OKR vs KPI:er: Skillnader förklaras

OKR vs KPI är en pågående debatt. Människor förstår ofta inte tydligt deras skillnad och hur man använder dem effektivt för att mäta sina ansträngningar.

Som sagt, både OKR och KPI är effektiva sätt att övervaka och mäta prestanda och framgång för en individ, ett team, en organisation eller en aktivitet för att uppnå ett mål.

Oavsett vilket av de två tillvägagångssätten du använder, är det avgörande att mäta prestanda för att förbättra.

Men om du inte ställer upp dina mål eller ser över de uppsatta målen under den bestämda tiden, kan du missa ett tillfälle att förbättra dina strategier och förstå hur dina ansträngningar ger resultat.

Det är därför teamledare, produktchefer, affärsanalytiker och andra beslutsfattare måste ta reda på den bästa metoden för att mäta prestanda baserat på vad de vill uppnå.

I den här artikeln kommer jag att jämföra OKR vs. KPI för att frigöra deras skillnader, de bästa sätten att använda dem och hjälpa dig att bestämma vilket som är bättre för din organisation.

Låt oss börja!

Men först,

Varför är det viktigt att mäta prestanda?

Att lära av dina framgångar och misslyckanden är nyckeln till att göra förbättringar inte bara på individnivå utan även på organisationsnivå.

Du kanske hade gett några nyårslöften när året började. Klarade du dem? Hur långt har du kommit mot de målen?

På samma sätt tilldelas team också några mål att uppnå. Kan du spåra resultatet av dina ansträngningar? Nådde ditt lag målet?

Det korrekta svaret på dessa frågor kan besvaras genom att använda metoder som OKR och KPI. Genom att mäta prestanda med dessa metoder kan du uppnå:

Medarbetar- och organisationstillväxt
Inriktning av affärsmål
Övergripande organisatorisk prestation
Förbättrad organisationskultur

Låt oss äntligen ta reda på vad de är och hur de skiljer sig åt.

Vad är OKR?

Mål och nyckelresultat (OKR) hänvisar till ett ramverk för målsättning som organisationer, team och individer kan använda för att definiera sina mål och mäta resultat.

Andrew Grove, en ungersk-amerikansk affärsman, Intels VD och ingenjör, tillskrivs för att utveckla OKR, som introducerade detta ramverk för Intel medan han arbetade där. OKR blev mer känt när Googles medgrundare Larry Page antog det i plattformens uppdrag att organisera världsdata.

OKR har två huvuddelar – ett mål och nyckelresultat.

Mål: Det är ett konkret, betydelsefullt och klart definierat mål som ska inspirera den eller de individer som arbetar för att nå målet. Insatser kan också stödja målet med aktiviteter och planer.
Nyckelresultat: De måste vara mätbara som beslutsfattare och planerare kan använda för att mäta framgången för sina ansträngningar för att nå målet. Du kan tilldela resultaten valfritt numeriskt värde i procent eller betygsätta dem på en skala från 0-10 eller 0-100.

Typer av OKR

Aspirationella OKR: Dessa OKRs är inställda med vetskapen om att du inte kommer att uppnå alla av dem men några, och medan du håller på kommer du att göra det riktigt bra.
Engagerade OKR: Det här är målen du förväntas uppnå.
Strategiska OKR: De fokuserar på långsiktiga mål för ett företag och fastställs årligen av beslutsfattare.
Taktiska OKR: De är mål på lägre nivå som satts upp för team som arbetar med olika produkter.

Fördelar med OKR

Ambitiös och inspirerande: OKR gör människor ambitiösa genom att inspirera varje teammedlem att ge sitt bästa.
Agility: Att sätta ett definierat mål för en specifik tidslinje ger dig riktning och låter dig anpassa dig till förändringar snabbt. Det ger dig också möjligheten att prestera bättre, med deadline i åtanke, vara disciplinerad och omvärdera dina ansträngningar.
Lätt att förstå: Med OKRs enkla språk är de lätta att förstå för alla i teamet.
Ökar engagemanget: De flesta OKR definieras av team. Detta engagerar alla i målsättningsprocessen och gör det möjligt för dem att bättre förstå organisationens övergripande strategi.
Transparens: Alla i företaget, oavsett befattning, kan se OKRs, vilket erbjuder transparens i hela organisationen. Det gör dem också medvetna om vart företaget är på väg in.

Vad är KPI?

Key Performance Indicator (KPI) används av organisationer för att mäta prestanda och/eller framgång för ett program, projekt, produkt, aktivitet, anställd, organisation och andra initiativ under ett bestämt tidsintervall.

Den har fyra komponenter:

Mät: Det definierar saker som ska övervakas och mätas.
Mål: Det är det önskade värdet för måttet. Du kanske till exempel vill ha en intäktsökning på 10 % för din organisation. Det måste vara realistiskt och utmanande.
Datakälla: En datakälla är där du hämtar data som krävs för dina KPI:er. Exempel på datakällor är databaser, CRM-programvara, Google Analytics m.m.
Frekvens: Den representerar hur ofta du kommer att extrahera data från källan och se KPI:erna. Baserat på dina affärskrav och uppmätta mätvärden kan du ställa in frekvensen till årligen, kvartalsvis, månadsvis, veckovis eller dagligen.

Typer av KPI

Ledande KPI:er: Dessa KPI:er är tidiga indikatorer på framgång och hjälper till att avgöra om du går på rätt spår med ditt projekt för att uppnå önskade resultat. De fokuserar på projektresultatet – exempel på ledande nyckeltal: Användaranvändningsfrekvens, retentionsgrad, etc., för en webbaserad produkt.
Släpande KPI:er: Dessa KPI:er är slutliga indikatorer på ditt initiativs framgång, fokuserade på projektets resultat. Exempel: Försäljningsintäkter.

Fördelar med KPI:er

Mäter prestanda: KPI:er hjälper dig att mäta prestandan för dina individuella anställda, team och organisationen som helhet.
Förbättrar prestanda: Med tydlig information om prestation kan du sätta upp mål och motivera dina anställda och team att förbättra sina prestationer och uppnå sina mål.
Mer medarbetarengagemang: När målen är satta kan medarbetarna aktivt engagera sig i aktiviteter och prestera bättre.
Ökar moralen: Att definiera nyckeltal för anställda kan hjälpa till att öka deras moral, göra dem mer ansvariga för sina handlingar och förbättra deras prestationer.
Upptäck mönster över tid: Du kan mäta din prestation över en tidsperiod för att analysera om du har gjort framsteg och spåra mönster av förbättringar.
Töjer inlärningsluckor: Med tydlig information om prestation blir det lätt att arbeta med sina svagheter för att lära sig och förbättra.

Exempel på OKR

OKR är mer specifika för team och individer än KPI:er. Du kan tillämpa dem på hela din organisation eller bara en anställd eller utvalda projekt. De är flexibla att ställa in och är mer konkurrenskraftiga för att mäta varje individs framgång.

Några av exemplen på OKR kan vara:

#1. Försäljning OKR

Mål: Öka intäkterna med 15 %

Nyckelresultat 1: Öka 100 nya kvalitetspoäng

Nyckelresultat 2: Öka kundbehållningen till 85 %

Nyckelresultat 3: Skaffa 50 nya kunder

#2. Marknadsföring OKR

Mål: Öka webbplatstrafiken med 20 %

Nyckelresultat 1: Publicera 30 bloggar på en månad

Nyckelresultat 2: Lägg till 1000 fler prenumeranter

Nyckelresultat 3: Öka Instagram- och Twitter-följare med 10 %

#3. Supportteam

Mål: Öka kundnöjdheten till 9/10

Nyckelresultat 1: Förbättra den genomsnittliga svarstiden till 2 minuter under hela veckan

Nyckelresultat 2: Arbeta med 80 % av kundfeedbacken under den första månaden

Exempel på KPI

Här är några exempel på nyckeltal som hjälper dig att bättre förstå hur du kan använda dem effektivt i din verksamhet.

#1. KPI:er för försäljning och marknadsföring

Innehåll: Innehållskvalitet, tid som spenderas på artiklar, innehållsproduktion osv.
Sociala medier: Antal följare, engagemang, profilvisningar etc.
Leads: Antal nya leads, retention rates, cost per lead, etc.
Trafik: Organisk trafik på webbplatsen och betald trafik
Vinst: Konverteringar, utgifter, försäljningsintäkter, nettovinst m.m.

#2. KPI:er för IT

Produktkvalité

Skickade produkter

Programvarans svarstid

Kundavgångstakt

ROI

#3. KPI:er för anställda

Prestanda

Punktlighet

Närvaro

Kommunikation

OKR vs. KPI: Likheter

OKR:er och KPI:er bidrar båda till att öka produktiviteten för anställda och företaget som helhet.
De erbjuder tydliga mått på framsteg och prestanda och hjälper till att anpassa alla i ditt team till dina affärsmål.
Företag av alla storlekar använder både OKR:er och KPI:er för att hjälpa till att uppnå sina mål.
De måste vara kvantifierbara, tydliga och specifika.
”K” i båda termerna står för ”nyckel”, vilket innebär att du måste fokusera på några viktiga aspekter för att förbättra prestanda.
Både KPI:er och OKR:er är tillämpliga för hela företaget, team, enskilda anställda och projekt.

OKR vs. KPI: Skillnader

Låt oss nu jämföra OKR vs. KPI på olika punkter:

#1. Målsättning

KPI:er och OKR:er skiljer sig markant när det gäller målsättning. OKR är mer av en resa (process), medan KPI:er är destinationen (output).

OKR har mer ambitiösa, djärva och konkurrenskraftiga mål som kanske inte uppnås initialt på grund av de höga standarder som ställs.

Men OKRs mål är inte ouppnåeliga. Det är bara det att de kan kräva lite mer tid, anpassningar och tålamod för att arbeta för att uppnå dem. Dessutom kräver OKR att du specificerar de exakta resultat du siktar på att uppnå.

Å andra sidan har KPI:er uppnåbara och realistiska mått som ställs in baserat på ett befintligt projekt. De är mätbara och spårbara men kräver inte att du nödvändigtvis definierar de exakta resultat du önskar.

#2. Effektivitet

Eftersom OKR är mer inspirerande och ambitiösa, motiverar de team att prestera exceptionellt istället för att uppfylla minimimålet.

Du kan sätta höga krav på mål, och om du uppnår det mesta av dem kan det fortfarande anses vara framgångsrikt. Och om du uppnår allt till 100 % betyder det att ditt team förmodligen är för försiktigt och att du måste sätta högre, mer ambitiösa mål.

Å andra sidan, eftersom nyckeltal är mer realistiska och mätbara, måste de uppnås av team och individer som tilldelats för att utföra en specifik uppgift. Att missa dem är i allmänhet inte ett alternativ om du ska lyckas med din uppgift.

#3. Flödets riktning

OKR:er behöver i allmänhet flera kommunikationsskikt och fokuserar på att bygga upp mål utifrån värderingar och behov. Den kan följa uppifrån och ner, nerifrån och upp eller sida vid sida.

Med top-down-modellen siktar företaget på att dela sin strategi och vision med olika avdelningar och medarbetare.
Bottom-up-modellen tillåter team att dela sina idéer med ledare för att validera organisationsstrategin.
Med side-by-side-modellen strävar företaget efter att anpassa avdelningar över vanliga OKR:er samtidigt som samarbetet ökar.

Å andra sidan följer KPI:er endast en uppifrån-och-ned-strategi där måtten baseras på företagets strategi. De börjar på organisationens verkställande nivå och färdas ner i företagshierarkin nivå för nivå.

#4. Genomskinlighet

OKR:er delas med alla i en organisation för att göra det möjligt för anställda att anpassa sig till målen och arbeta för att uppnå dem. Denna metod för att mäta prestanda främjar transparens i hela organisationen.

Dessutom involverar OKR:er anställda och team i att skapa strategier och utföra. Därför är det nödvändigt att dela OKR med alla.

Däremot är KPI:er lite mer begränsade på grund av många anledningar. De kan vara mer specifika för avdelningen och mindre för andra personer i organisationen.

KPI:er är inställda för att utvärdera prestandan för en avdelning som försäljning, IT, etc. De mäter den aktuella prestandan för resultaten som produceras av OKRs.

#5. Prestandarecensioner

OKR får inte inkluderas under prestationsgenomgångar. Eftersom de är mer ambitiösa är det inte alltid möjligt att åstadkomma det mesta eller allt. De kunde ibland se orealistiska ut för människor eller lag men samtidigt motivera dem att göra sitt bästa och åtminstone gå nära målet.

Jämförelsevis inkluderas KPI:er oftast vid prestationssamtal för team och anställda när det är relevant. Eftersom de är realistiska och uppnåeliga visar de tydligt lags och individers ansträngningar för att uppnå målet.

Som ett resultat har dessa mätvärden makten att påverka viktiga organisatoriska aktiviteter som befordran, höjningar, behovet av utbildning, kompetensutveckling, etc.

#6. Tidsgräns

OKR är tidsboxade. De är mål satta för en specifik tidsperiod, till exempel månadsvis, kvartalsvis, halvårsvis eller årligen. Dessa mätvärden kanske inte varar för evigt, och ett företag kan sätta ett annat mål för en annan period.

En OKR:s nyckelresultat är generellt sett smala, med ett mål oavsett hur ambitiöst och stort målet är. De ställs också in, återställs eller ändras oftare jämfört med nyckeltal.

OKR:er kan dock fortsätta att vara i fokus efter den definierade perioden om målet är relaterat till ett företags strategi, vision eller produkter.

Å andra sidan är en KPI ett mätvärde i toppklass som används av ledande befattningshavare och ledare för att mäta verksamhetens allmänna hälsa. Dessa nyckeltal kan vara försäljningsintäkter, kunder, nettovinst, etc.

Det är mindre sannolikt att nyckeltal ändras ofta, även om de kan ändras på längre sikt. Dessutom kan de ibland användas som en OKR:s nyckelresultat.

Andra skillnader:

OKR används för att inspirera och utföra, medan KPI:er används för att övervaka och mäta resultaten.
Medan OKR:er är målorienterade med flera mätvärden som kallas nyckelresultat, är KPI:er mätvärden med ett specifikt mål.
OKR:er kan inkludera KPI:er som ett av måtten för nyckelresultat. Detta innebär att nyckeltal kan vara en delmängd av OKR.

OKRsKPIsIt står för mål och nyckelresultat.

Det är ett ramverk för målsättning som hjälper organisationer att uppnå sina mål med mätbara resultat.

Det står för Key Performance Indicators.

Den mäter prestanda för individer, team eller projekt genom att spåra framsteg och arbeta genom ett mätsystem.

Dess mål är djärva, ambitiösa och handlingsorienterade, inställda på att göra några betydande förbättringar. Mätvärdena är realistiska, uppnåeliga och resultatorienterade, inställda på att lyckas med en uppgift.
Den är tidsinställd, till exempel månadsvis, årligen, etc.

Dess mål kan ändras från tid till annan med framsteg.

Den beräknas i allmänhet löpande.

Dess mätvärden ändras mer sällan, men målen kan.

OKR är riktade och framtidsfokuserade.

Det kan följa en top-down-, bottom-up- eller sida-vid-sida-modell för riktningsflödet.

KPI:er är ett resultat av en pågående process.

Den följer endast uppifrån-och-ned-metoden.

OKR är mer transparenta för alla i teamet. KPI:er är mindre transparenta och kan vara mer restriktiva. Det får inte inkluderas under prestationsrecensioner. Det ingår i allmänhet under prestationsrecensioner.

OKR vs. KPI: Vilket är bättre?

Att välja mellan de två metoderna för prestationsmätning är helt beroende av din organisations mål och behov.

Men om du fortfarande är förvirrad över vad du ska välja bland dem, här är några exempel som hjälper dig att förstå vad du behöver mer.

Exempel 1: Om du vill ändra hela din strategi kan det vara bättre att använda OKR. Detta hjälper dig att sätta upp mål för att förändra din affärsstrategi och uppnå dina stora, ambitiösa mål. Dessutom har dessa mål mer djup för att göra det möjligt att sträcka dem ytterligare och hjälpa dig att vara mer kreativ när du planerar din strategi för att uppnå dem.

Exempel 2: Om du vill förbättra ditt tidigare projekt kan det vara bättre att använda KPI:er. Dessa mätvärden är enkla och specifika och fungerar som ett system för att övervaka och mäta dina nuvarande projekt och processer.

OKR vs. KPI: Kan de arbeta tillsammans?

Ja, OKR:er och KPI:er kan definitivt fungera tillsammans. Och om det görs är det mer effektivt.

Du kan använda OKR för att specificera ditt mätbara mål som ska uppnås för att göra förbättringar. Nu kan du göra dessa förbättringar med hjälp av nyckeltal som kommer med vissa mätvärden som ska uppnås.

Du kan se sambandet mellan OKR:er och KPI:er här.

För att uppnå bästa resultat kan du använda KPI:er som ett av nyckelresultaten för OKR:er eftersom KPI:er är specifika, uppnåbara och mätbara.

Som ett resultat kan du utvecklas konsekvent mot ditt mål samtidigt som du övervakar ditt företags resultat, från dina team och anställda till organisationen som helhet.

Exempel: Det finns fall då en KPI kan kräva en OKR för att lösa ett specifikt problem. Det kan hända när du släpar efter ett KPI-mått. För närvarande kommer du att kräva en OKR med specifika mål för att förbättra ditt projekt.

Du kanske också vill kombinera OKR och KPI om du vill göra ditt KPI-mål mer mätbart och specifikt, som att uppnå en viss ROI eller intäkt.

Bästa praxis när du använder OKR:er och KPI:er

OKRs

Sätt upp dina kortsiktiga mål, förmodligen månadsvis eller kvartalsvis. När du skapar målen, definiera viktiga för ditt företag som kan uppnås inom den angivna perioden.
Lista ner några specifika mål. Håll det enkelt; börja med OKR på företagsnivå och lägg gradvis till nivåer för dina team och individer.
Se till att dina anställda stöder de uppsatta OKR:erna. Om de inte följer kommer implementeringen av OKR inte att lyckas.
Förenkla metrisk övervakning och rapportering med hjälp av några automatiserade verktyg.
Skapa inte OKR utan klarhet i andra affärsaspekters aktiviteter.
Använd inte detta ramverk om du växer långsamt eller försöker behålla dina nuvarande erbjudanden; använd KPI:er istället. OKR är bättre för snabbväxande organisationer.

KPI:er

Se till att dina KPI-mått är uppnåeliga men utmanande.
Ställ in ett begränsat antal nyckeltal som är avgörande för att verkligen hjälpa dig ta reda på om du är på rätt väg.
Ställ in ett tydligt sammanhang för varje KPI genom att jämföra det med ditt mål.
Granska nyckeltal regelbundet och uppdatera vid behov. Du kan omvärdera prestationsstatistiken genom att diskutera dina strategier med ditt team.
Undvik att använda kalkylblad för att övervaka nyckeltal eftersom de kan öka komplexiteten samtidigt som processen hanteras.
Förenkla övervakning och spårning med ett automatiserat verktyg.

Slutsats 🧑‍💻

Att övervaka och mäta prestandan för dina anställda, team, projekt och organisationen som helhet är avgörande för att göra förbättringar. Det hjälper dig att nå dina långsiktiga och kortsiktiga mål och lyckas mer i din verksamhet.

OKR och KPI är båda effektiva strategier för att mäta prestanda och kan väljas av vilken organisation, team eller individ som helst. De kommer att introducera dig till dina svaga och starka sidor så att du kan fixa dina svagheter och förbättra dina styrkor mer.

Välj därför en bland OKR vs. KPI baserat på de mål eller mätvärden du vill mäta. Men om du kunde använda dem tillsammans i ditt företag skulle det vara mer effektivt att mäta den övergripande prestandan samtidigt som alla anpassar sig till dina affärsmål.

Du kan nu titta på några verktyg för att skapa KPI-instrumentpaneler.