Med tanke på att Microsoft PowerPoint-presentationer i allmänhet åtföljs av massor av bilder, gifs, inbäddade videor, diagram, grafer och annat innehåll, är det ingen överraskning att du får några ganska stora filer. Här är några steg du kan vidta för att minska en presentations filstorlek.
Stora filer kan vara irriterande. De tar upp massor av värdefullt diskutrymme, saktar ner uppspelningsprestandan och kan få e-postmeddelanden att studsa tillbaka på grund av att filstorleksgränsen överskrids. Du kan förhindra alla dessa saker genom att minska filstorleken på din presentation.
Vi har nämnt det tidigare, men det första du skulle tänka på när du överväger att minska filstorleken är bilder – och det av goda skäl. Bildfiler kan vara ganska stora. Det finns steg du kan vidta för att minska storleken, till exempel att komprimera bilderna i presentationen. Om du misstänker att anledningen till att din PowerPoint-fil är så stor beror på bilder, var noga med att läsa artikeln vi har skrivit om hur du minskar storleken på Office-dokument som innehåller bilder.
Vi har några ytterligare tips att lägga till om du följde dessa steg men fortfarande behöver minska din presentations filstorlek.
Innehållsförteckning
Konvertera din presentation till PPTX-format
Microsoft släppte PPTX-formatet i Office 2007. Ändå är det inte ovanligt att se PPT-filer flyta runt. Så vad är skillnaden mellan en PPT- och PPTX-fil? PPTX-versionen komprimerar allt innehåll i presentationen. Om du har en PPT-fil och konverterar den till en PPTX-fil kommer du att märka en minskning av filstorleken.
Att konvertera filen är så enkelt som att trycka på en knapp och välja filtyp. Gå vidare och öppna din PPT-fil, gå över till fliken ”Arkiv” och klicka sedan på ”Konvertera”.
Windows File Explorer kommer att visas. Du kommer att märka att Spara som-typen är inställd som ”PowerPoint-presentation.” Detta är PPTX-filtypen. Klicka på ”Spara”.
Din PPT-fil kommer nu att konverteras till en PPTX-fil. Som du kan se har storleken på filen minskat.
HTG Presentation 2 är vår PPT-fil och HTG Presentation 3 är vår PPTX-fil. Att bara konvertera filtypen minskade storleken med 335 KB.
Även om detta inte är en hisnande nedgång i filstorlek, lyckades vi minska en Word-dokumentfilstorlek från 6 001 KB till 721 KB. Allt beror på vad som finns i filen. Med lite tur kommer detta att vara det enda steget du behöver ta. Om inte, fortsätt läsa.
Infoga dina bilder—Kopiera och klistra inte in
Det är frestande att kopiera och klistra in en bild i PowerPoint istället för att använda infogningsfunktionen. Det här kommer inte att vara ett problem om du inte är orolig över filstorleken, men om du är det, akta dig för att kopiera och klistra in – det kan formatera om din bild till BMP eller PNG. Varför är detta ett problem? Båda dessa filformat är större än JPG.
Du kan se i skärmdumpen ovan att PNG-filen är 153KB jämfört med 120KB JPG-filen för samma bild. Varje gång du kopierar och klistrar in en JPG-fil till PowerPoint, och den konverteras till PNG, lägger du till lite onödig filstorlek till presentationen. Genom att använda infogningsfunktionen säkerställer du att dina bilder infogas som avsett.
Gör bildredigeringar i en bildredigerare—inte i PowerPoint
När du infogar en bild i PowerPoint är det bäst att se till att den inte behöver redigeras. Om det kräver redigeringar är det bättre att du gör det i en bildredigerare. Varför? När du använder PowerPoint för att redigera din bild, lagras alla dessa redigeringar som en del av presentationen. Till exempel, när du ändrar en bild till svartvitt, behåller PowerPoint även fullfärgsbilden. Det är många extra bett som lagras.
Om du inte har en bildredigerare (det har du) eller om du helt enkelt måste använda PowerPoint, var noga med att berätta för PowerPoint att kassera all överflödig data som sparats från redigeringarna. Det kommer inte att spara så mycket utrymme som att arbeta i en dedikerad redigerare, men det kommer att hjälpa.
Komprimera alla bilder i din presentation
Du kan komprimera bilder i PowerPoint en i taget eller alla på en gång. Om du funderar på att göra det senare, så här.
Öppna din presentation, gå över till fliken ”Arkiv” och välj sedan ”Spara som” i den vänstra rutan.
Välj sedan ”Fler alternativ”, som du hittar under området där du skulle namnge din fil och välja filtyp.
Fönstret ”Spara som” visas – den här gången med några extra alternativ tillgängliga för dig. Bredvid knappen ”Spara” klickar du på ”Verktyg”.
Välj ”Komprimera bilder” i rullgardinsmenyn som visas.
Fönstret ”Komprimera bilder” visas. Här kan du välja bildupplösningstyp (baserat på PPI) i presentationen. Du kommer också att märka att du inte kan välja alternativet ”Använd endast på den här bilden” i gruppen ”Kompressionsalternativ”. Det beror på att det här alternativet inte är tillgängligt på grund av hur vi fick åtkomst till det här verktyget.
Obs: Om du vill komprimera en enskild bild, välj den och gå sedan till Bildverktyg Format > Komprimera bilder.
När du är nöjd med ditt val klickar du på ”OK”.
Se till att spara din presentation efteråt.
Använd inte inbäddade teckensnitt
Vi förstår varför du kanske vill bädda in typsnitt – du kanske gör en presentation med Star Wars-tema och som ett resultat är det troligt att alla du delar presentationen med inte har de speciella typsnitten tillgängliga för dem. Att bädda in typsnitten i din presentation kan förhindra problem längre fram, men det kommer till priset av ökade filstorlekar.
I allmänhet, om du inte är säker på att du behöver visa ett visst teckensnitt, rekommenderar vi att du stänger av teckensnittsinbäddning.
Gå över till fliken ”Arkiv” och välj ”Alternativ” längst ned i den vänstra rutan.
På fliken ”Spara”, avmarkera kryssrutan ”Bädda in teckensnitt i filen” och klicka sedan på ”OK”.
Vi sparade en kopia av vår presentation med alla typsnitt inbäddade, utan teckensnitt inbäddade och med bara de typsnitt som används i presentationen inbäddade. Titta på skillnaden om filstorlekar:
Övertygad ännu?
Länka till filer istället för att bädda in dem
Tänk på skillnaden i filstorlek om du bäddar in en hel YouTube-video i din presentation istället för att länka tillbaka till den. Att bädda in en hel video kommer att öka storleken på din presentation avsevärt. Det finns säkert några värdefulla fördelar när du bäddar in en fil kontra att länka till den (som när mottagaren kanske inte har tillgång till internet för att spela upp videon), men om filstorleken är ett problem, gör det bara inte.
Spara inte en miniatyrbild för presentationen
Långt tillbaka när Office lät dig spara miniatyrbilder av din presentation så att du kunde få en smygförhandsvisning av filen när du söker efter den i Filutforskaren. Windows har vuxit till att bli mer sofistikerat, så det kräver inte längre hjälp av Office-program för att göra detta. Men alternativet är fortfarande tillgängligt.
Vi körde ett litet test för att se skillnaden i filstorlek med och utan detta alternativ aktiverat. Här är resultaten:
Med miniatyrbildsalternativet aktiverat var vår filstorlek 2 660 KB. Utan alternativet aktiverat reducerades filstorleken till 2 662 KB, vilket sparade totalt 7 KB.
Det här är en ganska liten besparing, men när vi testade det med ett Word-dokument var skillnaden betydande och visade 721 KB utan alternativet aktiverat och 3 247 KB med alternativet aktiverat.
Även om det här är ett stort gap mellan applikationer och det inte är helt klart varför skillnaden är så stor, är det fortfarande ett alternativ värt att utforska. För att inaktivera funktionen, öppna din presentation, gå över till fliken ”Arkiv” och välj sedan ”Egenskaper” på höger sida, sedan ”Avancerade egenskaper.”
Du kommer nu till fliken ”Sammanfattning” i fönstret ”Egenskaper”. Längst ned i fönstret avmarkerar du rutan bredvid ”Spara förhandsgranskningsbild” och klickar sedan på ”OK”.
Ta bort personlig och dold information från din presentation
Microsoft Office kommer att lagra din personliga information (som författarens namn) och dolda egenskaper i din presentation. Att bli av med denna information kan spara lite utrymme.
Öppna din presentation, gå över till fliken ”Arkiv”, välj alternativet ”Sök efter problem” och välj sedan ”Inspektera dokument.”
Fönstret ”Document Inspector” kommer att visas. Se till att rutan ”Dokumentegenskaper och personlig information” är markerad och klicka sedan på ”Inspektera”.
I nästa fönster väljer du ”Ta bort alla.” Informationen kommer nu att tas bort, vilket sparar några KB utrymme.
Stäng av automatisk återställning
Vi rekommenderar inte nödvändigtvis detta, och det bör endast användas som en sista utväg. AutoRecover är ett viktigt verktyg i Office, och om du någonsin har tappat bort ett dokument innan du sparar, förstår du exakt vad vi menar.
Varje gång Office använder AutoRecover, lägger det till lite till storleken på filen. För att stänga av AutoRecover, gå över till fliken ”Arkiv” och välj ”Alternativ” som finns längst ner i den vänstra rutan.
På fliken ”Spara” i fönstret ”Alternativ”, avmarkera rutan bredvid ”Spara information om automatisk återställning någonsin xx minuter.”
Om du sparar och avslutar presentationen omedelbart kommer du inte att märka någon skillnad. Men med tiden, när du fortsätter genom presentationen, kommer AutoRecover-funktionen att lägga till KB till din fil.
Kopiera allt till en ny presentation
Medan du skapar din presentation sparar PowerPoint olika saker i bakgrunden för att hjälpa dig. Vi har nämnt hur man stänger av många av dessa funktioner, raderar data som PowerPoint sparar, och så vidare, men det finns alltid en chans att något har glidit mellan stolarna och PowerPoint lagrade en del information som du inte behöver. Att kopiera ditt innehåll till en ny presentation kan vara en bra lösning på problemet.
Detta kan dock vara lite av ett krångel eftersom du med PowerPoint måste kopiera och klistra in varje bild (och masterbilder). När du väl gör det, kommer den nya presentationen inte att ha några av de tidigare bakgrundslagringarna, autoåterställningsinformationen eller tidigare versioner av filen. Som ett resultat bör du se en förändring i filstorlek.
Även om vi inte kan berätta exakt hur mycket detta kommer att minska din filstorlek eftersom varje presentation kommer att vara annorlunda, är det värt ett försök.
En möjlighet: Packa upp presentationen och komprimera den
Som vi nämnde tidigare är en PPTX-fil en komprimerad fil (vilket är anledningen till att storleken är mycket mindre än en gammaldags PPT-fil). Det betyder att du kan öppna det med ett verktyg som 7-Zip eller WinRar, extrahera alla filer från din PPTX, lägga till dem i ett komprimerat arkiv och sedan byta namn på arkivet till ett PPTX-filtillägg.
Vi hade dock några problem här.
I Robs testning med sitt Word-dokument minskade det framgångsrikt storleken på filen från 721 KB till 72 KB. Det skadade dock filen under processen. I min testning med min 2 614 KB fil skadade den den inte, men den minskade bara till 2 594 KB – totalt bara 20 KB. Vi är osäkra på vad som är på gång här, så om du vill prova detta, se till att ha en säkerhetskopia av din fil innan du gör det.
Det är alla tips vi har för att minska storleken på din PowerPoint-presentation. Vi letar alltid efter nya och intressanta sätt att minska storleken på våra filer, så om du har några tips, låt oss veta i kommentarsektionen, så testar vi dem gärna!