Världen rör sig snabbt mot en digital och papperslös framtid. Allt från officiella handlingar och prov till betalningar och underskrifter digitaliseras.
Digitalisering har omformat både vardagsliv och arbetsplatser, vilket ger dig möjligheten att använda elektroniska signaturer.
Att skriva under dokument med en penna är på väg att bli ett minne blott. Covid-19-pandemin har påskyndat denna utveckling genom att öka distansarbetet, där e-signaturer ofta framstår som det enda praktiska alternativet.
Det är helt enkelt inte praktiskt att förlita sig på traditionella signaturer, varken i personliga eller affärsmässiga sammanhang, särskilt när man samarbetar med personer på avstånd.
Fysiska signaturer innebär dessutom personliga möten, scanning, utskrift, postning eller faxning av dokumentet till relevanta personer. Hela den här processen är omständlig, tidskrävande och ineffektiv.
Det är här e-signaturprogramvara kommer in i bilden! Den automatiserar processen och befriar dig från alla dessa problem.
Om du vill öka din produktivitet och effektivisera arbetsflöden samtidigt som du undviker besväret med gamla signaturmetoder, har du nu chansen.
Låt oss dyka djupare in i e-signaturer och titta på några av de bästa programvarorna för ändamålet.
Vad är en elektronisk signatur?
En elektronisk signatur (e-signatur) är i grunden en digitaliserad form av en signatur som används för att bekräfta godkännande av ett digitalt avtal eller dokument. Programvaran som möjliggör online-signering kan kallas för e-signaturprogramvara.
Du kan ladda upp ett dokument via din dator, surfplatta eller mobiltelefon och sedan skicka det till flera mottagare med hjälp av programvaran. De kan sedan signera dokumentet digitalt utan att behöva genomgå den traditionella processen.
Med e-signaturprogram kan du smidigt samla in och lagra signaturer genom att lägga till formulär i dina dokument.
Du behöver inte oroa dig för säkerheten, eftersom den här typen av programvara låter dig verifiera signaturer och skydda all data med hjälp av stark kryptering. Seriösa programvaruleverantörer erbjuder även ytterligare säkerhetsfunktioner, som loggar, autentisering och mer.
Till exempel, när du skriver under ditt namn på en budfirma med hjälp av en mobil eller surfplatta, är det ett exempel på en e-signatur.
Voila! Nu vet du vad det är.
Några användningsområden:
- Försäljningskontrakt
- Avtal med leverantörer eller säljare
- Nya kundformulär
- Kundgodkännanden
- Ändringsorder
- Anställningsprocesser
- Juridiska dokument, t.ex. immateriella rättigheter
- Åldersverifiering och samtycke från vårdnadshavare
- Sekretessavtal och liknande dokument
Är e-signaturer juridiskt bindande?
En annan viktig fråga som ofta dyker upp är om e-signaturer är lagliga.
Ja, absolut.
Elektroniska signaturer är juridiskt bindande.
År 2000 införde USA ESIGN Act, som gjorde e-signaturer lagliga för alla digitala tillämpningar. Andra regioner över hela världen, som Europa med elDAS, har sedan följt efter.
Det innebär att företag och enskilda näringsidkare inte längre är begränsade till pappersbaserade kontrakt.
Hur kan det hjälpa din verksamhet?
E-signaturer växer snabbt i popularitet. Enligt Statista ökade antalet e-signaturtransaktioner från 200 miljoner år 2014 till ungefär 754 miljoner år 2017. Denna trend förväntas fortsätta med en tillväxt på 39 % och beräknas nå över $9 073 miljoner fram till 2023.
Varför ökar populariteten?
Låt oss se.
Snabbare arbetsflöde och tidsbesparing ⏱️
Med e-signaturer minskar tidsåtgången eftersom dokument kan distribueras direkt online. Du behöver inte vänta på att berörda personer ska dyka upp och skriva under, vilket kan bromsa flödet och fördröja processer.
Den här tekniken är en särskild fördel för sjukvården och andra kritiska verksamheter där godkännanden behöver göras omedelbart.
Ökad bekvämlighet 💯
Att resa till avlägsna platser enbart för att få ett godkännande känns otidsenligt. Med tillgång till internet och e-signaturprogramvara kan du få godkännanden på nolltid, vilket ökar bekvämligheten för båda parter.
Miljövänligt 🌲
Enormt mycket papper används för papperstillverkning varje år, vilket skadar miljön. Genom att gå över till en papperslös lösning hjälper du till att rädda träd och vår miljö, så att kommande generationer kan uppleva ett grönare ekosystem.
Spara resurser ✂️
E-signaturer sparar inte bara tid, utan även pengar. Du slipper slösa resurser på resekostnader eller inköp av bläck och papper. Dessutom kan du frigöra personal som annars skulle vara sysselsatta med att skanna, skriva ut och distribuera dokument för att arbeta med andra viktiga uppgifter.
Nu har du en tydlig bild av hur enkelt det kan vara att välja e-signaturer istället för fysiska signaturer.
Om du är övertygad kan du ta en titt på några av de bästa e-signaturprogramvarorna på marknaden för att dra nytta av alla fördelar.
eversign
Automatisera både kundrelaterade och interna signaturer samt godkännanden med hjälp av eversign. Att signera med det här verktyget är enkelt och säkert på vilken enhet som helst, och det är lämpligt för företag av alla storlekar.
Verktyget har en inbyggd redigerare med användbara verktyg för att ändra, signera och skicka alla dokument på ett snabbt sätt. eversign erbjuder också ett fullständigt JSON-baserat REST API för att automatisera funktioner.
Funktionerna är likartade de i tidigare nämnda verktyg, såsom mallar, spårning av signaturer, personlig signering, integration, efterlevnad och så vidare. Säkerheten garanteras med 256-bitars SSL och en övervakad infrastruktur.
Du kan också schemalägga alla dokument så att de löper ut automatiskt, ta bort dem permanent eller exportera dem till en privat plats. Du kan lägga till upp till 25 medlemmar i ett team eller hantera flera företag.
Använd verktyget gratis för 5 dokument i månaden och 3 API-dokument. Alternativt kan du välja betalversionerna från $9,99/månad för obegränsat antal dokument och utökade funktioner.
signNow
Med hjälp av signNow kan du generera e-signaturer för en mängd olika användningsfall och effektivisera ditt arbetsflöde. Skicka dokument för signering till flera mottagare eller signera dina egna filer med några få klick. Deras kraftfulla och enkla API hjälper dig att enkelt integrera e-signaturer på din webbplats eller app på bara några minuter.
Även utan internetuppkoppling kan du e-signera dina dokument var du än är. Du kan begära ytterligare information eller dokument, ställa in aviseringar vid slutförande, bjuda in flera mottagare samtidigt och konfigurera specifika signeringsordningar för dina mallar.
Du kan skapa en unik signeringslänk för att samla in signaturer, lägga till betalningssektioner i dina ifyllbara formulär och anpassa inbjudningsmeddelanden. Lägg till kopior (CC) till mottagare som kan behöva information, tillsammans med ett utgångsdatum. signNow meddelar dig också om en mottagare vägrar att signera ditt dokument.
Verktyget är kompatibelt med PCI DSS, GDPR, HIPAA, SOC 2 Type II och 21 CFR Part 11 och har avancerade säkerhetsfunktioner. signNow har ett flexibelt RESTful API som enkelt kan integreras med andra verktyg.
PandaDoc
Säkra dina avtal med juridiskt bindande och praktiska e-signaturer genom att använda PandaDoc.
Mer än 20 000 företag använder redan den här lösningen för att spara tid och resurser. Använd PandaDoc för att skicka förslag, offerter, kontrakt och betalningsförfrågningar som behöver godkännas.
Du kan dra nytta av den här lösningen genom att använda den var som helst och på vilken enhet som helst. Effektivisera ditt arbete snabbt. PandaDoc kompromissar aldrig med säkerheten och har byggt sin e-signaturteknik i full överensstämmelse med UETA och ESIGN. De tillhandahåller också ett elektroniskt certifikat med varje signerat dokument.
Eliminera gissningar och använd istället deras dokumentanalys plus aviseringar för att få en överblick när en potentiell kund öppnar, tittar på eller kommenterar dokument du skickat. De erbjuder över 200 professionella mallar som är utformade för att ge ditt företag ett professionellt intryck.
PandaDoc kan också integreras med en mängd andra verktyg för att snabba upp arbetsflödet, till exempel HubSpot CRM, Zoho, PayPal, Dropbox, Slack och fler.
Nitro Sign
Ge dina potentiella kunder en bekväm e-signeringsupplevelse med hjälp av Nitro Sign.
Verktyget tar bort användningsnivåer och avgifter för varje enskild signatur. Oavsett om du arbetar med kontrakt, kalkylblad, formulär, ritningar eller andra dokument, ger Nitro dig verktygen du behöver för att förenkla e-signering.
Det är kompatibelt med flera webbläsare och mobila enheter. Nitro Sign är säkert och följer den amerikanska lagen om e-signaturer. Det underlättar sömlöst samarbete genom att dela dokument online, granska och kommentera dem i molnet.
Du kan enkelt bjuda in andra att kommentera dokumenten och spåra arbetsflöden genom att se analyser och aviseringar i realtid. För att skydda dina dokument och data använder Nitro Sign tvåfaktorsautentisering, revisionsspår och sofistikerade efterlevnadscertifieringar från HIPAA, SOC Type II, Privacy Shield och liknande.
Sätt fart på dina projekt och ge dina kunder en bättre upplevelse genom att skapa, kombinera, konvertera och organisera PDF-filer på din enhet. Verktyget bidrar till att eliminera mänskliga fel i processen.
Fill
Det här är antagligen en av de bästa och mest kompletta e-signaturlösningarna som finns just nu. Det är förmodligen också det enklaste sättet att fylla i PDF-filer och skicka signaturer som är juridiskt giltiga. En av de största fördelarna med Fill är att det kan användas på praktiskt taget alla datorer, iOS- eller Android-enheter. Detta ger användarna stor plattformsoberoende funktionalitet och tillgänglighet.
Fill-användare kan känna sig trygga, eftersom Fill uppfyller globala säkerhetsstandarder och sekretessbestämmelser. De följer bästa säkerhetspraxis. Därför används Fill ofta inom hälsovården, brottsbekämpning, fastigheter och finansiella tjänster.
Användarna kan vara säkra på att deras data lagras säkert med kryptering av militär kvalitet och följer HIPAA. Fill ger också användare intelligenta analyser, vilket kan vara till stor nytta för många olika företag.
DocuSign
Snabba på ditt arbete med allt från kontrakt och anställningsavtal till fakturor genom att använda DocuSign. Skicka avtal och få dem signerade online på ett säkert sätt, oavsett vilken enhet du eller den andra parten använder.
Eliminera upprepande manuella uppgifter och spara pengar som annars skulle slösas i onödan. Använd istället deras smidiga erbjudanden och imponerande funktioner. Applikationerna finns tillgängliga för tre plattformar – Android, Windows och iOS – så att du kan arbeta var du än är.
Håll koll på statusen för dina avtal, hur långt de har kommit i processen, och ställ in påminnelser för att automatiskt få aviseringar i varje steg. Du kan inkludera standardfält i ditt avtal, som datum och signatur, eller skapa anpassade fält och spara dem.
DocuSign tillåter användare att logga in på 43 språk och skicka dokument på 13 språk. Standardisera hela processen och spara tid genom att lagra dokument som du ofta använder och återanvända mottagarlistor, anpassade fält etc. som används i de dokumenten.
Anslut och integrera e-signaturer med de verktyg och programvaror du använder, eftersom DocuSign stöder över 350 integrationer och ledande API:er, inklusive Salesforce, Googles produkter, SAP och så vidare. DocuSigns robusta infrastruktur möjliggör en tillgänglighet på 99,99 %, vilket är avgörande för ditt arbete.
Du behöver inte oroa dig för säkerheten, eftersom DocuSign uppfyller höga säkerhetsstandarder som används globalt, inklusive i EU och USA, och använder stark och avancerad datakryptering. Det följer regleringsorgan som UETA, US ESIGN Act och EU elDAS. De lagrar och genererar också exakta granskningsspår för dina dokument.
Priset börjar på $10 per månad.
Adobe Sign
Adobe Sign är ett annat bra alternativ för dig. Med det här verktyget kan du enkelt skicka dokument, precis som e-post. Du behöver bara ladda upp en fil, ange undertecknarens e-postadress och trycka på ”skicka”-knappen.
På undertecknarens sida kan de klicka på den länk du skickade och signera via en webbläsare på valfri enhet, oavsett om det är en smartphone eller en dator. För att göra det enkelt för användarna kräver Adobe inte att de registrerar sig eller laddar ner något.
Du kan övervaka signaturstatus, skicka påminnelser, se detaljerade granskningar eller avbryta förfrågningar för dina transaktioner. Adobe Sign fungerar sömlöst med olika verktyg, så att du kan skicka dokument från verktyg som Microsoft 365, Dropbox, Box och fler.
Av säkerhetsskäl är verktyget kompatibelt med standarder som PCI DSS, SOC 2 Type 2 och ISO 27001. Det stöder också en mängd olika filformat, inklusive Adobe PDF och andra PDF-filer, MS Word, Excel och PowerPoint, text, WordPerfect, grafiska filer som PNG, GIF, JPG, JPEG, TIF och BMP, tillsammans med HTML och HTM.
SignEasy
Med över 10 års kontinuerlig innovation har SignEasy redan hjälpt över 35 000 organisationer att automatisera signaturprocessen med e-signaturer. Glöm utskrifter, scanning och faxning; använd istället det här lättanvända verktyget som ger en enastående signeringsupplevelse.
Lägg bara till signaturer i ett dokument med hjälp av fingret, en penna eller musen. Du kan också ladda upp en bild av en handskriven signatur på papper. Du kan skicka dokument parallellt eller i serie till flera mottagare, antingen i en viss ordning, en efter en eller på samma gång.
Du kan se framstegen för dina dokument, vem som behöver skriva under eller vem som redan har gjort det. Skicka push-meddelanden eller e-post som påminnelser och få aviseringar när en åtgärd sker. Ytterligare funktioner är omfattande integration, efterlevnad, global igenkänning, avancerad säkerhet med autentisering via fingeravtryck, lösenord och SSL-certifiering.
Verktyget stöder filformat som MS Word, Excel, PDF, Pages, PNG med flera. Det gör det också möjligt att spara ofullständiga dokument, så att du kan återvända och göra ändringar senare, och ger tillgång till filer offline. Importera dina dokument från molnet, SD-kort, e-post och andra applikationer.
Kvaliteten på signaturerna är hög och liknar fysiska signaturer. Du kan återanvända befintliga mallar, lägga till bilder, kommentarer och initialer, samt text, och ställa in anpassade fält och sidfötter för e-postmeddelanden för snabbare arbete. SignEasy finns på 24 språk. Du kan prova verktyget gratis i 14 dagar.
HelloSign
HelloSign är en enkel e-signaturlösning som används av tusentals individer och företag runt om i världen. Nu ägs verktyget av Dropbox, så du kan använda kraften i båda de här fantastiska plattformarna.
Verktyget är tillgängligt i form av ett webbaserat gränssnitt, Salesforce-tillägg eller ett utvecklarvänligt API.
Du har möjlighet att återanvända signaturdokument som mallar, samt tillgång till en mängd funktioner som anpassat varumärke, bilagor, white-labeling, avancerad teamhantering, inbäddade e-signaturer och Salesforce-integration. HelloSign följer HIPAA, så du behöver inte oroa dig för det.
Priset börjar på $15 per månad med årlig betalning. Du kan också testa HelloSign gratis utan att ange dina kreditkortsuppgifter.
Docsketch
Docsketch är ett gratis verktyg för snabbare signering som skapar elektroniska signaturer på ett intuitivt sätt. Det gör verktyget enkelt att använda för alla, oavsett teknisk kunskap. Dina signerade dokument arkiveras och skyddas, så att ingen kan manipulera dem under några omständigheter.
Docsketch följer både amerikansk och global lagstiftning om e-signaturer. Konfigurera signeringsprocessen så att den ska genomföras i den ordning du önskar. Om du ställer in en ordning får berörd person automatiskt ett meddelande när det är deras tur. Det hjälper dig också att se hur många personer som fortfarande behöver signera ditt dokument.
Du kan omvandla ett dokument till en återanvändbar mall så att du kan komma åt den när som helst och var som helst. Med varje signerad fil får du också en detaljerad rapport med juridisk information. Verktyget upptäcker automatiskt tomma rader i dina filer och placerar fälten korrekt. Det gör det enklare och snabbare att konfigurera dokument.
Med funktionen ”Skicka som säljdokument” kan du få vissa typer av dokument godkända, som offerter, uppskattningar och förslag. Om mottagaren är redo att godkänna, klickar de på knappen ”Godkänn” och guidas sedan genom nästa steg.
Bonustips för att välja en bra programvara för elektroniska signaturer
Du kan tycka att många av dessa programvaror erbjuder liknande funktioner, men de unika lösningarna gör det svårt att välja. Fundera därför på följande punkter innan du fattar ditt beslut:
- Dokumentvolym: Bedöm hur ofta du skickar dokument som behöver e-signaturer. Om det bara är några gånger per år behöver du inte en programvara med mycket stor kapacitet. Välj det abonnemang som bäst matchar dina behov.
- Efterlevnad: Lita inte blint på en lösning. Kontrollera vilka säkerhets- och efterlevnadsregler som tillämpas. Verktyget måste kunna verifiera äkthet, tillhandahålla revisionsspår och andra viktiga funktioner som bevisar äktheten.
- Integrationer och API: Kontrollera hur enkelt programvaran integreras med de verktyg du redan använder. Ta reda på om det finns ett anpassningsbart API för att integrera e-signaturfunktioner direkt på din app eller webbplats.
- Plattformsoberoende: Se till att den programvara du väljer är kompatibel med olika plattformar. Du ska inte stöta på problem om du skickar ett kontrakt från din Android-smartphone och mottagaren använder macOS.
- Dokumenttyper: Programvaran för e-signaturer måste stödja flera typer av dokument och format för att du inte ska stöta på problem.
Slutsats
Elektroniska signaturer har blivit ett viktigt verktyg för moderna företag och privatpersoner. De har blivit allmänt accepterade av företag och uppfyller kraven i gällande lagar, vilket är viktigt när man har att göra med kunder från olika länder.
Om du inte har börjat använda den här tekniken än är det inte för sent. Skaffa en e-signaturprogramvara nu och snabba på arbetsflödet.
Skapa sedan din e-postsignatur.