Ett standardfönster för e-postsammansättning har ett Till-fält, ett Avsändarfält och ett ämnesfält. Du kan också se två andra fält: CC och BCC. Dessa två fält är inte obligatoriska fält, dvs du kan skicka ett e-postmeddelande utan att fylla i dem, och de kan ofta vara dolda från standardgränssnittet.
Innehållsförteckning
CC och BCC
CC- och BCC-fält är fält för att ange ett e-postmeddelande eller flera e-postmeddelanden. När du skickar ett meddelande kommer alla som ingår i fälten Till, CC och BCC att ta emot det.
CC står för Carbon Copy och BCC står för Blind Carbon Copy. Om du inte är säker på vad karbonkopia betyder, är det en term som myntats från en verklig relik; kolpapper. Kolpapper är papper, belagt med bläck (som kommer att fläcka dina händer och allt annat det kommer i kontakt med). Det är infogat mellan två papper. Du skriver på papperet på toppen, och det kopieras automatiskt till papperet nedan med tillstånd av karbonpappret.
Det är viktigt att veta att CC och BCC inte skickar separata meddelanden. Samma meddelande, samma tråd, skickas till alla.
Skillnaden mellan CC och BCC
E-postadresser som anges i CC-fältet är synliga för alla andra som meddelandet skickas till. Om du CC någon på ett e-postmeddelande, kommer mottagarna som lades till i fältet Till att kunna se alla inkluderade i CC-fältet.
E-postadresser som anges i BCC-fältet är inte synliga för någon. De är ”blinda” eller dolda. Om du vill skicka ett e-postmeddelande till någon, men även ta med någon annan i listan över mottagare utan att andra får reda på det, är BCC-fältet verktyget för jobbet.
E-postetikett: Använder CC
Det finns inga lagar och skrifter om att använda CC och BCC. Det finns dock e-postetikett som du bör följa när du använder dessa fält. Om du inte gör det kommer du att tjäna fiender på jobbet.
CC-fältet ska användas när;
Du vill hålla någon informerad om något men det kräver inget svar från dem
Du känner att budskapet är något som personen kan behöva veta om någon gång
En gemensam handledare
Arbetsledare/chef för dig och den andra personen, om du arbetar på olika avdelningar/sektioner. Detta används bäst om handledaren/chefen kräver dokumentation av när arbete fördelas mellan avdelningarna.
När ska man inte använda CC;
Att hålla en handledare i ögat när det inte behövs.
Att använda meddelandet som en dokumentation av det arbete du utför
För att bevisa en poäng
Motsägelsefull användning av CC;
Du ska inte använda CC i onödan och inkludera personer i meddelanden när de inte behöver inkluderas. Som sagt, om du misstänker att en medarbetare inte kommer att följa upp något om inte en handledare ingår i meddelandet, kan du lika gärna lägga till dem.
Du bör också använda den om en chef kräver bevis på att du arbetar.
E-postetikett: Använder BCC
Att använda BCC betyder i princip att du ”berättar” om någon. Använd detta försiktigt. Ingen vet vem mer som har fått meddelandet när du lägger till personer i BCC-fältet. Se det som att spela in ett möte i hemlighet eller låta någon lyssna på.
BCC bör användas sparsamt och försiktigt. Det kommer att finnas en tid när du behöver använda den och det kommer att vara uppenbart när du behöver göra det. Utanför det, BCC inte personer i e-postmeddelanden. Använd CC-fältet istället.
Slutsats
BCC-fältet är dolt så att ingen vet att du använde det. CC-fältet är inte dolt och dess användning kommer att vara uppenbar. Mottagarna kommer att veta om de har lagts till i CC- eller BCC-fältet. Se till att personer du BCC inte hamnar med att använda knappen Svara alla.