Outlooks läsfönster – även kallat förhandsgranskningspanel – visar texten i ett meddelande som du har valt, vilket förhindrar att du behöver öppna själva meddelandet för att arbeta med det. Så här anpassar du läsrutan så att den passar dina behov.
Outlook kommer med flera olika rutor, inklusive de som du ser som standard – navigeringsfönstret, till exempel – och andra som du kanske inte bryr dig om så mycket – som att göra- och Personer-rutorna. Var och en av dessa är utformade för att göra det lättare att hitta, se och hantera saker i Outlook. Vi kommer att ta en titt på dessa rutor i flera artiklar, och visar dig hur du kommer åt, arbetar med och anpassar dem. Och vi börjar med läsrutan.
Läsrutan är aktiverad som standard. När du klickar på ett meddelande i valfri mapp visar rutan innehållet i meddelandet, tillsammans med grundläggande kontroller för att svara och vidarebefordra meddelandet.
Som standard visar Outlook läsrutan till höger om mapparna och meddelandena, men du kan ändra detta genom att gå till Visa > Läsrutan.
Dina alternativ är att ändra positionen till ”Bottom” (så att Outlook visar läsfönstret under meddelanden) eller ”Av”, vilket döljer läsfönstret. Dessa alternativ gäller för läsrutan oavsett vilken mapp du befinner dig i, så du kan inte ställa in en annan positionsinställning för olika mappar.
Om du ställer in rutan till ”Bottom” betyder det att du ser färre meddelanden i mappen, men du ser mer information om meddelandet och mer av dess innehåll i läsrutan. Detta var den traditionella uppfattningen innan bredbildsskärmarna kom, och många föredrar den fortfarande.
Om du ställer in rutan till ”Av” maximeras antalet objekt du kan se i mappen, men du ser inget av e-postinnehållet. Detta är ett användbart alternativ om du rensar e-post, särskilt om du använder det tillsammans med funktionen Visa > Förhandsgranska meddelanden.
I standardmappvyn är Message Preview avstängd. Det betyder att du bara ser informationen som visas i kolumnerna i mappen – Till, Från, Ämne, Mottaget och så vidare. Men om du ställer in förhandsgranskning av meddelande till 1 rad, 2 rader eller 3 rader, kommer du också att se 1, 2 eller 3 rader av innehållet i varje meddelande, utan att behöva läsa rutan. Vissa människor älskar den här inställningen; vissa tycker att det är för rörigt. Du måste experimentera med det för att se vad du tycker.
Men läsrutan gör mer än att visa dig innehållet i ditt meddelande. Det avgör också hur Outlook markerar meddelanden som lästa och låter dig gå igenom dina meddelanden med en enda nyckel. Som standard markerar Outlook ett e-postmeddelande som ”läst” när du har tillbringat fem sekunder med det markerat, men du kan ändra detta genom att gå till Visa > Läsrutan och välja ”Alternativ”.
Naturligtvis, eftersom det är Outlook, finns det andra sätt att komma åt dessa alternativ. Du kan också gå till Arkiv > Alternativ > Mail > Läsrutan (eller Avancerat > Läsrutan) för att öppna samma alternativ.
Oavsett vilket sätt du väljer kommer läsfönstret att visas.
Out of the box kommer Outlook att ”Markera objekt som lästa när de visas i läsrutan” efter fem sekunder. Du kan ändra denna tid till allt från noll (dvs. den markeras som läst direkt när du väljer den) till 999 sekunder. Om du vill att Outlook ska vänta mer än några sekunder kanske du föredrar det andra alternativet, ”Markera objekt som läst när valet ändras.” Det här är en antingen/eller-situation: du kan säga till Outlook att markera objekt som lästa efter en viss tid, eller så kan du säga till Outlook att markera objekt som lästa när du flyttar till ett annat objekt, men inte båda.
Nästa alternativ, ”Enkeltangentläsning med mellanslag” är verkligen användbart om du gillar att navigera med tangentbordet. När du kommer till ett meddelande som är längre än vad läsrutan kan visa, kan du trycka på mellanslagstangenten för att flytta ner en sida i meddelandet. När du kommer till slutet av meddelandet flyttas ett tryck på mellanslagstangenten till nästa meddelande. Detta fungerar bra i kombination med att använda upp- och nedpilarna för att navigera genom din mapp – de låter dig flytta genom mappen och mellanslagstangenten låter dig flytta genom det valda meddelandet.
Slutligen finns det alternativet ”Aktivera automatisk helskärmsläsning i stående orientering”. Det här är för surfplattanvändare, och om det är påslaget när surfplattan är i stående riktning, klickar du på ett meddelande minimerar navigeringsrutan, döljer läsrutan och visar det valda meddelandet på helskärm. Detta fungerar inte om du väljer meddelandet med upp- och nedpilarna eller mellanslagstangenten – bara om du väljer meddelandet med hjälp av styrplattan/musen eller fingret.
Om du inte arbetar i stående riktning och du vill ha lite mer skärmfastigheter för att se dina meddelanden, kan du byta till läsläge genom att klicka på ikonen längst ner i Outlook-fönstret.
Detta minimerar alla andra fästa rutor – navigering, att göra och personer – så att du kan fokusera på dina meddelanden. Du kan visa rutorna igen genom att klicka på ikonen Normalläge.
Läsrutan kan också hjälpa dig att läsa meddelanden som är i ett mindre teckensnitt än vanligt, eller om du har lämnat dina läsglasögon hemma – som vi ibland har gjort. Använd zoomkontrollen längst ned i läsrutan för att öka storleken på innehållet (eller göra det mindre om det är för stort).
Du kan också zooma genom att hålla ned Ctrl medan du använder rullningshjulet på musen. Detta fungerar per meddelande, så om du ökar storleken på ett meddelande kommer zoomnivån på nästa meddelande du väljer fortfarande att vara 100 %.
Inget av dessa alternativ fungerar dock om Visa > Läsrutan är inställd på ”Av”. De fungerar bara om läsrutan är inställd på ”Höger” eller ”Nedre”.
Läsrutan är en enkel men grundläggande del av Outlook-appen, med många användbara funktioner som hjälper dig att forma din läsupplevelse som du vill ha den. Om du traditionellt har stängt av det kan det vara ett bra tillfälle att slå på det igen och se om det kan hjälpa till att göra ditt arbetsflöde lite mer trevlig och effektiv.