Excel har funktionerna ”Sortera A till Ö” och ”Sortera Ö till A” som låter dig sortera värden alfabetiskt eller numeriskt, och en ”Anpassad sortering”-funktion som låter dig sortera med flera kriterier. Så här använder du dem.
Låt oss titta på ett exempel
I det här exemplet har vi valt nio kemiska grundämnen från det periodiska systemet, och vi kommer att sortera data baserat på cellinnehållet med hjälp av funktionen ”Sortera A till Ö” och funktionen ”Anpassad sortering”.
Rullgardinsmenyn ”Sortera och filtrera” finns längst till höger på fliken ”Hem”.
Här är våra exempeldata, hämtade från det periodiska systemet. Varje ”Element” har information som är unik för sig, såsom dess ”Symbol” och ”Atomnummer”. Men varje element tillhör också andra kategorier, såsom dess ”Fas vid STP” (dvs. om det är ett fast ämne, vätska eller gas i ett rum vid standardtemperatur och -tryck) och dess ”Elementkategori” i periodtabellen.
Låt oss börja enkelt och sortera data efter kolumnen ”Atomnummer”. Börja med att välja kolumnen (du kan inkludera rubrikraden om din data har en sådan).
Navigera nu till rullgardinsmenyn ”Sortera och filtrera” och välj antingen det första eller andra alternativet. I det här exemplet kommer vi att sortera från det lägsta till det högsta numeriska värdet med funktionen ”Sortera A till Ö”.
En ”Sorteringsvarning”-ruta visas om det finns andra kolumner med data som Excel tror att du kanske vill inkludera i din sortering. Låt oss först undersöka resultaten av alternativet ”Fortsätt med det aktuella valet”. Klicka på det alternativet och tryck på knappen ”Sortera”.
Du kan se att kolumnen ”Atomnummer” har sorterats från lägsta till högsta, men att motsvarande information i de andra kolumnerna inte har ändrats. Detta kan vara problematiskt om du vill sortera alla kolumner. Så, innan du går vidare, titta på några av raderna för att se om de är vettiga. I det här fallet är det uppenbart att de andra kolumnerna inte har sorterats eftersom väte, grundämnet med det lägsta ”Atomnumret”, visas ha ”Atomnumret” för bly.
Låt oss nu prova det andra alternativet för att se hur det fungerar. Välj alternativet ”Utöka urvalet” och klicka på knappen ”Sortera”.
Du kan se att data i kolumnen ”Atomnummer” har sorterats och data i de andra raderna följt den. (Du kan också bara markera alla data och Excel kommer inte att visa en ”Sorteringsvarning”-ruta.)
Låt oss nu se hur vi kan använda funktionen ”Anpassad sortering” för att sortera data efter flera olika kolumner samtidigt.
Markera all data, inkludera rubrikraden om din data har en sådan.
Navigera nu till rullgardinsmenyn ”Sortera och filtrera” och välj kommandot ”Anpassad sortering”.
Detta tar upp Sorteringsfönstret.
Vi kommer först sortera våra data genom att använda kolumnen ”Fas vid STP” så att alla gaser kommer att visas högre upp på listan än de fasta ämnena. Välj kolumnen ”Fas vid STP”.
Tryck nu på knappen ”Lägg till nivå”.
En ny nivå dyker upp. Observera att nivån säger ”Då förbi.” Detta betyder att det kommer att vara den andra kolumnen som används för att sortera data. Vi kommer att välja ”Elementkategori” som den andra nivån så att gaserna sorteras efter deras kategori och ädelgaserna kommer att synas högre på listan än de reaktiva gaserna. Välj kolumnen ”Elementkategori”.
Observera att det finns andra alternativ. Låt oss ta en titt på rullgardinsmenyn ”Sortera på”. Det finns en mängd olika alternativ, men vi kommer att använda alternativet ”Cellvärden”.
Lägg till ytterligare en nivå genom att trycka på knappen ”Lägg till nivå” igen.
Välj kolumnen ”Element”. Det betyder att ”Element”-värdena i varje ”Element Category” kommer att sorteras alfabetiskt så att ädelgasen Argon kommer före den andra ädelgasen, Neon.
Låt oss titta på rullgardinsmenyn ”Beställ”. Det finns några alternativ, men för det här exemplet kommer vi att välja standardsorteringsordningen ”A till Ö”.
Du kan lägga till så många nivåer som får plats i rutan ”Sortera”. När du är klar klickar du på ”OK”.
Uppgifterna har sorterats. Sorteringsordningen var först efter ”Phase at STP”, sedan ”Element Category” och sedan efter ”Element”. Du kan se att kolumnen ”Fas vid STP” är sorterad i alfabetisk ordning och inom varje typ av ”Fas vid STP” är ”Elementkategori”-värdena sorterade alfabetiskt. Och slutligen, ”Element”-värdena sorteras alfabetiskt inom varje ”Element Category”-typ.
Obs: Var noga med att välja alla kolumner du behöver när du förbereder att sortera dina data. Excel kommer inte att varna dig för att du kan förbise kolumner när du använder funktionen ”Anpassad sortering”.