Programvara för uppgiftsautomatisering minskar manuellt arbete och ökar produktiviteten i de flesta företag som använder teknik i digital eller fysisk form!
Automatisering är den lågt hängande frukten för företagsägare och chefer när de behöver minska omkostnader utan att kompromissa med produktivitet och produktion.
Från hushållsapparater, varor och fordonstillverkning till programvarukodning, all industri drar nytta av automatisering av uppgifter och processer.
Om du är ny på uppgiftsautomatisering eller redan använder automation men vill effektivisera befintliga automationsscenarier har du kommit rätt!
Den här artikeln kommer att beskriva några enastående verktyg för uppgiftsautomatisering som ledande små och medelstora företag, nystartade företag och företag använder. Vidare kommer du att lära dig mer om steg och fördelar för uppgiftsautomatisering. Så, börja läsa!
Innehållsförteckning
Vad är Task Automation? 👩💻
Uppgiftsautomatisering är användningen av programvara eller programmeringsalgoritmer för att utföra repetitiva och prediktiva manuella uppgifter med datorer, smartphones, surfplattor eller enkelkortsdatorer (SBC) som Raspberry Pi.
Det förbättrar konsekvensen och noggrannheten i arbetsflöden. För att inte tala om, uppgiftsautomatisering ger extraordinär effektivitet till de mest komplexa uppgifterna. Mest uppenbart minimerar det det manuella arbete som krävs för att producera ett specifikt resultat samtidigt som hela verksamheten eller det kommersiella projektet effektiviseras.
Uppgiftsautomatisering tar inte helt bort människors engagemang. Det minskar bara behovet av manuellt ingripande av din företagsarbetare samtidigt som de kan investera tid i att öka försäljningen, förbättra marknadsföringsmåtten och i slutändan få in mer intäkter.
Stegen för att automatisera en affärsuppgift 🏦
Affärsuppgiftsautomatisering är mycket beroende av villkor, ett segment av datorprogrammering som löser problemen med IF Then Else (aka If This Then That).
Du behöver dock inte gå in på kodning eftersom det finns dra-och-släpp-verktyg för uppgiftsautomatisering. Du kan skapa mycket komplexa automationsrecept utan att skriva en enda kodrad.
Här är stegen att följa för de flesta av de verktyg som nämns i den här artikeln eller finns på andra ställen på webben:
#1. Skapa ett arbetsflöde för repetitiva uppgifter
Först måste du identifiera om affärsprocessen är repetitiv. Ta en titt på följande arbetsflöde för projektledning på Asana. Det är ett bra exempel på ett automationsrecept:
- Projektledaren lade till en uppgift på Asana.
- De har också lagt till en mottagare på Asana.
- Mottagarens Google Kalender-app kommer automatiskt att visa denna uppgift som ett uppgiftsschema.
Du kan använda din fantasi och kreativitet för att skapa sådana här arbetsflöden.
#2. Välj en triggerapp och lägg till triggerhändelser
De flesta program för uppgiftsautomatisering kommer att be dig välja en Trigger-app och Trigger-händelse som kommer att kickstarta det automatiserade arbetsflödet. I exemplet ovan:
- Trigger Event: Lade till ny uppgift och tilldelade en gruppmedlem
#3. Välj en Action App och Action Event(s)
Nu väljer du bara Google Kalender som åtgärdsapp och Lägg till kalenderhändelse som åtgärdshändelse.
#4. Publicera Automation
Automationsverktyget kommer att utföra olika tester och kontoautentisering under hela processen. När du ser att testautomatiken fungerar som du tänkt dig, publicera receptet.
Från och med nu kommer uppgiftsautomatiseringsappen automatiskt att boka kalenderplatsen för dina teammedlemmar när du tilldelar en ny uppgift. Inget behov av att jaga dem eller skicka påminnelser via e-post!
Fördelar med Task Automation 👍
Fördelarna ditt företag åtnjuter av uppgiftsautomatisering beror från bransch till bransch. Men följande är de vanliga fördelarna i alla branscher:
- Det påskyndar repetitiva uppgifter. Om du kan förutsäga de exakta stegen i en uppgift, kan programvaran återskapa dessa steg, och du kan koppla av medan programmet utför uppgifterna en efter en.
- Du kan rädda din personal från utbrändhet och trötthet genom att använda en algoritmisk kod för att utföra repetitiva uppgifter.
- Människor tenderar att göra mindre fel som stavfel när de arbetar med samma steg i en uppgift upprepade gånger. Men sådana fel kan bli ödesdigra för dina kunder. Du kan använda programvara för uppgiftsautomatisering för att utföra repetitiva uppgifter och rädda ditt företag från rykteförluster.
- Sådana verktyg frigör din arbetsstyrka från manuellt arbete så att du kan uppgradera dem och utse dem i andra intäktsgenererande avdelningar som försäljning, marknadsföring, merförsäljning och kundservice.
- De flesta konsumentvaror, apparater och biltillverkningsindustrier använder en kombination av algoritmer och robotarmar för att automatisera hela produktionslinjen. Det minskar främst produktionskostnaderna.
- Uppgiftsautomatisering säkerställer att din digitala affärsprocess överensstämmer med dina företagspolicyer, som automatisering av dokumentarbetsflöden för att skapa och godkänna affärsdokument.
- Du får mer kontroll över affärsverksamheten och produktionslinjerna. Under nödsituationer kan du enkelt åberopa katastrofåterställningslösningar som att överföra molnappen till en annan molnleverantör eller tillverkningsbehoven hos en opåverkad fabrik.
- Slutligen, den mest eftertraktade fördelen är bättre ROI i manuella affärsprocesser som digital marknadsföring, e-postmarknadsföring, kundintroduktion online, digital KYC-verifiering och mer.
Nu vet du definitionen av programvara för uppgiftsautomatisering, dess steg och dess fördelar. Det är dags att utforska några populära verktyg för enkel och prisvärd uppgiftsautomatisering för alla företag eller personligt bruk:
Pipefy
När det kommer till att automatisera dina uppgifter eller arbetsflöde är Pipefy här för dig. Förutom automatisering kan du skapa och modifiera alla typer av arbetsflöden på denna plattform med utrymme för oändlig och enkel skalning. Med sitt intuitiva visuella gränssnitt blir automatiseringsprocessen sömlös.
Som ett resultat ökar teamets effektivitet, och de kan få ut det mesta av sina appar. Det hjälper dig också att hantera snabba ändringar i arbetsflödet på grund av kundfeedback eller nya interna krav.
Nu måste du lita mindre på e-postspår och kalkylblad eftersom denna automatiseringsprogramvara låter dig undvika fel genom att eliminera dubbla datainmatningar.
Pipefy låter dig bygga ett arbetsflöde från grunden med hjälp av dess visuella redigerare eller välja någon av dess mallar för att anpassa efter dina behov. Dessutom är anpassningsbara instrumentpaneler och rapporter för detta verktyg användbara för KPI-spårning, statusövervakning och identifiering av nya möjligheter.
Denna applikation gör att du kan sammanfoga, sortera och dirigera inkommande förfrågningar, intag och biljetter, oavsett deras källor. Det stöder samarbete genom att placera varje gruppmedlem på samma sida och bestämma användarens behörighet för synlighet och samarbete.
Zoho Flow
Är du trött på att hantera flera appar individuellt för dina team? Zoho Flow låter dig automatisera affärsflöden och uppgifter genom att ansluta apparna du använder. Bli av med alla informationssilos med den smarta integrationsfunktionen i denna programvara.
Appen kopplar samman alla appar så att alla e-postmeddelanden, poster och rapporter rör sig i ett oavbrutet flöde. Du kan designa flöden genom att anpassa förbyggda flödessamlingar för maximal produktivitet och utföra rutinuppgifter.
Dessutom finns det ingen anledning att anstränga sig för komplex integrationskodning eftersom dess dynamiska byggare låter dig ställa in en utlösare och åtgärder genom sömlös integration. Team kan till och med skapa arbetsflöden som kopplar samman mellan avdelningarna för bättre orkestrering av verksamheten.
Dessutom kan organisationer skapa anpassade integrationer med det här verktyget över olika affärsfunktioner. Några av de populäraste apparna som stöds är Zoho CRM, Trello, Asana, Slack, Google Calendar, Zoho Desk, Calendly, Azure DevOps, Confluence, Dropbox och Salesforce.
Wrike
Om ditt team är trött på att utföra tråkiga processer som påverkar produktiviteten, är det dags att välja Wrike. Dess kraftfulla och effektiva Automation Engine kan automatisera vardagliga arbetsflöden så att du kan ta itu med de aktiviteter som är mest avgörande för ditt företag.
Företag kan skapa regler för repetitiva uppgifter med hjälp av triggers och åtgärder för snabbare och smartare arbetsprocesser. Dessutom varnar och uppdaterar verktyget dig automatiskt för snabbare skalning, processeffektivisering och felminskning.
När du använder Wrike flyttas uppgiften automatiskt till nästa arbetsflödessteg, beroende på uppgiftens prioritet, status och risk. Eftersom alla teammedlemmar har full insyn i arbetsflödena kommer det att finnas transparens.
Applikationen har också funktioner som @omnämnanden, aviseringar och påminnelser för bättre samarbete.
Klicka Upp
Med funktionen ClickUp Automations kan du enkelt automatisera dina rutinuppgifter och hjälpa ditt team att fokusera på viktigare arbete.
Med denna plattform kan man skapa uppgifter på mer än 100 sätt. Förutom att skapa skräddarsydd automatisering låter den dig automatisera uppgifter relaterade till tilldelade, statusar, prioriteringar, datum, skapande och flytt.
Dessutom låter den dig tilldela uppgifter, ändra status, posta kommentarer och utföra många andra aktiviteter. Användare får välja den åtgärd som ska inträffa under en automatiseringsutlösare och på så sätt spara sin dyrbara tid.
ClickUp Automations stöder flera externa appar, inklusive Slack, Google Sheets, Calendly, Dropbox, GitHub, Typeform och Airtable, för att skapa ett enda men delat arbetsflöde. Framför allt säkerställer det användardatasäkerhet med en säker plattform och erbjuder en hög nivå av drifttid.
Jira Automation
Letar du efter en uppgiftsautomatiseringslösning som hjälper dig fokusera på dina viktiga uppgifter? Välj Jira Automation för att automatisera alla uppgifter eller arbetsflöden för ditt företag med några få klick.
Med den här plattformen är möjligheterna oändliga – du kan använda den för att automatisera uppgiftstilldelningar för att synkronisera uppgifter mellan avdelningar.
Du behöver inte heller skriva koder. Välj någon av dess 100+ mallar (DevOps, Slack, Business, Global, etc.) och börja skapa automatiseringsregler på några minuter. Du kan också använda dess guider och videor för att starta processen.
Företag kan använda denna programvara med andra populära affärsverktyg som MS Teams, Slack, GitHub, Bitbucket, etc.
Zapier
Med 5 000 appar och oändlig automatisering är Zapier den bästa lösningen för uppgiftsautomatisering för kända varumärken som Salesforce, Microsoft, Google, Typeform, Vocal, Airtable och mer. Det är en programvara för uppgiftsautomatisering utan kod med följande anmärkningsvärda funktioner:
- Flerstegsautomatisering som kan inkludera upp till 100 appar
- Enkel om/då-logik för villkorlig programmering i en visuell arbetsyta
- Bygg helt och hållet dra-och-släpp automationsrecept
- Flera filter så att du kan göra komplexa automationsrecept
- Formatera dina data inom automationsformeln med formateringsfunktionen
I skrivande stund är appintegrationsplattformen lämplig för affärsroller som försäljning, informationsteknologi (IT), småföretagare och onlinemarknadsförare.
När du pratar om affärsflöden kan du använda Zapiers appintegrationer eller Zaps för kundkommunikation, datahantering, leadshantering och affärsprocesser.
Tallyfy
Tallyfy är mycket lämplig för företag med en större volym av dokument, filer och data än andra. Utvecklaren av automationsplattformen har själv betonat uppgiftsautomatisering för onlineformulär, affärsflöden, processer, uppgifter, dokumentgodkännanden och mer.
Den har integrationer och webhooks för olika affärs- och professionella appar som Google e-post (Gmail), Slack, Microsoft Outlook, Microsoft Teams, Power BI, Tableau och mer.
Programvaran för uppgiftsautomatisering stöder också automationsverktyg från tredje part som Zapier Connector och Power Automate. Därför, om du inte hittar en integration för din företagsapp på Tallyfy, kan du integrera appen med Power Automate eller Zapier och sedan använda den på Tallyfly.
Nintex
När det gäller att använda en komplett automationsplattform är Nintex ett idealiskt val för företag. Detta verktyg låter användare automatisera manuella och dagliga uppgifter och hantera affärsflödet genom robotprocessautomatisering.
Allt du behöver göra är att ta reda på de processer som kräver automatisering och börja automatisera dem med några klick – och helt utan koder. Det finns inget behov av att använda pappersformulär eftersom företag kan samla in information digitalt från formulär och smartphones.
Dessutom möjliggör Nintex e-signatur i dina dokument och låter dig generera dokument närhelst det behövs automatiskt. Du kan också bli en del av dess globala partnernätverk för snabb och framgångsrik automatisering.
Slutord
Uppgiftsautomatisering är hemligheten bakom företagets produktivitet, effektivitet och lönsamhet. Det hjälper dig att undvika straff för misstag och utföra fysiska eller digitala uppgifter snabbare. Framgång inom automatisering ligger dock i den programvara du använder för att skriva automatiserade processer eller uppgiftsrecept.
Prova programvaran för uppgiftsautomatisering ovan och välj en som passar din affärsdomän och dina behov av automatiseringsstil.
Därefter kan du kolla in verktygen för automatisering av leverantörsreskontra.