Debatten om OKR kontra KPI fortsätter. Det är vanligt att folk missförstår skillnaden mellan dem och hur man bäst utnyttjar dem för att utvärdera sina insatser.
Både OKR och KPI är dock effektiva metoder för att följa upp och mäta resultat och framgång för en enskild person, ett team, en organisation eller en aktivitet som syftar till att nå ett specifikt mål.
Oavsett vilken av de två metoderna du använder, är det oumbärligt att mäta prestandan för att kunna förbättras.
Men om du inte sätter upp mål eller utvärderar dem regelbundet, kan du missa chansen att finslipa dina strategier och se hur dina ansträngningar verkligen påverkar resultaten.
Det är därför teamledare, produktchefer, affärsanalytiker och andra beslutsfattare måste identifiera den optimala metoden för att mäta prestationer, baserat på vad de vill åstadkomma.
I den här texten ska jag jämföra OKR och KPI för att belysa deras olikheter, de mest effektiva användningsområdena och hjälpa dig att bestämma vilken som är bäst för din verksamhet.
Låt oss sätta igång!
Men först,
Varför är det viktigt att utvärdera prestanda?
Att lära av både framgångar och misslyckanden är grundläggande för att göra förbättringar, inte bara på individuell nivå utan även inom organisationer.
Du kanske gjorde några nyårslöften i början av året. Har du uppnått dem? Hur långt har du kommit mot dessa mål?
På liknande sätt får team också mål att arbeta mot. Kan du följa upp resultatet av era ansträngningar? Har teamet lyckats nå sina mål?
För att besvara dessa frågor kan du använda metoder som OKR och KPI. Genom att mäta resultat med dessa metoder kan du uppnå:
- Tillväxt för både anställda och organisationen
- Synkronisering av affärsmål
- Förbättrade resultat för hela organisationen
- Stärkt organisationskultur
Låt oss nu gå in på vad de är och hur de skiljer sig åt.
Vad är OKR?
Mål och nyckelresultat (OKR) är en metod för målsättning som organisationer, team och enskilda personer kan använda för att definiera sina mål och utvärdera resultat.
Andrew Grove, en ungersk-amerikansk affärsman, tidigare VD för Intel och ingenjör, anses ha utvecklat OKR och introducerade metoden på Intel. OKR blev mer känt när Googles medgrundare Larry Page tog till sig det i plattformens strävan att organisera världens data.
OKR består av två huvudelement – ett mål och nyckelresultat.
- Mål: Ett tydligt, betydelsefullt och väldefinierat mål som ska inspirera individer eller grupper att arbeta mot målet. Målet kan också stödjas av aktiviteter och planer.
- Nyckelresultat: Dessa måste vara mätbara så att beslutsfattare och planerare kan utvärdera framgången med sina ansträngningar för att nå målet. Du kan tilldela resultaten ett valfritt numeriskt värde i procent eller ranka dem på en skala från 0 till 10 eller 0 till 100.
Typer av OKR
- Aspirations-OKR: Dessa OKR fastställs med vetskap om att man inte kommer att uppnå alla, men att man kommer att göra ett riktigt bra jobb när man arbetar mot dem.
- Engagerade OKR: De här målen förväntas man uppnå.
- Strategiska OKR: Dessa fokuserar på långsiktiga mål för ett företag och fastställs årligen av beslutsfattare.
- Taktiska OKR: Dessa är mål på lägre nivå som sätts upp för team som arbetar med specifika produkter.
Fördelar med OKR
- Ambitiöst och inspirerande: OKR får människor att vara ambitiösa och inspirerar varje teammedlem att göra sitt yttersta.
- Flexibilitet: Genom att sätta ett väldefinierat mål för en viss tidsperiod får du en riktning och kan snabbt anpassa dig till förändringar. Det ger dig också chansen att prestera bättre med tidsgränsen i åtanke, vara disciplinerad och omvärdera dina ansträngningar.
- Lätt att förstå: OKR:s enkla språk gör det lätt att förstå för alla i teamet.
- Ökat engagemang: De flesta OKR definieras av team. Detta engagerar alla i målprocessen och gör att de får en bättre förståelse för organisationens övergripande strategi.
- Transparens: Alla i företaget, oavsett befattning, kan se OKR, vilket skapar transparens i hela organisationen. Det gör dem också medvetna om vart företaget är på väg.
Vad är KPI?
Key Performance Indicator (KPI) används av organisationer för att mäta resultat och/eller framgång för ett program, projekt, produkt, aktivitet, anställd, organisation och andra initiativ under en specifik tidsperiod.
Den består av fyra delar:
- Mått: Definierar vad som ska följas och mätas.
- Mål: Det önskade värdet för måttet. Du kanske till exempel vill öka intäkterna med 10 % för din organisation. Målet måste vara realistiskt och utmanande.
- Datakälla: En datakälla är där du hämtar den data som behövs för dina KPI:er. Exempel på datakällor är databaser, CRM-programvara och Google Analytics.
- Frekvens: Representerar hur ofta du hämtar data från källan och ser över KPI:erna. Du kan ställa in frekvensen till årligen, kvartalsvis, månadsvis, veckovis eller dagligen baserat på dina affärsbehov och uppmätta värden.
Typer av KPI
- Ledande KPI:er: Dessa KPI är tidiga indikatorer på framgång och hjälper dig att avgöra om ditt projekt är på rätt väg för att uppnå de önskade resultaten. De fokuserar på projektresultatet – exempel på ledande KPI:er: Användarfrekvens, retentionsgrad etc. för en webbaserad produkt.
- Släpande KPI:er: Dessa KPI är slutgiltiga indikatorer på framgången för ditt initiativ, med fokus på projektets resultat. Exempel: Försäljningsintäkter.
Fördelar med KPI
- Mäter prestation: KPI hjälper dig att utvärdera prestationen för enskilda anställda, team och organisationen i sin helhet.
- Förbättrar prestationen: Med tydlig information om prestationen kan du sätta upp mål och motivera dina anställda och team att förbättra sina prestationer och uppnå sina mål.
- Ökar medarbetarnas engagemang: När målen är satta kan medarbetarna engagera sig aktivt i aktiviteter och prestera bättre.
- Ökar moralen: Att definiera nyckeltal för anställda kan bidra till att höja deras moral, göra dem mer ansvariga för sina handlingar och förbättra deras prestationer.
- Upptäcker mönster över tid: Du kan utvärdera dina resultat över en tidsperiod för att analysera om du har gjort framsteg och följa trender för förbättringar.
- Åtgärdar kunskapsluckor: Med tydlig information om prestation blir det lätt att arbeta med sina svagheter för att lära sig och förbättra.
Exempel på OKR
OKR är mer specifika för team och enskilda individer än KPI. Du kan använda dem för hela organisationen eller bara för en enskild anställd eller specifika projekt. De är flexibla att sätta upp och är mer konkurrenskraftiga för att utvärdera varje persons framgång.
Här är några exempel på OKR:
#1. Försäljnings-OKR
Mål: Öka intäkterna med 15 %
Nyckelresultat 1: Öka antalet nya kvalificerade leads med 100
Nyckelresultat 2: Öka kundlojaliteten till 85 %
Nyckelresultat 3: Skaffa 50 nya kunder
#2. Marknadsförings-OKR
Mål: Öka trafiken till webbplatsen med 20 %
Nyckelresultat 1: Publicera 30 blogginlägg på en månad
Nyckelresultat 2: Få 1 000 nya prenumeranter
Nyckelresultat 3: Öka antalet följare på Instagram och Twitter med 10 %
#3. Supportteam
Mål: Öka kundnöjdheten till 9 av 10
Nyckelresultat 1: Förbättra den genomsnittliga svarstiden till 2 minuter under hela veckan
Nyckelresultat 2: Åtgärda 80 % av kundfeedbacken under den första månaden
Exempel på KPI
Här är några exempel på nyckeltal som hjälper dig att förstå hur du kan använda dem effektivt i din verksamhet.
#1. KPI för försäljning och marknadsföring
- Innehåll: Kvaliteten på innehållet, tiden som spenderas på artiklar, produktion av innehåll osv.
- Sociala medier: Antal följare, engagemang, profilvisningar osv.
- Leads: Antal nya leads, retentionsgrad, kostnad per lead osv.
- Trafik: Organisk trafik på webbplatsen och betald trafik
- Vinst: Konverteringar, kostnader, försäljningsintäkter, nettovinst osv.
#2. KPI för IT
#3. KPI för anställda
OKR kontra KPI: Likheter
- Både OKR och KPI bidrar till ökad produktivitet hos anställda och i företaget som helhet.
- De ger tydliga mått på framsteg och resultat och hjälper alla i teamet att anpassa sig till affärsmålen.
- Företag i alla storlekar använder både OKR och KPI för att nå sina mål.
- De måste vara kvantifierbara, tydliga och specifika.
- ”K” i båda termerna står för ”nyckel”, vilket innebär att du måste fokusera på några viktiga aspekter för att förbättra resultaten.
- Både KPI och OKR kan tillämpas på hela företaget, team, enskilda anställda och projekt.
OKR kontra KPI: Skillnader
Låt oss nu jämföra OKR och KPI på olika punkter:
#1. Målsättning
KPI och OKR skiljer sig avsevärt när det gäller målsättning. OKR är mer som en resa (process), medan KPI är destinationen (resultatet).
OKR har mer ambitiösa, djärva och konkurrenskraftiga mål som kanske inte uppnås initialt på grund av de höga standarderna som sätts.
Men OKR:s mål är inte omöjliga att uppnå. Det är bara det att det kan krävas lite mer tid, justeringar och tålamod för att arbeta mot dem. OKR kräver dessutom att du specificerar exakt vilka resultat du strävar efter att uppnå.
KPI har å andra sidan uppnåeliga och realistiska mått som sätts baserat på ett befintligt projekt. De är mätbara och spårbara, men de kräver inte nödvändigtvis att du definierar exakt vilka resultat du vill ha.
#2. Effektivitet
Eftersom OKR är mer inspirerande och ambitiösa, motiverar de team att prestera exceptionellt istället för att bara uppfylla minimimålet.
Du kan ställa höga krav på mål, och om du uppnår det mesta av dem kan det fortfarande anses vara en framgång. Och om du uppnår 100 % betyder det att ditt team troligen är för försiktigt och att du behöver sätta upp högre, mer ambitiösa mål.
Eftersom KPI är mer realistiska och mätbara måste de å andra sidan uppnås av team och individer som har fått i uppdrag att utföra en viss uppgift. Att missa dem är i allmänhet inte ett alternativ om du ska lyckas med din uppgift.
#3. Flödesriktning
OKR kräver i allmänhet flera kommunikationsnivåer och fokuserar på att bygga upp mål baserat på värderingar och behov. Den kan följa en uppifrån och ned-, nerifrån och upp- eller sida vid sida-modell.
- Med uppifrån och ned-modellen siktar företaget på att dela sin strategi och vision med olika avdelningar och anställda.
- Nerifrån och upp-modellen gör det möjligt för team att dela med sig av sina idéer till ledare för att bekräfta organisationens strategi.
- Med sida vid sida-modellen strävar företaget efter att anpassa avdelningarna med gemensamma OKR och öka samarbetet.
KPI följer däremot bara en uppifrån och ned-strategi där måtten baseras på företagets strategi. De börjar på ledningsnivå och går sedan ner i företagets hierarki.
#4. Transparens
OKR delas med alla i en organisation för att medarbetarna ska kunna anpassa sig till målen och arbeta för att uppnå dem. Denna metod för att mäta resultat främjar transparens i hela organisationen.
OKR involverar dessutom anställda och team i att skapa strategier och genomföra dem. Därför är det nödvändigt att dela OKR med alla.
KPI är däremot lite mer begränsade av många anledningar. De kan vara mer specifika för en avdelning och mindre relevanta för andra personer i organisationen.
KPI är till för att utvärdera resultaten för en avdelning som försäljning, IT osv. De mäter det nuvarande resultatet av de resultat som produceras av OKR.
#5. Utvärdering av prestation
OKR bör inte ingå i utvärderingen av prestation. Eftersom de är mer ambitiösa är det inte alltid möjligt att uppnå det mesta eller allt. De kan ibland verka orealistiska för människor eller team, men samtidigt motivera dem att göra sitt bästa och åtminstone närma sig målet.
KPI å andra sidan inkluderas ofta i utvärderingen av prestation för team och anställda när det är relevant. Eftersom de är realistiska och uppnåeliga visar de tydligt teamets och individens insatser för att nå målet.
Som ett resultat har dessa mått potential att påverka viktiga organisationsaktiviteter som befordran, löneökningar, behov av utbildning, kompetensutveckling etc.
#6. Tidsgräns
OKR har tidsgränser. Det är mål som sätts upp för en viss tidsperiod, till exempel månadsvis, kvartalsvis, halvårsvis eller årligen. Dessa mått kanske inte varar för evigt, och ett företag kan sätta upp ett annat mål för en annan period.
En OKR:s nyckelresultat är i allmänhet begränsade, med ett mål oavsett hur ambitiöst och stort målet är. De fastställs, återställs eller ändras också oftare än nyckeltal.
OKR kan dock fortsätta att vara i fokus efter den definierade perioden om målet är kopplat till ett företags strategi, vision eller produkter.
KPI är å andra sidan ett nyckeltal som används av ledande befattningshavare och chefer för att utvärdera verksamhetens allmänna hälsa. Dessa nyckeltal kan vara försäljningsintäkter, kunder, nettovinst osv.
Det är mindre troligt att nyckeltal ändras ofta, även om de kan ändras på längre sikt. Dessutom kan de ibland användas som ett nyckelresultat för en OKR.
Andra skillnader:
- OKR används för att inspirera och utföra, medan KPI används för att övervaka och mäta resultaten.
- Medan OKR är målinriktade med flera mått som kallas nyckelresultat, är KPI ett mått med ett specifikt mål.
- OKR kan inkludera KPI som ett av måtten för nyckelresultat. Det innebär att nyckeltal kan vara en delmängd av OKR.
| OKR | KPI |
| Det står för Objectives and Key Results (mål och nyckelresultat). | Det står för Key Performance Indicators (nyckeltal). |
| Det är ett ramverk för målsättning som hjälper organisationer att nå sina mål med mätbara resultat. | Det mäter resultaten för individer, team eller projekt genom att följa framstegen och arbeta med ett mätsystem. |
| Målen är djärva, ambitiösa och handlingsinriktade, med syftet att göra stora förbättringar. | Måtten är realistiska, uppnåeliga och resultatinriktade, med målet att lyckas med en uppgift. |
| Det har en tidsgräns, till exempel månadsvis, årligen osv. | Det beräknas vanligtvis fortlöpande. |
| Målen kan ändras från tid till annan i takt med utvecklingen. | Måtten ändras mer sällan, men målen kan göra det. |
| OKR är riktade och framtidsinriktade. | KPI är resultatet av en pågående process. |
| Det kan följa en uppifrån och ned-, nerifrån och upp- eller sida vid sida-modell för flödesriktning. | Det följer endast en uppifrån och ned-metod. |
| OKR är mer transparenta för alla i teamet. KPI är mindre transparenta och kan vara mer restriktiva. | Det ska inte ingå i utvärderingar av prestation. Det ingår vanligtvis i utvärderingar av prestation. |
OKR kontra KPI: Vilket är bäst?
Valet mellan de två metoderna för att mäta resultat beror helt på din organisations mål och behov.
Men om du fortfarande är osäker på vad du ska välja finns det några exempel som hjälper dig att förstå vad du behöver mer.
Exempel 1: Om du vill ändra hela strategin kan det vara bättre att använda OKR. Det hjälper dig att sätta upp mål för att ändra din affärsstrategi och nå dina stora, ambitiösa mål. Dessutom har dessa mål mer djup för att kunna tänjas ytterligare och hjälpa dig att vara mer kreativ när du planerar din strategi för att nå dem.
Exempel 2: Om du vill förbättra ditt tidigare projekt kan det vara bättre att använda KPI. Dessa mått är enkla och specifika och fungerar som ett system för att övervaka och mäta dina nuvarande projekt och processer.
OKR kontra KPI: Kan de fungera tillsammans?
Ja, OKR och KPI kan definitivt fungera tillsammans. Och det blir mer effektivt om de gör det.
Du kan använda OKR för att specificera ditt mätbara mål som ska uppnås för att göra förbättringar. Sedan kan du göra dessa förbättringar med hjälp av KPI som kommer med vissa mätvärden som ska uppnås.
Här kan du se sambandet mellan OKR och KPI.
För bästa resultat kan du använda KPI som ett av nyckelresultaten för OKR eftersom KPI är specifika, uppnåeliga och mätbara.
Som ett resultat kan du utvecklas konsekvent mot ditt mål och samtidigt övervaka företagets resultat, från dina team och anställda till organisationen i sin helhet.
Exempel: Det finns situationer där en KPI kan kräva en OKR för att lösa ett specifikt problem. Det kan hända när du hamnar efter ett KPI-mått. Då behöver du en OKR med specifika mål för att förbättra ditt projekt.
Du kan också vilja kombinera OKR och KPI om du vill göra ditt KPI-mål mer mätbart och specifikt, som att uppnå en viss ROI eller intäkt.
Bästa praxis när du använder OKR och KPI
OKR
- Sätt upp dina kortsiktiga mål, troligen månadsvis eller kvartalsvis. När du skapar målen ska du definiera viktiga mål för ditt företag som kan uppnås inom den angivna perioden.
- Lista några specifika mål. Håll det enkelt; börja med OKR på företagsnivå och lägg gradvis till nivåer för dina team och enskilda individer.
- Se till att dina anställda stöder de uppsatta OKR:erna. Om de inte gör det kommer implementeringen av OKR inte att lyckas.
- Förenkla övervakningen av mått och rapporteringen med hjälp av automatiska verktyg.
- Skapa inte OKR utan att ha tydlighet i andra affärsaspekter.
- Använd inte det här ramverket om du växer långsamt eller försöker behålla dina nuvarande erbjudanden; använd KPI istället. OKR är bäst för snabbväxande organisationer.
KPI
- Se till att dina KPI-mått är uppnåeliga men utmanande.
- Sätt upp ett begränsat antal nyckeltal som är avgörande för att du ska kunna se om du är på rätt väg.
- Skapa ett tydligt sammanhang för varje KPI genom att jämföra det med ditt mål.
- Gå igenom nyckeltalen regelbundet och uppdatera dem vid behov. Du kan omvärdera resultatmåtten genom att diskutera dina strategier med ditt team.
- Undvik att använda kalkylblad för att övervaka nyckeltal eftersom de kan öka komplexiteten samtidigt som processen hanteras.
- Förenkla övervakning och spårning med ett automatiskt verktyg.
Slutsats 🧑💻
Att övervaka och mäta resultaten för dina anställda, team, projekt och organisationen som helhet är avgörande för att kunna göra förbättringar. Det hjälper dig att nå dina långsiktiga och kortsiktiga mål och lyckas bättre med din verksamhet.
OKR och KPI är båda effektiva strategier för att utvärdera resultat och kan väljas av alla organisationer, team eller enskilda personer. De ger dig insikter om dina svaga och starka sidor så att du kan åtgärda dina svagheter och förbättra dina styrkor ännu mer.
Välj därför en av OKR eller KPI baserat på vilka mål eller mått du vill mäta. Men om du kan använda dem tillsammans i ditt företag skulle det vara mer effektivt för att mäta den övergripande prestandan samtidigt som alla stämmer överens med dina affärsmål.
Du kan nu titta på några verktyg för att skapa KPI-instrumentpaneler.