Företag, stora som små, kan inte drivas utan avtal. Kontrakt överensstämmer med parter som är juridiskt verkställbara genom att skapa, definiera och styra ömsesidiga rättigheter och skyldigheter dem emellan.
Kontrakt har använts långt före industrialiseringen och en kapitalistisk ekonomi kom till. Tillbaka i kungars och deras imperiums åldrar, skulle överenskommelser avgöra villkoren för avtalet, och parterna var skyldiga att upprätthålla villkoren.
Allt eftersom decennierna gick och världen genomgick oöverstigliga förändringar, förblev grunderna bakom kontrakt desamma. Kontraktshantering är processen för att hantera kontrakt. Det inkluderar hantering av avtal, från deras källa till att de genomförs av den valda parten och det slutliga uppsägningen av kontraktet.
Eftersom kontrakt har flera aspekter i sig har kontraktshanteringen infört olika nivåer/stadier för att representera varje aspekt av avtalet. Viktiga delar av kontraktshanteringen innefattar resultatanalys för att maximera operativa och finansiella prestationer samtidigt som man identifierar och minskar finansiella risker och ryktesrisker på grund av att kontraktsvillkoren inte följs.
Innehållsförteckning
Grunderna i kontraktshantering
För att hantera arbetet och de personer som är involverade i ett kontrakt måste teamet tydligt förstå det arbete, de resurser och den tid som krävs för att slutföra jobbet. En tydlig förståelse för alla dessa aspekter är grunden för kontraktshantering.
Fördelar med kontraktshantering
- Kvaliteten på arbetet upprätthålls: Hela kontraktshanteringsprocessen syftar till att bevara kvaliteten på utfört arbete. Det säkerställer att arbetet utförs effektivt i rätt tid och att resurserna används mest kostnadseffektivt. Det säkerställer att företaget får det bästa värdet för pengarna från varje kontrakt det ingår. Det görs genom att identifiera och mildra finansiella risker och ryktesrisker.
- Bättre projektkontroll: Projektledning är avgörande för att hantera arbetet under initieringsstadiet. Det säkerställer att arbetet påbörjas korrekt.
- Ökade intäkter: Högre intäkter genereras när kontraktshantering implementeras. Det sker på två sätt. För det första kan företaget förbli konkurrenskraftigt på marknaden och vinna fler kontrakt. För det andra är arbetet som företaget gör av högre kvalitet. Det ger resultat av högre kvalitet och verksamheten kan ta ut en premie.
Kontraktshantering vs. Kontraktsförvaltning
Omfattningen av Contract Management subsumerar hela livscykeln, ända från dess skapande, fram till dess uppsägning. Kontraktsadministrationen innehåller dock de processer som ingår i utformningen av kontrakt mellan de två parterna. Cykeln för kontraktsadministration slutar när kontraktet är överenskommet och undertecknat. Samtidigt börjar avtalshanteringen efter undertecknandet och avslutas med att avtalet upphör.
Kontraktsadministratörer är ansvariga för att se till att båda parter är nöjda med kontraktet de skapat tillsammans. Å andra sidan ser kontraktsansvariga till att alla parter i avtalet följer alla villkor.
Stadier av kontraktshantering
Som tidigare nämnts är Contract Management så mycket mer än att bara få avtalen påskrivna. Det innebär en rad åtgärder som styr och utvecklar processer för att hantera varje nod i avtalet. Det möjliggörs genom att allt är tydligt och noggrant i kontraktet.
Skapandestadiet
Vi vet att planering spelar en avgörande roll för framgången för alla strategier. En bra chef planerar alltid för sitt projekt. Kontraktshanteringens skapande skede innebär att bygga en flexibel färdplan för att ta in några oförutsedda händelser.
Skapandet är det första steget i kontraktshanteringens långa och grundliga väg. I detta skede bedömer du företagets behov och resurser. Det inkluderar brainstorming av de kritiska delarna av kontraktsstrategin. Detta håller alla efterföljande steg punkt- och felsäkra och gör dem redo för improvisationer under oförutsedda händelser. De funktioner som bör tas om hand under planeringsstadiet är:
- Typerna av kontrakt som ska hanteras
- Standarder som används i avtalen
- Ansvar för varje steg
- Krav för optimal prestation av jobbet
- Problem/ flaskhalsar för varje steg och efterföljande lösningar
- Nödvändiga resurser för implementering av kontraktsstrategin
Skapandet sätter grunden för följande steg/nivåer att följa.
Samarbetsstadiet
Samarbetsstadiet kommer efter Skapandet, genom vilket stiftelsen kontraktsförvaltning har bildats. Den hjälper i första hand till att implementera den uppsatta grunden för nya och fräscha kontrakt. Det handlar också om att utveckla nya typiska avtal för vardagliga och enfaldiga situationer. Den framträdande utmaningen som kontraktschefer står inför i detta skede är att skapa en ekvation som levererar det som krävs och samtidigt minskar riskerna.
Scenen blir den enklaste för vardagliga situationer. Alla chefer måste hitta rätt kontraktstyp och slå in relevant information samtidigt som de gör inga eller mindre ändringar i kontraktsdokumentet. Uppgiften blir dock knepig när mer komplexa situationer diskuteras, i vilket fall en ny journal förbereds från grunden för att erhålla efterlevnad, standarder och rättigheter. En e-signatur följer förkontaktsstaten för att slutföra avtalet.
Signeringsstadiet
Signeringsfasen är det näst mest avgörande steget i kontraktshantering. Det är här du försöker genomföra de strategier du har planerat i föregående steg. Det är också det stadium där du distribuerar programvara för kontraktshantering för att utföra kontraktsrelaterade uppgifter. Programvaran är också känd för att migrera kontrakt med ett centraliserat arkiv.
Contract Management Software är ett digitalt verktyg som gör det möjligt för användare att spåra och hantera kontrakt genom olika stadier av deras livscykler. Denna programvara tillåter också företag att förnya aviseringar, hantering av efterlevnad, fånga digitala signaturer och hantera kontraktsmallar.
En annan viktig del av implementeringsstadiet är introduktion. Det säkerställs att alla parter i kontraktet förstår kontraktets och kontraktschefens vision och mål och är bekväm med de verktyg som används.
Efter genomförandet av implementeringsfasen, följt av e-signaturen från båda individerna, kommer överlämnandet, där det säkerställs att kontraktet är fritt från fel och brister. Varje roll, ansvar, milstolpe och mål bekräftas.
Spårningsstadiet
Det är när alla mål som beskrivs i dina kontrakt kommer till liv. Det är alltså också det skede där du bör vara mer uppmärksam på alla villkor som anges i avtalet och utföra regelbunden övervakning av dem för att se till att allt händer som det ska.
Chefens roll i kontraktsfasen är att se till att allt är på rätt spår och enligt villkoren i kontraktet. De är ansvariga för att identifiera problem och ha system för tidig varning på plats.
Chefer kan hämta inspiration från planeringsstadiet för detta. Man skulle kunna utforma en korrekt ordnad lista över alla kontraktselement som ska verifieras och kontrolleras. Det kommer inte bara att inte låta någon del av kontraktet lämnas okontrollerat utan kommer att vara ett snabbt sätt att hitta avvikelser mellan de överenskomna delarna och det utförda arbetet.
Förnyelsestadiet
Förnyelsestadiet är inte i huvudsak ett skede. Det blir dock relevant att uppmärksamma det efter kontraktsfasen. Men principerna för förnyelsestadiet bör tillämpas på alla platser.
Förnyelsestadiet i kontraktshantering är i första hand en situation i din kontrakts livscykel där du bestämmer om du vill återuppta ditt kontrakt eller säga upp det. Eftersom det finns klausuler om sanktioner eller utebliven åtgärd, vid bristande efterlevnad av avtalet, blir det viktigare att proaktivt överväga slutet av kontraktet i dina andra avtalsbeslut.
Förnyelse innebär att utvärdera kontraktets prestanda och flera beslut som inkluderar förnyelse och ändringar i kontraktet vid behov. Intressenterna bör vara medvetna om uppsägnings- och förnyelsedatum och se till att båda parter har gott om tid att samla in information innan besluten låses i ännu ett kontrakt.
Stadium efter kontrakt
Stadiet efter kontraktet är ingåendet av kontraktet. Det följer på uppsägning av kontrakt. I detta skede ser hushållningen till att allt görs korrekt, utfärdar eller betalar slutfakturor och arkiverar kontrakten.
Dessutom tenderar många kontraktschefer att göra en obduktion av sina kontakter för att lära sig om takeaways för nästa kontrakt. Denna obduktion ger värdefull information och lärdomar som säkerligen kommer att förbättra resultaten av framtida kontrakt.
Slutsats
Kontrakt är bara så bra som den person som hanterar dem. Oavsett hur bra villkoren är i kontrakten, tar inga parter i kontrakten hem en bra affär om de inte åtgärdas på ett adekvat sätt. Därför är det avgörande att följa riktlinjerna på ett disciplinerat sätt för att få ut det bästa av dina kontrakt.
Du kan också titta på var du kan få tag i juridiska dokumentmallar för dina kontrakt.