Digital signatur på ett enkelt sätt – Upptäck kraften i PandaDoc –

av

Varför förlora tid och pengar på att skriva ut, skanna och faxa dokument när du bara kan använda en digital signatur?

Eftersom arbetets natur går mer avlägset än någonsin, har digital signatur blivit den viktigaste underlättaren för företag som gör affärer över gränserna. Eftersom digitala signaturer är säkra och juridiskt bindande gör de det möjligt för företag att underteckna nya kontrakt snabbt och virtuellt.

Innan e-signaturer spenderade företag runt om i världen enorma mängder tid och pengar på att hantera pappersarbete. Men det är inte det enda problemet med fysiska dokument: de saknar också säkerhet. De kan lätt förloras, skadas, förfalskas eller manipuleras.

Dessutom utvecklas våra affärsbehov i den digitala eran ständigt. Att ersätta pappersarbete med effektiva och strömlinjeformade digitala lösningar verkar vara den enda vägen framåt härifrån.

Vad är e-signaturer?

e-signaturer är ett digitalt alternativ till handskrivna signaturer. Även om tidsbesparing kan vara en av de största fördelarna med e-signaturer i dagens snabba värld, är det inte den enda.

De är bekväma, säkra och juridiskt bindande. Faktum är att de ger mer säkerhet än traditionella signaturer, och minimerar därmed risker och skyddar enskilda och affärsintressen.

Hur digitala signaturer fungerar

När du signerar ett dokument med hjälp av en leverantör av digitala signaturer använder de en matematisk algoritm under PKI-protokollet (public key infrastructure) för att generera två nycklar: privata och offentliga.

När du signerar ett dokument genom att skriva eller rita skapas den digitala signaturen med din privata nyckel. Hur skapas den privata nyckeln?

Den matematiska algoritmen börjar fungera, tar dina data och skapar något som kallas en hash. Den krypterar denna data och den resulterande produkten är din privata nyckel, som i princip är din e-signatur.

När din mottagare tar emot dokumentet har de en kopia av din publika nyckel. Men hur verifierar de att signaturen är din eller giltig? Den offentliga nyckeln hjälper dem att matcha hash-värden och dekryptera dessa data för att verifiera e-signaturens äkthet. Om värdena inte matchar betyder det att e-signaturen är ogiltig.

Digitala signaturer stöds också av elektroniska certifikat, som har personliga uppgifter som namn, e-postadress och plats för att verifiera och backa att e-signaturen verkligen är din.

Hur är digitala signaturer lagstadgade

Leverantörer av eSignature-lösningar använder PKI-protokollet och datakryptering för att säkerställa integritet. För att förbli lagligt kompatibla säkerställer de att de följer lagar om elektroniska signaturer som fastställts av Electronic Signatures in Global and National Commerce Act.

Dessutom följer de flera industristandarder, som General Data Protection Regulation (GDPR), International Standard for Information Security (ISO 27001) och System and Organizations Control (SOC) under AICPE.

Dessa regler och förordningar tillåter digitala signaturer att vara juridiskt bindande. Observera dock att regulatoriska krav varierar från land till land.

Användningsfall av e-signaturer

Digitala signaturer använder flera lager av krypteringsteknik för att säkerställa minimal dataförlust och eliminera risken för dokumentförlust, manipulering eller förfalskning. Med dessa fördelar i åtanke, här är några användningsfall för team där e-signaturer hjälper till att förbättra produktiviteten:

TeamsUsesHROnboarding, prestationsutvärderingar, NDAs, etc.Försäljning &
Marknadsföringsskattblanketter, köpeavtal, avtal om entreprenör/fullmakt, etc. Legala NDAs, kontrakt, efterlevnad, dispens, etc. RedovisningSkatteblanketter, köpeavtal, avtal om entreprenör/fullmakt etc.IT-fakturor, utgiftsrapporter, godkännanden av policyhantering, etc. .Finanskontrakt, förslag, beställningar, offerter, specialerbjudanden, releaseformulär och PR-sign-offs etc.ProcurementAsset Transfer, godkännandesign-offs, system change requests, etc.

Medan digitala signaturer fungerar för alla branscher och företag av alla storlekar och typer, låt oss ta en snabb titt på de branschbaserade användningsfallen för eSignaturer:

  • Försäkring
  • Fastighet
  • Tillverkning
  • Sjukvård
  • Högre utbildning
  • Icke vinstdrivande
  • Detaljhandeln
  • IT/Teknik
  • Reklam
  • Statliga departement

Alla dessa branscher ovan kan dra nytta av e-signaturer för att hjälpa dem med introduktion, personal- och policyhantering, distribution av distributionskedjan, fakturor, offerter, förslag, NDAs och kontrakt.

Digitala signaturer med PandaDoc

Med många e-signaturleverantörer på marknaden, hur ska du välja en? Särskilt när, om du inte väljer en leverantör som är laglig, kan du utsätta dig själv och ditt företag för juridiska problem.

Tänk på PandaDoc, en av de främsta leverantörerna av digitala signaturer som är betrodda av 50 000+ användare. Med AICPE:s SOC-, GDPR- och PKI-efterlevnad säkerställer det att dina signaturer är säkra och juridiskt bindande.

Dessutom kan den hjälpa dig med alla processer för dokumenthantering, från digitala signaturer till kontraktslivscykelhantering (CLM), med dess avancerade funktioner, till skillnad från andra grundläggande verktyg.

Med dess allt-i-ett programvara för dokumentautomation kan du minska tid och kostnader samtidigt som du bygger meningsfulla relationer med dina kunder.

PandaDoc: Kärnfunktioner

Förutom ett intuitivt gränssnitt, utmärkt kundsupport och ett brett utbud av integrationer är PandaDoc välkänt av dessa skäl:

Erbjuder obegränsade gratis signaturer

PandaDoc låter dig e-signera dina dokument när du är på språng! Du kan stänga viktiga affärer med några få klick samtidigt som du säkerställer att din data är säker. De har också en mobilapplikation som låter dig hålla koll på en livscykelhanteringsprocess för kontrakt.

PandaDoc säger sig dock vara den enda eSigningsplattformen som låter dig ladda upp och signera ett obegränsat antal dokument på deras gratisplan!

PandaDoc är UETA-, ESIGN- och HIPAA-kompatibelt. Det betyder att inte bara dokument som är undertecknade av PandaDoc uppfyller lagkrav som är verkställbara i ditt land. Men de skyddar också din individuella rätt till integritet.

Dessutom är PandaDoc AICPA SOC 2 Type II-certifierad. Att antyda att det överensstämmer med tjänstekriterierna som fastställts av American Institute of Certified Public Accountants (AICPA). Varför är det viktigt?

När företag hanterar mycket konfidentiell information som är känslig eller personligt identifierbar måste de uppfylla en viss uppsättning kriterier för att upprätthålla konfidentialitet, integritet och säkerhet för sina kunders data.

Men det finns mer!

Garanterar avancerad säkerhet

När du signerar ett dokument med PandaDoc ger det dig ett elektroniskt certifikat för att verifiera att dokumentet är legitimt. Det elektroniska certifikatet hjälper dig att komma åt mottagarens namn, signatur, verifierade e-postadress samt och IP-adress. Dessutom kommer det också att ha en datum- och tidsstämpel på dokumentet undertecknat.

För PDF-filer säkerställer PandaDoc en förbättrad säkerhetsnivå genom att tillhandahålla en privat krypteringsnyckel för att verifiera dokumentets äkthet.

Stöder olika filtyper

Om du var tvungen att välja en annan plattform för varje filtyp du behöver signera, skulle du förlora mycket tid. Det också för ingenting!

Med PandaDoc kan du signera PDF-filer, JPG-filer eller DOCX och effektivisera dem till ett enda, enhetligt arbetsflöde. PandaDoc stöder följande innehållstyper: Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG och PNG.

Hjälper att spåra eSignatur automatiskt

PandaDoc sätter datasäkerhet först, varför de har en automatisk eSignatur-spårningsfunktion. För varje signerat dokument finns det ett inbäddat granskningsspår som hjälper dig att se vem som har tittat på, kommit åt eller undertecknat ett dokument och när.

Detta är särskilt användbart när du hanterar flera dokumentsigneringar samtidigt. En automatisk spårningsfunktion kan hjälpa dig att ha kontroll och få en 360-visning av allt som händer.

Med PandaDocs versionshistorikfunktion kommer du att kunna växla mellan olika versioner av dina dokument. Du kommer alltid att hålla dig informerad om vem som gjorde ändringar och var.

Toppfunktioner i PandaDoc

För företag som vill effektivisera sina dokumentarbetsflöden, minska stängningstiden och förbättra avkastningen på investeringen är PandaDoc mer än en enkel eSignatur-plattform. Här är varför:

#1. Signering & Spårning

  • Aktivera signeringsorder: Om dina kontrakt eller förslag kräver flera signaturer är detta extremt användbart. Du kan välja mottagare, tilldela roller (avsändare, klient, undertecknare), placera dem i rätt ordning och automatisera hela distributionen. PandaDoc kommer att skicka ett e-postmeddelande när det är någons tur att skriva under. Och du behöver inte förbise processen manuellt.
  • Skicka ut en signeringsförfrågan: Vill du ha en signatur från någon i ditt företag eller en kund? PandaDoc låter dig skicka ut förfrågningar, och du kan automatisera det med några få klick också.
  • Spåra dokument: Vill du veta om någon har undertecknat ett dokument eller inte? Du kommer att få aviseringar när de gör det. Dessutom hjälper ett granskningsspår dig att spåra vem som har sett eller undertecknat ett dokument som du skickat ut.

#2. Automatiserat innehåll

  • Lägg till platshållare för smart innehåll: Med smart innehåll kan du minimera fel och spara tid på att skapa dokument. Ställ in platshållarobjekt för att påminna dig eller ditt team om vad som ska inkluderas. Och välj förvalda objekt som dina lagkamrater kan lägga till för specifika dokument/förslag.
  • Anpassa ditt innehåll: Ta ditt arbetsflöde till nästa nivå genom att välja villkorat innehåll. Här borta skapar du mallar som har regler som hjälper dina avsändare att skapa innehåll som är skräddarsytt för din kunds behov.
  • Ange regler för att förbättra datainsamlingen: Du kan också ställa in villkorliga fält för att hjälpa mottagarna att navigera genom ditt dokument och enkelt hitta det de letar efter. Det förbättrar kvaliteten på din datainsamling eller kundanpassning avsevärt.

#3. Avancerade citat

  • Skräddarsy offerter för dina kunder: Låt ditt team skapa personliga offerter för kunder utan att missa viktig information med offertbyggaren.
  • Ställ in specifik prissättning: Du kan välja mellan fasta, återkommande eller volymbaserade prissättningsstrategier, så hjälper vi dig att ta emot betalningar via ACH-nätverket.
  • Bädda in produktkataloger: Skapa en produktkatalog och bädda in den i dina offerter varje gång du behöver.
  • Gruppera produkter i ett paket: Du kan också skapa produktpaket för att effektivisera försäljningen och göra dem lätta att dela.

Du kan också skapa en arbetsyta med PandaDoc för att fördela arbete mellan team och hantera dina teammedlemmar och de behörigheter de har. Dessutom kan du se versionshistorik för dokument för att spåra dem bättre, och du kan söka efter dem med hjälp av specifika filter.

Alla dessa PandaDoc-funktioner är tillgängliga med Business- eller Enterprise-planen. De hjälper till att förändra din affärsverksamhet och göra sig av med arbetsintensiva, ålderdomliga metoder.

Prissättning och planer

PandaDoc kommer med en gratis plan som låter dig ladda upp och e-signera ett obegränsat antal dokument.

Dess avancerade funktioner som smart innehåll eller avancerad offertbyggare är dock endast tillgängliga som en del av premiumplanerna. Låt oss ta en titt på prisplanerna för PandaDoc-erbjudanden:

  • Viktigt: $19 per användare/månad som faktureras årligen, vilket tillåter utmärkta funktioner som dra-och-släpp-redigerare, revisionsspår, 750+ mallar, 24×7 support
  • Företag: 49 INR användare/månad faktureras årligen, vilket möjliggör CRM- och Zapier-integrationer, godkännandearbetsflöden, innehållsbibliotek och anpassat varumärke
  • Företag: Anpassad prissättning med förnyelser, låsning, obegränsade arbetsytor, anpassade roller och tillgång till QES, den säkraste formen av e-signaturer

Smart Content eller Advanced Quote Builder kan användas som betalda tillägg till dina planer.

Hur lätt är PandaDoc att använda?

Du kan komma igång med en 14-dagars gratis provperiod för att se om PandaDoc fungerar för dig och ditt företags behov. När du har registrerat dig kommer du att uppmanas att prova eSigning-tjänsterna eller automatisera ditt arbetsflöde.

Den första, som namnet antyder, låter dig ladda upp filer (PNG, JPG, DOCX, etc) och signera dem. Medan den andra kan hjälpa dig med kontraktslivscykelhantering, skapande av dokument, fakturor, offerter och så mycket mer!

Hitta allt du behöver till hands

Med ett extremt lättanvänt gränssnitt förenklar PandaDoc saker ytterligare med sin navigeringsmeny till vänster. Här hittar du nästan allt du behöver se – dokument, mallar, formulär, innehållsbibliotek, kontakter, tillägg och rapportering.

Under dokument, se vilka förnyelser som kommer och vilka kontrakt som snart löper ut, eller skapa bara ett nytt dokument.

Nästa upp är mallgalleriet, som innehåller 750+ mallar i olika kategorier, från formulär till fakturor till förslag. Oavsett vilken typ av bransch ditt företag faller inom, har PandaDocs mallgalleri säkert specifika mallar du kan bygga vidare på.

Du hittar också formulär, och du kan välja den typ som passar dig mellan avslappnad, modern och enkel! Att skapa ett formulär är lika enkelt som att skapa ett dokument med PandaDocs dra-och-släpp-redigerare, som låter dig vara snabb och kreativ.

Nedan formulär hittar du även innehållsbiblioteket, katalogen och rapporteringen förutom din inkorg, tilläggsbutik och kontakter. Innehållsbiblioteket har innehållsblock som kan hjälpa dig att skapa dina egna mallar och resultera i ett snabbt dokumentskapande.

När det gäller katalogen, det är där du kan bygga en produktkatalog i enkla steg. Du kan också använda PandaDocs avancerade rapporteringsverktyg, som versionshistorik och revisionsspår, för att hålla koll på dina dokument.

Skicka felfria förslag på några minuter

På hemskärmen kan du också hålla dig uppdaterad med din aktivitet såväl som den aktivitet som pågår i din arbetsyta! Om du vill skicka ett snabbt förslag/dokument/kontrakt/faktura, välj en mall, anpassa den och lägg till en mottagare, så är du igång. Så enkelt är PandaDoc att använda.

Du kan lägga till andra innehållsblock (som du kan se till höger) från text till tabeller till rich media. Du kan också beskriva de ifyllbara fälten för din mottagare direkt nedan. Om du vill förstå hur du bäst använder det till din fördel, kan du också begära en demo med PandaDoc-teamet.

Slutsats

Med sitt allt-i-ett-tillvägagångssätt, enkla gränssnitt och support för livechatt gör PandaDoc några briljanta poäng för sig själv. Dra-och-släpp-redigeraren är en kreativ fördel, och tillsammans med specialiserade signeringsorder och anpassningsverktyg ökar PandaDoc stängningstiderna med 28 %.

Om du fortfarande är skeptisk föreslår vi att du provar den eviga gratis eSign-funktionen, som är idealisk för nystartade företag, småföretag och privatpersoner. Om du gillar det du använder kan du alltid prova på 14 dagar och byta till en plan som passar dig bättre.

Därefter kan du också utforska några av de bästa e-signaturlösningarna för personliga till affärsdokument.