Projektledningstekniker som gör dig till ett proffs

Projektledningstekniker gör det möjligt för organisationer att effektivt planera, spåra, genomföra och slutföra projekt inom deadline.

I varje projekt måste du anstränga dig helt och hållet samtidigt som du skapar dina produkter och tjänster och tillför värde till dem.

Eftersom ett projekt involverar olika processer, uppgifter och människor måste du ha medel för att hantera allt utan ansträngning.

För att hantera projekt, oavsett om det är enkelt eller komplext, behöver du känna till olika projektledningsmetoder och var de är lämpliga.

I den här artikeln kommer jag att diskutera olika projektledningstekniker, deras principer, fördelar och verktyg.

Nu går vi!

Vad är projektledning?

Projektledning är en process där specifik kunskap, verktyg, tekniker och färdigheter används för att hantera ett givet projekt och uppgifter och slutföra det inom den angivna tiden samtidigt som det levererar värde och kvalitet.

I denna process bildar du ett team med rätt kompetensuppsättningar för att uppnå projektmål inom de tillgängliga resurserna. De primära begränsningarna för projektledning är tid, omfattning och budget. De sekundära begränsningarna är att optimera de nödvändiga insatserna och tillämpa dem för att uppnå målet.

Syftet med projektledning är att slutföra ett projekt i tid, för att säkerställa att kundens alla mål uppfylls.

För att kunna hantera projekt effektivt kräver projektledare en uppsättning färdigheter förutom den tekniska kunskap som krävs för att slutföra uppgifter och bedöma andra. Dessa färdigheter inkluderar effektiv kommunikation, emotionell intelligens, anpassningsförmåga, tvärkulturell kompetens, tidshantering och konfliktlösning.

Olika projektledningstekniker

Agil projektledning

Agil projektledning är en iterativ, steg-för-steg-strategi för att planera och hantera processer för mjukvaruutveckling från början till slut. Den delar upp mjukvaruutvecklingsprojekt i små utvecklingscykler som kallas iterationer eller sprints.

Principer:

  • Tillfredsställa kunder med kontinuerlig och tidig leverans
  • Välkommen krav från kunder
  • Leverera värde och förväntade resultat i slutet
  • Bryt silos av projektet och förenkla uppgifterna
  • Styrka och motivera team
  • Effektiv kommunikation
  • Bibehåll konsekvens i arbetstakten
  • Förbättra smidigheten och ge flexibilitet till lagen
  • Anpassa ditt sätt att arbeta

Fördelar:

  • Ökat fokus på kundens specifika krav
  • Ger bättre kontroll över projekt
  • Minskat avfall genom att optimera resursförbrukningen
  • Snabbare projekthandläggningstider med kvalitet
  • Ökade chanser till projektframgång med allt strömlinjeformade och skräddarsydda insatser
  • Erbjuder möjligheten att upptäcka produktdefekter eller problem snabbare och tydligare
  • Förbättrad övergripande utvecklingsprocess för bättre resultat

Exempel:

  • Kunder delar med sig av sina problem med kameran, laddningen, användargränssnittet, etc., och utvecklingsteamen arbetar med dessa och släpper en ny uppdatering.
  • För att lansera en ny webbplats måste du samla in krav, skriva en webbbeskrivning, designa och utveckla webbplatsen, slutföra testning och justera ändringarna.

Verktyg:

#1. Atlassian

Få smidig projektledningsmetodik för ditt programvaruutvecklingsprogram med Jira programvara. Det stöder agila metoder, vare sig det är Kanban, scrum eller dina egna metoder.

Från agila styrelser till färdplaner, rapporter och integrationer, du kan planera, hantera och spåra din agila mjukvaruutveckling från en enda plats.

Du kommer att få sprintplaneringsverktyg, inklusive versionshantering, enkel eftersläpning, storypoints och en scrum-tavla. Du kan använda sprintbehörigheter, anpassade problemtyper, arbetsflöden och releasehubbar för att spåra och hantera sprintarna.

#2. Wrike

Möjliggör kontinuerlig leverans av dina fjädrar snabbare med Wrike. Det är en smidig projekthanteringsprogramvara som hjälper ditt team att samarbeta, kommunicera och leverera arbete snabbare, allt på ett ställe. Det hjälper till att förbättra arbetsflödet och kontinuerligt övervaka deadlines så att dina projekt alltid ligger på rätt spår.

Med Wrike, gör din projektleverans enkel och gör det möjligt för ditt team att enkelt dela information och prioritera uppgifter. Du kan effektivisera ditt projekt, använda alla resurser effektivt och avsluta utvecklingsprocessen inom deadline.

Scrum projektledning

Scrum-projektledning är en ledningsteknik som prioriterar inkrementell och iterativ produktleverans genom samarbetande beslutsfattande och ständig feedback.

Scrum fixar kostnader och tid för att kontrollera resurskrav med hjälp av samarbetsceremonier, frekventa återkopplingscykler, prioriterad produktbacklog och tidsrutor.

Principer:

  • Kontroll över processen som involverar inspektion, anpassning och transparens
  • Självorganisering
  • Värdebaserad prioritering
  • Samarbete
  • Tidsboxning
  • Interaktiv utveckling

Fördelar:

  • Tillåter utvecklingsteam att slutföra leveransen effektivt och snabbt
  • Säkerställer effektiv användning av pengar och tid
  • Dela upp stora projekt i mindre, lätthanterliga sprints
  • Gör det möjligt att testa utvecklingen under granskningssessionen
  • Samlar in feedback från intressenter och kunder
  • Under Scrum-möten syns individers insatser tydligare

Exempel:

  • Utveckla ny programvara: Team kan snabbt utveckla och distribuera nya funktioner i en mjukvarulösning.
  • Marknadsföring: Scrum hjälper till att lösa komplexa problem genom att lära sig genom tidigare data och låter ditt team planera därefter.

Verktyg:

#1. Smartsheet

Med Smartsheet kan du hantera program, processer och projekt som skalas. Den erbjuder en uppsättning arbetsflöden, vyer, instrumentpaneler och rapporter för att anpassas till dina krav. Du kan också fånga och spåra dina resurser, planer och scheman.

Du kan kombinera användarupplevelse med projektkonsistens och driva projektleverans, anpassning och resultat. Smartsheet låter dig hantera kreativt och marknadsföringsarbete, människor och innehåll och anpassa dig efter dina prioriteringar, syften och människor.

#2. Miro

Superladda ditt projekt genom sprintplanering, dagliga Scrums och mer med Miro. Det hjälper dig att omvandla dina fantastiska idéer till verklighet med sina Planners, Mallar och Kanban-tavlor. Du kommer att få ett enda nav för ditt projekt för att minska förberedelsetiden och skapa en bättre upplevelse för ditt agila team.

Miros privata läge låter dig förbättra dina agila arbetsflöden. Du kan visualisera beroenden och projekt på en enda plats och uppskatta den tid som behövs för varje uppgift. Dessutom kan du förbättra samarbetet med dess kraftfulla AI.

Lean projektledning

Lean projektledning är processen att hantera lean-koncept, såsom lean manufacturing, lean thinking och lean construction.

Det primära målet är att maximera värdet och minimera avfallet. Det hjälper till att organisera projekt för att möta marknadens krav och villkor genom att ändra organisatoriska och funktionella layouter.

Principer:

  • Identifiera värde: Den första principen är att identifiera produktvärdet. Din intressent, kund eller kund definierar värde. Det kan vara prispunkt, tidslinje eller kvalitet.
  • Karta värdeström: Det innebär att diagram över ditt ideala och aktuella arbetsflöde från början till slutet av ditt projekt. När du jämför dem kan du upptäcka avfall för att maximera effektiviteten.
  • Skapa flöde: När du har jämfört måste du omarbeta din projektplan genom att ta bort avfall. För detta kan du bryta ner varje steg i produktutvecklingsprocessen och konfigurera om dem efter behov.
  • Upprätta pull: Ett pull-system hjälper ditt företag att hålla arbetsflödet i rörelse effektivt. Det drar arbete från tidigare processer för att möta de exakta kraven från dina kunder.
  • Ständiga förbättringar: Att sträva efter perfektion genom ständiga förbättringar är Lean projektlednings femte princip. Enligt din kunds eller kundkrav måste du analysera produktvärdet och arbetsflödet för att minska avfallet.

Fördelar:

  • Förbättrad effektivitet och produktivitet
  • Minskade ledtider
  • Lägre lagrings- och lagerkostnader
  • Minskade totala kostnader
  • Högre produkt- eller tjänstkvalitet
  • Högre kundnöjdhet

Exempel:

  • Lean projektledning för tillverkning: Lean används speciellt inom tillverkningsindustrin för att eliminera avfall (Muda). Det innebär också avfall som skapas av överbelastning (Muri) och ojämnheter i arbetsbelastningar (Mura).

Vattenfall projektledning

Källa: Lucidchart

Vattenfallsprojektledning är en metodik som följer en struktur och ett sekventiellt tillvägagångssätt för att slutföra ett projekt. Det ger det enklaste sättet att hantera hela ditt projekt.

Denna teknik syftar till att beakta kundernas och intressenternas behov under planeringsfasen, ordna dem i sekventiella och linjära projektplaner och hålla sig till samma plan.

Principer:

  • Sekventiell struktur: Vattenfallsmodellen delar upp din verksamhet i olika faser. Du kan gå till nästa steg när du har slutfört den nuvarande. Detta innebär att du aldrig kommer att hitta något utrymme för att återbesöka en fas eller ändra dess kurs efter avslutad.
  • Minimalt kundengagemang: Det innebär minimal interaktion med kunder eftersom all verksamhet startar först efter att man känner till kundernas mål och krav.
  • Kraftfull dokumentation: Detta innebär detaljerad dokumentation av alla mål, utvecklingsprocessen och resultat. Du hittar allt i den här dokumentationen, från tidslinjen till vägen för att lösa problem.

Fördelar:

  • Presenterar en tydlig struktur med sin sekventiella modellering av olika faser
  • Överför information på ett smidigt sätt
  • Det gör det möjligt för dig att hantera och bestämma dina mål effektivt
  • Följer en linjär strategi för att undvika avvikelser från den ursprungliga

Exempel:

Denna typ av projektledning används ofta i produktions- eller byggprojekt, såsom vitvaror, bilar, elektronik, byggnader, kontor, etc.

Verktyg:

#1. Projektledare

Ställ enkelt in faser och uppgiftsberoenden med ProjectManagers projekthanteringsprogram för vattenfall. Den erbjuder dra-och-släpp-funktioner som hjälper dig att justera dina projektscheman.

Du kan enkelt skapa vattenfallsplaner, göra en tidslinje och sätta milstolpar. Den tillhandahåller framstegsrapporter, teamsamarbete, vattenfallsplanering, en projektinstrumentpanel, flera vyer och mer.

#2. Asana

Få en flexibel och lättanvänd vattenfallshanteringsplattform för att leverera kvalitetsprojekt tillsammans och snabbare. Asana låter dig hantera komplext arbete med dess listvy, tidslinje och anslagstavlor. Du kan koppla ihop dina affärsverktyg för att samarbeta, kommunicera och koordinera arbetet från ett ställe.

Kanban projektledning

Kanban projektledning används för att förbättra arbetsflöden och teamfokus och minska ineffektivitet och slöseri.

Detta är inte baserat på ceremonier, roller och spurter. Istället är den flexibel och anpassar sig enkelt till teamstrukturerna och befintliga roller genom att kategorisera uppgifter på en Kanban-tavla.

Principer:

  • Du kan visualisera ditt arbetsflöde på en Kanban-tavla för att representera arbete i ditt lager.
  • Du kan sätta en gräns för arbetsförlopp som kan göras på en gång i en kolumn.
  • Du kan fokusera på flödet för att hålla utkik efter avbrott och förbättra dig därefter.
  • Du kan övervaka Kanban-systemet och göra ständiga förbättringar av dina pågående projekt.

Fördelar:

  • Erbjuder flexibilitet
  • Kontinuerlig leverans
  • Förbättrad effektivitet och produktivitet
  • Mindre tidsslöseri

Exempel:

Kanban projektledningssystem används av hälsovård, IT och mjukvaruutveckling, tillverkning och marknadsföringsindustrier.

Verktyg:

#1. Klicka Upp

Hantera dina projekt och uppgifter med ClickUps flexibla vyer. Det erbjuder dra-och-släpp-uppgifter, filter, sortering och mer med ett anpassningsbart Kanban-system.

Få en fullständig översikt över ditt teamprojekt och se flera arbetsflöden i en enda vy. Du kan enkelt ordna dina kolumner för att hantera dina projekt som du vill efter status, prioriteringar, tilldelade med mera.

#2. nUppgift

Hantera dina arbetsflöden med realtidskommunikation och transparens för projekt, och överladda dem med Kanban Boards. nUppgift definierar anpassade statusar i sina tavlor för att återspegla stadiet för uppgiftens slutförande. Du kan dirigera dina e-postmeddelanden och eliminera skapandet av uppgifter manuellt på dess tavla.

Six Sigma projektledning

Källa: OpEx-lärande

Six Sigma är en projektledningsteknik som används för att ta reda på grundorsaken till komplexa problem. Den följer ett strukturerat tillvägagångssätt och använder en iterativ process för att förstå kvaliteten på pågående projekt, fastställa orsaken till ett problem och få lösningar.

Principer:

  • Fokuserar på kunder
  • Bedöm stegen i en process och hitta problemet
  • Eliminera extremvärden och defekter
  • Involverar intressenter
  • Flexibel med ett responsivt system

Fördelar:

  • Det gör att du förstår kundernas föränderliga mål och krav
  • Förbättrad kvalitet och leverans
  • Minskat avfall
  • Utveckling av kraftfulla processer och produkter
  • Förbättrade konkurrenspositioner på marknaden

Exempel:

Six Sigma Project Management Technique används i olika branscher, inklusive supply chain management-tjänster, flyg, finans, teknik, sjukvård, gästfrihet och mer.

Critical Path Method

Källa: Aprika Business Solutions

Critical Path Method är en steg-för-steg-algoritm som definierar kritiska och icke-kritiska processer eller uppgifter med målet att förhindra schemaläggningsproblem. Det är lämpligt för projekt som består av flera aktiviteter som interagerar på ett komplext sätt.

Principer:

  • Karakterisering av projekt
  • Kärnkomponenter som behövs för att slutföra projektet
  • Projektkrav

Fördelar:

  • Effektiv schemaläggning
  • Kostnadskontroll
  • Förbättrad projektledning
  • Fördelning av team för olika uppgifter underlättas

Exempel:

Critical Path Method hanterar olika projekt, inklusive mjukvaruutveckling, evenemangsplanering, tillverkning och konstruktion.

Verktyg:

#1. PMC-kalkylatorer

PMC-kalkylatorer erbjuda premiumverktyg för att rita aktivitetsdiagram på projektnoder och beräkna den kritiska vägen för maximalt 50 aktiviteter. Beräkna tidiga start- och måltider, slack och sena start- och måltider med den här metoden.

Använd PERT-metoden för att få standardvarians, avvikelse och uppskattad tid för varje aktivitet. Beräkna sannolikheten för att slutföra ett projekt enligt ett givet schema, utvärdera dess kraschkostnad och minska dess varaktighet.

#2. AtoZmath

AtoZmath erbjuder en kritisk vägmetod och PERT-kalkylator så att du kan lösa komplexa problem steg för steg. Det låter dig få omedelbara lösningar på dina produktproblem.

PRINS2

PROJECTS IN Controlled Environments (PRINCE2) är en projektledningsmetodik som används i olika länder och som fokuserar på kontroll och organisation genom hela projektet. Detta är ett processbaserat och linjärt ramverk med fokus på initiativ som är i rörelse.

Principer:

  • Det kräver att du har tydliga behov, roller och ansvar, realistiska fördelar och detaljerad kostnadshantering.
  • Fortsatt lärande
  • Projektstyrelserna fastställer gemensamma krav
  • Lag måste föra ett kvalitetsregister
  • Metoden kan tillgodose ett projekts specifika behov

Fördelar:

  • Erbjuder flexibilitet
  • Enkel metod för nybörjare
  • Det är lämpligt för alla typer av projekt

Exempel:

PRINCE2 kan användas inom offentlig sektor, olje- och gasindustrin, bygg, IT, bank, ingenjörsverksamhet, driftledning, marknadsföring med mera.

Verktyg:

#1. Asana

Implementera PRINCE2 metodik med Asana och förenkla din arbetsflödeshantering. Du kan välja från biblioteket för arbetsflödesmallar eller skapa anpassade arbetsflöden för att effektivisera processer.

Det hjälper dig att styra projektet, starta ett projekt, hantera etappgränser, kontrollera ett stadium, hantera produktleverans och avsluta ett projekt.

#2. PMBOK

Project Management Body of Knowledge (PMBOK) är en samling av bästa praxis, processer, riktlinjer och terminologier kring projektledning. Det kan utvecklas över tid och är en viktig resurs för din organisation.

Dessutom kan PMBOK hjälpa dig att standardisera praxis på olika avdelningar, förhindra projektmisslyckanden och skräddarsy processer för att möta specifika behov.

Intjänad värdehantering

Earned value management är en metod som objektivt mäter framsteg och prestation. Den kan kombinera mätningar av omfattning, kostnader och tid och kan ge korrekta prognoser av prestandaproblem, vilket gör att du kan hantera projekt effektivt.

Principer:

  • Kräver att du färdigställer omfattningen av arbetet i förväg, delar upp det i små bitar och tilldelar dem till teammedlemmar
  • Behöver någon för att kontrollera schema, kostnader och tekniska mål
  • Prestationsmätning måste inkludera arbetsomfattning, kostnad, mål, registrerade och faktiska kostnader och prestationer
  • Analysera planvariationer, förbereda en uppskattning och prognostisera effekter
  • Använda intjänade värdedata i förvaltningsprocesserna

Fördelar:

  • Erbjuder synlighet i realtid av intjänade värdedata
  • Möjliggör realistisk projektplanering
  • Noggrann tidsplan och budgetmätning
  • Eliminerar risker
  • Förbättrar motivation och ansvarstagande

Exempel:

IT, försvar, myndigheter, den kommersiella sektorn etc. använder denna teknik.

Verktyg:

#1. Projektledare

Planera projekt, hantera resurser och bygg arbetsflöden med ProjectManagers robusta funktioner. Du kan tillföra noggrannhet, insikter och smidighet i dina projektportföljer. Med sin mobilapplikation kan du uppdatera uppgifter från verkstadsgolvet eller arbetsplatsen direkt.

Projektledare kan enkelt samarbeta i projekt utan att kompromissa med kritisk information med hjälp av projektledningsprogramvarans anpassade roller, godkännandearbetsflöden, användarbehörigheter, teknisk säkerhet, projektbegränsningar, etc.

Slutsats

Som projektledare behöver du känna till olika projektledningstekniker och dess fördelar. Varje teknik jag har diskuterat ovan är för projektledning men med en annan princip.

Du kan också använda lämpliga projektledningsverktyg för att planera, organisera, genomföra och spåra pågående projekt genom olika funktioner och möjligheter.

Kolla sedan in Scrumbans metodik för projektledare.

var den här artikeln hjälpsam?

Tack för din feedback!