Google Workspace: Perfekta verktyg för en säker, effektiv och samarbetskultur.
Fjärrstyrt eller inte, du kan inte förvänta dig framgång när du arbetar i silos. Och Google Workspace (tidigare GSuite) är där ni arbetar tillsammans i realtid.
Baserat på prenumerationen är Google Workspace en grupp med flera applikationer, inklusive:
GmailSheetsCloud SearchMeetSlidesJamboardChatformulärAdminCalendarSitesEndpointDriveKeepVaultDocsApp ScriptWork Insights
Enbart är det här enkla applikationer som du lätt kan hitta substitut för. Men tillsammans kan de vara det nödvändiga limet som du har letat efter för att hjälpa ditt företag att fungera som en.
Först kommer vi att se några av dessa individuella applikationer som hjälper till att samarbeta, följt av inbyggda säkerhets- och adminverktyg.
Innehållsförteckning
Gmail
Vi har alla använt Gmail (den gratis) sedan vi först lade våra händer på datorer. Affärsaspekten av Gmail förblir dock dold för sådana användare.
Att skicka e-post är bara en enskild aspekt av Gmail, men andra, som integrationen med Google Meet, Chat, etc., gör det mer än vad som verkar möjligt från ytan.
Du kan till exempel byta till Chat och Meet från Gmail för att hålla alla konversationer på ett ställe med alternativet att spara eller radera historiken efter 24 timmar.
Dessutom gör Smart Compose ditt arbete enkelt som e-postavsändare. Drivs med artificiell intelligens får du förslag medan du skriver e-postmeddelanden. Du kan också aktivera anpassning för mer precision, vilket förbättras med tiden.
En annan utmärkt sak med Gmail är skräppostfiltrering. Med maskininlärning håller Gmail över 99,9 % av skräpposten borta. Även om detta är en utmärkt funktion för personlig säkerhet, är den lika eller viktigare för affärskommunikation.
Men som företagsenhet är @dittvarumärke.com den bästa e-postadressen du kan få, och att använda @gmail.com ses som generiskt.
För att lösa detta problem kan du använda en anpassad domän och låta Gmail tala om ditt företag. Google Workspace stöder också en enkel övergång från äldre e-postleverantörer som Microsoft Outlook.
Workspace Gmail har också vad du kan behöva för framgångsrik e-postmarknadsföring. Du kan dra nytta av de fördesignade layouterna, lägga till din egen smak och använda multisändning för att sprida budskapet till en stor publik på en gång.
Google Chat & Spaces
Det är här du pratar med dina kamrater, delar dokument, schemalägger möten och kan få saker gjorda utan att använda någon tredjepartsprogram för affärsmeddelanden som Slack.
Detta är uppdelat i två: Chatt och Spaces.
Du kan anta Google Chat liknande alla meddelandeprogram som Slack eller WhatsApp. Detta stöder att prata med alla interna eller externa personer med bara ett Google-konto.
Dessutom innehåller Chat också gruppkonversationer.
Utrymmen är däremot bäst lämpade för projekt. Till exempel, Spaces Chat & Share-sektioner liknar Slack-kanaler där du kan lägga till personer, dela filer etc.
Dessutom kan du tilldela uppgifter till dina teammedlemmar och spåra deras framsteg.
Det finns två typer av utrymmen i Google Workspace. Den första är begränsad där endast de tillagda medlemmarna kan delta. Den andra är avsedd för hela organisationen, där vem som helst kan gå med i ett specifikt utrymme med en länk.
Här är avgränsaren mellan gratisversionerna och L Workspace stödet för appintegrationer. Hundratals applikationer (som Twitter, Asana, Zapier, etc.) är tillgängliga att styra utan att någonsin flytta ut.
Intressant nog har Google implementerat sin Natural Language Processing för att skapa sammanfattningar i Chats and Spaces. Detta kommer att skapa en kort version av hela konversationen högst upp för att fånga upp allt med en enda blick.
Google Meet
Google Meet är den ursprungliga Workspace-ersättningen för alla tredjepartsprogram för videokonferenser som Zoom.
Google har aviserat att lägga till automatisk mötestranskription och sammanfattning i framtida uppdateringar. Detta säkerställer mer produktiva möten och håller varje konversation relevant i senare skeden.
Källa: Google
Dessutom kommer videoleveransen att dra nytta av den kommande porträttåterställningen, som kommer att hjälpa till att mildra förhållanden som svagt upplysta omgivningar, sämre webbkameror eller instabila nätverk.
På samma sätt ger funktioner som porträttljus dig ett utseende av studiokvalitet i onlinemötena.
Även om detta främst handlade om videon, kommer saker som De-reverberation att filtrera ekot och ge en optimal lyssningsupplevelse för alla oavsett rymdakustiken.
Även om Meet kan ta emot många deltagare, räcker det ibland inte för en gigantisk organisation. I sådana fall har Meet inkluderat Livestream-funktioner för upp till 10 000 deltagare. Dessutom, i kommande uppdateringar kommer alla som kommer åt livestreamen att kunna delta i frågor och svar eller omröstningar, vilket ger mer inkludering för alla.
Även om Google Meet främst är en gratis programvara för videokonferenser, är vissa premiumfunktioner reserverade för betalda prenumeranter.
De extra godsakerna innebär längre möteslängder (upp till 24 timmar), fler deltagare (upp till 500), handuppräckning, grupprum, omröstningar, gå med via telefon etc.
Dessutom gör den intelligenta brusreduceringen, närvarospårningen och samtalsinspelningen Workspace Meet till ett distinkt paket i sig.
Dessutom kan du skapa en separat bokningssida för att hjälpa dina kunder att hitta en tidslucka som är bäst lämpad för diskussion. Och detta uppdateras när någon bokar tid, med nämnt de gratis slotsen.
Möten som genomförs via Google Meet är säkra i företagsklass. Allt är krypterat under överföring och att dela din skärm med deltagarna är säkert utan rädsla för snokare. Ändå, i senare uppdateringar kommer användarna att hantera krypteringsnycklarna själva och kan välja från ände till ände krypterade möten.
Google Dokument, Kalkylark och Presentationer
Detta är det mesta du och ditt team kommer att använda som organisation.
Dessa verktyg låter upp till 100 personer samtidigt visa, redigera eller kommentera en enda fil baserat på deras behörighetsnivåer.
Och tar samarbetet till en ny nivå, dessa verktyg är integrerade med Meet. Så inte bara kan människor arbeta på samma dokument, de kan se och prata med varandra medan de gör det.
Detta minskar mycket fram och tillbaka och hjälper till att göra realtidsjusteringar för att skapa det bästa på kort tid.
Dessutom låter bild-i-bild-läget dig göra flera saker samtidigt som du håller ett öga på förloppet och hoppa direkt in med ett klick när det är din tid att agera.
Även om det mesta av funktionaliteten är tillgänglig för gratisanvändarna, har Google Workspace en viss fördel.
För det första fördubblas lagringsutrymmet även i basnivån, vilket blir obegränsat för de högre prenumerationerna och större team (mer än fem). För en lagstorlek på mindre än fem kan lagringsutrymmet som tilldelas varje användare gå upp till 1TB, betydligt mer än vad som följer med (15 GB) i gratisversionen.
Dessutom kan man dela ett dokument med en hel organisation med ett enda klick och göra det sökbart.
En annan unik funktion i Google Workspace Docs är den automatiska sammanfattningen. Även om det alltid är möjligt att ha detta manuellt, gör automatiseringen det enklare med valfri redigering om det behövs.
På säkerhetsfronten planerar Google att täcka Dokument, Presentationer och Kalkylark med samma skydd mot skadlig programvara och nätfiske som används i Gmail.
Detta kommer att säkerställa att du får varningar om alla sådana länkar eller försök som kan äventyra din personliga eller företagets säkerhet.
Google Kalender
Kalendern verkar vara den minst använda av partiet. Det tillåter dock perfekt schemaläggning, vilket säkerställer att du inte överlappar någons upptagna spelautomat.
Det bästa användningsfallet för Google Kalender slår samman allas kalender för att se förväntad tillgänglighet. Dessutom kan du skapa och dela kalendrar som indikerar specifika händelser som mottagarna kan slå samman med sina egna.
Dessutom synkroniseras alla möten som ställs in i Kalender överallt, vilket undviker eventuella konflikter.
Google Jamboard
Google Jamboards är de digitala whiteboardtavlarna som hjälper dig att skapa idéer som driver innovationer. De fungerar som ett delat utrymme där man kan rita, radera, lägga till bilder etc.
Skaparen av en Jamboard kan tillåta andra som tittare (med eller utan utgångsdatum) eller redaktörer.
Jamboard-innehållet kan också skickas till en fysisk, digital tavla som du kan köpa separat från Google.
Men allt i Jamboard som vi diskuterat hittills är tillgängligt för alla användare med ett Google-konto. Återigen skillnaden, till förmån för Workspace-användare, är delning med ett klick till din institution.
Google Cloud Search
Google Cloud Search är en exklusiv funktion tillgänglig för Google Workspace-användare. Det här verktyget ger kraften i Google-sökning till ditt företag.
Enkelt uttryckt är det här du kan söka från hela ditt affärsdokumentarkiv (som Dokument, Presentationer, Kalkylblad, etc.) direkt.
Och det bästa är åtkomstkontrollerad dokumentupptäckning. Det betyder att dina anställda bara kommer att se de dokument de har fått åtkomst till i molnsökningen.
Förutom fristående användning är molnsökning tätt integrerad i Google Workspace-appar som Gmail, Dokument, Drive, etc.
Andra
Eftersom det här avsnittet är inriktat på samarbete på arbetsplatsen har vi lagt resten av Workspace-applikationerna i det här avsnittet.
Google Arkiv
Google Arkiv hjälper dig att bevara användarspecifik data för alla Workspace-applikationer så att du inte förlorar åtkomst till någonting om den användaren lämnar din organisation.
Du kan använda Arkiv för att lagra Gmail-meddelanden, Drive-filer, Chattmeddelanden (med historiken aktiverad), Google Meet-inspelningar och relaterade filer, Sites, Workspace Google Voice-data, etc.
Dock behåller Vault bara data som du säger till det. Dessutom kommer data relaterade till någon borttagen användare inte att vara tillgänglig i valvet. I det här fallet föreskriver Google att användare stängs av istället för att ta bort dem.
Vault har också rollbaserad dataåtkomst.
Slutligen loggar Vault varje aktivitet för alla dina anställda på en enda plats som du kan exportera för juridiska eller andra ändamål.
Google Sites
Även om WordPress är känt som det enklaste sättet att skapa webbplatser, Google Sites är det bästa alternativet för att få det att hända ännu snabbare.
Och även om du kan använda detta för en viktig företagswebbplats, lyser det när du vill visa upp ett visst projekt eller bygga en evenemangswebbplats.
Allt detta är dra-och-släpp utan någon touch av kodning.
Webbplatser stöder också att använda en anpassad domän för att ge webbplatsen sin egen identitet. Alternativt kan man publicera den gratis med en generisk webbadress från Google.
Du kan också samarbeta i alla webbprojekt som skapas med det här verktyget. Slutligen är alla webbplatser som designats genom Sites responsiva över enheter och upplösningar.
Slutpunkt
Endpoint hjälper dig att hantera anställdas enheter ifall den skulle bli stulen för att bevara känslig företagsdata.
Med detta kan du genomdriva starka lösenord och välja enhets- eller kontotorkning i allvarliga fall. En slutpunkt är ett plattformsoberoende verktyg som skyddar din företagsinformation på Windows, Mac, Linux, Android, iOS och ChromeOS.
Dessutom kan du använda detta för att göra specifika affärsapplikationer tillgängliga via Google Play eller Apples App Store.
App Script
App Script är Googles applikationsplattform med låg kod som du kan använda för att utöka Workspace-funktionaliteten med HTML, CSS och JavaScript.
Målet är enkelt: automatisera de enklaste rutinuppgifterna för att hjälpa dig fokusera på det som är viktigt.
Detta är förinstallerat med Workspace API:er och har integrerad integration med 100+ Google-tjänster.
Google Work Insights
Det här är ett sätt att mäta användningen av Google Workspace för ditt företag.
Du kan se användningen av enskilda Google-appar och jämföra den med äldre appar. Insikter kan också konfigureras för att visa dig data på team- eller gruppnivå eller för hela organisationen.
Detta är dock inte begränsat till adoption. Istället kan du också kolla in samarbetssiffrorna för Workspace-applikationer. Detta ger dig data relaterad till dokumentdelning, samredigering, möten, etc., vilket indikerar den realtidseffekt som dessa verktyg har på Work-kulturen.
Ändå kommer uppgifterna inte att hindra den väsentliga integriteten för dina anställda eftersom dessa samlas in som ett aggregat för ett team på tio eller fler. Även om administratörerna kan öka denna gräns för större organisationer.
Slutligen kan administratörer exportera rapporterna för vidare analys och ledningsbeslut.
Slutsats
Så det här är några sätt på vilka Google Workspace kan hjälpa dig att samarbeta och arbeta effektivt.
Men det är inte allt. Du har också tillgång till Google Workspace Marketplace för att öka resultatet ytterligare.
PS: Du kan också ställa in Google Workspace till en annan nivå med dessa verktyg. Dessutom, läs den här individuella Google Workspace-guiden för att se hur det kan förvandla ditt företag som soloprenör.