Att beräkna projektkostnader är en komplex process, långt ifrån enkel matematik.
För att ett projekt ska lyckas är en noggrann kostnadsberäkning avgörande. Kostnader uppstår kontinuerligt under projektets gång, och den metod som används för att beräkna dem är helt avgörande för om planen ska lyckas eller inte.
Detta innefattar att få direkt input från kunden och att projektledaren och teamet samarbetar för att få en tydlig bild av affärsvärdet, prioriterade funktioner, önskemål och mer.
I den här artikeln får du lära dig hur du hanterar risker och problem genom att förstå vad kostnadsberäkning innebär, dess betydelse, hur man börjar, olika tekniker och andra viktiga aspekter.
Låt oss börja!
Vad innebär kostnadsberäkning för ett projekt?
Kostnadsberäkning innebär att man tar hänsyn till direkta och indirekta kostnader samt andra faktorer för att skapa en projektbudget som möter de ekonomiska kraven. Detta är ett viktigt steg för att projektet ska lyckas.
Oavsett om det handlar om att bygga en väg eller utveckla en applikation, kan metoder för projektkostnadsberäkning användas inom alla områden. Inom projektledning innebär kostnadsberäkning att man summerar enskilda kostnader med hjälp av olika metoder och tillgängliga data. Resultatet används för att uppskatta framtida kostnader baserat på erfarenheter.
För att göra detta korrekt bör du följa dessa steg:
- Tydligt definiera uppgifterna
- Involvera teamet i upprättandet av kostnadsberäkningarna
- Säkerställa att relevant data är tillgänglig
- Använda standardiserade strukturer för kostnadsberäkningar
- Planera för oväntade händelser
- Exkludera irrelevanta kostnader
- Genomföra oberoende granskningar av uppskattningarna
- Regelbundet se över uppskattningarna
Enkelt uttryckt visar kostnadsberäkningen vilka ekonomiska resurser som krävs för att slutföra ett projekt med definierat omfång. En projektledare och teamet måste överväga både direkta och indirekta kostnader för att få fram en realistisk uppskattning.
Några vanliga faktorer att tänka på är arbetskraft, anläggningar, resurser, material, utrustning, leverantörer, risker och tidsåtgång.
Varför är kostnadsberäkning så viktig?
Att beräkna projektkostnaden blir möjligt genom att använda olika tekniker och en arbetsnedbrytningsstruktur (WBS). Detta hjälper till att visualisera projektets omfattning och fördela kostnader till varje specifik uppgift.
Genom kostnadsberäkningen kan en kund bedöma hur väl projektledaren kommer att kunna styra projektet och uppnå de fastställda målen. Intressenter och chefer kan därmed förutse vilken kvalitet som kommer att levereras.
För ett lyckat projekt är det viktigt att intressenterna fastställer en budget som är accepterad och som möjliggör att kvalitetsförväntningarna kan uppfyllas. En korrekt kostnadsberäkning är nödvändig för att säkerställa att projektet håller sig på rätt spår gällande tid och resurser.
När bör man göra en kostnadsberäkning?
Kostnadsberäkning används för att förutsäga kostnaden, priset och mängden resurser som behövs för att slutföra ett projekt. Noggrannheten beror på projektets komplexitet, design, förutsättningar och värdena för de resurser som krävs.
När du har resurser, utrustning, arbetskraft och definierat projektets omfattning och kvalitetsmål kan du börja uppskatta den totala kostnaden. Det kräver att du tar hänsyn till teknik, tidsramar, uppgifter och annat för att korrekt kunna beräkna den totala kostnaden.
Hur uppskattar man kostnaden på ett korrekt sätt?
När du ska beräkna kostnaden för ett projekt är det viktigt att dela upp det i mindre uppgifter och avgöra vilka team som ska ansvara för vad. Ett av huvudmålen är att se till att du håller dig inom budgeten.
Att genomföra en kostnadsberäkning innebär några steg. Låt oss gå igenom dem.
Skapa en lista över uppgifter och resurser
Första steget är att lista ut vilka resurser och uppgifter som behövs. Dela upp hela projektet i små, hanterbara delar. Detta kan inkludera forskning, design, utveckling av front-end eller back-end, copywritning, testning, buggfixning, lansering och annat.
Listan över uppgifter kan variera beroende på projekt, men grundprincipen är densamma. När du fördelar arbetet mellan olika teammedlemmar med hänsyn till deras timpriser blir det enklare att beräkna kostnaden för arbetet och tiden som krävs.
Identifiera och fördela resurser
Se till att du har rätt personer med rätt kompetens som behövs för projektet. Lista de tillgängliga teammedlemmarna och fördela uppgifter baserat på deras expertis. Detta leder till en mer effektiv resursplanering och därmed till ett lyckat projekt.
Uppskatta tidsåtgången för varje uppgift
Här måste du uppskatta hur lång tid varje uppgift kommer att ta och skapa ett projektschema med inbyggd marginal. Eftersom man inte kan förutse allt är det bra att lägga in lite extra tid så att projektet kan slutföras i tid utan stress.
Genom att använda tidsspårning kan du planera projektets längd mer exakt. Du bör inte räkna med att teamet arbetar 100 % av tiden, då det kan leda till utbrändhet. En idealisk utnyttjandegrad för teamet ligger runt 80 %, vilket ger lite utrymme för oförutsedda händelser.
Beräkna projektkostnaden
Det finns ofta liknande projekt i databasen. Du kan använda tidigare projekt för att analysera hur lång tid varje uppgift tog och vad den kostade.
Om det inte finns några tidigare projekt måste du beräkna från grunden. Gör först en grov uppskattning och sedan kan teamet samlas för att bestämma exakt tid och kostnad.
Använd verktyg för kostnadsberäkning
Det är viktigt att ha koll på allt. För att undvika att tappa överblicken måste du fokusera på ändringar och uppdatera dem kontinuerligt. Med hjälp av projektledningsverktyg kan du hantera teamets dagliga uppgifter smidigt, vilket bidrar till ett lyckat projekt.
Du kan också spåra budgeten genom att använda ett verktyg. Baserat på antalet timmar som loggats för varje medlem kan verktyget förutspå projektets status. Du kan alltså se hur mycket arbete som återstår och hur lång tid som finns kvar.
Uppskattning vs. Offert: Skillnaden
Uppskattningar och offerter har liknande syften, men termerna är inte utbytbara. De skiljer sig åt i vad som presenteras. Att använda rätt term vid rätt tillfälle säkerställer att kunden får korrekt information för att kunna fatta ett beslut.
Uppskattning
En uppskattning är en kvalificerad gissning om hur mycket ett visst arbete kommer att kosta, baserad på den information som finns tillgänglig vid tillfället. Uppskattningen kan komma att ändras när ny information dyker upp.
Anta att du fått i uppdrag att renovera ett hus och kunden vill veta kostnaden. Först måste du kontrollera husets storlek, rummen, mängden arbete som behöver göras samt vad som ska läggas till eller tas bort. I det här fallet kan du ge en uppskattning baserat på kundens önskemål, låt oss säga 300 000 kr.
När arbetet påbörjas upptäcker du att färgen är dyrare än väntat på grund av den kvalitet som kunden efterfrågar. Då behöver du uppdatera din uppskattning.
Offert
En offert är ett fast åtagande om ett visst arbete inom en viss tidsram. Den är juridiskt bindande och kan inte ändras om inte kunden efterfrågar något utöver det som specificerats. Om omfånget ändras måste en ny överenskommelse göras.
Låt oss ta samma exempel. Om kunden ber om en offert istället för en uppskattning måste du noggrant undersöka priset på arbete, material, tid etc. för att ge ett fast pris som inte kan ändras om inte kunden önskar något extra utöver det som offerten omfattar.
En uppskattning är bäst när du är osäker på materialpriser och kundens förväntningar. Om du däremot tillhandahåller regelbundna tjänster och känner till priser på tjänster och material, och vill skydda dig mot extra arbete, kan en offert vara bättre.
Uppskattningar är oftast förhandlingsbara, medan offerter är exakta och juridiskt bindande.
Vanliga tekniker för kostnadsberäkning
Beroende på projektets storlek, typ, intressenternas förväntningar, faktureringsmetod och andra faktorer kan olika verktyg och tekniker användas för kostnadsberäkning. De vanligaste är:
- Analog uppskattning: Denna teknik använder data från tidigare projekt för att förutspå framtida kostnader i de tidiga faserna.
- Bottom-up-uppskattning: Här uppskattas kostnaden för varje uppgift separat och sedan summeras kostnaderna för att få den totala kostnaden. Används i komplexa projekt som byggprojekt och mjukvaruutveckling.
- Top-down-uppskattning: Den totala projektkostnaden bestäms först, sedan fördelas den på de olika uppgifterna. Används ofta för att uppskatta olika element med ett fast pris som kunden specificerat.
- Parametrisk uppskattning: En statistisk modell som använder historisk data för att beräkna kostnader baserat på viktiga kostnadsdrivare.
- Trepunktsuppskattning: Denna metod tar hänsyn till tre scenarier: mest troliga, optimistiska och pessimistiska. Dessa används för att få fram en slutlig uppskattning.
- Reservanalys: Denna metod bestämmer hur stor reserv som bör avsättas för att hantera osäkerhet.
- Kvalitetskostnad: Här räknar man in pengar som spenderas för att undvika misslyckanden, samt pengar som läggs efter projektets genomförande för att åtgärda eventuella problem.
Parametrar vid kostnadsberäkning
Det är viktigt att kunden är nöjd med dina uppskattningar och kan få en uppfattning om projektets kvalitet. Många projekt misslyckas på grund av dåliga kostnadsberäkningar.
Låt oss gå igenom de parametrar du behöver tänka på när du gör en kostnadsberäkning.
Tid
Tid är en viktig faktor. Tid är proportionell mot ansträngning. Summan av all tid som läggs på projektet är teamets totala ansträngning. Den tid som krävs för att slutföra enskilda uppgifter, inklusive marginal, är nödvändig för en korrekt kostnadsberäkning.
Ansträngning
Ansträngningen är också en viktig parameter. Den ansträngning som krävs ger en tydlig bild av kostnaden. En projektledare måste ta hänsyn till resurserna som teamet kommer att få. Ansträngningen kan beräknas utifrån resurserna. Få resurser innebär mer ansträngning, och fler resurser innebär mindre ansträngning.
Resurser
Resurser måste tas med i beräkningen. Resurshantering är processen att ha rätt resurser tillgängliga när de behövs. Med begränsade resurser är det svårt att beräkna den totala kostnaden.
Noggrannhet
Projektets kostnadsberäkning accepteras endast om den är korrekt. Du kan uppnå precision genom att använda den mest lämpliga metoden, planera för oförutsedda kostnader och regelbundet granska uppskattningarna.
Dokumentation
Det är viktigt att dokumentera alla antaganden så att du kan fatta rätt beslut och alla kan förstå varför uppskattningen ser ut som den gör.
Trovärdighet
Kostnadsberäkningen baseras oftast på tidigare erfarenhet eller fakta. Du kan öka trovärdigheten genom att lägga till historisk data och expertutlåtanden.
Verifiering
Verifiera alltid innan du går vidare. Kontrollera att beräkningarna är korrekta. Lita på dokumentationen för att säkerställa att beräkningarna stämmer.
Riskidentifiering
Planera för risker. Vissa risker är vanliga, medan andra är oväntade. Hantera uppskattningen effektivt genom att lägga till en marginal för oförutsedda händelser. Detta säkerställer att projektet kan slutföras i tid och att du har tillräckliga medel om något skulle hända.
Steg i kostnadsberäkningen
För att göra tillförlitliga kostnadsberäkningar bör du följa dessa steg:
- Definiera projektets syfte
- Utveckla en grov plan genom att träffa teamet
- Definiera systemets egenskaper, prestanda och syfte
- Välj lämplig metod för kostnadsberäkning
- Identifiera antaganden och samla in data
- Utveckla punktuppskattningar
- Genomför känslighetsanalys
- Genomför osäkerhets- och riskanalyser
- Dokumentera uppskattningen
- Uppdatera uppskattningen regelbundet baserat på tid och resurser
Slutsats
Kostnadsberäkning används för att förutse projektets totala kostnad, pris och mängd resurser som behövs. Det görs för att fatta välgrundade investeringsbeslut. För att göra en bra uppskattning är det viktigt att dela upp projektet i mindre delar och planera resurser, arbete och tid.
Att göra en bra kostnadsberäkning är lättare sagt än gjort. Genom att använda rätt metod skapar du en bra kostnadsplan för kunden.
Du kan också utforska några av de bästa programvarorna för projektledning.