Samarbete i molnet är en effektiv metod för att samla ditt team på en gemensam plats, vilket underlättar ett smidigt arbete med projekt, dokument, design och andra filer.
Allt fler företag tillåter idag sina anställda att arbeta på distans. Det öppnar inte bara upp möjligheten att rekrytera begåvningar från hela världen.
Det kan dock vara utmanande att samarbeta och hantera kommunikation och filer när man arbetar från olika geografiska platser.
Att flytta arbetet till molnet är en utmärkt lösning på detta problem. För många organisationer är det inte längre bara ett alternativ, utan en nödvändighet, särskilt om man har en spridd arbetsstyrka.
Molnsamarbete är kostnadseffektivt, skalbart och tillgängligt för teamen, vilket möjliggör interaktion, samarbete och hantering av arbetsuppgifter. Effekten av molnsamarbete förstärks ytterligare om man använder lämpliga verktyg.
I den här artikeln kommer jag att gå igenom molnsamarbete i detalj, undersöka hur det kan omforma företag och lyfta fram de bästa verktygen för molnsamarbete.
Låt oss sätta igång!
Vad är molnsamarbete?
Molnsamarbete är en arbetsmetod som gör det möjligt för anställda att samverka och enkelt komma åt filer som lagras i molnet, förutsatt att de har rätt behörighet.
Genom att använda verktyg för molnsamarbete kan företag ge sina anställda möjlighet att visa och redigera dokument oavsett plats och tidpunkt, och till och med arbeta samtidigt i samma dokument. När ändringar genomförs och synkroniseras kan alla teammedlemmar enkelt se dessa ändringar och ha tillgång till den senaste versionen av projektet.
Dessutom gör molnsamarbetsverktyg det möjligt att visualisera vem som granskar ett dokument. Man kan kommunicera med sina teammedlemmar medan man arbetar med ett projekt genom chatt- eller kommentarsfunktioner. Detta hjälper team att samarbeta och nå sina mål utan att vara fysiskt närvarande på arbetsplatsen. Därför är det fördelaktigt för både hybrid- och distansarbetare.
Molnsamarbete jämfört med traditionellt samarbete
| Molnsamarbete | Traditionellt samarbete |
| Med molnsamarbetslösningar kan du arbeta på distans från valfri plats och samarbeta effektivt med dina kollegor utan att vara fysiskt närvarande. | I traditionellt samarbete måste man fysiskt träffa sina kollegor för att diskutera ändringar i ett dokument eller en fil. |
| Det ökar produktiviteten och effektiviteten. | Det kan förbättra produktiviteten, men effektiviteten kan vara lägre. |
| Kontorskostnaderna vid molnsamarbete är lägre än vid traditionellt samarbete. | Traditionellt samarbete kräver högre investeringar i kontorskostnader såsom infrastruktur, el, vattenförsörjning, system, utrustning, regelbundet underhåll etc. |
| Administrations- och licenskostnaderna är mer flexibla. | Licenskostnaderna är mindre flexibla. |
| Det ger en utbyggbar arbetsyta för fler medarbetare. | Det kan ta emot ett begränsat antal medarbetare i arbetsytan. |
| Det centraliserar alla dokumentuppdateringar och redigeringar, samt håller reda på ändringarna. | Versionskontroll är ett problem i traditionellt samarbete, eftersom det kan vara svårt att spåra vem som gjorde ändringarna, vid vilken tidpunkt och i vilket utkast. |
Grundläggande delar i molnsamarbete
Ett system för molnsamarbete kan ha följande delar:
- Dokumentdelning och lagring: Molnsamarbete gör det möjligt att lagra och dela dokument via vilken enhet som helst genom funktioner för samarbetsredigering. Du kan ge åtkomst till dina teammedlemmar så att de kan göra ändringar och uppdatera dem oavsett plats och tidpunkt.
- Projekt- och uppgiftshantering: Med molnsamarbetslösningar kan du hantera projekt och uppgifter på ett enkelt och flexibelt sätt. Dessutom kan du övervaka framstegen genom att granska varje uppgift och följa målen för att slutföra projektet inom den fastställda tidsramen.
- Kommunikation och meddelanden: Kommunikationen underlättas med molnsamarbete. Det inkluderar videokonferenser, snabbmeddelandefunktioner, gruppchatt, telefonsystem och mer. Det finns ett brett utbud av praktiska funktioner för bättre samarbete genom effektiv kommunikation.
Fördelar med molnsamarbete
#1. Förbättrat teamsamarbete
När alla projektrelaterade dokument lagras på en central plats, blir det enklare att hitta, få tillgång till och redigera dem. Det finns inte längre något behov av att ständigt skicka e-post till dina kollegor om den senaste versionen av en fil.
Medan dina kollegor har tillgång till rätt filversion, blir diskussioner mellan medlemmarna smidigare, vilket säkerställer att alla i teamet är på samma sida och förbättrar teamsamarbetet. Det ger alla teammedlemmar lika möjligheter att aktivt engagera sig i projektet.
#2. Stöd för distansarbete
Molnsamarbete gör det möjligt för företag att anställa begåvningar från hela världen som kan arbeta på distans. Dessutom underlättar det samarbetet för distansteam oavsett plats och tidpunkt. Detta ökar flexibiliteten i deras arbete, samtidigt som det höjer produktivitet och effektivitet.
#3. Snabbare dataåtkomst
Många e-postservrar klarar inte av stora filer på 20–25 MB. För att dela dessa filer med dina kollegor måste du dela dem via externa hårddiskar och USB-enheter, vilket är en tidskrävande process.
Molnsamarbete gör att ditt team kan dela stora filer snabbt utan fördröjning. När du har laddat upp ett dokument online kan du dela länken med dina kollegor och låta dem få tillgång till det.
#4. Effektiviserat arbetsflöde
Molnsamarbete hjälper ditt team att arbeta mer effektivt och snabbare genom att effektivisera arbetsflödet. Det ger flexibilitet att planera arbetet och dela det mellan medarbetare med deras föredragna arbetstider i olika tidszoner. Genom att använda molnet har varje medlem tillgång till dokument och möjligheten att dela filer från vilken plats som helst.
#5. Uppdateringar i realtid
När en medlem i ditt team redigerar eller uppdaterar ett dokument i molnet, kommer ändringarna att visas i realtid i filen, så att andra kan få tillgång till och se dem. Molnsamarbetsverktyg erbjuder ett varningssystem som hjälper dig att få omedelbara notiser när ett dokument uppdateras.
Bästa metoder för molnsamarbete
- Det är viktigt att regelbundet granska ditt arbetsflöde, samarbeta med ditt team och göra nödvändiga ändringar.
- Eftersom säkerhet är en viktig fråga, kan du samarbeta med ditt säkerhetsteam online för att diskutera åtkomst- och behörighetsfrågor.
- Det rekommenderas att utveckla en utbildnings- och introduktionsstrategi för att säkerställa skalbarhet.
Låt oss titta närmare på några verktyg för molnsamarbete och hur de kan hjälpa ditt företag.
Samarbete kring möten
Doodle
Schemalägg möten på ett enklare och snabbare sätt med verktyget Doodle för mötessamarbete. Det hjälper dig att snabbare boka alla typer av kund- eller arbetsmöten med dina kollegor.
Oavsett om du arbetar inom rekrytering, försäljning, utbildning, ideell verksamhet eller som frilansare, gör Doodle det möjligt för dig att omforma ditt företag med några få klick, och förenklar dina gruppmöten genom att eliminera dubbelbokningar.
Calendly
Calendly låter dig schemalägga möten snabbare än någonsin med sin automatiseringsplattform, så att du slipper onödig tid som läggs på att dubbelkolla schemalagda möten i e-postmeddelanden.
Du kan generera mer intäkter, avsluta fler affärer, påskynda din försäljning, komma i kontakt med rätt personer och uppnå konkreta resultat. Dessutom kan du dela din tillgänglighet så att potentiella kunder och kandidater kan boka möten med dig.
Samarbete kring kunskap
Coda
Samla dina verktyg och team med Coda för ett mer organiserat arbete. Det kombinerar strukturen från kalkylblad, kraften i applikationer, flexibiliteten hos dokument och intelligensen hos AI.
Coda låter alla utforma applikationer med hjälp av automatisering, knappar och formler. Du kan eliminera tråkiga kalkylblad med tabeller, redigeringar och olika vyer. Dessutom kan du ge ditt team en central plats för att utforma strategier och planera uppgifter.
Coda gör det också möjligt för ditt team att snabbt engagera sig i dokument eller applikationer, samarbeta effektivt och fatta beslut snabbare.
Cofluence
Cofluence samlar rätt personer för att skapa strategiska samtal med fokus på att uppnå bra resultat. Det möjliggör samarbete och öppet deltagande för ditt team att skapa och utforma färdplaner och nya tillvägagångssätt.
Dessutom hjälper Cofluence dig att utforma interaktiva sessioner även under osäkra, komplexa, tvetydiga och föränderliga tider genom att beakta det omedelbara framtida sammanhanget och nuvarande omständigheter.
Notion
Upplev en uppkopplad arbetsyta där du kan arbeta snabbare och bättre med hjälp av AI-funktioner i Notion. Det erbjuder allt ditt arbete på en enda central plats. Du kan enkelt kommunicera med nästa generations enkla och kraftfulla dokument.
Dessutom kan du hantera vilket projekt som helst utan att använda något separat system. Notion AI ger dig tillgång till den obegränsade kraften att tänka större, arbeta snabbare och skriva bättre. Du kan visualisera, sortera och filtrera alla uppgifter eller objekt baserat på brådskande eller prioritet.
Fildelning
Google Drive
Google Drive låter dig lagra och dela dokument eller filer från din dator, surfplatta eller mobila enhet. Det låter dig också samarbeta säkert med dina filer och mappar. Filerna som du delar genomsöks proaktivt för att ta bort spam, skadlig programvara och ransomware.
Du kan enkelt skapa innehåll och samarbeta mer effektivt med dina kollegor genom att integrera Drive med dokument, bilder och kalkylblad. Googles kraftfulla sökfunktion är inbyggd i Drive för att erbjuda tillförlitlighet, snabbhet och samarbete.
Sync
Få ett säkert utrymme för alla dina viktiga arbeten med Sync och håll dig uppkopplad och säker i molnet. Det är en plattform för lagring och samarbete kring dina filer och dokument. Sync låter dig få tillgång till dina filer från vilken enhet som helst på distans och hantera behörigheter för att skydda ditt viktiga arbete.
Du kan enkelt ansluta till dina interna team, kunder, dokument, och externa partners med Sync. Det låter dig också ansluta till dina datorer, mobila enheter och filer så att alla är på samma sida och alltid uppdaterade med ändringar.
Microsoft 365 OneDrive
Spara dina filer och foton i Microsoft 365 OneDrive för att få tillgång till dem var som helst och på vilken enhet som helst. Även om du tappar bort din enhet, går inte dina foton och filer förlorade när de finns i OneDrive.
OneDrive erbjuder 1 TB molnlagring, återställning vid ransomware-attacker, dokumentdelning och mer. Med din mobila enhet kan du skanna och lagra visitkort, kvitton, anteckningar, dokument osv. Verktyget ger ett extra lager av skydd för dina viktiga foton och filer.
Dropbox
Få tillgång till en komplett verktygslåda med Dropbox för att skapa, hantera, dela och spåra filer mer effektivt. Det ger dig det lagringsutrymme du behöver med säkerhetsfunktioner som lösenordsskydd, visningshistorik, vattenmärkning och filåterställning.
Du kan dela spårbara länkar för att övervaka när någon kommer åt en given delad fil. Du kan också ta bort åtkomst för vem som helst utan att det påverkar andras behörigheter. Dropbox hjälper dig att samarbeta i ditt arbete och hantera din verksamhet med en mängd olika verktyg.
Samarbete kring idéer
Whimsical
Whimsical är en central plats för idéer och visuellt samarbete, där du kan kombinera whiteboard, diagram och mer. Det erbjuder fyra kraftfulla format för samarbete: flödesscheman, wireframes, tankekartor och dokument.
Du kan få tillgång till en mängd olika byggstenar och mallar för att förverkliga dina idéer. Eliminerar friktionen mellan designers, ingenjörer och projektledare för att bygga produkter snabbare.
Dessutom kan du kombinera diagram med detaljerad dokumentation så att alla är i fas med utvecklingsprocessen.
Miro
Bygg och designa snabbare med den visuella arbetsytan Miro för innovation. Det ger en plats för alla att skapa tillsammans, oavsett plats. Det hjälper dig att fånga datadrivna insikter, strukturera dem med tabeller och diagram, och dela dem på en central plats.
Du kan säkerställa ett kontinuerligt engagemang med företagets strategi och kundbehov genom att definiera initiativ och mål, visualisera beroenden och prioriteringar, samt hålla koll på planerna.
Lucidchart
Upplev en intelligent applikation för diagram – Lucidchart, som kan samla ditt team för samarbete och välgrundade beslut. Det hjälper till att klargöra komplexitet, samordna insikter och lyfta ditt företag till nya höjder.
Lucidcharts intelligenta diagram gör det möjligt för dig att visualisera komplexa idéer tydligt, snabbare och mer i samarbete. Du kan även visualisera teamets system, processer och organisationsstruktur. Dessutom kan du få alla på samma sida, förverkliga planer och dra nytta av nästa generations intelligens.
Dokumentsamarbete
Google Workspace
Google Workspace ger en innovativ och flexibel lösning för organisationer att nå sina mål. Det gör att du kan hålla dig uppdaterad med vad som händer, de senaste nyheterna med mera.
Du kan även upptäcka nya insikter om ditt framtida arbete. Med hjälp av Duet AI kan du samarbeta smidigare och öka din produktivitet, vilket säkerställer att alla medlemmar i en organisation har kontroll över sin information.
Microsoft 365
Öka din produktivitet med Microsoft Excel, Word, Teams, PowerPoint med mera. Microsoft 365 gör det möjligt för dig att skapa inlägg på sociala medier, design, inbjudningar och mer med en AI-driven applikation för grafisk design.
Oavsett om du vill studera på distans, hålla kontakt med familj och vänner eller samarbeta med organisationen, är Microsoft 365 allt du behöver. Dessutom kan du utbyta idéer med klasskamrater, familjemedlemmar eller lagkamrater via dina enheter med Microsoft-program.
Kommunikationssamarbete
Google Meet
Google Meet tillhandahåller en enda tjänst för högkvalitativa och säkra videomöten och samtal på vilken enhet som helst för alla.
Du kan få hela ditt team samlat i Meet, där ni kan samarbeta kring uppdrag, presentera affärsförslag, klargöra frågetecken eller bara ha vanliga samtal.
Zoom
Skapa meningsfulla samarbeten med dina kollegor eller studenter genom teamchatt, telefonsamtal, whiteboard, möten med mera med Zoom. Det ger dig möjlighet att samarbeta, koppla samman människor och samordna kommunikation i ett klassrum, styrelserum, operationssal osv.
Dialpad
Öka försäljningen, ge stöd till kunder och samarbeta med teamet med en allt-i-ett-lösning – Dialpad, en AI-driven applikation. Det tillhandahåller:
- Den mest avancerade plattformen för interaktion med kunder och team
- Utgående försäljning i kombination med livecoaching
- Världens smartaste telefonsystem för ditt företag
- Videomöten med inbyggd transkription
Slack
Nå ditt team direkt med Slack och börja samarbeta, chatta, skicka video och ljud, och göra mycket mer. Det tillhandahåller organiserade utrymmen för allt och alla som du behöver för att möjliggöra ett enkelt samarbete.
Projektsamarbete
monday.com
Skaffa en plattform som är byggd för samarbete i olika projekt för ditt team med monday.com. Det förbättrar teamets effektivitet, produktivitet och anpassningsförmåga genom att anpassa arbetsflödet till dina arbetsbehov.
Dessutom kan du fatta datadrivna beslut med hjälp av detaljerade instrumentpaneler och göra det möjligt för teamen att påverka.
Smartsheet
Smartsheet är en enda plats där du kan hantera projekt, processer och program i stor skala. Det hjälper dig att hålla koll på dina planer, scheman och resurser.
Du får tillgång till en mängd olika arbetsflöden, instrumentpaneler, rapporter och vyer för att passa dina behov, från projektinitiativ till slutförande.
Asana
Upplev en enkel och flexibel plattform för projektsamarbete för dina team, så att de kan leverera ett effektivt arbete. Asana tillhandahåller listvy, tidslinjer, tavlor med mera för att ge dig flexibilitet att hantera komplexa projekt.
Samarbete kring hemligheter och lösenord
Passwork
Använd Passwork för effektivt lagarbete och låt dina anställda få tillgång till sina lösenord snabbt i en säker miljö. Det ger även systemadministratörer möjlighet att övervaka alla åtgärder och behörigheter i ett försök att upprätthålla säkerhet och integritet.
Dessutom kan du bjuda in kollegor att hantera användarrättigheter och delade mappar, samt få rapporter om varje aktivitet.
Keeper
Keeper ger dig kontroll, insyn och säkerhetsfunktioner så att du kan stärka organisationens cybersäkerhetsposition. Du kan konfigurera och ta bort användare snabbt, skapa roller, tillämpa riktlinjer, övervaka datasäkerhet och underhålla aktivitetsrapporter och användarloggar.
Designsamarbete
Figma
Arbeta tillsammans och ge dina designers möjlighet att skapa arbetsflöden mer effektivt med Figma. Detta verktyg låter dig designa prototyper för snabba iterationer av tillstånd och flöden.
Utvecklare kan få klarhet i sina design med dess Dev Mode. Dessutom kan du hålla saker konsekventa och spara tid med återanvändbara tillgångar.
Adobe Creative Cloud
Adobe Creative Cloud låter dig och dina designers skapa varumärkesinnehåll och högkvalitativt material i stor skala. Det låter dig samarbeta bättre med dina team i ett uppkopplat arbetsflöde, vilket säkerställer varumärkeskonsistens.
Slutsats
Verktyg för molnsamarbete ger projektteam, studenter, designers, utvecklare och andra möjlighet att samarbeta effektivt var som helst och när