Automatisering av arbetsuppgifter: En guide till ökad produktivitet
Mjukvara för att automatisera arbetsuppgifter reducerar manuellt arbete markant och bidrar till ökad produktivitet i företag som använder sig av digital teknik eller fysiska processer.
Automatisering framstår som en av de mest tillgängliga möjligheterna för företagsägare och ledare att reducera kostnader utan att ge avkall på effektivitet och produktion.
Oavsett bransch, från tillverkning av hushållsapparater och fordon till programvaruutveckling, gynnas alla av att automatisera uppgifter och processer.
Om du är ny inom området arbetsuppgiftsautomatisering eller redan använder det men vill optimera dina befintliga processer, har du kommit rätt!
Denna artikel ger dig en översikt över några av de mest framstående verktygen för uppgiftsautomatisering som används av ledande små och medelstora företag, startups och etablerade verksamheter. Du kommer också att lära dig mer om stegen och fördelarna med automatisering. Så låt oss börja!
Vad är arbetsuppgiftsautomatisering? 👩💻
Arbetsuppgiftsautomatisering innebär att använda programvara eller programmeringsalgoritmer för att utföra repetitiva och förutsägbara manuella uppgifter med hjälp av datorer, smartphones, surfplattor eller enkortsdatorer som Raspberry Pi.
Detta förbättrar konsekvensen och precisionen i arbetsflöden. Dessutom ger uppgiftsautomatisering avsevärd effektivitet även i de mest komplexa uppgifterna. Främst minimeras det manuella arbetet som krävs för att uppnå ett visst resultat samtidigt som hela verksamheten effektiviseras.
Automatisering av arbetsuppgifter eliminerar inte helt det mänskliga elementet. Det minskar snarare behovet av manuell inblandning från företagets personal, vilket ger dem möjlighet att lägga mer tid på att öka försäljningen, förbättra marknadsföringsresultat och generera mer intäkter.
Stegen för att automatisera en affärsuppgift 🏦
Affärsuppgiftsautomatisering bygger i hög grad på villkorsbaserad logik, en aspekt av datorprogrammering som hanterar problem med ”Om-Så-Annars”-strukturer.
Du behöver inte vara expert på programmering eftersom det finns verktyg som använder dra-och-släpp-funktionalitet för att automatisera arbetsuppgifter. Du kan skapa komplexa automatiseringsrecept utan att skriva en enda rad kod.
Här är en sammanfattning av stegen som används av de flesta verktyg som nämns i denna artikel, eller som finns tillgängliga online:
#1. Skapa ett arbetsflöde för repetitiva uppgifter
Det första steget är att identifiera om affärsprocessen är repetitiv. Ett bra exempel på ett automatiseringsrecept är projektledningsflödet i Asana:
- Projektledaren lägger till en uppgift i Asana.
- En ansvarig person tilldelas uppgiften i Asana.
- Den ansvarigas Google Kalender uppdateras automatiskt med uppgiften som ett schema.
Du kan använda din kreativitet för att skapa liknande arbetsflöden.
#2. Välj en utlösande app och lägg till utlösarhändelser
De flesta verktyg för arbetsuppgiftsautomatisering kräver att du väljer en app och en händelse som utlöser det automatiska arbetsflödet. I exemplet ovan:
- Utlösarhändelse: En ny uppgift har lagts till och tilldelats en gruppmedlem.
#3. Välj en åtgärdsapp och åtgärdshändelser
Nu väljer du Google Kalender som åtgärdsapp och lägger till en kalenderhändelse som åtgärdshändelse.
#4. Publicera automatiseringen
Automatiseringsverktyget utför olika tester och kontoverifieringar under processens gång. När du ser att automationen fungerar som avsett, kan du publicera receptet.
Från och med nu kommer appen för arbetsuppgiftsautomatisering automatiskt att boka tid i kalendern för dina teammedlemmar när du tilldelar en ny uppgift. Du behöver inte jaga dem eller skicka påminnelser via e-post!
Fördelar med arbetsuppgiftsautomatisering 👍
De fördelar ditt företag får av automatisering av uppgifter varierar från bransch till bransch. Nedan är de vanligaste fördelarna som gäller oavsett bransch:
- Det snabbar upp repetitiva uppgifter. Om du kan förutse de exakta stegen i en uppgift kan programvaran återskapa dessa steg, och du kan slappna av medan programmet utför uppgifterna steg för steg.
- Du kan skydda din personal från utbrändhet genom att använda en algoritm för att utföra repetitiva uppgifter.
- Människor tenderar att göra fler fel som stavfel när de upprepar samma steg i en uppgift. Sådana misstag kan vara kostsamma för dina kunder. Du kan använda programvara för uppgiftsautomatisering för att utföra repetitiva uppgifter och skydda ditt företags rykte.
- Den här typen av verktyg frigör din personal från manuellt arbete så att de kan ägna sig åt andra intäktsgenererande områden som försäljning, marknadsföring och kundservice.
- De flesta tillverkare av konsumentvaror, vitvaror och bilar använder en kombination av algoritmer och robotarmar för att automatisera hela produktionslinjen, vilket främst minskar produktionskostnaderna.
- Automatisering av arbetsuppgifter säkerställer att din digitala affärsprocess följer företagets policyer, som automatiserade dokumentflöden för att skapa och godkänna affärsdokument.
- Du får mer kontroll över verksamheten och produktionslinjerna. I nödsituationer kan du enkelt använda katastrofåterställningslösningar, till exempel att flytta molnapplikationen till en annan molnleverantör eller till en opåverkad fabrik.
- Slutligen är den mest eftertraktade fördelen förbättrad avkastning på investeringar i manuella affärsprocesser som digital marknadsföring, e-postmarknadsföring, onboarding av kunder online, digital KYC-verifiering med mera.
Nu när du känner till definitionen av programvara för uppgiftsautomatisering, dess steg och fördelar är det dags att utforska några populära verktyg för enkel och prisvärd automatisering för alla företag eller personligt bruk:
Pipefy
Pipefy är en utmärkt lösning när det gäller att automatisera dina arbetsuppgifter och arbetsflöden. Förutom automatisering kan du skapa och anpassa olika typer av arbetsflöden med denna plattform, med utrymme för enkel skalning. Det intuitiva visuella gränssnittet gör automatiseringsprocessen smidig.
Detta resulterar i ökad effektivitet för teamet, och de kan få ut mesta möjliga av sina applikationer. Det hjälper dig också att hantera snabba förändringar i arbetsflödet till följd av kundfeedback eller nya interna krav.
Nu behöver du inte längre förlita dig lika mycket på e-postkedjor och kalkylblad, eftersom denna automatiseringsprogramvara hjälper dig att undvika misstag genom att eliminera dubbel datainmatning.
Med Pipefy kan du antingen bygga ett arbetsflöde från grunden med den visuella redigeraren eller använda någon av deras mallar för att anpassa efter dina behov. Anpassningsbara instrumentpaneler och rapporter är användbara för att följa KPI:er, övervaka status och identifiera nya möjligheter.
Applikationen låter dig sammanfoga, sortera och dirigera inkommande förfrågningar och ärenden oavsett källan. Den stöder samarbete genom att placera alla gruppmedlemmar på samma sida och definiera användares rättigheter för insyn och interaktion.
Zoho Flow
Är du trött på att hantera flera applikationer var för sig för dina team? Med Zoho Flow kan du automatisera affärsflöden och uppgifter genom att koppla ihop de applikationer du använder. Eliminera informationssilorna med hjälp av den smarta integrationsfunktionen i denna programvara.
Appen kopplar ihop alla applikationer så att alla e-postmeddelanden, registreringar och rapporter flödar sömlöst. Du kan designa flöden genom att använda förkonfigurerade flödessamlingar för maximal produktivitet och utföra rutinuppgifter.
Det finns inte heller något behov av att anstränga sig med komplex integreringskod eftersom den dynamiska byggaren låter dig ställa in en utlösare och åtgärder med hjälp av sömlös integration. Teamen kan till och med skapa arbetsflöden som går mellan olika avdelningar för att bättre koordinera verksamheten.
Dessutom kan organisationer skapa anpassade integrationer med detta verktyg för olika affärsfunktioner. Några av de mest populära applikationerna som stöds är Zoho CRM, Trello, Asana, Slack, Google Calendar, Zoho Desk, Calendly, Azure DevOps, Confluence, Dropbox och Salesforce.
Wrike
Om ditt team är trött på att utföra tråkiga processer som hämmar produktiviteten, är det dags att välja Wrike. Den kraftfulla och effektiva automatiseringsmotorn kan automatisera vardagliga arbetsflöden så att du kan fokusera på de aktiviteter som är mest avgörande för ditt företag.
Företag kan skapa regler för repetitiva uppgifter med hjälp av triggers och åtgärder för snabbare och smartare arbetsprocesser. Verktyget ger dig också automatiska varningar och uppdateringar för snabbare skalning, effektivisering och minskning av misstag.
När du använder Wrike flyttas uppgiften automatiskt till nästa steg i arbetsflödet, beroende på uppgiftens prioritet, status och risk. Eftersom alla teammedlemmar har full insyn i arbetsflödet, säkerställs transparens.
Applikationen har även funktioner som @omnämnanden, aviseringar och påminnelser för bättre samarbete.
ClickUp
Med ClickUp Automations kan du enkelt automatisera dina rutinuppgifter och hjälpa ditt team att fokusera på viktigare arbete.
Denna plattform erbjuder mer än 100 sätt att skapa uppgifter på. Förutom att skapa anpassad automation kan du automatisera uppgifter som rör tilldelning, statusar, prioriteringar, datum, skapande och flytt av uppgifter.
Dessutom kan du tilldela uppgifter, ändra status, lägga till kommentarer och utföra många andra aktiviteter. Användare kan välja den åtgärd som ska utföras under en automatiseringsutlösare, vilket sparar dem tid.
ClickUp Automations stöder flera externa applikationer, som Slack, Google Sheets, Calendly, Dropbox, GitHub, Typeform och Airtable, för att skapa ett enhetligt, delat arbetsflöde. Framför allt säkerställer den användardata med hjälp av en säker plattform och erbjuder hög tillgänglighet.
Jira Automation
Letar du efter en automatiseringslösning som hjälper dig att fokusera på de viktigaste uppgifterna? Välj Jira Automation för att automatisera alla uppgifter eller arbetsflöden för ditt företag med några få klick.
Med den här plattformen är möjligheterna oändliga – du kan till exempel automatisera uppgiftstilldelningar för att synkronisera uppgifter mellan avdelningar.
Du behöver inte heller skriva någon kod. Välj bland fler än 100 mallar (DevOps, Slack, Business, Global etc.) och börja skapa automatiseringsregler på några minuter. Du kan också använda deras guider och videor för att komma igång.
Företag kan använda den här programvaran med andra populära verktyg som MS Teams, Slack, GitHub, Bitbucket med flera.
Zapier
Med 5 000 appar och nästan obegränsad automatiseringspotential är Zapier en utmärkt lösning för arbetsuppgiftsautomatisering för välkända varumärken som Salesforce, Microsoft, Google, Typeform, Vocal, Airtable med flera. Det är en programvara för uppgiftsautomatisering utan kod med följande funktioner:
- Flerstegsautomatisering som kan inkludera upp till 100 appar
- Enkel ”om-så”-logik för villkorsbaserad programmering i en visuell arbetsyta
- Bygg dra-och-släpp-automationsrecept
- Flera filter för att skapa avancerade automatiseringsrecept
- Formatera data inom automatiseringens formel med hjälp av formateringsfunktionen
Applikationsintegrationsplattformen lämpar sig väl för affärsroller inom försäljning, IT, småföretag och onlinemarknadsföring.
När det gäller affärsflöden kan du använda Zapiers appintegrationer, så kallade ”Zaps”, för kundkommunikation, datahantering, leadshantering och affärsprocesser.
Tallyfy
Tallyfy är idealiskt för företag som har en stor volym dokument, filer och data. Utvecklaren av automatiseringsplattformen har fokuserat på uppgiftsautomatisering för onlineformulär, affärsflöden, processer, uppgifter, dokumentgodkännanden med mera.
Den har integrationer och webhooks för olika affärs- och professionella applikationer som Google e-post (Gmail), Slack, Microsoft Outlook, Microsoft Teams, Power BI, Tableau med mera.
Programvaran stöder även automatiseringsverktyg från tredje part, som Zapier Connector och Power Automate. Om du inte hittar en integration för din företagsapp i Tallyfy kan du integrera appen med Power Automate eller Zapier och sedan använda den i Tallyfy.
Nintex
Nintex är ett utmärkt val för företag som vill använda en komplett automatiseringsplattform. Med det här verktyget kan användare automatisera manuella och vardagliga uppgifter och hantera affärsflöden genom robotiserad processautomation.
Allt du behöver göra är att identifiera de processer som kräver automatisering och sedan automatisera dem med några klick – utan att skriva en enda kodrad. Du behöver inte längre använda pappersformulär, eftersom företag kan samla in information digitalt via formulär och smartphones.
Nintex stöder också e-signatur i dina dokument och låter dig automatiskt generera dokument vid behov. Du kan också bli en del av deras globala partnernätverk för snabb och framgångsrik automatisering.
Slutord
Arbetsuppgiftsautomatisering är nyckeln till ökad produktivitet, effektivitet och lönsamhet i företag. Det hjälper dig att undvika misstag och utföra både fysiska och digitala uppgifter snabbare. Framgång inom automatisering är beroende av den programvara du använder för att skapa automatiska processer eller uppgiftsrecept.
Prova de ovannämnda programvarorna för arbetsuppgiftsautomatisering och välj den som bäst passar din bransch och dina behov.
Därefter kan du utforska verktygen för att automatisera hanteringen av leverantörsfakturor.