Ett standardformulär för att skriva e-postmeddelanden inkluderar fälten ”Till”, ”Från” och ”Ämne”. Ofta ser du också fälten ”Kopia” (CC) och ”Hemlig kopia” (BCC). Dessa två fält är inte obligatoriska; du kan skicka e-post utan att fylla i dem, och de är inte alltid synliga i standardgränssnittet.
Kopia (CC) och Hemlig kopia (BCC)
CC- och BCC-fälten används för att inkludera ytterligare e-postadresser i ett meddelande. När du skickar ett e-postmeddelande kommer alla adresser som anges i fälten ”Till”, ”Kopia” och ”Hemlig kopia” att ta emot en kopia av meddelandet.
CC står för ”Carbon Copy” (kolkopia) och BCC står för ”Blind Carbon Copy” (hemlig kolkopia). Termen kolkopia härstammar från en äldre teknik; kolpapper. Kolpapper är ett papper belagt med bläck, som färgar av sig när man trycker på det. Det användes genom att lägga det mellan två pappersark så att det man skrev på det översta pappret kopierades till det understa.
Det är viktigt att notera att CC och BCC inte skickar separata meddelanden. Det är samma meddelande, samma e-posttråd, som distribueras till alla mottagare.
Skillnaden mellan CC och BCC
E-postadresserna som läggs till i CC-fältet är synliga för alla som får meddelandet. Om du kopierar någon (CC) i ett e-postmeddelande kommer mottagarna i ”Till”-fältet att se alla som är inkluderade i CC-fältet.
E-postadresserna i BCC-fältet är däremot inte synliga för någon. De är ”blinda” eller dolda. Om du vill skicka ett e-postmeddelande till någon, men samtidigt inkludera en annan person i mottagarlistan utan att de andra ska veta om det, så är BCC-fältet rätt verktyg.
E-postetikett: Använda CC
Det finns inga strikta regler för hur man ska använda CC och BCC, men det finns e-postetikett som är bra att följa. Ignorerar man den riskerar man att skapa onödig irritation bland kollegor.
Använd CC-fältet när:
- Du vill informera någon om något utan att personen behöver agera.
- Du tror att informationen kan vara viktig för personen i framtiden.
- En gemensam handledare behöver vara med i e-postkonversationen.
- En arbetsledare/chef för dig och den andra personen behöver vara med, speciellt om ni jobbar på olika avdelningar och dokumentation krävs när arbetsuppgifter fördelas mellan avdelningar.
När du inte ska använda CC:
- För att övervaka en handledare när det inte är nödvändigt.
- För att dokumentera ditt eget arbete.
- För att bevisa en poäng i en diskussion.
Motstridig användning av CC:
Använd inte CC i onödan och inkludera inte personer i meddelanden när det inte behövs. Om du misstänker att en medarbetare inte kommer att utföra en uppgift om inte en handledare är med på mejlet, kan det ändå vara bra att lägga till dem.
Du kan också använda CC om en chef kräver bevis på att du gör ditt jobb.
E-postetikett: Använda BCC
Att använda BCC är lite som att ”skvallra” om någon. Var försiktig. Ingen vet vem mer som har fått meddelandet när du lägger till personer i BCC-fältet. Se det som att i hemlighet spela in ett möte eller låta någon lyssna på ett samtal.
BCC bör användas sparsamt och försiktigt. Det kan finnas tillfällen när det är nödvändigt, men det bör vara uppenbart när det är rätt läge. Annars bör du undvika att lägga till personer i BCC. Använd CC istället.
Slutsats
BCC-fältet är dolt så att ingen vet att du har använt det. CC-fältet är synligt och alla mottagare kan se vilka som är inkluderade i CC. Mottagarna kommer att se om de lagts till i CC- eller BCC-fältet. Var noga med att de som är i BCC-fältet inte råkar använda ”Svara alla”-knappen.