Slack, en chattapplikation för arbetsplatser, har nått en enorm popularitet och bolaget bakom värderas till över 20 miljarder dollar. Du har troligen stött på nyhetsrapporter om det. Om du inte har utforskat det ännu, får du här en sammanfattning av vad du behöver veta.
Vad är Slack egentligen?
Slack är ett kommunikationsverktyg för arbetsmiljöer, beskrivet som ”en central plats för meddelanden, verktyg och filer”. Det är alltså ett snabbmeddelandesystem som erbjuder många integrationer med andra arbetsplatsverktyg. Dessa integrationer är dock inte nödvändiga för att använda Slack; kärnan handlar om att kommunicera med kollegor. Det finns två sätt att chatta på Slack: kanaler (gruppchatt) och direktmeddelanden, eller DM (privatchatt mellan två personer). Låt oss snabbt titta på användargränssnittet.
Det finns fyra huvudsakliga komponenter att notera i Slack:
- Namnet på er Slack-instans.
- Listan över kanaler du är med i.
- Listan över personer du har skickat direktmeddelanden till.
- Chattfönstret.
När en organisation vill börja använda Slack, väljer de ett namn för sin Slack-instans. Detta namn blir en del av den unika webbadressen. Till exempel, om Kalle Anka vill skapa en Slack-instans för ACME Raketer, skulle webbadressen vara https://acmeraketer.slack.com/. Kalle kan sedan bjuda in de han vill ha med i sin Slack-instans.
Kanaler i Slack kan vara antingen publika, där alla medlemmar kan se och gå med, eller privata, där endast medlemmar av kanalen kan se den och bjuda in andra. Direktmeddelanden är alltid privata, även om de kan inkludera upp till åtta personer.
I chattfönstret sker själva kommunikationen. Du kan se svar på meddelanden, använda emoji-reaktioner, lägga till GIF:ar, se RSS-flöden, ställa in påminnelser, få notiser från integrationer och många andra funktioner. Men framför allt är det här du pratar med andra.
Vad gör Slack så framgångsrikt?
När Slack lanserades fanns det inte många direkta konkurrenter. Det fanns visserligen andra chattappar, men Slack kombinerade ett användarvänligt gränssnitt med både grupp- och en-till-en-meddelanden. Dessutom ger det organisationer möjlighet att kontrollera vilka som kan använda det via ett inbjudningssystem. Andra verktyg kunde göra liknande saker, men inte med samma användbarhet (som till exempel Campfire, numera BaseCamp). De traditionella leverantörerna (Microsoft, Apple, IBM, Sun osv.) hade inget jämförbart med Slack.
Att Slack var ett litet företag var också en fördel. De var tillräckligt smidiga för att snabbt lägga till nya funktioner, som emoji-reaktioner (uppskattat av användare) och tvåfaktorsautentisering (bra för administratörer). För en del användare var det faktum att Slack inte ägdes av ett stort traditionellt bolag en tillräcklig anledning att använda det, men det förklarar inte hela framgången.
Slack gör två saker exceptionellt bra: design och förståelse för användarnas behov. Dessa två aspekter är grunden för de flesta bra produkter men är anmärkningsvärt svåra att lyckas med, vilket många misslyckade appar bevisar. Den ursprungliga designen skapades av Slacks grundare, Stewart Butterfield (samma person som var med och grundade Flickr i början av 2000-talet) och hans team, och överläts sedan till ett företag som heter MetalLab för att förfina den. Andrew Wilkinson från MetaLab förklarade:
”För att sticka ut på en konkurrenskraftig marknad var vi tvungna att hitta ett sätt att fånga människors uppmärksamhet. De flesta affärsprogram ser ut som billiga 70-talsdräkter – dova blå och grå färger överallt – så med början från logotypen, fick vi Slack att se ut som om en konfettikanon hade avfyrats. Elektriskt blått, gult, lila och grönt överallt. Vi gav det ett färgschema som ett videospel, inte en produkt för affärssamarbete… livfulla färger, ett mjukt sans-serif-typsnitt, vänliga ikoner, leende ansikten och emojis överallt.”
I samma artikel berättar Wilkinson om hur smidigt Slack känns att använda och hur innehållet, som att ladda meddelanden, är informellt och ofta underhållande. Han avslutar med: ”Det är i grunden samma företagschattklient, men den är lekfull, rolig att använda och ger känslan av att vara en karaktär i ditt liv.”
När man granskar de element som utgör Slack, framstår användarvänligheten och pålitligheten som de mest framstående. Det är enkelt för icke-tekniska användare att lära sig, särskilt jämfört med andra gruppchattverktyg som Basecamp eller Microsoft Teams. Du kan dessutom starta din egen Slack-instans gratis, även för personligt bruk. Och om du inte gillar ”konfettikanon”-utseendet, är det lätt att ändra färgerna.
Men bra design är inte mycket värd om funktionaliteten inte är där. Chattfunktioner är relativt enkla att implementera, vilket förklarar varför de flesta chattappar har samma grundformat: ett fönster för att se konversationen och en plats att skriva, antingen under eller på sidan. Det är här Slacks uppmärksamhet på användarnas behov kommer in i bilden. Istället för att återuppfinna hjulet fokuserade de på vad folk verkligen ville ha från en chattapp utöver den grundläggande funktionaliteten att skicka meddelanden.
En av Slacks mest framträdande fördelar var att privata kanaler och direktmeddelanden inte kunde läsas av Slack-administratörer utan medlemmarnas samtycke eller ett meddelande till alla användare om att en meddelandeexport hade gjorts. Detta gav användarna en känsla av integritet och säkerhet som andra produkter, särskilt e-post, inte erbjöd.
Tack vare bland annat GDPR-lagstiftningen som trädde i kraft i Europa 2018, har detta dock ändrats. Administratörer på de dyrare abonnemangen kan nu göra en fullständig export utan att informera sina användare. Detta visar hur högt många användare värderade de ursprungliga sekretessinställningarna, ett bra exempel på hur Slack förstår sina användares önskemål när de inte begränsas av lagstiftning.
Denna förståelse uppnås främst genom att de använder produkten själva dagligen:
”Inom Slack HQ i San Francisco kan designteamet testa olika användarscenarier med sina egna avdelningar. Varje avdelning fungerar som ett mikrokosmos av den större kundbasen. Till exempel kan designers lära sig mer om hur man förbättrar Slack för ekonomiteam genom att observera och samla in feedback från sin egen ekonomiavdelning.”
Som en av deras produktdesigners säger i samma artikel: ”Användarfeedback sipprar också in regelbundet utanför företaget, och alla jobbar med supportskift varje vecka för att bättre förstå kundernas problem.”
Hur många företag känner du till där alla måste arbeta ett regelbundet supportskift för att se till att de förstår kundernas smärtpunkter?
Slack bestämde sig också tidigt för att skapa ett ekosystem med appintegrationer. Användare kan integrera nästan vilken app de vill, från utvecklingsverktyg som GitHub, Jenkins och StackOverflow, till affärsverktyg som Google Analytics, ServiceNow, MailChimp eller SalesForce. Det finns över 1500 appar som Slack kan integreras med, så om det finns något du behöver som Slack inte kan göra, finns det troligtvis en app för det. Detta gör Slack till en central hubb som användare kan ha öppen på en skärm samtidigt som de jobbar på en annan. Kort sagt, Slack har blivit en one-stop-shop för många användare.
Dessa två grundpelare – design och förståelse för användarnas behov – har gjort Slack mycket populärt. Denna undersökning ger en bra bild av vad användare tycker om Slack, och resultaten är övervägande positiva.
Slack är så populärt att Atlassian – den australiensiska miljardjätten bakom framgångsrika produktivitetsappar som Jira och Confluence – erkände sig besegrade 2018 och sålde sina två försök till en chattapp, HipChat och Stride, till Slack, inklusive användarbasen.
Vid tidpunkten för denna artikel finns det en undersökning som hävdar att Microsoft Teams är mer populärt än Slack. Undersökningen gjordes av en Microsoft-partner och baseras på antalet företag som använder varje verktyg, snarare än användarnas preferenser. Office 365 är den mest använda programvaran inom företagsvärlden och Teams ingår i det. Därför använder fler företag Teams helt enkelt för att det är en del av deras företagsabonnemang.
Vad kostar Slack?
Du kan börja använda Slack gratis, men den planen ger dig endast tillgång till de senaste 10 000 meddelandena. Den har även andra begränsningar, som endast tio integrationer, inga en- eller flerkanaliga gäster och begränsade administrationsfunktioner.
Om du vill ha Slack Plus-versionen, blir det dock ganska dyrt. Denna nivå erbjuder funktioner som enkel inloggning och efterlevnadsexport, vilket är viktigt för de flesta seriösa företag. Hur dyrt? Ungefär 12 dollar per användare och månad om du betalar årligen, eller 15 dollar per användare om du betalar månadsvis. Om du har 1 000 användare och betalar årligen blir det 144 000 dollar. Vi påstår inte att det inte är värt det, men det är en betydande summa pengar.
Du får tillgång till många funktioner med ditt abonnemang, men en sak du inte får är möjligheten att lagra din egen data. All data lagras på Slacks servrar, som i sin tur är Amazons servrar eftersom Slack körs på AWS. Detta är en av anledningarna till att Microsoft satte Slack på sin interna lista över ”avrådda” appar. Inte bara är Slack en av Microsofts officiella konkurrenter (och vice versa), utan Microsoft Azure konkurrerar även direkt med Amazon Web Services på den mångmiljardstora molnmarknaden. Detta är troligen inte ett problem för ditt företag, men beroende på din juridiska jurisdiktion, efterlevnadskrav eller datahanteringspolicy, kan det vara oacceptabelt att använda ett tredjepartsverktyg där din data lagras på AWS.
Finns det några nackdelar?
Om ditt företag kan acceptera kostnaden och inte har något emot att inte ha kontroll över sin data, finns det fortfarande några problem med själva appen. Till exempel ger Slacks decentralisering användarna kontroll över vilka kanaler som skapas, vilket är bra tills du inser att du behöver hålla koll på ett tjugotal kanaler om dagen, dels för att undvika att missa något, dels för att du behöver veta vad som händer. Detta har en negativ inverkan på vissa användare, och det är lätt att förstå varför fler och fler upplever Slack som en tidstjuv snarare än ett produktivt verktyg. Om du känner igen dig i detta, kan du välja att stänga av Slack ett tag.
Ett allvarligare problem är att Slack inte har någon tystnads- eller blockeringsfunktion:
”Sammanfattningsvis är detta logiskt: Slack ser sig självt som ett organisatoriskt verktyg, och det verktyget används på arbetsplatser. Därför ska arbetsplatsens policyer och hur den hanterar trakasserier vara vägledande för hur trakasserier på Slack hanteras.”
Om detta påstående verkar konstigt och du anser att Slacks position är helt rimlig, har du troligen aldrig upplevt oönskad uppmärksamhet från någon som inte lämnar dig ifred. Från samma artikel:
”Min vän hade obekväma interaktioner med en kollega på Slack – plattformen hon måste använda många timmar om dagen för att utföra sitt jobb. Hon kunde därför inte ignorera det varje gång det pingade med meddelanden, även om de ofta kom från hennes trakasserare. Eftersom hon inte kan tysta en individ, tvingades hon se hans olämpliga meddelanden varje gång den lilla röda notifikationen dök upp.”
Oavsett vad man tycker om hur ett företag ska hantera anställda som skapar obehag för andra anställda, är det inte acceptabelt att folk känner sig obekväma med att använda Slack eftersom det saknar denna grundläggande funktion.
Rekommenderar vi Slack?
Vi gillar Slack mycket här på How-To Geek – vi använder det själva! Det är inte perfekt och det finns saker vi skulle vilja ändra, men generellt sett är det väldesignat och användarvänligt. Dessutom är det gratis om du inte behöver behålla alla dina meddelanden eller har behov av alla företagsfunktioner!
Vi rekommenderar att du skapar en arbetsyta och experimenterar med Slack för att se om det passar dina behov.