Ett professionellt inköpsförfarande inom din organisation kräver en kompetent och visuellt tilltalande inköpsordermall som adekvat speglar företagets varumärke.
Även om det kan verka lockande att återanvända befintliga formulär med mindre justeringar, är en välutformad inköpsordermall avgörande för att optimera processen och inkludera all väsentlig företagsinformation.
Att skapa en helt ny mall varje gång kan vara tidskrävande, därför är det mest praktiska alternativet att använda en standardiserad inköpsordermall.
Men innan vi utforskar designalternativen för mallar, låt oss påminna oss om betydelsen av inköpsordrar i din verksamhet.
Vad är inköpsorder och deras betydelse i affärstransaktioner?
En inköpsorder är ett formellt dokument som underlättar kommunikation och överenskommelse mellan en köpare och en säljare. När en säljare accepterar en inköpsorder, uppstår ett avtalsförhållande där en part åtar sig att leverera de specificerade varorna eller tjänsterna och den andra parten samtycker till att genomföra betalningen.
Inköpsordrarnas betydelse i affärstransaktioner är mångfacetterad:
- De fungerar som en formell begäran om en specifik produkt eller tjänst och innehåller detaljerad information såsom artikeltyp, kvantitet och överenskommet pris.
- En inköpsorder inkluderar köparens namn, logotyp, kontaktinformation samt säljarens detaljer.
- De fastställer tydliga riktlinjer, inklusive leveransdatum, plats, frekvens och annan transaktionsrelaterad information. Varje inköpsorder tilldelas ett unikt identifikationsnummer, vilket underlättar spårning och referens, särskilt vid eventuella tvister.
- Dessutom underlättar inköpsordrar effektiva protokollföringsmetoder, vilket säkerställer tillgång till viktig transaktionsdata.
Sammanfattningsvis erbjuder inköpsorder ömsesidiga fördelar för både köpare och leverantörer genom att skapa tydlig kommunikation och effektivisera inköpsprocessen.
Hur väljer man den bästa mallen för inköpsorder?
Här följer några ytterligare aspekter att beakta när du väljer den mest passande inköpsordermallen för dina företagsbehov:
- Relevanta uppgifter: Mallen bör endast innehålla information som är relevant för beställningen, såsom ordernummer, leveransinformation, faktureringsuppgifter, artikelbeskrivningar, kvantiteter och totalpriser.
- Användarvänlighet: En effektiv inköpsorder kännetecknas av enkelhet och tydlighet. En lättförståelig mall hjälper leverantörer att hantera dina beställningar mer effektivt.
- Anpassningsmöjligheter: Sök efter en mall där du enkelt kan infoga din företagslogotyp, kontaktinformation och andra unika detaljer som är relevanta för din inköpsprocess.
I den här artikeln kommer vi att utforska ett antal nedladdningsbara mallar för inköpsorder.
Här är några exempel på källor som är kända för att tillhandahålla högkvalitativa inköpsordermallar:
Vertex42
Genom att använda Vertex42:s inköpsordermall kan du automatisera processen att inkludera artikelnummer och enhetspriser när nya beställningar skapas, vilket eliminerar behovet av manuell datainmatning varje gång.
Funktioner:
- En ekonomiskt fördelaktig affärslösning som passar de flesta budgetar.
- Nedladdningsbara mallar för Excel, OpenOffice och Google Sheets.
- Möjlighet att spara en separat kopia för varje betydande leverantör.
När du behöver skapa en ny inköpsorder, hittar du enkelt masterPO-mallfilen och duplicerar den. Ge den kopierade filen ett namn som är meningsfullt och följer din önskade formatmall.
TemplateLab
TemplateLabs inköpsordermallar ger företag möjlighet att noggrant dokumentera sina inköp, vilket minskar fel som kan leda till ekonomiska förluster. Genom att använda en standardiserad inköpsordermall kan företag undvika missförstånd med leverantörer, förhindra överfakturering och säkerställa att korrekta kvantiteter beställs.
Funktioner:
- Varje inköpsorder tilldelas ett unikt identifikationsnummer för enkel spårning.
- Ett särskilt avsnitt finns för att beskriva villkor och avtal.
- Utrymme för att inkludera moms, samt eventuella rabatter eller kampanjer.
Det är viktigt att fylla i inköpsordern med tydliga och fördefinierade värden för varje fält för att undvika potentiella problem. Noggrannhet och tydlighet är avgörande.
Nitro
Nitro erbjuder en lämplig inköpsordermall för företag som utför större upphandlingar av komponenter för produkttillverkning eller varor för återförsäljning.
Funktioner:
- Plats för omfattande företagsinformation för effektiv frakt.
- Möjlighet att ange artiklar och kvantiteter som beställs för att undvika fel.
- Ett avsnitt där du kan ange eventuella specifika krav, såsom fraktförsäkring eller speciella hanteringsinstruktioner.
Den här mallen gör det möjligt för företag att snabbt skapa flera inköpsorder för olika leverantörer samtidigt som ett enhetligt grundformat bibehålls. Detta eliminerar behovet av att skapa en ny mall för varje beställning och säkerställer en snabb och smidig inköpsprocess.
Faktura hem
Faktura hem erbjuder en imponerande samling av över 100 inköpsordermallar som ger ett professionellt och stilrent intryck på dina kunder. Tack vare deras användarvänliga mallar kan du enkelt skapa en inköpsorder och skicka den via e-post på bara några sekunder.
Funktioner:
- Ett brett utbud av attraktiva mallar och logotyper att välja mellan.
- Ingen ”Invoice Home”-logotyp läggs till de skapade inköpsordrarna.
- Obegränsat med utrymme för flexibelt PO-innehåll.
- Automatisk lagring av all information för snabbare PO-generering.
För de som behöver inkludera mer omfattande detaljer på sina fakturor, erbjuder Invoice Home även en avancerad inköpsordermall som är utformad för att passa olika företagsbehov.
Zoho inventering
Zoho inventering är ett effektivt verktyg för att lagra transaktionsinformation. Användare kan enkelt ladda ner det integrerade kalkylarket, mata in relevant information och skriva ut det offline genom att använda inköpsordermallen.
Funktioner:
- Skapar ett detaljerat pappersspår av inköpsaktiviteter.
- Spara inköpsdata på dina enheter för framtida åtkomst.
- Analysera data för att få värdefulla insikter, till exempel frekventa beställningsintervall.
Dessutom upprätthåller plattformen en omfattande databas över alla inköpsorder, vilket ger användarna möjlighet att göra djupgående analyser för framtida bruk.
Excel på ett enkelt sätt
Inköpsordermallen från Excel på ett enkelt sätt ger dig som köpare möjlighet att tydligt ange exakt vilka varor eller tjänster du vill köpa från säljarens företag.
Funktioner:
- Anpassningsbara färger och teckensnitt.
- Gratis inköpsordermall för Excel, som även kan exporteras till Word.
- Kompatibel med olika kontorsprogram, inklusive Google Sheets.
Genom att fylla i den här mallen korrekt kan du enkelt spåra din köphistorik. Detta sparar tid och kan potentiellt minska kostnader genom att göra det möjligt för dig eller din revisor att effektivt fylla i deklarationsformuläret.
Smartsheet
Smartsheets inköpsordermall erbjuder en heltäckande lösning för effektiv orderhantering. Den innehåller fält för viktig information som kund- och inköpsordernummer, leverantörsinformation och fraktuppgifter.
Funktioner:
- Beräknar automatiskt den totala kostnaden, inklusive moms och fraktkostnader.
- Du kan välja att inkludera kommentarer eller instruktioner för specifika uppgifter.
- Hjälper dig att skapa separata prislistor för olika leverantörer.
Du kan även ange identifikationsnummer, kvantitet och kostnad för varje artikel du vill beställa. Detta gör processen att skapa inköpsorder smidig och säkerställer korrekta ekonomiska beräkningar.
Skynova
Skapa en professionell inköpsorder utan ansträngning med hjälp av Skynovas anpassningsbara mall. Ange alla nödvändiga detaljer, såsom inköpsordernummer och moms, och inkludera även din företagslogotyp om du har en sådan.
Funktioner:
- Skicka inköpsorder direkt till kunder via programvaran.
- Få meddelanden när mottagaren ser inköpsordern.
- Erbjud möjligheten för kunder att betala med kort online.
När du är klar kan du skriva ut den, ladda ner den som PDF eller enkelt skicka den online.
FormSwift
FormSwift har utvecklat specifika datafält som gör det enkelt att ange information direkt i PO-mallen.
Funktioner:
- Automatiserar de flesta dataangivelserna effektivt.
- Integreras med befintliga system, som fakturering och löner, för förbättrad integration.
- Ger tillgång till realtidsinformation om försäljningshistorik, kundförfrågningar och lagerdata.
Dessutom kan du enkelt övervaka beställningens status. Det här tillvägagångssättet snabbar upp processen avsevärt jämfört med manuell skapelse och minimerar risken för fel.
Template.Net
Välj en inköpsordermall från Template.Net och skapa PO-formulär för olika transaktioner, inklusive bygg-, mode- och detaljhandelsföretag med mera. Du kan antingen fylla i alla nödvändiga detaljer eller använda ett tomt, ifyllbart format.
Funktioner:
- Högkvalitativa formulär finns tillgängliga, som sparar all din data.
- Dokumenterar tillgänglighet av varor eller tjänster, avtalsperiod och liknande.
- Beräkningar som rör enhetspriser, kvantitet och andra relevanta parametrar kan enkelt utföras.
När du har gjort de nödvändiga ändringarna kan du skriva ut dokumentet eller dela det via e-post. Alternativt kan du ladda ner mallen gratis och börja använda den direkt.
Hubspot
HubSpot erbjuder en användarvänlig drag-och-släpp-redigerare för att snabbt skapa och publicera beställningsformulär. Dessutom ingår en WordPress Gutenberg-redigerare, som underlättar enkel inbäddning av beställningsformulär i inlägg.
Funktioner:
- Specialfält finns tillgängliga för rabatter, hanteringskostnader, moms och signatur.
- Nedladdningsalternativ finns tillgängliga som PDF- eller Excel-filer.
- Ange produktkoder, kvantiteter och enhetspriser så beräknas summan automatiskt.
För de som föredrar att använda tredjepartsverktyg för att skapa inköpsorderformulär, erbjuder HubSpot integration med olika plugins för formulärbyggnad.
Billdu
Använd inköpsordermallar från Billdu och spara tid och ansträngning som annars hade gått åt till att söka igenom otaliga inköpsordermallar online.
Funktioner:
- Ett extra ”Anmärkningssektion” för att framhäva viktig information.
- Personliga formulär för specifika projekt.
- Inkluderar en valfri ”Betala nu”-knapp i mallen för snabbare betalning online.
Billdu erbjuder en samling anpassningsbara gratisformulär som är lätta att redigera och ladda ner till din dator. Välj det format som passar ditt företag bäst och börja använda mallen direkt.
Formstack
Lägg enkelt beställningar och få snabba uppdateringar om dina köp med Formstack. Utnyttja de strömlinjeformade arbetsflödena som hanterar beställningar från inlämning till leverans.
Funktioner:
- Intuitiv drag-och-släpp-byggare som inte kräver kodningskunskaper.
- Anpassa teman så att de matchar ditt varumärke.
- Automatiserade beräkningsfält i varje ordersektion för korrekta beräkningar.
Använd förbättrade processer, spara värdefull tid, minska kostnader och optimera resursutnyttjandet genom att använda den här inköpsordermallen idag!
Jotform
För leverantörer erbjuder Jotforms mallar för inköpsorderformulär en strömlinjeformad lösning för att effektivisera kundernas inlämning av inköpsorder.
Funktioner:
- Ifyllda formulär lagras säkert i deras system.
- Tillhandahåller ett centraliserat och organiserat arkiv för alla inköpsorder.
- Organisera dina dokument snabbt och eliminera pappershantering.
Jotforms lättanvända formulärbyggare gör det möjligt att anpassa en mall som passar dina företagsbehov, snabbt inkludera produkter, priser och din företagslogotyp.
Invoice2go
Få tillgång till gratis, anpassningsbara mallar för inköpsorder och skapa enkelt inköpsorder för ditt företag med Invoice2go.
Funktioner:
- Ladda ner mallen i önskat filformat.
- Spara den färdiga mallen på din dator eller i molnet.
- Skriv enkelt ut en papperskopia för poständamål.
Välj bara en mall och anpassa den genom att lägga till relevant information. Spara tid och förenkla inköpsprocessen med den här användarvänliga mallen.
Slutord
Att använda de bästa inköpsordermallarna kan förbättra organisationen, kostnadseffektiviteten och noggrannheten. Genom att investera i sådana mallar kan ditt företag frigöra sin fulla potential, vilket ökar lönsamheten och framgången.
Med hjälp av en lämplig mall kan du enkelt skapa inköpsorder, även utan en dedikerad leverantörsrelationshanterare i ditt team. Detta säkerställer effektiva transaktioner och minimerar risken för missförstånd under upphandlingsprocessen.
Kolla sedan in de bästa fakturageneratorerna för att acceptera kundbetalningar.