Google Workspace: En plattform för samarbete, säkerhet och effektivitet.
Oavsett om arbetet sker på distans eller på kontoret, är samarbete nyckeln till framgång. Google Workspace, tidigare känt som G Suite, erbjuder verktygen för att arbeta tillsammans i realtid.
Google Workspace är en prenumerationstjänst som inkluderar en rad applikationer, bland annat:
Gmail, Sheets, Cloud Search, Meet, Slides, Jamboard, Chat, Formulär, Admin, Kalender, Sites, Endpoint, Drive, Keep, Vault, Docs, App Script och Work Insights.
Var för sig kan dessa applikationer verka som standardverktyg, men tillsammans utgör de en viktig helhet som kan hjälpa ditt företag att fungera som en sammanhållen enhet.
Vi kommer först att utforska några av de individuella applikationerna som underlättar samarbete, och därefter granska de inbyggda säkerhets- och administrationsverktygen.
Gmail
Många har använt Gmail (den kostnadsfria versionen) sedan de först kom i kontakt med datorer. Men de professionella möjligheterna i Gmail är inte alltid uppenbara för dessa användare.
Att skicka e-post är bara en av många funktioner i Gmail. Integrationen med Google Meet, Chat och andra verktyg gör det till mycket mer än vad man kan tro vid första anblicken.
Till exempel kan du smidigt växla mellan Gmail, Chat och Meet för att hålla alla diskussioner på ett och samma ställe, med möjligheten att spara eller radera historiken efter 24 timmar.
Smart Compose underlättar också e-postskrivandet. Med hjälp av artificiell intelligens får du förslag medan du skriver. Anpassning kan aktiveras för ökad precision som förbättras över tid.
Ett annat värdefullt inslag i Gmail är skräppostfiltret. Genom maskininlärning elimineras mer än 99,9% av skräpposten. Det här är en viktig funktion för personlig säkerhet men minst lika viktig för professionell kommunikation.
För företag är en e-postadress med @dittvarumärke.com att föredra framför den generiska @gmail.com.
Med Google Workspace kan du enkelt använda en anpassad domän, vilket ger Gmail ett professionellt utseende. Det är också enkelt att migrera från äldre e-posttjänster som Microsoft Outlook.
Workspace Gmail erbjuder även verktyg som behövs för framgångsrik e-postmarknadsföring. Du kan använda färdiga layouter, anpassa dem efter din smak och skicka meddelanden till en stor publik på samma gång.
Google Chat & Spaces
Här kan du kommunicera med kollegor, dela dokument, planera möten och få saker gjorda utan att använda tredjepartsprogram som Slack.
Det här verktyget är uppdelat i två delar: Chatt och Spaces.
Google Chat kan jämföras med andra meddelandeapplikationer som Slack eller WhatsApp. Det gör det möjligt att kommunicera med interna och externa kontakter med Google-konto.
Chat inkluderar också gruppkonversationer.
Spaces är å andra sidan bäst lämpade för projekt. Avsnitten i Spaces Chat & Share liknar Slack-kanaler där du kan lägga till personer, dela filer osv.
Du kan också tilldela uppgifter till teammedlemmar och följa deras framsteg.
Det finns två typer av Spaces i Google Workspace. Den första är begränsad, där endast inbjudna medlemmar kan delta. Den andra är avsedd för hela organisationen, där vem som helst kan gå med i ett specifikt Space med en länk.
Skillnaden mellan gratisversionen och Workspace är stödet för appintegrationer. Hundratals applikationer (som Twitter, Asana, Zapier med flera) kan styras direkt i verktyget.
Google har också implementerat Natural Language Processing för att skapa sammanfattningar i Chat och Spaces. Detta skapar en kort sammanfattning av konversationen som visas högst upp.
Google Meet
Google Meet är Workspace-alternativet till tredjepartsverktyg för videokonferenser som Zoom.
Google planerar att lägga till automatisk mötestranskription och sammanfattning i framtida uppdateringar. Detta ger mer effektiva möten och håller samtalen relevanta även i efterhand.
Källa: Google
Videokvaliteten kommer att förbättras med den kommande porträttåterställningen, som hanterar problem som dålig belysning, sämre webbkameror och instabila nätverk.
Funktioner som porträttljus ger en professionell studiolook i onlinemöten.
De-reverberation filtrerar bort ekon och ger en optimal ljudupplevelse oavsett akustiken i rummet.
Även om Meet kan hantera ett stort antal deltagare, räcker det inte alltid för mycket stora organisationer. I sådana fall finns Livestream-funktioner tillgängliga för upp till 10 000 deltagare. I kommande uppdateringar kommer de som tittar på livestreamen att kunna delta i frågor och svar eller omröstningar, vilket ökar delaktigheten för alla.
Google Meet är i grunden en kostnadsfri programvara för videokonferenser, men vissa premiumfunktioner är reserverade för betalande kunder.
De extra funktionerna inkluderar längre mötestider (upp till 24 timmar), fler deltagare (upp till 500), handuppräckning, breakout rooms, omröstningar, möjlighet att delta via telefon och mycket mer.
Den intelligenta brusreduceringen, närvarospårningen och samtalsinspelningen gör Workspace Meet till ett komplett paket.
Du kan också skapa en separat bokningssida där dina kunder kan hitta lediga tider för diskussion. Tiderna uppdateras automatiskt när någon bokar, och lediga tider visas.
Möten som genomförs via Google Meet är säkra på företagsnivå. Allt är krypterat under överföring, och skärmdelning är säker. I kommande uppdateringar kan användare själva hantera krypteringsnycklarna och välja end-to-end-krypterade möten.
Google Dokument, Kalkylark och Presentationer
Dessa verktyg kommer sannolikt att vara de mest använda inom din organisation.
De tillåter upp till 100 personer att visa, redigera eller kommentera en fil samtidigt, beroende på behörighetsnivåerna.
Verktygen är integrerade med Meet, vilket ger ett samarbete på en ny nivå. Inte bara kan folk jobba på samma dokument samtidigt, de kan också se och prata med varandra.
Detta minskar kommunikationen fram och tillbaka och hjälper till att göra realtidsjusteringar för att skapa det bästa resultatet på kort tid.
Bild-i-bild-läget gör det möjligt att göra flera saker samtidigt och hålla ett öga på utvecklingen. Du kan snabbt gå in i arbetet när det är din tur.
Även om de flesta funktionerna är tillgängliga för gratisanvändare, ger Google Workspace vissa fördelar.
För det första dubblas lagringsutrymmet, även i basnivån. Det blir obegränsat för högre prenumerationer och större team (mer än fem). För ett team mindre än fem kan lagringsutrymmet per användare gå upp till 1 TB, vilket är betydligt mer än de 15 GB som erbjuds i gratisversionen.
Dessutom kan du dela dokument med hela organisationen med ett klick och göra det sökbart.
En annan unik funktion i Google Workspace Docs är den automatiska sammanfattningen. Även om det alltid är möjligt att göra det manuellt, förenklar automatiseringen processen. Du kan också redigera sammanfattningen om det behövs.
Säkerhetsmässigt planerar Google att inkludera samma skydd mot skadlig programvara och nätfiske i Dokument, Presentationer och Kalkylark som används i Gmail.
Detta säkerställer att du får varningar om misstänkta länkar eller försök som kan äventyra din personliga eller företagets säkerhet.
Google Kalender
Kalendern kan ibland förbises, men det är ett utmärkt verktyg för schemaläggning. Det säkerställer att du inte krockar med andras scheman.
Det bästa med Google Kalender är att den sammanför allas kalendrar för att visa tillgänglighet. Du kan också skapa och dela kalendrar med specifika evenemang som mottagarna kan lägga till i sina egna kalendrar.
Alla möten som bokas i Kalendern synkroniseras också överallt, vilket förhindrar schemakonflikter.
Google Jamboard
Google Jamboards är digitala whiteboardtavlor som hjälper dig att generera idéer och innovationer. Det är en gemensam yta där man kan rita, sudda, lägga till bilder osv.
Den som skapar en Jamboard kan ge andra tillgång som antingen läsare (med eller utan utgångsdatum) eller redigerare.
Innehållet i Jamboard kan också visas på en fysisk, digital tavla som kan köpas separat från Google.
Allt som diskuterats om Jamboard är tillgängligt för alla användare med ett Google-konto. Skillnaden för Workspace-användare är möjligheten att dela dokument med hela organisationen med ett klick.
Google Cloud Search
Google Cloud Search är en funktion som är exklusiv för Google Workspace-användare. Detta verktyg ger Google-sökningens kraft till ditt företag.
Det gör det möjligt att söka i hela ditt företags dokumentarkiv (som Dokument, Presentationer, Kalkylblad med flera).
Det bästa är att dokumentupptäckten styrs med åtkomstkontroller. Anställda ser endast de dokument som de har behörighet att visa i molnsökningen.
Molnsökning är inte bara ett separat verktyg, utan är integrerat i Google Workspace-applikationer som Gmail, Dokument och Drive.
Övriga
Eftersom detta avsnitt handlar om samarbete på arbetsplatsen, har vi samlat de andra Workspace-applikationerna här.
Google Arkiv
Google Arkiv hjälper dig att bevara användarspecifik data för alla Workspace-applikationer. På så sätt förlorar du inte åtkomst till data om en användare lämnar organisationen.
Med Arkiv kan du lagra Gmail-meddelanden, Drive-filer, chattmeddelanden (med historik aktiverad), Google Meet-inspelningar och relaterade filer, Sites-data, Workspace Google Voice-data och mycket mer.
Vault lagrar endast data som du specificerar. Data relaterad till en borttagen användare kommer inte att vara tillgänglig i Arkiv. Google rekommenderar därför att användare inaktiveras istället för att tas bort.
Vault har också rollbaserad åtkomst till data.
Vault loggar även alla aktiviteter för alla anställda på ett ställe som kan exporteras för juridiska eller andra ändamål.
Google Sites
Även om WordPress är känt som det enklaste sättet att bygga webbplatser, är Google Sites ett bra alternativ för att snabbt skapa webbplatser.
Även om det kan användas för viktiga företagswebbplatser, är det särskilt användbart när du vill visa ett specifikt projekt eller bygga en webbplats för ett evenemang.
Allt sker med dra-och-släpp-funktionalitet utan att du behöver skriva någon kod.
Sites stöder användningen av en anpassad domän för att ge webbplatsen en egen identitet. Alternativt kan du publicera den kostnadsfritt med en generisk webbadress från Google.
Du kan samarbeta i webbprojekt som skapas med det här verktyget. Alla webbplatser som designas via Sites är responsiva på olika enheter och upplösningar.
Endpoint
Endpoint hjälper dig att hantera anställdas enheter om de skulle bli stulna. Detta skyddar känslig företagsdata.
Med detta verktyg kan du införa starka lösenord och välja att radera enhet eller konto i allvarliga fall. Endpoint är ett plattformsoberoende verktyg som skyddar företagsinformation på Windows, Mac, Linux, Android, iOS och ChromeOS.
Du kan också använda Endpoint för att göra specifika företagsapplikationer tillgängliga via Google Play eller Apples App Store.
App Script
App Script är Googles lågkods-plattform för applikationer. Du kan använda den för att utöka Workspace-funktionaliteten med HTML, CSS och JavaScript.
Målet är enkelt: automatisera de enklaste rutinmässiga uppgifterna så att du kan fokusera på det som är viktigt.
Det är förinstallerat med Workspace API:er och har integrerad anslutning till över 100 Google-tjänster.
Google Work Insights
Detta verktyg ger dig information om hur Google Workspace används i ditt företag.
Du kan se användningen av enskilda Google-applikationer och jämföra den med äldre applikationer. Insikter kan också konfigureras för att visa data på team- eller gruppnivå eller för hela organisationen.
Verktyget ger även insikt i samarbetsstatistiken för Workspace-applikationer. Detta inkluderar data relaterad till dokumentdelning, samskrivning, möten och andra saker som indikerar den effekt dessa verktyg har på arbetsplatskulturen.
Den viktigaste integriteten för dina anställda kommer inte att påverkas eftersom data samlas in som ett aggregat för team med tio eller fler anställda. Administratörer kan öka denna gräns för större organisationer.
Slutligen kan administratörer exportera rapporter för vidare analys och ledningsbeslut.
Slutsats
Det här är några av de sätt som Google Workspace kan hjälpa dig att samarbeta och arbeta effektivt på.
Men det är inte allt. Du har även tillgång till Google Workspace Marketplace för att ytterligare förbättra produktiviteten.
PS: Du kan ta Google Workspace till nästa nivå med dessa verktyg. Läs också denna separata Google Workspace-guide för att se hur det kan förändra ditt företag som soloprenör.