Att hålla koll på utgifter: En viktig process
Att spåra sina utgifter innebär att noggrant notera vart pengarna tar vägen. Det är en process som hjälper dig att förstå dina ekonomiska flöden.
Hur ofta granskar du dina kostnader?
Görs det varje timme, dagligen, månadsvis, kvartalsvis eller årligen? Det kan kännas överväldigande i början, men du kommer snart att inse hur värdefullt det är.
Att hantera sina ekonomiska resurser är avgörande, och det är något man bör lära sig tidigt, kanske redan under studietiden. För vissa börjar det ännu tidigare. I dagens samhälle kan en oväntad sjukvårdsräkning leda till ekonomisk ruin.
För både företagare och privatpersoner är det bäst att granska sina utgifter på månads- och årsbasis.
Varför är utgiftsspårning så viktigt?
- **Forma goda utgiftsvanor:** Genom att spåra utgifter kan du upptäcka, begränsa eller helt eliminera slösaktiga vanor. Det hjälper dig också att prioritera dina pengar där de verkligen behövs.
- **Undvik att spendera för mycket:** Utgiftsspårning tvingar dig att skapa en budget, vilket minskar risken för överkonsumtion. Att följa en budget som du själv satt upp gynnar dig i det långa loppet.
- **Ta kontroll över ekonomin:** Om du ständigt har skulder kan det bero på att du inte har kontroll över dina utgifter. Genom att spåra dina kostnader får du friheten att investera dina pengar i mer produktiva saker.
Tänk dig att du shoppade med vänner under helgen och köpte saker du egentligen inte behövde, bara på grund av grupptryck. Hade det inte varit bättre att investera de pengarna i dig själv, kanske genom att köpa en självhjälpsbok eller anmäla dig till en kurs?
Varför är utgiftsspårning viktigt för företag?
För små och medelstora företag är det extra viktigt att spåra utgifterna. Det är också nödvändigt att hålla isär företagets och de personliga kostnaderna eftersom företaget ses som en egen enhet. Ditt företag är din passion, och det bör behandlas som sådant eftersom:
- **Skyddar dig mot problem:** Ett företag har rätt till rättsskydd, vilket du som privatperson kanske inte har. Om företagets och dina privata utgifter blandas, kan du förlora dessa skydd och riskera att bli personligt ansvarig vid en eventuell stämning. Då kan dina tillgångar vara i fara.
- **Förenklar skattehanteringen:** Du slipper leta efter kvitton i bilen eller hemmet. Dessutom kan du göra avdrag för vissa resekostnader i samband med affärsmöten. Vissa utgifter är avdragsgilla och kan klassificeras som företagskostnader. Ditt bokföringsarbete blir också enklare eftersom det blir lättare att skilja på skattepliktiga och icke skattepliktiga kostnader.
- **Underlättar vinstberäkningen:** Du kommer att kunna ge exakta vinstsiffror till kunder utan att gissa. Det underlättar också budgetarbetet genom att tydligt visa företagets utgifter.
Ett sätt att spåra företagets utgifter är att använda appar för utgiftshantering. Dessa appar hjälper dig att hålla en korrekt och aktuell redovisning genom att hantera kvitton och fakturor. Vissa appar kopplas direkt till bank- och kreditkort, vilket sparar tid och manuellt arbete.
Låt oss nu undersöka några av de bästa apparna för utgiftshantering för företag.
Divvy
Divvy är en komplett lösning för kostnadshantering i företag. Plattformen har flera unika funktioner som gör den till ett bra val för alla företag. Med Business Credit får du tillgång till finansiering av alla storlekar. Du ansöker enkelt om en kreditgräns på några minuter och kan sedan börja använda ditt Divvy-kort.
Kostnadshanteringen blir enkel eftersom du kan kategorisera alla köp med Divvy-kortet med bara några klick. Det innebär att du slipper manuell kostnadsrapportering. När du har lagt upp företagets budget i Divvy får du realtidsspårning och kontroll över företagets ekonomi.
Det bästa med den här avancerade utgiftsspårningsprogramvaran är att den är helt gratis. Det finns inga dolda avgifter. Du kan dessutom få så många fysiska och virtuella kort till dina anställda som du behöver. De belöningar som Divvy erbjuder är ytterligare ett argument för att välja den här plattformen.
Säg adjö till traditionella utgiftsrapporter och välkomna ett modernt system för utgiftsspårning.
Pleo
Pleo är ett fintech-företag som hanterar företagets utgifter via Pleo-kort: kredit- och betalkort. Med bara några knapptryckningar kan du enkelt organisera dina utgifter.
Pleo kan integreras med andra bokföringsverktyg. Du kan ställa in utgiftsgränser, anpassa dem när som helst och få förslag på smarta utgifter. Så fort en betalning görs med Pleo-kortet får du ett meddelande och kostnaden registreras.
Pleo är en app som är utvecklad för små och medelstora företag och erbjuder tre olika prisplaner. Pleo tar bort tråkiga och tidskrävande uppgifter, så att du kan fokusera på ditt företag.
FreshBooks
FreshBooks är en app för företagskostnader som hjälper små och medelstora företag att spåra sina utgifter. Kontot uppdateras automatiskt varje dag genom att koppla samman bank- och kreditkort.
Appen kan läsa av informationen från bilder på fakturor och kvitton som du laddar upp. Du kan också lagra kvitton i FreshBooks. Allt finns samlat inför skattedeklarationen. Om du jobbar med ett projekt kan ditt team registrera sina utgifter och du kan övervaka dem.
Appen hjälper dig också att spåra arbetstiden. Du kan fokusera på att utveckla ditt företag, eftersom alla administrativa uppgifter automatiseras.
Det finns flera prisplaner, men oavsett vilken du väljer så är appen värd investeringen.
Zoho
Zoho är en av de bästa apparna för utgiftsspårning. Användargränssnittet är mycket tilltalande och erbjuder en mängd olika lösningar. Zoho säkerställer att inga kvitton tappas bort och lagrar dem digitalt. Du kan automatiskt vidarebefordra kvitton via e-post. Om ditt företag har internationella verksamheter kan du enkelt ange utgifter i olika valutor.
Du kan skapa anpassade utgiftssidor och låta dina anställda dela upp utgifter. Om företaget har mycket resande kan du spåra exakt körsträcka med Zoho. På så sätt kan du hålla kostnaderna nere.
Appen är kompatibel med alla plattformar, inklusive Android och iOS. Zoho erbjuder nya användare en 14-dagars gratis provperiod.
Mint
Med Mint får du en överblick över hela din ekonomi. Mint erbjuder skräddarsydda lösningar som anpassar din upplevelse av utgifter och utgiftsspårning.
Alla dina förfallna räkningar och månadskostnader kan integreras i Mint tillsammans med andra appar. Du missar inga betalningar och har full koll på vart pengarna går.
Appen låter dig sätta upp en budget och ser till att du håller dig till den genom att skicka påminnelser om du överskrider den. Du får också råd om hur du kan spara pengar och nå dina ekonomiska mål snabbare.
Det är tryggt och säkert att öppna ett konto och appen är tillgänglig på alla enheter.
Expensify
Expensify ger användarna möjlighet att registrera ett obegränsat antal kvitton. Genom att synkronisera dina konton med Expensify blir skattearbetet betydligt enklare. Du kan också ställa in anpassade skattesatser för olika utgifter.
Att manuellt registrera utgifter är nu ett minne blott. Här skannas alla dina räkningar och kvitton automatiskt med ett klick. Om du tröttnar på pappersarbetet kan du skaffa ett Expensify-kort istället.
Du kan prova gratisversionen, som är enkel att använda och ger dig en bra grund för att hantera företagets utgifter. Den hjälper dig att spåra kostnader oavsett om du är på resande fot, hemma eller på kontoret.
Bench
Bench appen fungerar som din virtuella bokförare. I Bench kombineras programvara med mänsklig expertis. Huvudfokus ligger på småföretag och entreprenörer som behöver hjälp med bokslut.
Ett team av experter tar hand om allt, och du kontaktas endast om det behövs. Bokföringen sker månadsvis, vilket gör att du och ditt företag är redo inför skattesäsongen. Det kunniga teamet är snabbt och pålitligt.
Med appen kan du fokusera på att utveckla ditt företag utan att oroa dig för skatteregler. Det är en av de bästa programvarorna som finns. Priserna är rimliga och du kan börja med en testperiod för att lära dig appen.
Shoeboxed
Shoeboxed är en app som erbjuder digitaliseringstjänster. Målet är att digitalisera papperskvitton för att minimera risken för mänskliga misstag. Appen stödjer även integration med andra appar för att underlätta arbetsflödet.
Appen hanterar skattedeklarationer, lagring av skannade kvitton och räkningar, och skapar utgiftsrapporter. Det är praktiskt att lagra viktiga dokument i en arkivmapp när du behöver dem snabbt.
Med den här appen kan du skapa en onlinelista över ditt team och hålla den uppdaterad. Appen fungerar på både Android och iOS. Den har också en funktion för att spåra körsträcka, vilket är praktiskt när du reser i tjänsten.
Dext
Dext är en app som vill hjälpa företag att bli papperslösa och minska den administrativa bördan. Appen gör det enkelt att hantera siffror och papper genom att digitalisera dina konton.
Dext läser av viktig data och lagrar den genom att du laddar upp räkningar, kvitton och fakturor. Appen har över 95 % noggrannhet, vilket sparar tid och ansträngning. Det ger dig mer tid att fokusera på att utveckla ditt företag.
Du kan ladda upp din data var som helst och från vilken enhet som helst. Appen erbjuder över 30 integrationer för att smidigt kunna infoga den i ditt arbetsflöde. Dext är utformad för att vara enkel att använda. Du kan testa appen gratis om du har ett litet företag eller är en blivande entreprenör.
Concur
Concur hjälper dig att utvecklas i din affärsroll genom att kontinuerligt utvecklas och lägga till nya funktioner. Du kan anpassa appen till dina behov genom att ändra inställningarna.
Med Concur kan du beräkna avkastningen på din investering med stor noggrannhet. Appen har en överskådlig instrumentpanel där du kan se alla dina utgifter på en och samma sida. Du kan göra ändringar i dina budgetar och hålla koll på dem när som helst och var som helst.
Du kan titta på en demo för att se hur appen fungerar, vilket är ganska enkelt. Concur ger dig stöd för att fatta välgrundade ekonomiska beslut. Appen är ett utmärkt verktyg för småföretagare och nystartade företag.
Certify
Certify ger bra insikt i utgiftshantering. Med det här verktyget kan du enkelt skapa och hantera rapporter och göra utbetalningar. Det räcker med att ladda upp en bild på dina utgifter så skapas rapporten automatiskt.
Appen är perfekt för globala företag eftersom den finns på över 60 språk och 140 valutor. Du kan integrera företagets kreditkort och riktlinjer med appen och anpassa den till din budget.
Appen kan integreras med många andra appar så att arbetet flyter på. Den är kompatibel med alla enheter och har en sömlös prestanda och hög användarnöjdhet.
MMC Receipt
MMC Receipt är en app för utgiftsspårning och kvittoskanning. Appen skannar snabbt räkningar och kvitton i olika valutor med hög noggrannhet.
Det finns ingen gräns för hur många kvitton du kan ladda upp och hur många användare du kan ha. Du behöver inte oroa dig för lagringsutrymme eftersom appen erbjuder obegränsad molnlagring.
Att införa en funktion för flerstegsgodkännande kan ge ditt företag ett lyft. Appen kontrollerar om den insamlade informationen är redo att exporteras, vilket gör det lättare att fatta rätt beslut.
Du kan se en demo för att lära dig mer om appens funktioner, och du kan även prova en gratisversion.
Everlance
Everlance hjälper företagare att hantera sin verksamhet genom att automatisera många uppgifter. Du kan sortera och hantera dina utgifter med bara ett tryck på skärmen. Du kan separera personliga och företagsrelaterade utgifter i appen och slipper onödig stress under skattesäsongen.
Dataöverföringen är säker och det är enkelt att hantera molnlagringen. Du kan ansluta flera visitkort samtidigt för att spara tid och ansträngning. Appens funktion för skatteavdrag är en unik egenskap. Genom att lämna korrekt och aktuell information kan du minska din skatt.
Kundsupporten är tillgänglig sju dagar i veckan för att svara på dina frågor. Du kan börja med en gratisversion som har många funktioner. Du kan också skapa en personlig mall som passar dina behov.
Wave
Wave fokuserar på att hjälpa småföretag att nå sin fulla potential. Appen har en avancerad men lättanvänd programvara som är säker att hantera utgifter med.
Med Wave kan du spåra dina vinster och förluster i realtid och du är väl förberedd inför skattedeklarationen. Programvaran är gratis att använda utan begränsningar och dolda avgifter.
Det enda du behöver är en internetanslutning. Appen fungerar på alla enheter och är relativt enkel att använda. Du kan enkelt utbyta data med andra appar och webbplatser.
Veryfi
Veryfi hjälper småföretag att växa snabbare än någonsin. Appen är ett utmärkt verktyg för kunderna och har stor potential att fortsätta växa.
Du kan uppskatta projekt- och affärskostnader innan projektet påbörjas. Data läggs automatiskt in i appen, så du behöver inte göra något manuellt arbete. Månadsrapporterna är tillgängliga 24/7.
Appen är kompatibel med alla enheter och plattformar. Du kan synkronisera din e-post med Veryfi för att enkelt hämta räkningar och kvitton. Appen har en mängd olika användningsområden.
Slutsats
Tiden då man behövde en traditionell bokförare för att deklarera skatt är förbi. Allt du behöver är en bra app för att spåra dina företagskostnader. Men det är viktigt att välja en app som hjälper ditt företag att växa och som effektivt hanterar kostnaderna. Genom att använda dessa appar i företaget får du mer tid, energi och utrymme för dig själv och din familj.
Här är några verktyg som kan hjälpa dig med resurshantering och Active Directory och Office 365 Management för ditt företag.