3 bra sätt att använda räknefunktionen i Excel

Excel är en verkligt fantastisk app som har hjälpt otaliga människor att analysera och manipulera stora uppsättningar data. Enligt min åsikt är det ett bra verktyg som kan hitta någon form av användning i nästan alla områden (förutom kanske oljeriggar). För en kort stund sedan gjorde vi ett inlägg om fem Excel-funktioner som kan vara exceptionellt användbara för att göra vardagligt, tråkigt, repetitivt arbete avsevärt enklare. Många av oss, speciellt de som dagligen utför lednings- eller administrativa uppgifter, blir ganska bekanta med många av de funktioner som Excel stöder och medan vi kanske vet hur man använder en, var man använder den och hur en funktion kan göra livet enklare är t alltid så självklart. Idag beskriver jag tre användningsområden för den mycket enkla ”Räkna”-funktionen i Excel.

Med ’Count’-funktionen menar jag alla variabla former av nämnda funktion som inkluderar CountBlank-funktionen och CountIf-funktionen.

Innehållsförteckning

CountA

Syntax: =countA(A1:A2)

Den här funktionen räknar helt enkelt celler i det intervall du anger och du kan bli frestad att förbise det eftersom Excel ger dig antalet celler i ett intervall om du väljer dem. En stor användning för Count-funktionen är för att kvantifiera strängvärden. Detta kan vara något så enkelt som att räkna antalet artiklar som listas i en kolumn med pappersvaror som utfärdats till en viss avdelning. Funktionen används bäst när alla data i cellerna är olika.

CountIf

Syntax: =CountIf(A1:A2, “Frånvarande”)

Detta är ett villkorligt argument som tillämpas på funktionen Räkna. I grund och botten är det att be applikationen att räkna alla celler som innehåller ett visst värde som du själv definierar. Detta kan vara allt från ett tal, ett ord eller ett argument som större än eller mindre än ett tal. Funktionen kan användas för att extrahera kvantifierad information från en arbetsbok som innehåller en mångsidig datauppsättning. Tänk dig att behöva ta ut hur många anställda på en avdelning som var försenade en viss dag när allt du behöver arbeta med är ett osorterat blad fullt med namn och ankomsttider. Funktionen CountIf kan enkelt hitta antalet gånger en viss post som är av intresse för dig förekommer i en datauppsättning. Det kan appliceras på både numeriska och alfabetiska värden, vilket innebär att om du vill ta reda på hur många personer på kontoret som heter ”Charlie”, är detta funktionen att använda. Du kan också använda den med jokertecken så att applikationen bara begränsas av din fantasi (och vilken typ av arbete du måste göra). I en nödsituation kan du till och med använda den här funktionen för att ta reda på hur många anställda som har en viss blodgrupp.

CountBlank

Syntax: =CountBlank(A1:A2)

Försöker du leta efter saknad information och är osäker på hur ofullständig informationen är? Ge CountBlank-funktionen ett försök. Du kan använda den för att se hur många personer som inte har tillhandahållit viktig information, om du har en lista över leverantörer och vill se om någon information om någon av dem saknas, eller för att ta reda på om din datauppsättning innehåller falska poster.

Använd den väl: Räkna-funktionen och alla dess variabler verkar göra väldigt lite när du tänker på dem själva. Kombinera dem med några andra enkla funktioner som sortering och markering och du kommer att bli förvånad över de nya möjligheter som öppnar upp för dig. Kombinera det med andra Excel-funktioner och du är praktiskt taget en Excel-ninja.