Bland de många programvarorna för redovisning för små företag framstår QuickBooks och FreshBooks som ledande alternativ, ständigt rankade högt av användare och experter.
Båda dessa bokföringsprogram har en bevisad historia av framgång, erbjuder ett liknande grundutbud av funktioner men med distinkta skillnader, och är utformade för att möta olika affärsbehov.
Varje nybliven företagare, revisor eller frilansare känner till de utmaningar som följer med att driva en liten verksamhet. Allt från att köpa in material till att hålla koll på betalningar och affärsutgifter, eller att övervaka kassaflödet, är en ständig kamp som kräver betydande ansträngning.
Ett effektivare sätt är att använda ett redovisningsprogram som hjälper till att hantera allt, från fakturamallar till spårning av dagliga kostnader och intäkter.
Förutom att effektivisera processen och frigöra tid för andra uppgifter, underlättar användningen av bokföringsprogram den administrativa bördan.
De flesta är eniga om att bokföringsprogram är en nödvändighet för småföretagare och frilansare, i kombination med andra verktyg för projektledning. Men valet mellan olika redovisningsprogram kan vara svårt och förvirrande.
Om detta stämmer in på din situation, hjälper vi dig att jämföra två av de mest framstående alternativen: QuickBooks och FreshBooks, för att underlätta ditt beslut om vilken lösning som är bäst för din verksamhet.
Vad är QuickBooks?
QuickBooks är en omtyckt bokföringslösning för småföretag, som ger möjlighet att hantera en organisation var som helst. Denna lösning erbjuder en modern och användarvänlig uppsättning redovisningsverktyg som ger företag en tydlig överblick över sina intäkter, utan att kräva manuell datainmatning.
QuickBooks integreras smidigt med olika konton, kategoriserar transaktioner automatiskt och erbjuder redovisningsteam ett effektivt sätt att hantera utgifter, organisera bokföringen, spåra lager, skicka fakturor och hantera löner.
Företag som använder QuickBooks kan enkelt anpassa olika verktyg, som molnbaserad redovisning, tidrapportering och betalningshantering, för att passa deras specifika behov och möjliggöra snabbare betalningar. Den mångsidiga programvaran kan nås och användas från datorer, bärbara datorer, surfplattor eller mobiltelefoner.
Viktiga funktioner i QuickBooks
#1. Samarbete
Revisorer, bokförare och andra behöriga medarbetare i företag som använder QuickBooks kan logga in samtidigt, mata in data direkt online och spåra alla ändringar via en detaljerad aktivitetslogg.
#2. Lönehantering och skatter
QuickBooks beräknar automatiskt skatter som är kopplade till varje löneutbetalning, utöver att administrera och uppdatera löneskatter. Programvaran erbjuder även skydd mot skattetillägg och kan täcka kostnader upp till 25 000 USD om organisationen drabbas av en skattepåföljd.
#3. Spårning av företagskostnader
QuickBooks mobilapp ger möjlighet att fotografera och spara kvitton, som sedan matchas med befintliga transaktioner.
QuickBooks kan automatiskt importera, spåra och kategorisera utgifter när programmet är kopplat till användarens bankkonto, kreditkort eller PayPal-konto. Denna funktion hjälper användare att skapa rapporter som visar detaljerade utgifter.
#4. Rapporter
Användare kan använda QuickBooks för att skapa och dela professionella sammanfattningar av finansiell data och affärsdata med partners. Redovisningsteam kan anpassa rapporterna efter prioriterad information och hålla revisorer uppdaterade i realtid via e-post.
Några viktiga insikter som användare kan få från instrumentpanelen inkluderar affärsanalys, balansräkningar, finansiella rapporter, specialanpassade rapporter och försäljningstrender.
Vad är FreshBooks?
FreshBooks är en molnbaserad redovisningslösning som passar frilansare och små till medelstora företag. Denna lättanvända bokföringsprogramvara erbjuder en intuitiv lösning för att generera redovisningsrapporter, organisera utgifter, skapa fakturor och få betalt.
Användare kan komma åt FreshBooks via en webbläsare på vilken dator som helst, eller genom den mobila appen för att arbeta var som helst via iPhone, iPad eller Android-enheter. All data lagras säkert i molnet.
FreshBooks-användare kan lägga mindre tid på administrativa uppgifter, eftersom programmet underlättar fakturering och accepterar onlinebetalningar. Användare kan även spåra arbetade timmar och omvandla dessa till fakturor för korrekt debitering av utfört arbete.
FreshBooks spårar automatiskt alla transaktioner när det är kopplat till ett bankkonto. Samtidigt registreras och kategoriseras transaktioner på samma plats, vilket gör skattehanteringen mindre besvärlig.
Viktiga funktioner i FreshBooks
#1. Bokföring, fakturering och betalningar
FreshBooks är ett användarvänligt verktyg för dubbel bokföring som säkerställer noggrannhet och efterlevnad. Det hjälper användare att identifiera och isolera intäktsposter och relaterade utgifter för att korrekt beräkna vinster och förluster. Programvarans automatiska kontroller och avstämningar hjälper till att garantera överensstämmelse mellan debet- och kreditbelopp.
FreshBooks-användare kan ge sina revisorer exklusiv tillgång till finansiell information och rapporter, vilket gör det enklare för dem att stödja företaget. Det underlättar även automatisk bankavstämning, kredithantering och hantering av leverantörsskulder.
Med funktionen för snabb fakturering kan användare automatisera betalningspåminnelser, begära delbetalningar, hantera kundfordringar och skicka automatiska betalningspåminnelser.
#2. Spårning av tid och utgifter
FreshBooks har en inbyggd tidsspårningsfunktion och en teamrapport som frilansare kan använda för att logga in och automatiskt överföra sin tid till en faktura.
Användare kan även använda utgiftsspårningen för bättre koll på kassaflödet när de kopplar programvaran till sina bankkonton. Utgifter kan kategoriseras eller markeras som fakturerbara vid budgetering av projektkostnader.
#3. Centraliserade projekt och rapporter
Organisationer som använder FreshBooks kan enkelt samarbeta med affärspartners och entreprenörer genom den centraliserade fillagringen, som har inbyggd behörighet för att säkerställa åtkomst.
Programvarans lönsamhetsverktyg visar tydligt uppdelningar, sammanfattningar och detaljerade rapporter, förutom färdiga förslag, uppskattningar, bokslut, kundhantering, iOS- och Android-appar, samt automatisk körsträckespårning.
QuickBooks vs FreshBooks
#1. Fakturering
FreshBooks anpassningsbara fakturadesign har en ”klicka för att betala”-knapp, vilket underlättar betalning av onlinefakturor. Denna funktion kan hämta data direkt från tidrapporteringen. Andra automatiserade funktioner inkluderar återkommande fakturor för fakturerbara timmar och uppföljningsmejl för obetalda fakturor. Mottagare kan betala fakturor direkt via Apple Pay och kreditkort från ACH.
QuickBooks spårar fakturerbara timmar genom att integrera externa tidsspårningsappar som TSheets och Google Calendar, och inkluderar dem i fakturorna. Programvarans fakturabyggare har anpassningsfunktioner som att ändra färger eller lägga till en logotyp. Betalningsalternativen inkluderar en ”klicka för att betala”-knapp, så att kunderna kan välja att betala med Apple Pay, kreditkort eller ACH. Programmet skickar även påminnelser för sena eller återkommande betalningar.
#2. Tidrapportering
FreshBooks inbyggda tidrapportering är idealisk för företag som arbetar med projekt eller ärenden där anställda spårar fakturerbara timmar och relaterade utgifter. Användare kan se timmarna på instrumentpanelen, hålla koll på enskilda anställda och importera data till redovisningssystemet i realtid.
QuickBooks erbjuder ett tillägg, QuickBooks Time, mot en extra kostnad för användare som vill spåra arbetad tid av anställda på heltid eller deltid. Företag som inte betalar för tillägget måste manuellt ange löner som en kostnad och kategorisera den tjänst som erbjuds. Detta kan upplevas som ett omständligt sätt att spåra en anställds eller frilansares tid.
#3. Utgiftsspårning
QuickBooks erbjuder stöd för betal- och kreditkort och håller användarna regelbundet uppdaterade om vinstmarginaler inom den månatliga redovisningscykeln. En nackdel är att programmet kräver en viss manuell datainmatning, eftersom QuickBooks Online endast visar rader och inte mer detaljerade uppdelningar. Användare kan uppdatera månatliga återbetalningar med QuickBooks mobilapp genom att fotografera och ladda upp kvitton.
FreshBooks är uttryckligen utformat för fakturering och betalningshantering, vilket innebär att användare måste integrera ett externt redovisningssystem. Trots detta erbjuder programmet utmärkta funktioner för utgiftsspårning, som projekttidsspårning, kvittospårning och hantering av moms. Detta är särskilt användbart för företag som är nya i branschen.
#4. Användarvänlighet
QuickBooks och FreshBooks erbjuder användarvänliga och intuitiva instrumentpaneler med vertikala sidofält, vilket gör det enkelt att komma åt olika funktioner även för användare utan omfattande redovisningskunskaper. QuickBooks upplevs dock som något enklare att installera jämfört med FreshBooks. Användare kan enkelt registrera och ändra journalposter i FreshBooks, samt hantera saldon och kontoplaner.
FreshBooks underlättar enklare datainmatning, men användare kan inte avsluta en transaktion under tidigare perioder, vilket är nödvändigt för att förhindra oönskade ändringar av bokföringsdata. Även om det är möjligt att ange startsaldon och ändra journalanteckningar i FreshBooks, måste man vara en kontoanvändare registrerad med en annan e-postadress för att göra det.
#5. Skatteberäkningar
Intuit, företaget bakom de välkända programmen TurboTax och QuickBooks online, har integrerat omfattande skattefunktioner i programvaran. Verktyget är utformat för att generera lika många bokslutsskattedeklarationer som antalet anställda en användare har. Företagare kan även organisera skatter på utgifter och intäkter efter kategori för att beräkna det belopp de är skyldiga i kvartalsskatt. Programmet spårar även moms och lägger automatiskt till den skatt som ska betalas på fakturorna.
FreshBooks erbjuder en skatteplaneringsfunktion, men den är mindre mångsidig än den hos konkurrenten, vilket kan göra skatteplaneringen mer utmanande för frilansare och icke-revisorer. FreshBooks erbjuder viss skattehjälp, men kan inte spåra utgifter via kvittoskanning. Användare kan endast spåra skatter genom att koppla sina bankkonton. Även om detta borde fungera väl, kan avsaknaden av en inbyggd kvittoskanner upplevas frustrerande.
#6. Bokföring
FreshBooks har en dubbel bokföringsfunktion som hjälper till att spåra intäktsposter mot utgifter. Det ger användare en tydlig bild av vinster och förluster. Funktionen säkerställer även att debet- och kreditbelopp stämmer överens och lokaliserar omedelbart eventuella fel för att undvika problem under skattesäsongen.
FreshBooks-användare kan importera och kategorisera finansiella transaktioner, med olika kategorier för överföringar, eget kapital eller återbetalningar. Programmet kan även sammanfatta rapporter som kan exporteras till Excel. Användare kan enkelt lägga till sin revisor till sitt FreshBooks-konto för att ge dem exklusiv åtkomst.
QuickBooks är utformat för att spåra alla utgifter genom att sortera transaktioner och dela upp dem i skattekategorier. Programmet länkar även bilder på kvitton till respektive transaktioner och använder data för att generera olika typer av rapporter. QuickBooks mobilapp använder smarttelefonens GPS för att automatiskt spåra hur långt en användare har rest och skapar en rapport som noggrant loggar avdrag för affärsresor.
#7. Rapporter och instrumentpaneler
Båda bokföringsprogrammen tillhandahåller olika typer av rapporter. FreshBooks producerar specifika rapporter om vinster och förluster, kundkonton, momssammanfattningar, utgifter och inkasserade betalningar. Verktygets instrumentpanel visar relevanta diagram och grafer som täcker månatliga återkommande intäkter, utestående intäkter, inkomstflöden, total vinst, utgifter och potentiell ofakturerad tid.
QuickBooks instrumentpanel har ett rapportcenter i navigeringsmenyn, vilket ger användare snabb tillgång till förinställda rapportmallar, samt möjlighet att anpassa sina egna. En sektion för ”ledningsrapporter” ger användare möjlighet att skapa professionella rapporter med försättsblad, preliminära sidor, innehållsförteckningar och slutanteckningar.
Exempel på rapporter som ingår i de förinställda mallarna är balansräkningar, momsrapporter, revisionsloggar, kassaflödesanalyser, öppna fakturor, vinst och förlust, budgetöversikter och kundrapporter som är uppdelade efter klass, kund, månad och år till datum.
#8. Prissättning
Både QuickBooks och FreshBooks erbjuder prenumerationsbaserade planer, men gällande skalbarhet ger QuickBooks ett bättre prisschema. Med QuickBooks kan du ansluta din revisor och bli en del av ett online-community med över fem miljoner användare.
FreshBooks erbjuder inte bankavstämning för användare som väljer Lite-planen, och antalet användare måste fortfarande vara högre. Skalbarhet blir även dyrare.
QuickBooks prissättning
- Enkel start: 1 användare, 25 USD per månad, 2 redovisningsbyråer
- Essentials: 3 användare, 50 USD per månad, 2 redovisningsbyråer
- Plus: 5 användare, 80 USD per månad, 2 redovisningsbyråer
- Avancerat: 25 användare, 180 USD per månad, 3 redovisningsbyråer
FreshBooks prissättning
- Lite: 180 USD per år eller 15 USD per månad
- Plus: 300 USD per år eller 25 USD per månad
- Premium: 600 USD per år eller 50 USD per månad
- Select: Anpassad prissättning
Alla FreshBooks-planer utom Select inkluderar en enda användare. Användare betalar 10 USD för ytterligare gruppmedlemmar.
#9. Integrationsstöd/Integrationer
QuickBooks har minst 400 inbyggda integrationer, inklusive affärsbanker, betalningsprogram, e-handel, CRM och andra kategorier, vilket ger kontroll och insyn i användarnas finansiella data och försäljningsprocesser. Andra tillägg inkluderar PayPal och ReceiptBank, som håller transaktionerna uppdaterade.
FreshBooks integrerar över 100 tillägg som riktar sig till småföretagare och frilansare. Dessa gör det enklare att koppla appen till skatteregistreringsverktyg och personalresurser för löne-, skatte- och faktureringsprocessen. Integrationer som Squarespace eller Zapier hjälper användare att spåra betalningar, samt bearbeta och organisera dussintals andra system.
#10. Löner
QuickBooks erbjuder en heltäckande löneplan med obegränsat antal lönekörningar och underlag för bokslut. Andra funktioner inkluderar automatiskt beräknade skatter, en onlineportal där anställda kan se sina skatteuppgifter och lönespecifikationer. Dessutom finns det stöd för utmätningar och avdrag, samt nedladdningsbara historiska datarapporter. Användare kan även få tillgång till en premiumplan som erbjuder direktinsättning samma dag och ett supportcenter för personaladministration och HR.
FreshBooks saknar en inbyggd lönefunktion. Programvaran stöder externa integrerade lönetjänster för anställda, som Gusto, som kostar mellan 6 och 12 USD per användare och månad plus en initial månadsavgift på 39 USD. Det finns även stöd för den kanadensiska lönetjänsten PaymentEvolution, med en begränsad gratisnivå eller en nivå för 22 USD per månad.
#11. Kundsupport
QuickBooks erbjuder kundsupport online, vilket innebär att du måste vara inloggad för att få tillgång. Det finns även en inbyggd kunskapsbank där användare kan ställa frågor och söka information, samt ett communityforum där de kan hitta svar.
FreshBooks kundsupport erbjuder livechatt och telefonsupport under 12 timmar, fem dagar i veckan. Företagets webbplats har ett sökbart hjälpcenter med svar på de vanligaste frågorna.
QuickBooks vs FreshBooks: Sammanfattning av skillnader
| Funktioner | QuickBooks | FreshBooks |
| Översikt | Grundades 1983 | Grundades 2003 |
| Målmarknader | Bäst för företag som säljer produkter | Bäst för tjänstebaserade företag, frilansare och enskilda företagare |
| Nyckelfunktioner | Skapar anpassade fakturor med egna logotyper och fält, innan de genereras i farten. | Verktyg för dubbel bokföring och efterlevnad som gör det enkelt att förbereda finansiella rapporter. |
| Priser | Enkel start: 25 USD/månad Essentials: 50 USD/månad Plus: 80 USD/månad Avancerat: 180 USD/månad |
Lite: 15 USD/månad eller 180 USD årligen Plus: 25 USD/månad eller 300 USD årligen Premium: 50 USD/månad eller 600 USD årligen |
| Support | Telefon-, e-post- eller meddelandefunktioner, produktartiklar, produktutbildningar, sökbar kunskapsbank och användarforum. | Telefon- och e-postsupport i produktens hjälp, vanliga frågor i produkten, sökbar kunskapsbank. |
| Enkel att använda | Enkel installationsprocess som gör det enkelt att börja direkt. Erbjuder grunder och detaljer som läggs till successivt. | En tydlig välkomstsida med en vertikal menyrad till vänster på skärmen, som visar inställningsförloppet. |
Författarens kommentar
När ska man välja QuickBooks?
QuickBooks är ett idealiskt alternativ för företag som säljer produkter och hanterar lager. Programvarans lagerhanteringsfunktion gör det möjligt att spåra daglig försäljning av varor från olika kanaler, som Shopify och PayPal. Den omfattande funktionaliteten, som integrerar andra Intuit-produkter, gör att den kan växa i takt med ett företags verksamhet.
QuickBooks är det mest populära alternativet bland revisorer och företagare som vill ha en anpassad lösning för sina revisorer, eftersom programmet effektivt hanterar integrationer, bankflöden och skattehantering. Välj QuickBooks om du behöver ett prisvärt redovisningsprogram som kan anpassas efter företagets behov.
När ska man välja FreshBooks?
FreshBooks är ett populärt val bland enskilda företagare, frilansare och småföretagare som söker ett högkvalitativt redovisningsprogram, utan ett primärt fokus på revisorer.
Programmet har funktioner för tidrapportering och fakturering, projektledning och tredjepartsintegrationer med populära betalningsverktyg som Stripe. Det är idealiskt för småföretag och nystartade verksamheter.
FreshBooks är användarvänligt och lätt att konfigurera. Programmet möjliggör snabba och enkla integrationer med populära affärsverktyg.
Du kan även undersöka andra programvaror för lönehantering för nystartade och medelstora företag.