12 bästa programvara för bokning av mötes-/konferensrum 2023

Sluta med osäkerheten, stressen och väntan med dessa bokningssystem för mötesrum!

Kanske har du hamnat i situationen där du akut behöver en ostörd plats för ett snabbt möte, men vill undvika att slösa tid på att leta efter ett ledigt rum eller kolla tillgängligheten via Slack.

Vi är alla medvetna om betydelsen av ändamålsenliga mötesrum för att främja medarbetarnas effektivitet och uppnå framgång. Det första steget är att skapa lämpliga mötesplatser för ditt team. Det andra är att införa ett system som säkerställer att dessa utrymmen nyttjas på bästa sätt till allas fördel.

Med hjälp av programvara för rumsbokning kan du snabbt se vilka rum som är lediga och boka dem för dina möten. Nedan presenteras flera alternativ för programvara som förenklar bokningen av dina konferensrum. En mer detaljerad beskrivning av dessa följer längre ner.

Tjänst	Beskrivning	Utforska
Skedda	Automatiserad schemaläggning, flexibla anpassningsmöjligheter, tydlig överblick.	Utforska
Accruent EMS	Detaljerad rumsdata, automatiserad städning, kostnadsbesparingar.	Utforska
Envoy	Anpassningsbara arbetsplatslösningar, analysstöd.	Utforska
Robin	Enkel bokning, insikter om användning, programintegration.	Utforska
Vimla	Mobilbokningar, säker gästhantering, plugins.	Utforska
Mötesrumsapp	Anpassning, schemaläggning via pekskärm, analyser.	Utforska
CalendarWiz	Färgkodade kategorier, designanpassning, API.	Utforska
Appspace	QR-kod incheckning, flexibla bokningar, stöd för IoT.	Utforska
UnSpot	Analys av rumsbehov, realtidsinformation.	Utforska
Condeco	Unika bokningsmöjligheter, snabb tillgänglighetskontroll.	Utforska
Accruent	Lokalhantering, videokonferenser, användarvänlighet.	Utforska
Kadence	Underlättar arbete, spontana bokningar, incheckningspåminnelser.	Utforska

Fördelar med programvara för bokning av mötes- och konferensrum

Några av de mest betydande egenskaperna hos bokningssystem för mötesrum är följande:

• Interaktiva webbseminarier: Systemen bör kunna hantera live-, semi-live och förinspelade webbseminarier. De bör även tillåta modererade frågestunder, omröstningar, frågesporter och livegruppsdiskussioner.
• Smidiga chattfunktioner: Plattformen bör erbjuda ljud-, video- och textchatt för att underlätta samarbete och kommunikation mellan deltagarna.
• Kontaktsökning: Funktionen för kontaktsökning bör göra det möjligt att leta upp mötesdeltagare och kontakta dem via individuella ljud- eller videosamtal.
• Mötesplanering: Modulen för möteshantering bör göra det möjligt för arrangörer att enkelt skapa och organisera möten samt automatiskt informera deltagare.
• Kundsupport: Leverantören av bokningssystemet bör erbjuda kundsupport dygnet runt, om problem uppstår vid organisationen eller anslutningen till det virtuella mötet.

Från mötesprotokollmallar till automatisk schemaläggning – tekniken kan underlätta och effektivisera mötesorganisation. Låt oss nu ta en närmare titt på programvara för bokning av mötes- och konferensrum som kan ge en problemfri upplevelse.

Skedda

Skedda är ett världsledande system för schemaläggning av arbetsplatser. Under mina testperioder har jag upplevt att det sparar tid genom att automatisera schemaläggningen och organisationen av arbetsytor och mötesrum.

Med Skedda blir hanteringen av konferensrum, arbetsstationer, företagslokaler och presentationsytor enklare. Skeddas intelligenta schemaläggning erbjuder stöd genom en robotstyrd mötesrumschef som ger:

• Enkla justeringar.
• Flera anpassningsalternativ.
• Justerbara siktförhållanden.
• Förenklad användarbehörighet.
• En tydlig överblick över beläggning vid specifika dagar.

Funktioner:

• Förbättrar den totala arbetsmiljön från incheckning till utcheckning.
• Gör det möjligt för organisationer att automatisera och optimera komplexa bokningsprocesser.
• Ger användarna möjlighet att boka snabbt från valfri enhet.
• Uppskattas för sitt konkurrenskraftiga pris, användarvänliga gränssnitt, tydliga användning och exceptionella kundservice.

Skedda ger en förstklassig konferensrumshantering, med smidig integrering med Microsoft 365 och Google Workspace. Med Skedda och ett AI-anteckningsverktyg är du redo för effektiva möten!

Accruent EMS

Att hitta den perfekta mötesplatsen på din arbetsplats eller ditt campus är enkelt med den välkända onlinetjänsten för rumsbokning Accruent EMS.

Funktioner:

• Få tillgång till viktig information, som rumsdimensioner och sittplatser, när du bokar.
• Använd flexibla inställningar för att spärra ytor, konferensrumskärmar och mobila bokningsalternativ för att hantera rumskapaciteten.
• Öka säkerheten och hygienen på din arbetsplats eller campus genom automatisk schemaläggning av städning och hygienrutiner.
• Minska administrationskostnaderna och tidsåtgången för bokning av möten.
• Skapa bokningsformulär med specifika riktlinjer baserat på roll eller befattning.

Den här bokningsprogramvaran låter dig snabbt och enkelt boka mötesplatser som styrelserum och konferensrum.

Några av de intressanta funktionerna som fångade min uppmärksamhet var dess imponerande skyltning, interaktiva planlösningar och analyser för att öka din organisations produktivitet, innovation och allmänna dynamik.

Envoy

Med Envoys innovativa Space Saver-lösningar får du tillgång till fler arbetsytor som matchar alla teammedlemmars behov. Tänk dig att bara en eller två personer regelbundet reserverar dina största mötesplatser. Om så är fallet, överväg att omvandla dessa ytor till mindre mötesutrymmen eller addera fler mötesplatser i hela företaget för att göra din arbetsyta mer anpassningsbar.

Funktioner:

• Gröna, gula och röda indikatorer visar tydligt var det finns tillgängliga platser.
• Använd Slack eller Teams för att få snabba incheckningsmeddelanden och påminnelser om att boka mindre ytor eller lediga rum.
• Få direktmeddelanden via e-post om ett rum blir otillgängligt.
• Med Envoys mobilapps platsbaserade funktioner kan du enkelt hitta och boka den närmaste lediga lokalen.
• Skydda konfidentiella samtal genom möjligheten att dölja mötesnamn.

Enligt min erfarenhet bidrar Envoy med nya idéer för att nyttja dina lokaler genom djupgående analyser. Med denna information kan du maximera användningen av utrymmet och fatta välgrundade beslut som sparar pengar.

Robin

Robin är en av de första lösningarna som kommer i åtanke när man tänker på programvara för bokning av konferensrum. Under min testperiod av Robins bokningssystem upplevde jag att man enkelt kan boka konferensrum, arbetsplatser, skrivbord och andra kontorslokaler.

Detta maximerar användningen av ditt utrymme och identifierar eventuella förbättringsområden eller reparationsbehov.

Funktioner:

• Du kan direkt se vilka rum som är mest populära och bokas ofta.
• En mötesrumsreservation som gjorts via Slack-kanalen uppdateras automatiskt i Google Kalender.
• Robin erbjuder även värdefull information om hur dina konferensrum och kontorslokaler används.
• Allt handlar om att förbättra och optimera din upplevelse av arbetsplatshantering.

Robins enkla anslutning till populära kontorsprogram som Slack, Zoom och Google Calendar är en av dess största fördelar.

Vimla

Precis som många andra bokningssystem för konferensrum är Vimla utformat för att hjälpa dig att maximera nyttan av dina mötesutrymmen. Tack vare den smidiga bokningen över flera arbetsytor kunde jag enkelt boka de rum som behövdes.

Funktioner:

• Via mobilappen kan du boka direkt från telefonen, utan att behöva logga in på en webbplats.
• Gäster kan checka in via en surfplatta i receptionen och fylla i nödvändiga formulär.
• Det finns också ett säkert system för gästhantering.
• Systemet meddelar dig omedelbart via e-post, SMS eller Slack när dina gäster har anlänt till lobbyn.

Jag kunde enkelt placera surfplattor utanför varje mötesrum, vilket gör det enkelt att lägga till eller avboka möten. Vimlas kalenderplugin underlättar din schemaläggningsprocess genom att göra det enkelt att planera möten på plattformar som Outlook, Office 365 och Google Kalender.

Mötesrumsapp

Modern teknik underlättar planering och organisation av affärsmöten, förenklar affärsprocesser och maximerar nyttjandet av kontorsutrymmen. MeetingRoomApp är en avancerad plattform för schemaläggning och hantering av mötes- och konferensrum.

Funktioner:

• Stylebook-redigeraren erbjuder betydande anpassningsmöjligheter och ett oändligt antal appbakgrunder.
• Att anpassa appen till företagets varumärkesidentitet är enkelt och snabbt, och du kan använda mörkt läge eller lägga till andra visuella effekter.
• Möten kan snabbt schemaläggas via pekskärmen vid konferensrummets dörr.
• Denna funktion ger användarna möjlighet att direkt se affärshändelser på sina smartphones i mötesrummet.

Instrumentpanelen och rapporteringsfunktionen är analysverktyg som ger information om de mest använda mötesplatserna och användarbeteendet.

CalendarWiz

CalendarWiz ger chefer möjlighet att bjuda in personer till evenemang och möten, och ger dem friheten att ställa in flera svarsalternativ som ”acceptera”, ”kanske” eller ”avböja”.

Medarbetare kan förbättra sin bokningsprogramvara för konferensrum genom att använda färgkodade kategorier för evenemang, möten och uppgiftshantering.

Funktioner:

• Administratörer kan anpassa plattformens design med företagets varumärkesfärger, logotyper och behörigheter.
• Företag kan integrera plattformen med tredjepartslösningar via Application Programming Interface (API).
• Både månads- och årsabonnemang finns tillgängliga via CalendarWiz.
• Användare kan få tillgång till hjälpsam kundsupport via e-post, livechatt, vanliga frågor och svar, samt detaljerad dokumentation.

Teammedlemmar och kunder kan också föreslå evenemang genom att tillhandahålla information som evenemangets titel, kategori och önskat datum och tid.

Appspace

Med Appspace kan anställda enkelt bekräfta bokningar av konferensrum, bordsbokningar och resurstilldelningar.

Funktioner:

• Skapa en QR-kod för beröringsfri incheckning som ger besökare och gäster tillgång till sina tilldelade utrymmen.
• Använd intelligenta dockningsstationer för att hitta det bästa arbetsutrymmet för dina behov.
• Integrera IoT-enheter och sensorer för att skapa en hybrid arbetsplats som prioriterar produktivitet och säkerhet.
• Appspace stöder olika hårdvarualternativ, som skrivbordspuckar, interaktiva kiosker eller rumspaneler.

Jag gillade särskilt att plattformen gör det enkelt att hantera bokningar via intranät, e-post, Microsoft Teams eller den dedikerade Appspace Employee-appen. Det ger flexibilitet att göra upp planer i god tid, på väg till kontoret eller när du redan är på plats.

UnSpot

Med UnSpot kan du snabbt identifiera de bästa dagarna för att bjuda in personer till möten i konferensrum och få mer information om hur mötesrum används. Det underlättar bedömningen av ditt teams rumsbehov.

Funktioner:

• Systemet inkluderar bordsbokning, arbetsscheman, kontorsanalys, parkeringshantering, navigering och interaktiva kartor.
• Snabba och enkla bokningar av mötesplatser via din företagskalender.
• UnSpot ger omedelbar realtidsinformation om alla bokningar och tillgängliga rum.
• Det tar endast ca 10 minuter för en anställd att lära sig använda tjänsten.

Ditt team får tillgång till användarvänlig programvara som förenklar bokning av mötesrum via dator, mobilapp eller mötesrumsskärm.

Condeco

Condeco erbjuder ett smidigt sätt att samla människor, antingen fysiskt, digitalt eller båda. Det förenklar mötesplaneringen och integreras enkelt med populära program som Teams och Zoom.

Funktioner:

• Anpassa dina mötesrumsbokningar genom att lägga till detaljer och inställningar.
• Du kan snabbt boka både professionella och informella konferensrum som passar din arbetsstil.
• Plattformen kontrollerar automatiskt tillgängligheten för ett rum vid valt tillfälle.
• Hitta lediga mötesplatser snabbt med kriterier som plats, kapacitet och bekvämligheter.

Med Condeco kan du snabbt välja en lämplig plats och tid, kontrollera deltagarnas tillgänglighet och boka på några sekunder. Jag fann det användbart att kunna använda olika plattformar som Outlook, mobila enheter eller Condecos webbportal.

Läs även: Topplösningar för webbkonferenser och direktdelning!

Accruent

Att utnyttja tillgängligt utrymme effektivt är avgörande för att driva en coworking-yta. Min erfarenhet är att du kan garantera kundnöjdhet och samtidigt sänka driftkostnaderna med hjälp av Accruents bokningssystem för mötes- och konferensrum.

Funktioner:

• Integrerar programmet för att förbättra din anläggningshantering och göra välgrundade underhållsval.
• Använd ett centralt placerat bokningssystem för att effektivisera schemaläggningen.
• Du kan förenkla evenemangsadministrationen genom att erbjuda en enda plats för uppgifter som fakturering.
• Anslut distanspersonal genom att aktivera färdiga videokonferenslösningar.

Hitta och boka den perfekta arbetsytan för möten eller arbetsuppgifter på campus eller i kontorsbyggnaden. Bokningsprocessen som erbjuds av Accruents system är enkel, flexibel, säker och integreras smidigt med dina befintliga arbetsflöden.

Kadence

På Kadence ska arbetet ge dig kraft istället för att begränsa dig. Denna programvara för konferensrumsbokning skapar ett operativsystem för framtidens arbete som främjar samordning mellan människor, tid och utrymme för att stödja team i att känna sig trygga och bemyndigade att fatta de bästa besluten.

Funktioner:

• Du kan enkelt boka lämpliga mötesplatser för spontana möten oavsett var du befinner dig.
• Bjud in gäster och välj lämpliga bekvämligheter.
• Använd påminnelser om incheckning för att öka rumstillgängligheten.
• Reservera mötesrum direkt från kalendern och bjud in kollegor med några få klick.
• Få en tydlig bild av vem som är på eller utanför kontoret med korrekt bokningsinformation.

Kadence är ett mycket användarvänligt verktyg med en enkel process för att boka utrymmen och hålla koll på när kollegor använder dem.

Funktioner att leta efter i en programvara för rumsschemaläggning

När du letar efter en programvara för rumsschemaläggning, kontrollera att den har följande funktioner:

• Inbyggda rapporteringsmöjligheter: Se till att systemet kan generera rapporter i olika format.
• Integration med tredjepartsverktyg: Programvaran bör kunna hålla reda på mötesrum och användning av olika resurser för att minska kostnaderna.
• Synkronisering i realtid: Programvaran bör ha en centraliserad databas som uppdateras i realtid för att ge aktuell information och förhindra schemakrockar.
• Skalbarhet: Programvaran bör kunna anpassas till organisationens behov av att hantera flera platser och bokningar i olika tidszoner.
• Centraliserad instrumentpanel: Centraliserad kalender och instrumentpanel för att kontrollera tillgängligheten och visualisera planlösningar.
• E-postvarningar och meddelanden: Programvaran bör automatiskt kunna meddela intressenter om status för deras förfrågningar, fakturor och annan relaterad kommunikation.

Utöver dessa aspekter kan behoven variera, men i grunden ska programvaran hjälpa dig att få jobbet gjort snabbare och med mindre stress. Eftersom möten är oundvikliga kan du testa de system som passar dina preferenser och sedan välja de mest effektiva.

Slutsats

För att hålla jämna steg med den tekniska utvecklingen och kontorshanteringen är det viktigt att upprätthålla en effektiv arbetsplats. I den här artikeln har jag lyft fram de bästa verktygen för bokning av konferensrum som jag har funnit användbara för att förbättra mötesupplevelsen.

Dessa tekniker hjälper organisationer att spara tid och pengar genom att tillhandahålla praktiska resurshanteringslösningar. De ger företag möjlighet att se till att varje möte är produktivt och välorganiserat.

Prova även dessa mallar för mötesprotokoll för en smidig planering och ett perfekt genomförande.