan också sammanfatta e-postmeddelanden direkt i din inkorg. När du öppnar ett meddelande hittar du en ”Sammanfatta”-knapp bredvid avsändaren. Klicka på den, så öppnas en dialogruta i själva meddelandet med en sammanfattning av innehållet.
Ladda ner: GhostWrite för Chrome (Gratis)
3. SuperReply (Chrome): AI-genererade svar baserat på ton för Gmail och Outlook
De flesta AI-drivna e-postverktyg som bygger på ChatGPT fungerar bara med Gmail, men SuperReply är ett av få undantag som även stöder Outlook. Du kan inte använda det med Outlooks skrivbordsapp, men det fungerar smidigt om du öppnar Outlooks webbapp i din Chrome-webbläsare (efter att ha installerat SuperReply-tillägget).
SuperReply fokuserar på att hjälpa dig svara snabbt på e-postmeddelanden med den ton du önskar. Bredvid svar-knappen under ett meddelande finns en SuperReply-knapp som ger dig fem tonalternativ: ”Matchning” (anpassar sig till avsändarens ton), ”Affärsmässigt” (strikt professionellt språk), ”Avslappnat” (lätt och vänligt), ”Uppmuntrande” (ger avsändaren en boost) och ”Inte intresserad” (avböjer artigt). Varje tonval genererar även flera utkast till e-postsvar som du kan välja från.
Gratisversionen av SuperReply ger dig 90 svar per månad. Den innehåller också en smidig genväg där du kan aktivera tillägget direkt från inkorgen, utan att behöva öppna meddelandet, vilket sparar tid och klick.
Ladda ner: SuperReply för Chrome (Gratis)
4. Artig Post och Kortfattad Post (Webb): Gör e-post mer professionella eller koncisa
De som ofta fått kritik för att låta korta eller otrevliga i sin e-postkommunikation kommer att uppskatta Artig Post. Denna gratis webbapp ger dig en ruta där du skriver ditt e-postmeddelande som vanligt (eller ännu mer informellt eller otrevligt om du vill). Med hjälp av OpenAI skapas ett artigt och professionellt e-postutkast på cirka 20 sekunder. Du kopierar och klistrar sedan in det och fyller i de uppmaningar som finns inom parentes med din egen information.
Det finns också en systerapp, Kortfattad Post, för dem som kritiserats för att skriva långa e-postmeddelanden som inte kommer till saken. Återigen klistrar du in ditt långa meddelande i rutan, och inom 20 sekunder får du ett kortfattat och direkt meddelande som inte slösar bort någons tid.
Både Artig Post och Kortfattad Post är helt gratis, utan dolda kostnader eller annonser. I avsnittet ”Om” publicerar utvecklaren faktiskt den månatliga kostnaden för att driva webbplatsen. Om du anser att det är värdefullt, kan du överväga att donera.
5. VoxReply (Webb): Omvandla röstmeddelanden till professionella e-postmeddelanden
Alla är inte lika bra på att uttrycka sig i skrift. Om du föredrar att tala, är VoxReply den intelligenta assistenten du behöver för att omvandla dina tankar till professionellt klingande e-postmeddelanden.
Gränssnittet är enkelt: du klickar på ”Starta inspelning” och börjar tala via din dator eller telefon. Du kan pausa inspelningen om du behöver ta en paus, och avsluta den när du är klar. Det finns också ett alternativ att lägga till textanteckningar. Klicka sedan på ”Generera e-postsvar”, och VoxReply ger dig ett utkast till ett professionellt meddelande.
Appen lagrar inte dina röstmeddelanden på sina servrar. För tillfället genererar VoxReply endast formella e-postmeddelanden på engelska, utan möjlighet att ändra ton eller språk.
Registrera dig för Gmails inbyggda AI-hjälp
Alla AI-verktyg som nämns i denna artikel baseras på OpenAIs ChatGPT och gör ett utmärkt jobb med att hjälpa dig att skriva e-postmeddelanden. Men ChatGPT är inte den enda AI-modellen som finns. Google har konkurrerat med sin egen Bard AI, och inte alla känner till att det finns ett verktyg i Gmail som kan hjälpa dig att skriva meddelanden.
Funktionen ”Hjälp mig att skriva” i Gmail är tillgänglig för användare som använder Google Workspace Labs. Den lägger till ett alternativ i meddelanderutan där du kan berätta för Gmail vad du vill skriva, och det genererar ett e-postmeddelande åt dig. Eftersom funktionen fortfarande är i beta bör den användas med försiktighet.