Resurshantering är den process som används av resursförvaltare eller företag för att hantera sina resurser för att uppnå organisatoriska eller projektmål. Resurser kan vara människor, tid, enheter och ekonomi.
Med korrekt resurshantering kan du effektivt hantera resurserna och leverera projektet med reducerad kostnad och inom budget.
Resurshanteringsverktyget kan hjälpa till att allokera rätt resurser till rätt uppgift eller projekt för att få jobbet gjort inom budget och i tid, och utan större problem eller eskalering i projektet.
Bildkredit: wikimedia.org
Innehållsförteckning
Vad är betydelsen av resurshantering?
Inom resurshantering är ett av de viktigaste kriterierna för resursefterlevnad korrekt allokering av resurser. När anställda blir över- eller underutnyttjade, orsakar det en enorm utbrändhet, vilket kan orsaka en hög avgångstakt.
Genom att integrera processer och teknik i automatisering kan resurshantering utformas effektivt och effektivt. Om det görs rätt kan chefer helst disponera människor och resurser på en budget. Enligt a studie av PMI Pulse, Dålig resurshantering kan förlora upp till 11,4 % av företagets resurser.
Under denna globala pandemi driver Covid och arbetet hemifrån företag företag att anta resurshanteringsverktyg för att hantera resurser och genomföra projekt inom räckvidd och tidslinjer.
Kort sagt är resursplanering ett av de väsentliga kriterierna som måste uppfyllas för att uppfylla åtaganden under projektleverans. Det hjälper till med projektplanering, ger synlighet av nödvändiga resurser och färdigheter, hjälper till att flytta resurser efter utnyttjande och kapacitet, och gör det möjligt att prioritera aktiviteter för att möta projektdeadlines.
Hur går resurshanteringen till?
På grund av tekniska framsteg har tidigare metoder för resurshantering fasats ut eller är åtminstone att föredra i det aktuella scenariot.
Traditionella kalendrar, Excel-kalkylblad, Microsoft Access, Word-dokument användes för att hantera, tilldela och schemalägga resurser tidigare.
Bildkredit: quickscrum.com
Traditionell eller någon manuell metod för resurshantering skulle vara tidskrävande och kanske inte ge förväntade resultat, särskilt när det gäller att hantera flera projekt och team på olika platser och WFH-kulturen (arbete hemifrån).
Dagens resurshanteringsverktyg ger bättre överblick över de projekt eller uppgifter de arbetar med, deras tillgänglighet och scheman. Dess anslutningsmekanism i realtid tillåter chefer, anställda och intressenter att hålla sig uppdaterade och få en tydlig uppfattning om pågående projekt och projekt i pipelinen som hjälper till att fatta välgrundade beslut och sätta milstolpar.
Några av fördelarna med resurshanteringsverktyg listas nedan:
- Sätt förväntningar och följ för att stänga
- Öka flexibiliteten vid hantering av distansteam
- Lätt att schemalägga och planera åtgärder med korta möten
- Realtidsspårning av anställdas arbetsstatus
- Tillgänglighet och anslutning av team och chef enligt deras behov uppstår
- Mikrohantering kan elimineras, vilket leder till övergripande tillfredsställelse
Varför små och medelstora företag (SMF) behöver använda programvara för resurshantering (RMS)
Resurser är en tillgång för alla organisationer, oavsett storlek. Om resurserna allokeras på rätt sätt bör det inte förekomma någon eskalering, störningar, haverier och viktigast av allt, förlust av intäkter. RMS och andra CRM-verktyg hjälper företag att nå sina affärsmål och förbli konkurrenskraftiga på dagens konkurrensutsatta marknad.
Först och främst är kostnader, skicklighet och bristande synlighet i implementeringen de faktorer som gör att små och medelstora företag tvingas använda RMS för att hantera sin affärsverksamhet. Med introduktionen av SaaS (Software-as-a-Service) baserad RMS och lättanvända och enkla plattformar har scenariot förändrats idag.
Den nya genomförbarheten av prenumerationsbaserad prissättning av RMS uppmuntrar också små och medelstora företag att implementera RMS för affärseffektivitet.
RMS hjälper små och medelstora företag att planera resurser och tilldela uppgifter på rätt sätt, öka transparensen, möjliggöra automatisering, upprätthålla digital transformation, vara konkurrenskraftig, förbättra arbetsflödet, lösa resursallokeringsproblem, minska komplexiteten i flera projekt, enskild ansvarighet, hög kontroll, etc.
I avsnittet nedan kommer vi att se några av branschens bästa resurshanteringsprogramvara som är fördelaktiga för små och medelstora företag.
Teamdeck
Teamdeck är en allmänt använd allt-i-ett RMS. Företaget hävdar att dess resurshanteringsapplikationer används av team från Nordamerika, Sydamerika, Europa, Australien, Mellanöstern och Fjärran Östern samt Afrika.
Verktyget innehåller alla åtkomstalternativ som behövs för att hantera resurser som planering, schemaläggning, tidtagning, semesterhantering och mer. Dess enkla kalendervy låter dig utföra de viktiga uppgifterna att spåra otilldelade resurser, tilldela aktiviteter till dem och övervaka deras schema.
Från intäkter eller fakturering kan chefer beräkna KPI:er (Key Performance Indicators) och ROI (Return on Investment), och deras adaptiva rapporter hjälper till att avgöra teamengagemang.
Programvarans instrumentpanel hjälper till att prognostisera framtida projektkrav baserat på projekt i pipeline.
Funktioner
- Utökad rapportering som budget- eller lönerapporter
- Korrekt resurshantering, inklusive timuppföljningar och lagsemestrar.
- Hantering av resursledigheter, inklusive godkännande/avslag, helgdagar, resursfrånvaro och skäl.
- Kontrollera resursutnyttjandet genom att övervaka användningen över olika projekt
I ett nötskal kan hela teamarbetet planeras och styras med denna programvara, och datadrivna beslut kan fattas baserat på avancerade rapporteringsstrukturer. Den är baserad på ett mjukvaruabonnemang och billigast i den här kategorin, från 0,9 USD per månad, men till det här priset tillhandahålls inte åtkomst till mobilen och Teamdeck-appen.
Wrike
Wrike programvara är en del av det världskända virtualiserings- och molnföretaget Citrix. Den har omfattande funktionalitet, vilket säkerställer att resurser och teamchefer förblir strukturerade under hela projektets livscykel.
Programvaran skapar visuella projekt genom Kanban-kort och Gantt-diagram och arbetar tillsammans i en spridd miljö och flera projekt.
Instrumentpanelen delar upp arbetet i tre sektioner: Uppgifter, projekt och mappar. Mappar är en hierarkisk struktur för att organisera uppgifter i projekt. Varje projekt har till uppgift att ha ett specifikt ramverk. Projektledaren kan allokera de specifika uppgifterna till individuella resurser med data och förfallodatum.
Mjukvaran har inbyggda mallar som hjälper till att maximera resurs- och projektproduktiviteten på flera sätt, inklusive att skapa produktfärdplaner, synlighet för inkommande projekt, effektiva kommunikationsplaner, dela upp komplexa projekt i faser som är lätta att implementera, etc.
Funktioner
- Projektautomation och riskuppskattning
- Ger 360-graders synlighet av slutaktiviteter
- Skräddarsydda verktyg för varje team och varje bransch
- Kraftfulla verktyg som röstkommandon och smarta svar
Wrike-plattformen tillåter 400+ integrationer som Salesforce, olika CRM-verktyg, Slack, Microsoft Teams och många andra som inte kommer att stoppa eller hindra ett framgångsrikt genomförande av åtaganden. Programvaran är prenumerationsbaserad och priset börjar på $ 9,8 användare/månad. Den har också en 14 dagars provperiod.
detta borde gå till #3
Smartsheet
Smartsheet gör dig till ett proffs på resurshantering med en fågelperspektiv över din organisations rutinaktiviteter.
Dess kraftfulla tidsspårning tillåter spårning till minutnivå för att få ut det mesta av din arbetsstyrka. Sektionen Personer tillåter rollbaserad åtkomst och kan hjälpa till att hantera heltidsanställda och entreprenörer.
Dessutom kan du kontrollera varje projektöversikt och få siffrorna som indikerar eventuellt under- eller överutnyttjande av resurserna.
Dessutom stöder Smartsheet 100 ångra-gör om schemaläggningsoperationer i en aktiv webbläsarsession.
Med sina projektmallar kan man samtidigt uppdatera eller importera flera projekt.
I slutändan gör tids-, kostnads-, budget- och användningsrapporterna det enkelt att analysera den övergripande prestandan och förbättra för framtida projekt därefter.
Äntligen har du allt och mer att uppleva med en gratis provperiod utan kreditkort, 14 dagar.
Prognos
Prognos plattformen är en prisbelönt programvara. Den har vunnit många titlar från världens ledande G2-utvärderingsplattform för bästa projektledning, resurshantering, uppgiftshantering och många andra.
Det är en komplett projektledningsprogramvara som hjälper till att säkerställa det slutliga utförandet av aktiviteter och absorption av kapaciteten hos alla resurser. Dess andra moduler som projektledning, teamsamarbete, tidshantering, business intelligence och AI-arbetsautomatisering kan enkelt integreras med dess resurshanteringsplattform.
En av dess unika egenskaper är att det är en av de snabbaste go-live-programvaran som hjälper team från SMB att implementera den snabbare och börja leverera. Den har en högre användaranvändningsgrad än någon annan programvara i denna kategori.
Funktioner
- Snabbare tidsspårning av resurser baserat på förslag på artificiell intelligens
- Ger en realtidsvy av utnyttjandet och kapaciteten av alla resurser
- Justera arbetsbelastningen för att undvika problem
- Beräknar automatiskt resursanvändning för att bättre förstå den tid som spenderas på användning.
Prognosmjukvara hjälper resurs- eller projektledare att planera och justera aktiviteter för att ta itu med flaskhalsar och sätta standarder för att möta deadlines. Priset börjar på $29/plats/månad för minst 10 platser. Denna programvara är tillgänglig för en 14-dagars testversion.
Activecollab
Activecollab är en annan lättanvänd programvara som hanterar alla faser av projektledning, inklusive arbetsledning, teamsamarbete, tids- och resurshantering, kundhantering och lönsamhet.
Chefer eller direktörer kan använda denna programvara för att planera projektaktiviteter och hantera resurser från början till slutförande.
Det är en enkel miljö att bygga effektiv kommunikation och samarbete med ditt team, andra chefer och kunder. Det är gratis för små projekt med en gräns på 3 användare.
Funktioner
- Automatiserad uppgiftsplanering
- Importera projekt från andra appar och integration Zapier, Slack, Webhooks
- Uppgiftslista och Kanban-vy
- Integration av molnlagring
En enkel plattform för att bedöma projektstatus, tid som spenderas på resurser och affärsmässig lönsamhet som hjälper till att säkerställa att åtaganden ligger inom budget. Priset börjar på $7,5 för tre användare. Du kan testa denna programvara gratis i 14 dagar innan du använder den i din arbetsmiljö.
Flyta
Flyta utvecklades uttryckligen för resurshantering, schemaläggning och kapacitetsplanering. Det hjälper till att skapa och tilldela uppgifter på några sekunder, lägga till projektfaser och deadlines, tilldela resurser och hantera teamkapacitet.
Enligt företaget används det i olika branscher, inklusive byråer, konsultfirmor, arkitektbyråer, IT-firmor och andra.
Plattformen möjliggör integrering av befintliga företagsarbetsflöden för projektledning, schemaläggning, tröga uppdateringar och mer. Förutom resurskapacitetsvisualisering och projektrapporter kan denna programvara också hantera komplexa projektkrav.
Funktioner
- Den här plattformen tillhandahåller resursprognoser som visar projektuppskattningar kontra faktiska värden.
- En förifylld inbyggd tidrapport hjälper resurser att få jobbet gjort med lätthet.
- Flexibilitet i resursplanering för chefer och att logga tid för resurser var som helst
- Personuppgiftsskydd med stöd av GDPR och SOC2-efterlevnad
Float är en av de mest populära resurshanteringsplattformarna i denna kategori. Lätt att använda och lätt att implementera, från 6 USD i månaden. Det finns också en 30 dagars provperiod.
Saviom
Saviom är en avancerad resurshanteringsprogramvara med anpassade konfigurationsalternativ som kan justeras enligt projektets krav. Programvaran sägs hjälpa till att minska resurskostnaderna med 10 till 30 % och öka resursutnyttjandet med 10 till 20 %.
En av dess unika egenskaper är att plattformen förutspår full transparens av resurser, inklusive krav, obetalda resurser, över- och underutnyttjande, kapacitetsplanering med hjälp av multidimensionell realtidsanalys.
Det är en omfattande resurshanteringsplattform som hjälper små och medelstora företag att förutsäga resursbehov i förväg baserat på utbud och efterfrågan.
Programvaran hjälper dig att snabbt identifiera och allokera rätt resurser i tid, baserat på möjligheter, platser, intresseområden etc.
Funktioner
- Förstå projektekonomi som kostnader, intäkter, vinstmarginaler,
- Optimera ofakturerade resurser för att förbättra resursutnyttjandet
- Det hjälper till att identifiera luckor mellan resursmatrisliknande faktisk och prognos
- Intelligent affärsinstrumentpanel för analys och rapportering
Om du letar efter end-to-end resurshanteringsprogramvara för teknik, redovisning, IT, konstruktion, rådgivning, är Saviom ditt bästa val. Det hjälper till med resursplanering, kapacitetsplanering, rapportering och analys, samt integration med andra arbetsflödesplattformar. Priser finns tillgängliga på begäran för offert.
Bearbeta
Bearbeta är programvara för arbete och resurshantering. Det är en lättanvänd programvara för att skapa flera arbetsflöden, tilldela olika resurser och spåra framsteg.
En av nycklarna till arbetsflödeshantering är dokumentorganisation, och denna programvara ger ett enkelt gränssnitt för att skapa, organisera och dela dokument mellan team.
Dra-och-släpp-gränssnittet låter chefer skapa och tilldela uppgifter till team på några minuter och spåra framsteg och ta emot meddelanden via instrumentpaneler. En av dess unika är att du kan skapa uppgifter utifrån villkor som är uppfyllda, såsom: om/då.
Funktioner
- Skapa arbetsflöde baserat på godkännandematris, antingen en eller flera steg
- Möjlighet att integrera mer än 1000 applikationer
- Schemalägg och tilldela arbetsflöden automatiskt och uppdatera dina andra appar
- Integrerade formulär för automatisk datainsamling från andra appar
Det är en komplett programvara för teamsamarbete och arbetsflödeshantering med flera funktioner som uppgiftsautomatisering, inbäddade schemalagda arbetsflöden och andra automationsmoduler som gör det enkelt att skapa, tilldela och spåra arbetsflöden och resurser. Programvaran kan användas gratis i 14 dagar med kostnader från 25 USD per månad/användare.
Instagantt
Instagantt är en Gantt-diagramplattform för projektledning. Gantt-diagrammet är en stapeldiagrammetod som kan användas för att planera, schemalägga och spåra projekt av alla storlekar.
Förutom att vara en stapeldiagramsplattform har den också olika inbyggda funktioner för att hjälpa till att hantera uppgifter, team och budgetar och göra projekt till framgång.
Det är en komplett projektledningsprogramvara som hjälper till att planera projektdeadlines, upprätta beroenden och baslinjer, allokera resurser och utföra lagarbete.
Dess arbetsbelastningsfunktion säkerställer att resursen inte överbelastas eller underutnyttjas, vilket skapar ett balanserat team och arbetsbelastning.
Funktioner
- Snabbare Gantt-diagram med intuitiv plattform
- Interaktiv instrumentpanel för att visualisera deadlines, framsteg och resurser för varje projekt
- Enkel Asana-projektintegrering
Om du letar efter en prisbelönt resurs- och projektledningsprogramvara baserad på Gantt-diagramplattformen räcker denna programvara. Denna avancerade Gantt-diagramlösning är tillgänglig till överkomliga priser, från 5 USD/månad. Du kan till och med prova testversionen 7 dagar innan du köper.
Mavenlink
Mavenlink är en prisbelönt programvara för dynamisk resursoptimering. Det utsågs till första plats för resurshantering, projektledning och arbetsledning av G2 Grids 2021.
Det används för att distribuera team i realtid baserat på affärsscenarier med olika behov. Programvaran låter dig se effekten på produktivitet och vinst när justeringar görs på resursnivå.
Det har en unikhet i att prognostisera resurser som behövs för kommande projekt. Det hjälper också till att analysera kraven och lönsamheten i pågående projekt.
Denna programvara har allt du behöver för att hantera resurser i realtid och möta ständigt ökande förväntningar.
Funktioner
- Designad för att demonstrera kontinuerliga förbättringar med respons i realtid
- Definiera områden för hållbar utveckling
- Hjälp till att balansera resurskompetenser baserat på projektefterfrågan
- Bedömer flera planer samtidigt
Mavenlink har vunnit många priser. Det är inte bara en avancerad programvara för resurshantering utan ger också en plattform för omfattande projekt- och uppgiftshantering med prognostisering av framtida resursbehov. Priser finns tillgängliga när du begär offert.
Hubplanner
Hubplanner erbjuder en komplett lösning med flera nyckelfunktioner, såsom resurshantering, uppgiftsplanering, tidtagning och projektplanering i en dashboard, som är enkel att implementera och använda.
Dess enkla instrumentpanel erbjuder fullständig insyn i hela teamets schema över projekt och evenemang. Rapporteringsstrukturen har utvecklats med design på företagsnivå i åtanke, vilket ger omfattande indikatorer för att spåra användning.
Den har en separat planeringsmodul för schemaläggning som kan integreras i resurshanteringen. Dess unika är att chefen kan planera projektbudgeten, mata faktureringsavgifter och beräkna projektutgifter.
Funktioner
- Enkelt dra-och-släpp-schema för projektteam
- Den kan övervaka genomförandet av enskilda resurser eller projekt
- Det kan visa realtidsanalys av alla dina projekt och resurser
- Resursledigheter och semester, arbetsflöde för begäran och godkännande
Denna programvara kan användas gratis i 60 dagar. Om du letar efter en resurshanteringsaktivitet från början till slut, kommer navplaneraren att få jobbet gjort. Dess pris börjar på $7 per resurs/månad.
Slutsats
Resurshantering är en av de mest utmanande uppgifterna i alla faser av projektledning, men med rätt verktyg och mjukvara kan det bli mycket enklare.
Nästan alla resurshanteringsverktyg som diskuterats ovan är prisbelönta, har nästan samma funktionalitet och är SaaS-baserade med små skillnader i funktioner. Små och medelstora företag kan testa dessa verktyg och sedan nå en överenskommelse innan de slutför ett köp.
Intresserad av att få en virtuell assistent? Ta en titt på virtuella assistenter för ditt företag från dessa plattformar.
Skapa en KPI-instrumentpanel med dessa verktyg.