Hur man skriver en professionell e-postsignatur: mallar och exempel

Spread the love

Du måste vara bekant med e-postsignaturerna i e-postsidfoten. Ta reda på hur du skapar en professionell e-postsignatur för dig själv.

Oavsett om du är en ny eller rutinerad proffs är e-postsignaturen avgörande för din kommunikationsstrategi. Se det inte bara som en sign-off vid e-postsidfoten – ta det som en möjlighet att visa din professionalism och ett enkelt sätt att göra ett bestående intryck.

Den här guiden visar dig hur du skriver en e-postsignatur som är catchy och informativ på samma gång. Vi kommer också att dela några resurser där du kan skapa e-postsignaturer eller få signaturmallar.

Vad är en e-postsignatur?

När du får e-postmeddelanden måste du ha sett ett block med text, bilder och länkar i slutet av vissa e-postmeddelanden. Detta kallas e-postsignaturen. Den innehåller vanligtvis namn och kontaktinformation för e-postavsändaren. Det kan också inkludera beteckning, webbadress, foto, ansvarsfriskrivning, etc.

Det främsta syftet med en e-postsignatur är att erbjuda mottagarna försäkran om att de kommunicerar med en riktig människa istället för några bots. Med hjälp av en professionellt designad e-postsignatur kan du fastställa identiteten på dig och ditt företag. Därför tjänar e-postsignaturer också syftet med ett digitalt visitkort.

Varför behöver du en bra e-postsignatur?

Om du fortfarande undrar över nödvändigheten bakom en bra e-postsignatur, här är några skäl.

Personliga anledningar

#1. Säkerställer ett positivt första intryck

Ett positivt första intryck är avgörande för varje professionell kommunikation eller nätverksmiljö. En välgjord e-postsignatur kan med rätta projicera din bild till mottagaren.

#2. Sparar värdefull tid

När du har ställt in en e-postsignatur för alla utgående e-postmeddelanden behöver du inte lägga till hälsningen och signaturen varje gång du skriver ett e-postmeddelande. Därmed sparar det värdefull tid.

#3. Främjar personligt varumärke

Du kan lägga till en logotyp och tagline till din e-postsignatur för att marknadsföra ditt personliga varumärke. Om du är en frilansare eller har startat ett litet företag nyligen, kommer att lägga till varumärkesinformation i din signatur att ditt varumärke blir bekant bland dina bekanta.

#4. Gör dig lätt att komma ihåg

Vill du att folk ska komma ihåg dig? Lägg till en minnesvärd och distinkt e-postsignatur till dina e-postmeddelanden. Med rätt typ av signatur i slutet av ditt e-postmeddelande kan du se till att mottagarna kommer ihåg dig.

  Varför ditt företag bör använda konfidentiell datoranvändning

#5. Visa din personlighet

Ibland kanske du inte har tillräckligt med utrymme för att skildra din personlighet i ditt e-postmeddelande. Du kan dock alltid använda e-postsignaturen för att visa din personlighet. Välj den stil, färg och typsnitt som resonerar med din personlighet.

Professionella skäl

#1. Visar din professionalism

När du interagerar med världen som en professionell, bör varje ord i ditt e-postmeddelande, tillsammans med e-postsignaturen, visa det. En sofistikerad e-postsignatur gör att mottagarna kan arbeta med dig.

#2. Skapar trovärdighet

En bra e-postsignatur spelar också en avgörande roll för att etablera din trovärdighet hos andra. Därför är en professionell e-postsignatur nödvändig när du kommunicerar med kunder, kollegor eller potentiella arbetsgivare.

#3. Tillåter andra att enkelt kontakta dig

E-postsignaturer innehåller dina kontaktuppgifter, såsom telefonnummer och e-postadress. Det gör att de enkelt kan kontakta dig om de vill.

#4. Får nya följare på sociala medier

Du kan också inkludera länkar till sociala mediekonton i din organisation, som Facebook, LinkedIn, Twitter och Instagram. Med detta kan du göra andra medvetna om din sociala närvaro och få nya följare till dina företagssidor.

#5. Främjar varumärkeskonsistens

En e-postsignatur hjälper också till att förstärka företagets varumärke och visuella identitet. Genom att se till att alla i ditt företag använder e-postsignaturer av samma stil kan du främja varumärkesidentitet.

Steg-för-steg-guide för att skapa en e-postsignatur

På Gmail

Gmail-användare kan lägga till en e-postsignatur i sina e-postmeddelanden med den här metoden:

  • Gå till din Gmail-inkorg.
  • Klicka på Inställningar (kugghjulsikonen) i det övre högra hörnet och välj Se alla inställningar.
  • På fliken Allmänt, scrolla ner tills du hittar alternativet Signatur.

  • Klicka på knappen Skapa ny.
  • Lägg till ett namn för signaturen innan du klickar på knappen Skapa.
  • Nu kommer markören att placeras i en ruta där du måste lägga till din e-postsignatur.
  • Här kan du välja teckensnittsstil, teckenstorlek, textfärg, fetstil, kursiv stil, understrykning, justering och punktpunkter.
  • Gmail-signaturen stöder även hyperlänkar och bilder.
  • Du kan också göra nödvändiga ändringar i signaturinställningarna.
  • Rulla ner mer för att klicka på knappen Spara ändringar.
  • Signaturen är klar att användas.

På Outlook

För att lägga till en signatur till din Outlook-e-post, så här behöver du göra:

  • Öppna Outlook Inkorg och klicka på Arkiv-menyn.
  • Välj Alternativ från vänster sida.
  • Välj fliken Mail i fönstret Outlook-alternativ.
  • På den högra panelen klickar du på Signaturer…

  • Fönstret Signatur och Stationär öppnas med fliken E-postsignatur.
  • Välj din Outlook-e-post från rullgardinsmenyn för ditt e-postkonto.
  • Klicka på knappen Ny. När du har lagt till ett namn för signaturen klickar du på OK.
  • Skriv och anpassa din signatur i rutan Redigera signatur.
  • Du kan välja teckensnittsstil, storlek, fetstil, kursiv stil, understrykning, justeringsstil, länkar, etc.
  • Det låter dig också importera information från ett visitkort.
  • Klicka på knappen Spara.
  • Välj vilken signatur som ska användas för nya e-postmeddelanden och svar/vidarebefordran.
  • Klicka på OK-knappen så är signaturen klar att användas.

På Yahoo Mail

Om du vill skapa en e-postsignatur i ditt Yahoo Mail-konto, här är vad du behöver göra:

  • Logga in på ditt Yahoo Mail-konto.
  • När du är i inkorgen klickar du på Inställningar i det övre högra hörnet och väljer Fler inställningar.
  • Välj Skriva e-post från den vänstra panelen.
  • Under sektionen Signatur klickar du på skjutreglaget bredvid det e-post-ID som du vill lägga till signaturen till.
  Hur man delar upp siffror i Google Sheets

  • När alternativet är aktiverat visas en ruta där du kan lägga till din e-postsignatur.
  • Du kan anpassa den med emoji, fetstil, kursiv stil, justering, indrag, punkter och genomstrykning,
  • Det låter dig också välja teckensnittsstil och storlek och låter dig lägga till hyperlänkar.
  • Avsluta inställningarna när du är klar. Nästa e-postmeddelande du skickar kommer att ha den signatur du just skapade.

Best Practices för e-postsignatur

✅ Tumregeln för en e-postsignatur är att hålla den kort och endast inkludera nödvändig information.

✅ När du skapar en professionell e-postsignatur, använd ett rent, läsligt, professionellt typsnitt som Arial eller Times New Roman. Att undvika stiliserade typsnitt för professionellt bruk rekommenderas, men du kan använda dem för strikt personliga e-postmeddelanden.

✅ Om du inte har separata e-postmeddelanden för personlig och professionell användning, är det bättre att använda flera e-postsignaturer. Således kan du använda lämpliga signaturer samtidigt som du interagerar med olika målgrupper.

✅ Gör det visuellt tilltalande med rätt typsnitt, format, avstånd och grafik.

✅ Även om du vill göra signaturen catchy bör du hålla dig till att använda en eller två färger. För många färger kan distrahera människor.

✅ E-postsignaturen ska innehålla ditt headshot-foto, företagslogotyp, webbadress och länk till sociala medieprofiler.

✅ Skapa en e-postsignatur som enkelt kan läsas från vilken enhet som helst, inklusive smartphones och surfplattor.

✅ Innan du använder en ny e-postsignatur i din e-post, testa den på olika enheter och e-postklienter för att säkerställa utseendet och funktionaliteten hos signaturelementen.

✅ Om alla dina företagsanställda ska använda e-postsignaturer bör de använda ett enda format som överensstämmer med varumärkets identitet.

✅ Använd alltid den senaste informationen i e-postsignaturen, såsom e-postadress, telefonnummer, URL, etc.

✅ Inkludera aldrig din personliga information, såsom din hemadress och personliga kontaktnummer, för att undvika säkerhetsrisker.

✅ Det kan finnas begränsningar för vilken information du kan lägga till i din e-postsignatur, vilket fördjupar din bransch och plats. Du bör ta reda på dem från ditt juridiska team för att säkerställa efterlevnad.

#1. HubSpot

HubSpot erbjuder en gratis e-signaturgenerator för att skapa en e-postsignatur för dig själv. Den har sex mallar att välja mellan som kan anpassas efter ditt yrke och varumärkesidentitet.

Här kan du lägga till ditt namn, beteckning, företagsnamn, kontaktinformation och mer. Du kan till och med inkludera länkar till dina sociala mediekonton, som LinkedIn, Facebook, Twitter och Instagram. Om det behövs kan du till och med lägga till ytterligare anpassade fält till din e-postsignatur.

För stilisering tillhandahåller HubSpot anpassningsalternativ för temafärg, textfärg, länkfärg, teckensnittstyp och teckenstorlek. Det finns också alternativ för att ladda upp din headshot och företagets logotyp tillsammans med att skapa en anpassad CTA.

  Vad är Green Tech och varför är det viktigt för framtiden?

#2. Nygammalstämpel

Newoldstamp är en plattform för att generera anpassade signaturer. Detta webbaserade verktyg är perfekt för dig och ditt team för att skapa e-postsignaturer som är skräddarsydda för dina varumärkeskrav.

På den här lösningen får du en helt märkt signaturgeneratorsida som innehåller anpassningsbara mallar. Du kan lägga till din egen design och använda de färger och typsnitt du väljer i e-postsignaturen.

Det finns också en centraliserad instrumentpanel som kan användas av företagen. Newoldstamp fick också ett analys- och bannerhanteringssystem som kommer att vara användbart för dig. Signaturerna kan integreras med Google Workspace, MS Exchange och Microsoft 365.

#3. WiseStamp

Om du letar efter en plattform för att skapa e-postsignaturer för individer eller organisationer kan du välja WiseStamp. Det kan designa professionella e-postsignaturer som kan förvandla din e-post till ett övertygande marknadsföringsverktyg.

E-postsignaturerna som genereras av denna lösning passar Gmail (individuell eller arbetsyta), Outlook (skrivbord och webb), Apple Mail och Yahoo. Denna lättanvända e-signaturdesigner låter dig välja rätt teckensnitt, färg, layout, form och andra element.

Det finns också alternativ för att lägga till omfattande funktioner, inklusive ansvarsfriskrivning, video, knapp, banner, etc. Om du skapar signaturer för ditt företag, använd den för att skapa en enhetlig företagsomfattande e-postsignatur.

#1. Microsoft 365 e-postsignaturmallbibliotek

De som letar efter en professionell Outlook-e-postsignatur bör välja Microsoft 365 Email Signature Gallery. Detta resursbibliotek innehåller 20 e-postsignaturmallar som enkelt kan anpassas med foton, webblänkar, företagslogotyper och sociala profiler.

Genom att använda dessa 100 % helt anpassningsbara mallar kan du lägga till en professionell touch till dina Outlook-e-postmeddelanden. Det låter dig bli kreativ med typsnitt, grafik, foton, videor, animationer och övergångar.

Mallarna är tillgängliga på MS Word, så att du enkelt kan redigera dem för anpassning. Efter att ha skapat e-postsignaturerna kan du snabbt dela och publicera dessa var som helst.

#2. Mailsignaturer

Om du behöver gratis e-signaturmallar som är vänliga för mörkt läge, är Mail Signatures rätt ställe. Den här webbplatsen låter dig ladda ner färdiga signaturmallar för företag och personligt bruk. Du behöver inte ens ha HTML-kunskaper för att skapa eller anpassa e-postsignaturer.

Denna inbyggda signaturgenerator låter dig också anpassa mallarna. Signaturer som genereras här kan användas på Outlook, Office 365, Apple Mail, Thunderbird, Gmail, Exchange Server och många fler. Det finns också alternativ för anpassad typsnittsstil och tre teckensnittsfärger.

E-postsignatur för Green Energy Company

Bildkredit: Mail Signatures

Det här exemplet är perfekt för alla som arbetar i ett miljövänligt företag. Banderollen ställer en retorisk fråga som indirekt ber mottagarna att spara papper genom att inte skriva ut mejlet. Den primära teckensnittsfärgen som används här är grön, som är symbolen för natur och skog.

E-postsignatur för bilföretaget

Bildkredit: Mail Signatures

I denna e-postsignatur markeras priset som bilföretaget har vunnit med en stor banner. Huvudbilden säkerställer att avsändarens information inte försvinner på grund av bannern. Den primära färgen på denna signatur är rödbrun, men den kan variera beroende på varumärkets färg på ditt företag.

Slutord

En e-postsignatur är ett utmärkt sätt att närma sig andra professionellt. Det gör det också möjligt för mottagarna att enkelt kommunicera och få kontakt med dig. Nu när du vet hur du skapar en professionell e-postsignatur kan du lägga till den i din favorite-postklient genom att följa stegen som nämns här.

Du kanske också vill veta mer om eSignature-lösningar och eSignature API:er.