Microsoft Teams erbjuder ett avancerat system för textning i realtid, kompletterat med en transkriptionsfunktion som aktiveras när Microsoft Voice är konfigurerat för ett team. Med dessa två funktioner behöver man inte nödvändigtvis manuellt dokumentera det som sägs under ett möte, även om en ren transkription inte ersätter de sammanfattande mötesanteckningarna.
Mötesanteckningar i Microsoft Teams
Mötesanteckningar fångar essensen av ett möte. Medan textning och transkription är ovärderliga för att granska detaljer eller bekräfta vad som sagts (eller inte sagts), är de inte en optimal ersättning för ordentligt tagna anteckningar i långa möten. Däremot är de utmärkta hjälpmedel för att underlätta noggrannare och mer effektiva anteckningar. Målet är att skapa användbara anteckningar, och funktionen för mötesanteckningar i Teams stöttar detta.
I Microsoft Teams finns en inbyggd funktion för att ta mötesanteckningar. Den kan användas både i samband med planering av möten, där man kan lägga till en agenda eller diskussionspunkter, och under pågående möten. När viktiga beslut fattas eller avgörande frågor diskuteras, kan anteckningar skapas direkt i Microsoft Teams. Dessa anteckningar blir sedan tillgängliga för alla deltagare i mötet.
Hur man skapar mötesanteckningar i Microsoft Teams
För att skapa mötesanteckningar under ett möte, följ stegen nedan:
Delta i eller starta ett möte.
Leta efter knappen ”Fler alternativ” i det övre verktygsfältet.
Välj alternativet ”Mötesanteckningar”.
Klicka på ”Ta anteckningar” i kolumnen till höger.
Microsoft Teams-fönstret växlar till fliken ”Mötesanteckningar” för den aktuella kanalen.
Börja skriva dina anteckningar genom att klicka på ”Lägg till ett nytt avsnitt”.
Notera: Om du använder den nya mötesupplevelsen öppnas anteckningarna direkt i huvudfönstret. Använder du den äldre versionen öppnas anteckningspanelen till höger.
Mötesanteckningar för schemalagda möten i Microsoft Teams
Så här lägger du till anteckningar inför ett planerat möte:
Öppna Microsoft Teams.
Navigera till kalendern.
Välj det aktuella mötet och tryck på ”Chatta med deltagare”.
Nu kan du börja lägga till anteckningar.
Observera att alternativet ”Chatta med deltagare” inte visas om mötet schemalagts direkt i en kanal.
Sammanfattning
Mötesanteckningarna är transparenta för alla deltagare och efter avslutat möte sparas de automatiskt som en länk i den kanal där mötet hölls. Anteckningarna nås via fliken ”Mötesanteckningar”. Vid återkommande möten i en kanal samlas alla anteckningar i ett dokument. Varje möte får sin egen sektion, men användarna kan komplettera med egna sektioner vid behov.