Håll din känsliga affärsinformation hemlig genom att underteckna ett sekretessavtal (NDA) med de inblandade parterna.
Varje företag har några affärshemligheter som ger dem en fördel gentemot sina konkurrenter. Sekretessavtal (NDA) fungerar som ett avgörande verktyg för att skydda konfidentiella och känsliga uppgifter. Detta juridiska avtal uppstår mellan två eller flera parter under anställning, fusion och förvärv.
Om du vill skydda dina idéer och strategier från utomstående samtidigt som du delar dem med dina anställda är NDA rätt tillvägagångssätt.
I den här guiden kommer vi att diskutera NDA och dess fördelar. Fortsätt läsa för att lära dig när du ska använda NDA och de steg som kan vidtas under händelse av en NDA-överträdelse.
Innehållsförteckning
Vad är en NDA?
Ett sekretessavtal (NDA), eller sekretessavtal, är ett juridiskt avtal. I en NDA går en part med på att dela konfidentiell information om verksamheten med den andra parten. De sistnämnda å sin sida samtycker till att inte dela informationen med någon annan under en viss tid.
Syftet med NDA:er är att skydda känslig information, immateriella rättigheter (IP) och affärshemligheter från att exponeras för konkurrenter. Detta kontrakt behövs vanligtvis när två parter planerar att engagera sig i ett företag tillsammans men vill skydda sina egna intressen.
Med NDA blir det juridiskt förbjudet att lämna ut känslig information om affärer eller planer till tredje part. Parterna som är involverade i en NDA kan vara arbetsgivare och anställda/entreprenörer eller två företag.
Typer av NDA
Det finns olika typer av NDA, och du behöver känna till alla dessa för att välja rätt för ditt ändamål.
#1. Unilateral NDA
Ensidiga NDA:er är enkelriktade NDA:er. Här är det bara en part som lämnar ut sin konfidentiella information till en annan part som de vill skydda. När organisationer behöver dela känslig information med sina anställda, entreprenörer eller intressenter och vill att de inte ska avslöja den informationen till någon annan, undertecknas dessa NDA. Av denna anledning är det den vanligaste typen av NDA.
#2. Ömsesidig NDA
Dessa är också kända som tvåvägs NDA eller bilaterala NDA. I den utbyter båda parter privat affärsinformation med varandra under förhandlingen, och det finns en begränsning för hur den andra parten kommer att använda och dela informationen. Ömsesidiga NDAs ses vanligtvis under fusioner och förvärv, företagsuppköp och joint ventures.
När ska du använda en NDA?
Personalrekrytering
När du anställer någon som din anställd ger du dem tillgång till en rad konfidentiella och proprietära data. Så, arbetsgivare måste få de anställda att underteckna en NDA för att skydda informationen och hindra dem från att dela känslig information i nutid och framtid.
En anställd som försöker lämna ditt företag kan dela med sig av känslig information under en anställningsintervju. Så du måste förbjuda delning med potentiella anställda genom en NDA.
Försäljningsuthyrning
Många företag föredrar att anlita frilansare eller entreprenörer för kortsiktiga projekt. Även de behöver komma åt känsliga uppgifter och affärshemligheter för att förstå verksamheten och tillhandahålla sina tjänster. Anställda bör inte ignorera dem och underteckna NDA med dem när de anställer.
Kundintroduktion
När du börjar tillhandahålla tjänster till en ny kund får du tillgång till den konfidentiella informationen från det företaget. Även i det scenariot måste du underteckna en NDA för att deklarera den acceptabla användningen av delad data.
Ingå affärspartnerskap
Varje affärsrelation bör bygga på förtroende. För att etablera tro är NDA:er avgörande eftersom de kan säkerställa begränsningarna för att använda delad information. Särskilt företag som planerar att engagera sig genom sammanslagningar och förvärv bör fokusera på att få en NDA undertecknad.
Eftersom dessa företag måste dela kritiska finans- och verksamhetsdata med varandra under due diligence-fasen, kan NDA:er säkerställa hur de använder informationen.
Sälja produkter eller tjänster
När du säljer en produkt eller tjänst finns det en chans att mottagaren kan dela känslig information med någon tredje part. Det är här du behöver ha en NDA med dem för att skydda informationen om dina erbjudanden.
Fördelar med att ha en NDA
#1. Definierar tydligt den konfidentiella informationen
En NDA hjälper dig genom att definiera konfidentiell information. Så om du avslöjar konfidentiell information till den andra parten, se till att hålla denna definition så bred som möjligt.
#2. Erbjuder förtroende att dela känsliga data
Företag som hanterar värdefull, känslig information kan vara ovilliga att dela den med andra parter. Som ett resultat kan affärsmöjligheter och relationer bli begränsade för dem. Med en NDA kan de förbli bekymmersfria och dela data med säkerhet.
#3. Attraherar investerare
Investerare föredrar att investera i ett företag som vidtar åtgärder för att skydda sin konfidentiella information genom NDA. Därför kan ett sekretessavtal attrahera kapital för företag som söker tillväxt.
#4. Skyddar privat information
Den största fördelen med NDA:er är att skydda verksamhetskritisk information (affärshemligheter, finansiella data, kundlistor, etc.) från att avslöjas för obehöriga. Du kan säkra konfidentialitet genom att få anställda och andra affärsparter att underteckna en NDA.
#5. Bibehåller konkurrensfördelar
NDA:er är avgörande för industrier som hanterar immateriella rättigheter och affärshemligheter. Med sekretessavtal kan organisationer hålla sin information och strategier konfidentiella och därmed få ett försprång gentemot sina konkurrenter.
#6. Fungerar som en juridisk handling
När det finns en NDA-överträdelse kan den drabbade parten vidta rättsliga åtgärder mot den andra parten för att begära ersättning för eventuell skada som orsakats av överträdelsen. En undertecknad NDA erbjuder en rättslig ram samtidigt som rättsliga åtgärder vidtas vid behov.
#7. Förbättrar förhandlingskraft
Sekretessavtal är också värdefulla för parter som är involverade i diskussioner med potentiella investerare eller kunder. När du har undertecknat NDA förblir din känsliga information juridiskt skyddad. Alla dessa gör att du kan förhandla från en stark position.
#8. Säkerställer efterlevnad
Regelefterlevnad är en avgörande del av affärsvärlden. Företag som sysslar med sjukvård, ekonomi och teknik måste följa strikta regler som hanterar hanteringen av konfidentiell information.
Med sekretessavtal kan företag säkerställa efterlevnad genom att tillhandahålla transparenta och enkla riktlinjer för datahantering och delning. NDA:er hjälper dem också att undvika juridiska påföljder och böter för bristande efterlevnad.
#9. Jämnar ut samarbete
Oavsett hur hemlig informationen är, ibland blir det viktigt att dela den med dina partners och samarbetspartners. En NDA erbjuder ett ramverk för att dela konfidentiell information säkert för gemensamma projekt och samarbeten utan risk.
#10. Skapar tillit
Att underteckna en NDA innebär att du tar känsligt dataskydd på allvar. Det visar också ett åtagande att skydda ditt företags immateriella rättigheter och hjälper på så sätt att skapa förtroende hos dina intressenter. Det hjälper också till att förbättra din varumärkesimage och ditt rykte på marknaden.
Viktiga element att inkludera i en NDA
Deltagare i avtalet
Den mest grundläggande delen av ett sekretessavtal är dess parter. Varje NDA bör ange vilka parter som ingår i detta avtal. Den part som tar emot den känsliga informationen kan vara en individ, alla anställda i ett företag eller någon representant för företaget.
Företag bör också definiera sig själva i NDA. Särskilt när företag med komplexa juridiska strukturer ingår i en NDA måste de specificera vilken juridisk person som äger informationen.
Tydlig definition av konfidentiell information
Detta är förmodligen ett av de svåraste elementen att definiera på lämpligt sätt; dock måste en NDA tydligt ange vilken information som anses vara konfidentiell enligt detta kontrakt.
Företag bör inte anta att alla parter kommer att förstå den proprietära informationen. Därför blir det deras ansvar att identifiera och nämna den information som inte ska delas med andra.
Medan konfidentiell information definieras finns det en chans att avslöja den inom NDA. Det är därför företag vanligtvis tilldelar en stor grupp sekretess.
NDA-undantag
I vissa fall blir det lättare att definiera vad som inte är konfidentiellt istället för att definiera vad man anser vara känsligt. Om du hamnar i sådana situationer kan du nämna i NDA att allt som delas med en extern part kommer att vara konfidentiellt förutom de som nämns.
Lämplig användning av information
Bara för att en information inte är konfidentiell betyder det inte att parterna kan använda den för personlig vinning. Till exempel, hur saker fungerar inom en organisation kanske inte är konfidentiell information.
En part bör dock inte dela denna information med en konkurrent för ekonomiska fördelar eller replikera den i sitt eget företag. Därför bör NDA alltid nämna hur den externa parten kan använda den icke-konfidentiella information de har tillgång till.
Giltighet / Tid
Din NDA bör innehålla giltigheten av kontraktet. Viss information blir mindre värdefull med tiden eller till och med förfaller, särskilt de som är relaterade till forskning och utveckling. Parterna bör överväga sina omständigheter och ange när NDA kommer att gälla.
Övriga bestämmelser
Naturligtvis kan NDA:er anpassas för att uppfylla dina specifika behov. Till exempel kan statliga myndigheter behöva inkludera strikta bestämmelser för att hålla känslig information privat.
På samma sätt kan en NDA även omfatta tillämpliga lagar och förordningar. Beroende på dina branschbehov bör du därför inkludera andra lämpliga klausuler i en NDA.
Konsekvenser av att bryta NDA
Konsekvenserna av ett sekretessavtal (NDA)-brott beror på avtalsvillkoren, jurisdiktion och andra faktorer. Några av de vanliga konsekvenserna är:
#1. Rättsliga åtgärder
Om du är den part som drabbades av överträdelsen av NDA, kan du vidta rättsliga åtgärder mot den part som är inblandad i NDA-överträdelsen. Dessa åtgärder kan sträcka sig från att lämna in en stämningsansökan, söka ett föreläggande till att driva en alternativ lösning.
#2. Ekonomiska konsekvenser
Vissa NDA:er har bestämmelser om ekonomiska påföljder vid överträdelser av NDA. Ekonomiska påföljder beskrivs ofta i avtalet, eller så kan det fastställas av en domstol.
#3. Uppsägning av avtalet
Om någon bryter mot en NDA kan de bli uppsagda som anställd eller entreprenör. Risken för denna konsekvens är stor när uppsägning i sådana fall var ett villkor i kontraktet.
#4. Rykteskada
Personer som är inblandade i NDA-överträdelser kan också drabbas av rykteskada, särskilt via sociala medieplattformar. Det ger en negativ bild av gärningsmannen, och som ett resultat tappar de förtroende och framtida affärsmöjligheter.
#5. Åtal
Framför allt kan NDA-överträdelser till och med resultera i brottsanklagelser. Så alla parter bör vara försiktiga med att avslöja information om nationell säkerhet, regeringshemligheter eller annan verksamhetskritisk information.
Vad händer när NDA går ut?
Innan du engagerar dig i en NDA bör du också ha en klar uppfattning om vad som händer efter att en NDA löper ut. Varje NDA kommer med en tidsram som anger giltigheten av detta juridiska kontrakt. När giltigheten upphör eller löper ut är parterna inte längre juridiskt bundna att hålla informationen konfidentiell.
Det betyder också att information som nämns i NDA inte längre anses vara laglig, och att avslöja dem fritt innebär inga juridiska konsekvenser. Men om konfidentiell information skyddas av andra lagar eller avtal bör den förbli privat.
Ibland har sekretessavtal bestämmelser som säkerställer att viss information förblir konfidentiell även efter att NDA löper ut. I så fall är mottagaren fortfarande bunden av sekretessbestämmelserna för den informationen.
NDA-mallar
#1. LegalZoom
LegalZoom erbjuder NDA-mallar för joint venture, anställning av anställda eller entreprenörer, affärsplansfeedback och enpartsinformation. Du måste tillhandahålla grundläggande information om NDA; den här plattformen kommer att fortsätta lägga till dem i dokumentet.
När du tillhandahåller all nödvändig information är NDA redo. Du kan logga in på den här plattformen med ditt konto och använda avtalet.
#2. Juridiska mallar
LegalTemplates är en resurs där du kan få gratis NDA-mallar. Här kan du välja en NDA-mall mellan standard, anställning, köp och uppfinning.
Du måste ange information som avslöjande part, mottagande part, sekretessvillkor och avtalsdetaljer och få din NDA redo i PDF- eller Word-format. NDA kan också förhandsgranskas innan du sparar och laddar ner.
Slutord
Sekretessavtal (NDA) är ett kraftfullt verktyg i affärsmiljön för att skydda konfidentiell information. Genom att få anställda, partners och andra intressenter att underteckna en NDA kan du säkra ditt företags immateriella rättigheter och behålla en konkurrensfördel i affärsmiljön.
Nu när du vet när du ska använda en NDA kan du skapa en med mallarna som nämns ovan. Du kan också ta hjälp av tjänsteleverantörer för juridiska dokument i detta avseende.