Tillbaka i Outlook 2010 introducerade Microsoft Conversation View, som fungerar ungefär som Gmails konversationstrådar. Den är aktiverad som standard i nyare versioner av Outlook, men inte om du uppgraderat från en äldre version där den var avstängd. Så om du inte visste att den fanns där kan det vara dags att ta en titt.
Innehållsförteckning
Vad är konversationsvyn?
Även om Microsoft pratade upp Conversation View mycket när de introducerade den, var de flesta utanför företagets IT-avdelningar och läsare av högkvalitativa tekniska webbplatser förmodligen inte medvetna om det. När allt kommer omkring, när var sista gången du letade efter och läste igenom artikeln ”nya funktioner” om en app du använder?
Detta är synd eftersom Conversation View är en praktisk funktion som många människor ville ha efter att ha sett konversationstrådar i Googles nya Gmail, som debuterade 2004/5. Sådan var efterfrågan som plötsligt alla var pratar om hur man använder kolumnen ”Konversation” för att gruppera e-postmeddelanden i Outlook 2003, även om detta bara hämtade e-postmeddelanden i samma mapp. Så några krånglade lösningar skapades med hjälp av dynamiska sökmappar, men allt det här var lite grovt jämfört med den AJAX-drivna enkelheten i Gmail.
Microsoft tog tag i fallet och la till en ordentlig konversationsvy – en som hämtar e-postmeddelanden från alla mappar – när de rullade ut Outlook 2010. Detta kan tyckas lite sent, eftersom deras tidigare version kom ut tre år tidigare (Outlook 2007), men man kan bara anta att det tog ett tag för produktcheferna på Microsoft att inse hur populär Gmails trådade konversationsvy var, då det var för sent att lägga till det till 2007. Oavsett, Outlook 2010 fick det, och det var en anständig insats som har fungerat bra i alla iterationer sedan dess.
Sedan Outlook 2013 har den varit påslagen som standard, men i många företag är den fortfarande avstängd som standard av IT-avdelningen. Dessutom, om du stängde av den i din gamla version av Outlook, förblir den avstängd när du uppgraderar till en ny version. En av våra nördar stängde av det för fem år sedan i Outlook 2013, och det är fortfarande avstängt nu när de är på Outlook 2019. Det är aktiverat som standard i Outlook-webbappen också, så det är mer välanvänt där, men för många människor, Outlook-klienten är deras huvudsakliga e-postapp.
Låt oss ta en titt på hur du aktiverar konversationsvyn igen och vilka anpassningsalternativ du har. Bättre sent än aldrig!
Så här slår du på och av konversationsvyn
Du kan slå på och stänga av konversationsvyn via en enkel växling, så om du provar den och inte gillar den är det lätt att stänga av den igen. Aktivera den genom att aktivera alternativet Visa > Visa som konversationer.
Outlook visar ett bekräftelsemeddelande som ger dig möjlighet att aktivera vyn i varje mapp (”Alla brevlådor”) eller bara den aktuella mappen (”Denna mapp”).
Testa att slå på ”Den här mappen”, vilket ger dig en chans att se om du gillar den innan du slår på den överallt. För att stänga av konversationsvyn helt, stäng av alternativet Visa > Visa som konversationer igen.
Vad gör konversationsvy?
Konversationsvyn arrangerar dina meddelanden i en tråd i kronologisk ordning, med det senaste meddelandet överst. Dessa är initialt dolda under det översta meddelandet, med en triangel till vänster för att ange att det finns en tråd nedanför.
Genom att klicka på triangeln utökas tråden och e-postmeddelandena visas.
Det allra översta meddelandet är konversationshuvudet, och det är inte ett meddelande. Istället innehåller den namnet på personen som startade konversationen och ämnet. Om du klickar på den ser du ingenting i läsrutan.
Om du klickar på något av meddelandena under rubriken visar Outlook dem i läsrutan som vanligt. Nya meddelanden läggs automatiskt till högst upp i konversationen under rubriken och visas i fet kursiv stil för att indikera att de inte har lästs ännu.
En konversation med ett nytt meddelande skickas automatiskt till toppen av mappen, så de senaste konversationerna är alltid överst.
Detta visar också en av de starkaste funktionerna i konversationsvyn, nämligen att den hämtar e-post från var som helst i Outlook och visar den på ett enda ställe, med namnet på mappen som innehåller e-postmeddelandet synligt. I den här konversationen finns det e-postmeddelanden i den aktuella mappen, Inkorgen och även mappen Skickade objekt. Om vi skulle tillämpa konversationsvyn på inkorgen skulle vi se exakt samma konversation.
Hur anpassar du konversationsvyn
Under alternativet Visa > Visa som konversationer finns alternativet Konversationsinställningar. Klicka på detta för att visa konversationsalternativen.
Alternativen är:
Visa meddelanden från andra mappar: Visar meddelanden i konversationen oavsett vilken mapp de befinner sig i. Om detta är avstängt ser du bara de konversationsmeddelanden som finns i den mapp du för närvarande tittar på.
Visa avsändare ovanför ämnet: Visar avsändarens namn överst i konversationen, snarare än ämnet, i kompakt läge (standardvyn för mappar i Outlook). Skärmbilderna nedan visar när inställningen är på respektive av.
Expandera alltid vald konversation: Visar den för närvarande valda konversationen i utökat läge hela tiden, även om du lämnar mappen och kommer tillbaka till den. Om du vill att en specifik konversation alltid ska visas i utökat läge i varje mapp som innehåller ett av e-postmeddelandena i konversationen, måste du aktivera det här alternativet i var och en av mapparna.
Använd klassisk indragen vy: Visar meddelandena i en lutande indrag, med ju äldre meddelande desto större indrag. Detta är en mappinställning som kommer att gälla för varje konversation i mappen.
Det finns ytterligare en anpassningsinställning som du kan hitta i Filer > Alternativ. Välj kategorin ”Mail” till vänster och scrolla sedan ned till avsnittet ”Övrigt” för att hitta inställningen ”Utöka inte konversationer automatiskt när du använder tangentbordet för att ändra meddelanden”.
Som standard är den här inställningen avstängd, så när du använder upp- och nedpilarna på tangentbordet för att navigera genom en mapp utökas konversationer automatiskt när du väljer dem. Om du aktiverar den här inställningen förblir konversationer sammandragna när de väljs med tangentbordet, och du kan använda VÄNSTER och HÖGER piltangenter för att manuellt expandera och dra ihop dem. Detta är särskilt användbart om du är den typen av person som föredrar att använda tangentbordet när det är möjligt.
Det är Conversation View, Microsofts försök att tråda konversationer. Vi tycker att det är ganska bra, med tillräckligt många anpassningar för att tilltala olika användare, men inte så mycket att det är svårt att använda. Och om det inte passar dig kan du stänga av det igen genom att stänga av alternativet Visa > Visa som konversationer igen.