Om du har bekantat dig med verktygen för att organisera din inkorg, har du troligen stött på funktionen Autoarkivering. Det kan dock vara oklart exakt vad den gör och hur den fungerar. Här förklarar vi dess funktion och hur du kan dra nytta av den.
Genom att klicka på knappen ”Autoarkivera” initieras en process som går igenom alla dina mappar i Outlook och tillämpar de autoarkiveringsregler du har konfigurerat. Om du inte har gjort några ändringar, så är standardinställningen att ingenting ska arkiveras, vilket innebär att du inte riskerar att göra någon skada genom att klicka på knappen. Om du vill att äldre objekt ska flyttas till ett arkiv där de inte stör, är Autoarkivering lösningen för att automatisera detta. Låt oss undersöka hur du konfigurerar och kör den här funktionen.
Aktivera Autoarkivering
För att börja använda Autoarkivering måste du först aktivera funktionen och justera inställningarna. Navigera till Arkiv > Alternativ > Avancerat och klicka sedan på knappen ”Inställningar för automatisk arkivering”.
Autoarkivering kommer inte att köras om alternativet ”Kör Autoarkivera varje” är inaktiverat, vilket är standardläget.
När du aktiverar alternativet ”Kör autoarkivera varje” blir alla relaterade inställningar tillgängliga.
Till skillnad från mapprensning, som har ett fönster för inställningar i filalternativ och sedan tillåter att du manuellt kör inställningarna på en valfri mapp, så representerar inställningarna för Autoarkivering de standardinställningar som används. Varje mapp som har Autoarkivering aktiverat kan använda dessa standardinställningar, men du har också möjlighet att konfigurera olika inställningar för enskilda mappar. Det återkommer vi till senare, men låt oss först gå igenom standardinställningarna.
Anpassa Autoarkivering
Det första att notera är att när Autoarkivering är aktiverad, kommer den att köras var 14:e dag. Du kan ändra detta intervall med pilknapparna eller genom att skriva in ett annat nummer. Intervallet kan justeras från 1 till 60 dagar. Observera att du får ett felmeddelande om du anger ett tal som är större än 60 och klickar på ”OK”.
Nästa alternativ, ”Fråga innan AutoArchive körs”, ger dig möjligheten att få en bekräftelse innan Autoarkiveringen påbörjas. Genom denna bekräftelse kan du granska inställningarna eller avbryta Autoarkiveringen om du vill.
De återstående inställningarna styr vilka objekt som arkiveras och hur själva arkiveringen genomförs. Alternativet ”Ta bort utgångna objekt (endast e-postmapp)” berör e-postmeddelanden som har ett utgångsdatum angivet. Det påverkar inte uppgifter eller händelser, även om du aktiverar Autoarkivering för dessa mappar.
Resten av inställningarna appliceras på alla objekttyper, såsom kalenderhändelser, uppgifter, anteckningar och journalposter.
Om du behåller ”Arkivera eller ta bort gamla objekt” aktiverat, kommer Outlook, som standard, att flytta objekt äldre än 6 månader till en ny, separat .pst-fil, som heter ”Arkiv”. Denna fil är synlig i Outlooks navigeringsfönster, vilket ger dig tillgång till de arkiverade objekten. Du kan justera intervallet ”Rensa ut objekt som är äldre än” från 1 dag till 60 månader. Du har även möjlighet att välja en annan .pst-fil för arkivering, eller att radera gamla objekt permanent.
Observera att om du väljer att radera objekten, kringgås mappen ”Borttagna objekt” och objekten raderas fullständigt från Outlook. Beroende på inställningarna, kan det eventuellt vara möjligt att komma åt dem på din e-postserver, men du bör inte räkna med detta. Välj detta alternativ endast om du är säker på att du vill ta bort objekten permanent.
När du klickar på ”OK” aktiveras Autoarkivering och kommer att köras enligt det valda intervallet (”Kör autoarkivera varje”), som standard är var 14:e dag. När funktionen väl är aktiverad kan du förvänta dig att den startar ganska snart. I våra tester tog det mindre än tio minuter från aktivering tills vi fick en bekräftelse på att Autoarkiveringen skulle köras. Som standard körs Autoarkiveringen endast på ett fåtal mappar, men om du vill att den ska appliceras på specifika mappar eller att anpassa dess funktion för olika mappar, så fortsätt läsa.
Aktivera och Anpassa Autoarkivering för Individuella Mappar
Som standard körs Autoarkivering endast på följande mappar:
Skickade objekt
Borttagna objekt
Kalender
Uppgifter
För att inkludera en annan mapp måste du aktivera funktionen för den specifika mappen. Det kan du göra genom att högerklicka på mappen i navigeringsfönstret och välja ”Egenskaper”.
Alternativt kan du nå mappegenskaperna genom att välja Mapp > Mappegenskaper i menyfliken. För mappar som Kalender och Uppgifter som inte visas i navigeringsfönstret är detta det enda sättet att komma åt mappegenskaperna. Det finns även en genväg för att direkt komma till inställningarna för Autoarkivering, vilket sparar dig ett steg när du redan befinner dig i mappens egenskaper.
I fönstret för Mappegenskaper klickar du på fliken ”Autoarkiv” för att justera inställningarna för den valda mappen.
För de flesta mappar är standardinställningen ”Arkivera inte objekt i den här mappen” aktiverad. Detta betyder att när Autoarkiveringen körs, kommer den mappen att ignoreras och inga objekt arkiveras. Om du vill inkludera mappen, så aktivera ”Arkivera objekt i den här mappen med standardinställningarna”.
Om du vill att autoarkiveringsinställningarna för den aktuella mappen ska skilja sig från standardinställningarna, välj ”Arkivera den här mappen med dessa inställningar” och anpassa inställningarna efter dina behov.
Om du vid något tillfälle vill återställa samtliga mappar till standardinställningarna, kan du navigera till Arkiv > Alternativ > Avancerat > Autoarkiveringsinställningar och klicka på ”Använd dessa inställningar på alla mappar nu”. Detta kommer att ändra inställningarna för alla mappar som har ”Arkivera den här mappen med de här inställningarna” aktiverat till att använda ”Arkivera objekt i den här mappen med standardinställningarna” istället.
När du har konfigurerat standardinställningarna för Autoarkivering och inställningarna för de individuella mapparna, kan du låta processen arbeta tyst i bakgrunden, frigöra utrymme och förhindra att dina mappar blir för stora.