Fakturering med PayPal: En komplett guide
PayPal erbjuder en smidig och effektiv metod för att generera fakturor och ta emot betalningar. Denna artikel är designad för att hjälpa dig, oavsett om du är frilansare, företagare eller bara nyfiken på att skapa professionella fakturor snabbt och enkelt.
Här kommer du att lära dig hur du använder PayPals faktureringsverktyg genom 7 enkla steg. Du får insikt i hur du skapar professionella fakturor och underlättar betalningsprocessen för dina kunder.
PayPal möjliggör för företag, frilansare och privatpersoner att skicka fakturor till sina kunder, samtidigt som det tillhandahåller en betalningsportal som gör det enkelt för kunder att genomföra betalningar utan krångel.
Varför är PayPal ett bra alternativ för frilansare och småföretag?
- PayPals faktureringsverktyg gör det enkelt att skapa och skicka professionellt utformade fakturor till dina kunder.
- Med PayPal kan du ta emot betalningar i lokal valuta utan kostsamma valutaväxlingar.
- Tjänsten är tillgänglig i över 200 länder och regioner och stöder 25 olika valutor, vilket gör den idealisk för internationella transaktioner.
- PayPals betalningsspårningsfunktion hjälper dig att hålla koll på dina fakturor.
- PayPal prioriterar säkerheten i alla transaktioner, vilket är en viktig faktor för frilansare och företag.
- Kunder har olika preferenser när det gäller betalningsmetoder, och PayPal stödjer både kreditkort och banköverföringar.
- PayPal tillåter dig att skapa personliga betallänkar för att underlätta smidiga transaktioner.
- PayPal-fakturor är praktiska för att hantera betalningar från internationella kunder.
- PayPal loggar alla transaktioner, vilket förenklar bokföringen.
- Du kan skicka fakturor, spåra betalningar och hantera din ekonomi direkt från din mobiltelefon.
- PayPals automatiska betalningspåminnelser säkerställer att du inte missar några betalningar.
Låt oss nu utforska hur du skapar ett PayPal-konto och skickar din första faktura.
Hur du skapar ett PayPal-konto
Steg 1: Gå till PayPals webbplats.
Steg 2: Klicka på ”Registrera dig”.
Steg 3: Välj om du vill ha ett ”Individuellt” eller ”Företags”-konto.
Steg 4: Fyll i nödvändig information såsom e-postadress, mobilnummer, lösenord, adress och namn.
Steg 5: Läs och godkänn användarvillkoren och sekretesspolicyn.
Steg 6: Klicka på ”Skapa konto” eller ”Nästa”. PayPal skickar en bekräftelsekod till din e-post och telefon. Ange koden för att verifiera din e-post.
Steg 7: Koppla ett kredit-/betalkort eller bankkonto till ditt PayPal-konto.
Steg 8: Ange säkerhetsfrågor.
Obs: PayPal kan begära ytterligare information baserat på din geografiska plats och aktivitet.
Om du har ett personligt konto och vill uppgradera till ett företagskonto, följ dessa steg:
Hur du byter från ett personligt till ett företagskonto
Steg 1: Logga in på ditt personliga PayPal-konto.
Steg 2: Klicka på inställningsikonen (⚙️) i övre högra hörnet.
Steg 3: I kontoinställningarna, leta efter ”Uppgradera till ett företagskonto”. Klicka på det alternativet. Du kan även scrolla ner och klicka på “Uppgradera till ett företagskonto”.
Steg 4: Ange information om ditt företag, såsom företagsnamn, företagsadress, företags e-post, juridiskt namn och eventuellt webbplats.
Steg 5: Fyll i ytterligare information som efterfrågas av PayPal. Detta kan inkludera ditt personnummer eller arbetsgivarnummer (EIN).
Steg 6: Bekräfta och skicka in all information.
Obs: PayPal kan be dig verifiera ditt företagskonto genom att bekräfta din e-postadress eller koppla ett bankkonto.
Nu kan du skicka fakturor, ta emot betalningar under ditt företagsnamn och dra nytta av fördelarna med ett PayPal-företagskonto.
Låt oss nu lära oss hur du skapar din första faktura.
Hur man skapar en faktura i PayPal
Innan vi går vidare behöver vi veta vilken information som ska finnas på fakturan.
Din faktura bör innehålla följande:
- Ditt namn, kontaktuppgifter och företagsinformation.
- Betalningsvillkor (förfallodatum, betalningsmetoder, avgifter och totalpris).
- Det totala beloppet som ska betalas, inklusive valuta.
- Kundens namn och kontaktinformation.
- En detaljerad lista över tjänster, med kvantitet och pris.
- Fakturanummer och datum.
- Beskrivning av de tjänster eller arbeten som utförts.
- Eventuella avgifter för sen betalning.
- Betalningsinstruktioner.
Du kan lägga till annan information om det behövs.
Låt oss skapa din första faktura:
Steg 1: Logga in på ditt PayPal-företagskonto.
Steg 2: Klicka på ”Fakturering” i din instrumentpanel.
Steg 3: Klicka på ”Skapa faktura”.
Steg 4: Fyll i nödvändig information.
- Kundinformation: Ange kundens e-postadress i fältet ”Fakturera till”. Du kan även lägga till kundens namn. Det är möjligt att skapa fakturor till flera kunder.
- Fakturainformation:
- Fakturanummer: PayPal genererar detta automatiskt men du kan ändra det.
- Fakturadatum: Datum då fakturan skapas.
- Förfallodatum: Datum då du vill att betalningen ska vara gjord.
- Referens: Lägg till ett referensnummer eller notering om det behövs.
- Artiklar: Lägg till artikelnamn, kvantitet, pris, moms och beskrivning för din tjänst.
- Meddelande: Skriv ett personligt meddelande till kunden.
- Villkor: Om du har specifika villkor, skriv in dem på fakturan.
- Bilaga: Du kan bifoga filer (JPG, GIF, PNG och PDF upp till 5 filer och 4MB per fil).
- Anteckning till dig själv och referensnummer.
Steg 5: Lägg till ”Artikel” eller ”Tjänst” enligt följande:
- Klicka på ”Lägg till” för varje artikel och ange beskrivning, kvantitet, enhetspris och moms (om tillämpligt).
- Klicka på ”Spara” efter att du lagt till varje artikel.
Steg 6: Anpassa fakturainställningarna genom att klicka på ”Fler alternativ” längst ner på fakturan. Här kan du välja valuta (PayPal stöder 25 valutor), ställa in skattealternativ och konfigurera andra fakturainställningar.
När du har fyllt i all information, klicka på ”Förhandsgranska” för att granska fakturan.
Kontrollera fakturan noggrant och gör eventuella justeringar.
Steg 7: Klicka på ”Skicka” för att skicka fakturan till din kund via e-post.
PayPal Fakturaexempel
Det finns olika typer av fakturor som du kan behöva skicka beroende på ditt arbete. Låt oss titta på några vanliga scenarier för PayPal-fakturor.
#1. Frilansfakturering baserad på leveranser
I detta faktureringssätt är betalningen kopplad till slutförandet och leveransen av specifika artiklar eller projekt som beskrivs i frilanskontraktet. Frilansaren debiterar kunden för utförda uppgifter.
Om du är en frilansande skribent som vill ta betalt per ord, här är några saker att tänka på:
- Bestäm ditt pris per ord (t.ex. 0,1 USD per ord).
- Klargör projektets detaljer och antal ord med kunden.
- Inkludera din kontaktinformation, kundens uppgifter, betalningsvillkor och fakturanummer i fakturan.
- Lista varje artikel som en separat rad i fakturan. Ange antal ord, pris per ord och total kostnad för artikeln.
- PayPal beräknar totalsumman.
- Skriv ett meddelande till kunden.
- Granska och skicka.
Obs! Du måste ange kundens e-postadress.
Glöm inte att följa upp. Använd PayPals automatiska påminnelsefunktion.
När du fått betalt, bokför transaktionen och markera fakturan som betald.
#2. Frilansfakturering baserad på timmar
Många frilansare tar betalt per timme. De multiplicerar sitt timpris med antalet arbetade timmar.
Om du är en sådan frilansare, här är några steg du kan följa:
- Bestäm ditt timpris (t.ex. 25 USD per timme).
- Använd ett verktyg för tidsspårning för att noggrant registrera dina arbetade timmar.
- Använd PayPals faktureringsverktyg. Ange ditt företagsnamn, kontaktinformation, kundens uppgifter, betalningsvillkor och fakturanummer.
- Lista arbetade timmar för varje uppgift. Ange datum, beskrivning, timmar och timpris.
- PayPal räknar ut den totala summan.
Genom att följa dessa steg kan du effektivt skapa och hantera fakturor baserade på timmar, och säkerställa tydlighet och korrekta betalningar.
#3. Säljare som säljer varor
Om du är en företagare eller säljare som säljer varor och vill skapa fakturor för flera kunder, har PayPal en lösning för dig. Du kan skapa individuella fakturor, beräkna olika moms, rabatter och totalsumma.
Följ dessa steg:
- Inkludera ditt företagsnamn, adress och kontaktuppgifter högst upp på fakturan.
- Lägg till kundens namn, adress och kontaktuppgifter. Du kan lägga till flera kunder.
- Lägg till fakturadatum. Tilldela ett unikt fakturanummer.
- Lista varje såld vara eller produkt, inklusive beskrivning, kvantitet, enhetspris och totalpris.
- Inkludera försäljningsskatt, moms eller andra tillämpliga skatter.
- Om du erbjuder rabatter, dra av dem från delsumman.
- Om du tar ut avgifter för frakt eller hantering, inkludera dem också.
- Beräkna det totala beloppet.
- Ange betalningsvillkor, förfallodatum och betalningsmetoder.
- Du kan lägga till ett personligt meddelande till kunden.
- Glöm inte att ange din återbetalningspolicy.
En välstrukturerad faktura upprätthåller professionalitet och möjliggör snabba betalningar.
PayPal-fakturor kan användas i många branscher och områden, som abonnemangstjänster, konsulttjänster, e-handel och mycket mer.
Bästa praxis för att skapa PayPal-fakturor
För en smidig faktureringsprocess, tänk på följande:
1. Korrekt kontaktinformation: Dubbelkolla mottagarens e-postadress.
2. Tydlig fakturainformation:
- Beskriv tjänsten eller varan tydligt.
- Ange kvantitet, pris och rabatter.
- Specificera alla avgifter.
3. Fakturanummer: Använd unikt fakturanummer för varje transaktion.
4. Betalningsvillkor:
- Ange tydligt förfallodatum.
- Ange avgifter för sena betalningar.
5. Professionellt utseende:
- Använd en PayPal-mall med din logotyp och kontaktinformation.
- Se till att fakturan är lättläst.
6. Valuta och betalningsmetoder:
- Ange vilken valuta du vill ta emot betalning i.
- Ange accepterade betalningsmetoder.
7. Skatter och avgifter:
- Inkludera alla tillämpliga skatter och avgifter.
- Ange om skatter ingår i priset eller läggs till separat.
8. Villkor:
- Beskriv din återbetalningspolicy.
- Inkludera ytterligare villkor som är relaterade till transaktionen.
9. Betallänkar:
- Använd PayPal faktureringsfunktion.
- Gör det enkelt för kunder att betala direkt via PayPal.
10. Skicka och följ upp: Skicka fakturan direkt efter leverans av tjänsten eller produkten. Följ upp för att säkerställa att betalningen inte försenas.
11. Registerföring: Spara alla fakturor och inbetalningar. Använd ett faktureringsprogram eller kalkylblad för att hålla koll på dina finanser.
12. Avstämning av betalningar: Jämför regelbundet dina inbetalningar med fakturorna.
13. Säker kommunikation: Använd säker e-post för att skydda känslig finansiell information.
14. Personliga meddelanden: Tacka kunden för deras affär.
15. Backup-dokumentation: Bifoga kontrakt eller kvitton som är relaterade till fakturan.
16. Tillgänglighet och tydlighet: Gör din faktura tillgänglig för personer med funktionshinder genom att följa riktlinjer för tillgänglighet.
Vanliga frågor
Är det gratis att skapa en PayPal-faktura?
Ja, PayPal-fakturor är gratis att skapa. Men avgifter tillkommer när du får betalt av din kund.
Varför använda ett faktureringsprogram istället för att skapa en faktura manuellt?
Det sparar tid, minskar mänskliga misstag och ökar professionalismen. Det erbjuder också automatiska påminnelser och spårning.
Slutord
Fakturor är en viktig del av företag och ekonomi. PayPal är en användbar plattform för att detaljerat skapa fakturor med sin faktureringsfunktion. Genom att följa stegen ovan kan du skapa dina egna fakturor och förbättra din betalningseffektivitet.
Det finns många andra plattformar som erbjuder fakturamallar och verktyg. Om du vill utforska dem, så finns det en artikel om de bästa fakturageneratorerna.