Att dela filer via Google Drive är ett smidigt sätt att ge kunder och samarbetspartners tillgång till dokument utan att de behöver ladda ner dem lokalt. Om du vill begränsa åtkomsttiden kan du enkelt ställa in ett automatiskt utgångsdatum. Så här gör du.
Viktigt: Denna funktion kräver att du som dokumentägare har ett betalt G Suite-konto. Mottagare av delade dokument behöver däremot inte ha betalkonto för att se filerna.
Så här schemalägger du utgångsdatum för Google Drive-filer
Öppna Google Drive som är kopplat till ditt G Suite-konto. Högerklicka på den fil du vill dela och välj ”Dela” i kontextmenyn.
Ange e-postadresserna till de personer du vill dela filen med och tryck på ”Skicka”. Om du skickar inbjudan till ett Gmail-konto läggs dessa personer automatiskt till i listan över de som har tillgång till filen. Om du skickar till en annan typ av e-postadress får varje person ett mejl med en länk som leder till filen.
Högerklicka nu på filen igen och klicka på ”Dela”.
I delningsalternativen, klicka på ”Avancerat”.
Du ser en timerikon bredvid varje persons kontaktinformation. Klicka på ikonen för att ställa in ett utgångsdatum.
Klicka på rullgardinsmenyn ”Åtkomst går ut” och välj 7 dagar, 30 dagar eller ett anpassat datum.
Om du väljer ”Anpassat datum” öppnas en kalender där du kan välja ett specifikt datum.
Om du vill ange ett utgångsdatum för fler personer klickar du på timerikonen bredvid respektive namn. Du måste ange ett utgångsdatum för varje person separat.
Slutligen, klicka på ”Spara ändringar” för att bekräfta de ändringar du har gjort för alla användare.
Det finns en viktig sak att tänka på. Standardinställningen gör det möjligt för de du delar med att ladda ner, skriva ut eller kopiera filen. Om de gör det kommer de ha tillgång till dessa kopior även efter det att utgångsdatumet har passerat. Du kan begränsa behörigheten till ”Visa” och aktivera ”Inaktivera alternativ för att ladda ner, skriva ut och kopiera för kommentatorer och tittare”, men det hindrar dem också från att redigera dokumentet.
Men om du bara behöver ge tillfällig tillgång för visning eller kommentarer fungerar den här funktionen utmärkt.