Varje verksamhet förfogar över resurser, både av fysisk och icke-fysisk natur. Att hantera dessa resurser på ett adekvat sätt är en nyckelkomponent för att accelerera IT-processer samt att främja ökad produktivitet och effektivitet i hela organisationen.
I vår moderna, teknikdrivna era är det inte längre nödvändigt att manuellt underhålla tillgångsregister med kontinuerlig datauppdatering.
Tekniska lösningar som programvara för IT-tillgångshantering finns tillgängliga för att hjälpa dig att övervaka dina affärstillgångar, hantera dem på ett effektivt sätt och skapa register som avlastar dig från tidskrävande, repetitiva uppgifter.
Detta frigör din tid och ger dig möjlighet att fokusera på viktigare aktiviteter som bidrar till att du når dina affärsmål. Denna typ av programvara gynnar också regelefterlevnad och resursplanering. Dessutom undviker du kostnaden för att anställa en kapitalförvaltare eller den betydande kostnad som det kan innebära.
Innan vi går djupare in på detaljerna, låt oss först klargöra några centrala punkter kring begreppet kapitalförvaltning.
Vad innebär IT-tillgångshantering?
IT-tillgångshantering handlar om att administrera alla IT-relaterade resurser som ägs av en organisation, exempelvis programvarulicenser, fastigheter, upphovsrätter, aktier och obligationer.
Programvarulösningar för IT-tillgångshantering underlättar effektiv administration av organisationens resurser. Företag som hanterar tillgångar kan dra stor nytta av dessa lösningar, då de bidrar till att effektivisera hanteringen av tillgångar utan onödiga komplikationer, samtidigt som de främjar framsteg genom att eliminera silos.
I dagens digitala landskap är många tillgångar digitala, vilket gör det möjligt att använda IT-tillgångshanteringssystem för att ta kontroll över dina digitala ägodelar, överföra digitala resurser och administrera programvaruinventarier och mycket mer.
Programvara för IT-tillgångshantering kan inkludera följande funktioner:
- Förenkla tillgångsinventering genom agentbaserade verktyg, skanning av specifika enheter för lagerinformation, anpassade processer och automatiska produktuppdateringar.
- Erbjud insikt i programanvändning genom rapporter och spårning av applikationers drifttider.
- Identifiera tillgångar automatiskt med funktioner som automatisk enhets- och produktigenkänning, automatisk upptäckt, igenkänning av programvarupaket, samt enkel och snabb tilläggning av nya produkter.
- Generera rapporter om regelefterlevnad och användning genom integrerad rapportering av konfigurationshanteringsprodukter, trendanalys, tillgångshistorik, detaljerade webbrapporter, anpassningsbara rapporter och varningar.
- Hantera IT-kontrakt genom integrerade system för kontraktshantering som hanterar kontrakt och deras garantier, hyresavtal, underhåll, automatisk övervakning, varningar, schemaläggning, dokumenthantering med mera.
- Hantera licenser och genomföra avstämningar.
Hur fungerar programvara för IT-tillgångshantering?
I grunden registrerar programvaran alla IT-tillgångar som tillhör en organisation, från hårdvara och mjukvara till maskinell utrustning och möbler. Programvaran underlättar snabbare IT-processhantering. Genom schemaläggning och registrering av ersättningar kan du använda den för att hålla koll på dina tillgångar. Den rangordnar också tillgångarna efter deras värde, för att möjliggöra prioritering utifrån detta.
Programvaran kan beräkna avskrivningar och skicka påminnelser när en tillgång behöver repareras eller bytas ut. Förutom fysiska tillgångar spårar ett tillgångshanteringssystem också alla dina immateriella tillgångar som programvara, licenser, digitala dokument, upphovsrätter, patent och affärspolicyer. Den registrerar även information om förnyelser och underhåll av system eller utrustning.
Vilka är fördelarna med programvara för tillgångshantering? 👍
Integritet
Dina tillgångar är din privata egendom och vanligtvis konfidentiell information. Att anlita en extern person eller byrå för att sköta dina tillgångar kan medföra risker eftersom de kan få kännedom om dina tillgångar och potentiellt exponera dem.
Genom att använda ett system för kapitalförvaltning kan du undvika denna risk. Du behöver inte lita på någon utomstående. Använd istället det bästa tillgångshanteringssystemet för att ha full kontroll och insyn i alla dina tillgångar.
Kostnadseffektivt
Utöver integritetsfrågor är det kostsamt att anlita en person eller byrå för kapitalförvaltning. Å andra sidan är en programvara för tillgångshantering betydligt mer ekonomisk, ofta till en kostnad av några dollar per månad.
Dessutom behöver du inte kompromissa med effektiviteten i din tillgångsförvaltning genom att använda programvaran. Prova själv för att förstå dess effektivitet. Och det bästa är att många leverantörer erbjuder en gratis provperiod, vilket ger dig möjlighet att testa programvaran utan kostnad.
Tydlig spårning och målsättning
Programvara för tillgångsspårning ger en fullständig överblick över alla dina tillgångar, vilket ger dig bättre kontroll. Genom varningar får du påminnelser om förnyelsedatum eller underhållsperioder för tillgångar. Den ger också tydliga mål som du behöver uppnå för tillgångshantering, via en överskådlig instrumentpanel och periodiska rapporter.
Ökad organisation
Programvara för tillgångshantering ger dig överblick och struktur så att du kan fokusera på områden som kräver din uppmärksamhet. Den prioriterar dina tillgångar för att du ska kunna hantera dem bättre. En välordnad miljö bidrar till en mer effektiv arbetsmiljö och ökad produktivitet.
Är du redo att dra nytta av alla dessa fördelar?
Om svaret är ja, följer här några av de bästa programvarorna för IT-tillgångshantering.
Freshservice
Optimera tillgångsanvändningen, få full insyn, minska kostnader och förbättra IT-hantering med Freshservice. Denna lösning underlättar utvärdering och spårning av IT-tillgångar som mjukvarulicenser, hårdvarutillgångar, virtuella tillgångar, kontrakt och andra konfigurationsobjekt. Dessutom integreras information om tillgångar sömlöst med IT-servicedeskens arbetsflöden.
Identifiera dina IT-tillgångar automatiskt inom organisationen, skanna efter ny program- och hårdvara och planera periodiska skanningar för att hålla din tillgångsinformation uppdaterad med Discovery Probe. Dessutom kan du identifiera placeringen av IT-tillgångar, användare samt annan viktig information som version, uppdateringsstatus och IP-adress.
Registrera och spåra konfigurationsobjekt som hårdvara, mjukvara och tjänster samt deras relationer, via ett användarvänligt gränssnitt. Få tillgång till korrekta CMDB-data för rotorsaks- och konsekvensanalyser, vilket förbättrar hantering av problem och underlättar bättre beslutsfattande. Övervaka och hantera alla dina tillgångar från ett centralt gränssnitt, oavsett var du befinner dig.
Spara tid på repetitiva processer som tillgångsallokering, avregistrering och registrering av tillgångar genom att använda fördefinierade arbetsflöden. Du får också en helhetsbild av SaaS-applikationer för att optimera användningen genom insiktsdrivna åtgärder.
Kom igång med hantering av dina IT-tillgångar för endast 19 USD/månad/agent och få en 21-dagars kostnadsfri provperiod med full tillgång till alla funktioner. Schemalägg dina licensköp och identifiera kontraktsbrott med hjälp av snabba meddelanden. Effektivisera förnyelseprocessen för kontrakt genom automatiserade godkännandearbetsflöden.
Asset Panda
Asset Panda är en programvara för tillgångsspårning och hantering som kan anpassas efter dina behov, vilket gör att du inte missar någon information. Systemet kan spåra allt, från din bärbara dator och anpassar sig till hur du hanterar din utrustning i dagsläget.
Med bättre tillgångsspårning kan du nå bättre affärsresultat, öka besparingarna och minska tillgångsförluster. Asset Pandas programvara ger samlad information, inklusive garantiinformation, åtgärdshistorik, foton och användarmanualer, på en och samma plats.
Du kan dela data med ditt team, oavsett om det är i styrelserummet eller på lagret, för att alla ska ha samma information. Ge chefer tillgång till rapporter, övervakare tillgång till tillgångshistorik och medarbetare tillgång till att hantera tillgångar. Du kan ladda ner appen till din Android eller iOS-enhet för att enkelt hantera dina tillgångar oavsett var du befinner dig.
Förbättra dina arbetsflöden med anpassningsbara åtgärder för enklare och snabbare tillgångshantering. Skapa anpassade fält för att lägga till data på ditt sätt, så att det blir enkelt för alla att visa och förstå den information de behöver.
Utökade revisionsspår ger förbättrade prognoser och ökat ansvar för varje tillgång. Alla berörda parter får automatisk information, vilket underlättar förbättrad planering och ökad effektivitet. Enkel registrering och förbättrad datasäkerhet för alla funktioner inom organisationen säkerställs.
Dessutom får du snabbare tillgång till viktig information, förbättrad självbetjäning för medarbetare och snabbare identifiering av tillgångar. Du kan använda den inbyggda streckkodsläsaren, som är kompatibel med flera enheter, vilket sparar utrymme och kostnad.
Se hur Asset Panda kan hjälpa ditt företag genom en kostnadsfri demo. Priset startar från 125 USD/månad för upp till 500 tillgångar.
SysAid ITSM
Med SysAid ITSM, hanterar IT-avdelningar och medelstora team tillgångar, möter krav och driver servicedeskar. Programvaran erbjuder verktyg som hjälper dig att hålla ordning, samt automation som frigör tid till andra viktiga uppgifter.
Anpassa SysAid efter dina specifika behov. Programvaran minskar antalet repetitiva uppgifter och frigör utrymme för automation, vilket i sin tur ökar din produktivitet. Förbättra upplevelsen för både medarbetare och agenter genom att erbjuda högkvalitativ support och verktyg som gör det möjligt att lösa problem på egen hand.
Du hittar ett stort antal mallar som hjälper dig att komma igång direkt. SysAids funktioner för att hantera förändringar, problem och förfrågningar bidrar till bättre servicehantering i hela organisationen.
Med arbetsflödesdesignern kan du enkelt konfigurera, skapa och dela arbetsflöden i hela organisationen och mellan avdelningar, så att alla system och appar integreras på ett och samma ställe. Integrera med dina favoritappar för att ge servicedesken mervärde till minimal eller ingen extra kostnad.
Med obegränsat antal mallar, formulär och anpassade fält kan du skräddarsy SysAid efter din organisations behov. Boka en demo eller testa gratis för att se om programvaran motsvarar dina förväntningar.
Snipe-IT
Sluta med kalkylblad och börja använda en användarvänlig programvara för tillgångshantering – Snipe-IT. Denna lösning har kraftfulla funktioner som ett robust JSON REST API för att snabbt bygga anpassade automationer och integrationer.
Du får tillgång till företagssäkerhetstjänster som bcrypt med skydd mot brute-force-attacker, HTTPS-cookies, 2FA och lösenordssäkerhet. Programvaran är öppen källkod där säkerhet, transparens och tillsyn upprätthålls.
Snipe-ITs molnplattform ger en SLA-garanti på 99,99 % upptid för snabbhet och tillförlitlighet. De har kraftfulla servrar i flera datacenter runt om i världen, vilket ger ett nätverk med låg latens och snabbare anslutning oavsett var du befinner dig.
Din data är alltid säker i det datacenter som du väljer vid registreringen. Du kan även vara värd för den själv och börja använda Snipe-IT utan kostnad eller välja prisvärda planer som passar just dina behov.
TOPdesk
Kunskap är makt och nyckeln till effektivitet. Med TOPdesks CMDB- och IT-tillgångshanteringsprogram kan du registrera och hålla reda på tillgångar i en enda vy. Du får överblick över organisationens objekt, användare, hur de är relaterade och när de ska bytas ut.
TOPdesk frigör tid som du annars kan behöva använda för att fokusera på problem som kan uppstå. Programvaran är mycket flexibel; du kan anpassa alla tillgångskort från mallarna för att fånga den information du behöver.
Du kan också lägga till funktioner som är bäst anpassade för dina processer. Skapa fält som är relevanta för specifika tillgångar. Med hjälp av REST API kan du dessutom integrera programvaran med andra verktyg för att hantera och arbeta med tillgångarna på ett effektivt sätt.
Se grafiska sammanfattningar av dina tillgångar, där komplexa konfigurationer blir överskådliga. Använd visuella representationer för konsekvensanalyser och se de tillgångar som är berörda för att snabbt kunna identifiera orsaken till ett problem.
Atlassian
Med Jira Service Management, kan affärsteam, IT-drift och utvecklare samarbeta i hög hastighet. Programvaran ger förbättrade serviceupplevelser utan traditionella ITSM-lösningars komplexitet. Låt alla team, som IT, HR och juridik, snabbt sätta upp en servicedesk och anpassa efter behov.
Spåra arbetet genom en gemensam plattform i hela organisationen. Du kan länka problem med data och Jira från andra utvecklingsverktyg. Detta innebär att din IT-drift och supportteam får den information de behöver för att snabbt kunna hantera incidenter, ändringar och förfrågningar.
Genom att använda verktygets kompletta revisionsspår kan du effektivisera kritiskt utvecklingsarbete och genomföra förändringar. Jira innehåller flera funktioner som hjälper dig att få allt ditt team behöver för att öka värdet snabbare.
Du kan hantera förfrågningar, incidenter, problem, ändringar, tillgångar och konfigurationer på ett enkelt sätt. Integrera med de verktyg du behöver för att underlätta ditt arbete. Du kan även skapa anpassade tillägg via REST API för att anpassa servicedesken.
Använd programvaran kostnadsfritt om du har tre agenter eller färre, eller välj en plan som passar just dina behov från 60 USD/månad.
Reftab
Reftab är en IT-tillgångshanteringsprogramvara som har skapats med användarvänlighet i åtanke. Alla typer av organisationer kan använda den för att fördela eller distribuera tillgångar globalt.
Att hantera tillgångar i kalkylblad kan vara frustrerande och tidsödande; Reftab gör det enkelt genom att tillhandahålla varningar om underhåll och garantier, avskrivningar, ägarverifiering med mera. Reftabs dra-och-släpp-funktion ger dig fullständig kontroll över alla aspekter.
Verktyget förbättrar kontinuerligt ditt arbetssätt genom att eliminera onödig komplexitet. Du får en inbyggd streckkodsläsare för att snabbt tilldela enheter till användare, fylla i anpassade arbetsordrar etc.
Med denna enkla plattform får du kontroll över utrustningen och vet placering, användare och tid i realtid. Det finns ett flertal funktioner, som anpassningsbara fält och kategorier, spårning av objekt till användare, registrering av lånehistorik och alla tillgångsändringar, e-postmeddelanden, statuselement och avskrivning av tillgångar.
Priset för små team som behöver grundläggande tillgångshantering och e-postaviseringar är 30 USD/månad.
👉 Bonus: Hur du väljer rätt programvara för IT-tillgångshantering
Alla organisationer är unika med specifika krav och mål. Därför behöver du välja en lösning som tillfredsställer dina behov, anpassar sig till dina mål och inte blir en tung ekonomisk börda, speciellt om du är ett mindre företag.
Här är några tips på hur du kan välja rätt programvara:
- Undersök olika leverantörer av programvara för kapitalförvaltning och läs omdömen och recensioner från andra kunder för att veta vad du kan förvänta dig.
- Bestäm tillgångens livscykel och välj en lösning som ger realtidsåtkomst till de avdelningar som ansvarar för att övervaka tillgångarna.
- Få en tydlig bild över dina behov för kapitalförvaltning. Prata med dina medarbetare eller tekniker för att identifiera behoven och sätta upp mål innan du väljer programvara.
- Välj bland de tjänsteleverantörer med olika prisplaner och tilläggstjänster som passar din organisations budget. Jämför dem sedan baserat på olika faktorer som funktioner, tillägg, priser, kostnadsfria provperioder, rabatter och priser för förnyelser.
- Kontrollera att programvaran är kompatibel med din nuvarande teknik. Titta närmare på programvarans operativsystem, hårdvaruuppgraderingar, format som stöds, och språket som programvaran är skriven i.
- Ta reda på hur säker programvaran är. Välj en lösning som hjälper dig att kontrollera dataåtkomst för användare, begränsa webbplatsens placeringar, konfigurera en datahanteringslösning, aktivera rapporter och andra funktioner.
Sammanfattning 👨🏫
Att ha noggrann kontroll över och effektivt hantera organisationens tillgångar bidrar till företagets framgång. Använd därför programvara för IT-tillgångshantering för att styra, spåra och hantera alla dina tillgångar. Du får ökad effektivitet och produktivitet, bättre tillgångskontroller, full insyn och många användbara funktioner till ett överkomligt pris.